論高校財務(wù)核算擁塞的原因及對策

夏存景

本文通過對高校財務(wù)管理核算業(yè)務(wù)擁塞的顯性和隱形原因進(jìn)行了分析和研究，嘗試提出解決問題的思路及方式方法，并簡要規(guī)劃了解決問題的財務(wù)管理及輔助業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)的模塊建設(shè)，為解決高校財務(wù)核算難題乃至規(guī)范化財務(wù)管理提出了措施。

一、引言

近十幾年來，隨著國家經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展以及對教育政策傾斜支持與不斷加大投入，我國的高等教育進(jìn)入了嶄新的黃金發(fā)展時期，作為衡量學(xué)校發(fā)展重要指標(biāo)的財務(wù)收支規(guī)模迅速擴(kuò)大。在挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存新常態(tài)下，通過橫向調(diào)控、內(nèi)部挖潛、嚴(yán)控預(yù)算、開源節(jié)流等諸多措施，高校財務(wù)管理水平取得了很大提高，但隨著內(nèi)外環(huán)境的不斷變化，高校財務(wù)管理在預(yù)算、核算、創(chuàng)收、分配等執(zhí)行環(huán)節(jié)依然存在著不少亟需解決的問題，尤其是收支規(guī)模較大后核算報銷業(yè)務(wù)的擁塞問題，為老師所詬病并不斷被投訴，成了高校財務(wù)管理不易解決的頭疼問題。經(jīng)過調(diào)查研究，本文試就核算擁塞產(chǎn)生的原因進(jìn)行細(xì)致分析，并以探索的態(tài)度提出解決建議，以供參考。

二、會計核算業(yè)務(wù)擁塞的表層原因及當(dāng)前對策

（一）分析原因

在高校領(lǐng)域，當(dāng)談及核算報賬業(yè)務(wù)壓力凸顯的直接原因時，無外乎以下四個方面。首先是因為學(xué)校經(jīng)濟(jì)收支總量快速增長直接導(dǎo)致憑單業(yè)務(wù)量同比增加，反映到業(yè)務(wù)鏈的終端，那就是前臺核算報銷壓力逐年加大，高峰期業(yè)務(wù)量集中自然會產(chǎn)生塞車現(xiàn)象。根據(jù)統(tǒng)計分析，以某校為例核算支出憑證自2010年的55106份涉及金額65億元上升到2019年的197168份涉及金額273億元，數(shù)量和金額累計增加了近三倍，從客觀事實出發(fā)，這個原因最直接。其次是高校財務(wù)管理人員隨著退休、轉(zhuǎn)崗不斷減少，迫于控制事業(yè)編制指標(biāo)無法添加新丁，任務(wù)絕對增加人員絕對減少，自然而然業(yè)務(wù)壓力會增加。第三，隨著高校事業(yè)發(fā)展，與之相關(guān)的經(jīng)濟(jì)活動愈來愈復(fù)雜，經(jīng)濟(jì)往來的內(nèi)容及方式也相對繁瑣，因此憑單的種類及內(nèi)涵越來越復(fù)雜，單位時間內(nèi)的憑單完成量大為減少，擁塞的幾率自然而然大增。最后，因受到財務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)及高校特殊的寒暑假節(jié)點影響，高校教職工往往會在假期前后突擊采購和報銷，造成了浪涌現(xiàn)象，出現(xiàn)了年底擁塞爆棚的現(xiàn)象;據(jù)統(tǒng)計，在不包括基建及修繕工程收支的情況下，以某校為例2019年12月19日共處理了2302份憑證，分錄數(shù)量6358筆，所附發(fā)票27034張，涉及金額為72159812.46元，由此可見一斑。

（二）當(dāng)前采取的對策及效果

為此，高校財務(wù)管理工作者做出了很多探索及創(chuàng)新，推行了諸多措施來緩解擁塞現(xiàn)象。比如大量招聘非事編人員增加有生力量、臨時抽調(diào)人員消化浪涌壓力、開發(fā)提前預(yù)約不等候報賬系統(tǒng)、委派會計提前介入、強(qiáng)化前臺人員業(yè)務(wù)熟練程度等諸多方法去嘗試解決業(yè)務(wù)壓力，但遇到高峰期，矛盾仍會暴露無余，并且會衍生出另外一些難于解決的問題，在此不展開論述。

從以上客觀情況分析看出，采取的諸多措施并沒有解決導(dǎo)致?lián)砣母締栴}，只是被動的水來土掩式的去應(yīng)對。做出了種種努力但效果不佳，為什么？筆者認(rèn)為其重要原因是沒有抓住核心矛盾點。隨著事業(yè)的發(fā)展，高校收支規(guī)模會飛速發(fā)展，若幾年后再次翻番，比如依靠無限制的擴(kuò)充有生力量顯然不現(xiàn)實，要想解決業(yè)務(wù)量增長帶來的工作壓力，我們只能尋找根源抓住重點進(jìn)行加以研究并解決。

三、嘗試分析事情發(fā)生的深層次原因

（一）解決問題的著力點有偏差

財務(wù)業(yè)務(wù)量增長以增加人力解決矛盾的做法是原始、機(jī)械的，是治標(biāo)不治本的權(quán)宜之計。在數(shù)據(jù)爆炸的當(dāng)代，作為既是推手也是工具，信息化快速發(fā)展。信息化的最大優(yōu)勢就是能高效的處理這種量大且同類相似業(yè)務(wù)，如果能從信息化方面找到問題的解決方法，無論收支規(guī)模如何發(fā)展，將會一勞永逸的徹底解決不斷增量這個矛盾。所以第一個深層次的原因是解決問題的發(fā)力點不對，沒有利用好信息化工具。

（二）忽視了報賬業(yè)務(wù)類別差異化

從類別而言，在處理賬單憑證的時候，只局限的著眼于賬單的同一性，往往忽視了賬單的差異性！我們想解決報賬問題，首先應(yīng)該分析憑證的屬性。從憑證的發(fā)生來源分析或者是采購商品的屬性來看，憑證是能分為幾大類的，比如日常辦公用品采購、小型設(shè)備采購、差旅費、會務(wù)費、餐費、實驗試劑費、日常辦公耗材類采購、大型采購類等等;從憑證的發(fā)生額來看，有小額的，有大額的;從憑證發(fā)生費用占比而言，有權(quán)重高的，有權(quán)重低的;從經(jīng)費屬性而言，有科研經(jīng)費與非科研經(jīng)費;角度不同，能分很多類。當(dāng)前憑證的處理方式是按照同一模式處理的，造成了大量小型憑證占據(jù)了絕大部分資源，從而導(dǎo)致業(yè)務(wù)積壓，比如，某校大型招標(biāo)采購項目2019年全年招標(biāo)近4.2億元，項目數(shù)229項，考慮到分期支付等因素反映到核算支出憑單方面才近千單，而小型設(shè)備采購項目僅僅1.78億元核算支出憑單數(shù)量卻高達(dá)4070份。所以，第二個深層次原因，是對憑證同一化處理方式導(dǎo)致了資源的浪費，由此可以看出那些小型憑單正是我們需要采取合理措施進(jìn)行解決的重點。

（三）放大了憑單的非規(guī)則性

從財務(wù)管理角度認(rèn)知，認(rèn)為憑證報銷是比較難于處理的，為什么？那是因為憑證的非規(guī)則性。憑證的非規(guī)則性是與之對應(yīng)采購行為的非規(guī)則性引起的。一是購買的東西比較繁雜，需要按照財務(wù)約定去審查能否報銷;其次是購買的真?zhèn)涡砸约皯{據(jù)的真?zhèn)涡孕枰鎰e。雖然財務(wù)管理有種種框架式規(guī)定，但由于非規(guī)則憑證的存在，具體到每一單仍然需人工去分類判斷（信息化處理的最大難點），從而業(yè)務(wù)處理效率不高導(dǎo)致?lián)砣?。這里并不是說前臺的人員效率不高，而是說報賬時層出不窮的非規(guī)則性賬單直接導(dǎo)致的效率低下。但從客觀性而言，大部分的憑據(jù)是符合程序的，是符合高校財務(wù)規(guī)定并真實發(fā)生且票據(jù)非偽的，僅僅是有一小部分憑據(jù)是有問題并需特殊處理。所以，第三個深層次原因是忽略掉了大部分憑證的規(guī)則性，而讓占比很小的部分非規(guī)則性憑據(jù)處理方式成了處理模板，從而導(dǎo)致了效率低下。如果能把規(guī)則性的憑據(jù)放到高速通道，而把極小部分的非規(guī)則數(shù)據(jù)分流特殊處理，則能大大提高工作效率。

（四）支出過程的虛假性

由于財務(wù)管理的趨嚴(yán)，無論是國家還是高校自身從各方面不斷進(jìn)行堵漏，但是鑒于當(dāng)前經(jīng)費執(zhí)行和監(jiān)管的矛盾較為突出，尤其是科研經(jīng)費負(fù)責(zé)人會想出種種辦法去花掉申請到的經(jīng)費，但是應(yīng)該不能只堵不疏，否則會面臨一些更大的困難，有堵有疏才是有效解決辦法，只堵不疏則會出現(xiàn)系統(tǒng)性問題。在當(dāng)前的科研經(jīng)費分配及支出大環(huán)境下，無論是通過什么渠道，科研經(jīng)費最終是要執(zhí)行完成，迫于這種壓力及套取科研經(jīng)費的目的，極少部分的老師會去造假、去沖賬（當(dāng)然事情也并非如此簡單，僅是從宏觀上看是如此）。如何在遵循政府規(guī)則的前提下引導(dǎo)科研經(jīng)費合情合理合法的支出是財務(wù)管理的一個難題，需要調(diào)查研究。但我們可以看出，由于在監(jiān)管與執(zhí)行中矛盾所致的非真實性憑證導(dǎo)致了報賬效率低下，這是第四個深層次原因。

（五）不合理的管理后延、事后控制

憑據(jù)的假大部分來源于與之相關(guān)的采購行為非真，采購行為非真是由相關(guān)管理不到位引發(fā)，而采購過程管理并非財務(wù)管理的主要責(zé)任。以科研經(jīng)費為例說明，當(dāng)前事實是國家預(yù)算管理缺乏科學(xué)性、重預(yù)算執(zhí)行結(jié)果不重過程監(jiān)管、經(jīng)費執(zhí)行效益監(jiān)察流于形式等弊端以及高校的自身特殊性造成了學(xué)校對大量科研經(jīng)費管理進(jìn)退兩難的境地，核算報銷被壓迫為事件管理所有環(huán)節(jié)的最關(guān)鍵關(guān)口，核算時需要驗證憑據(jù)真假，倒逼去落實采購行為是否合法，還要看采購過程是否合理，也就是說核算需要隱性去承擔(dān)上述的很多與己無關(guān)的管理職能，顯然是不正常不合適的。正是管理后延引發(fā)了不合理采購的出現(xiàn)從而導(dǎo)致難于核算報銷，這也是給核算工作的開展帶來無解困擾的重大原因。當(dāng)然，以一校之力徹底解決制度缺陷顯然不現(xiàn)實。

四、探討解決問題的方法

如果上述原因能確定屬實，那么我們可以根據(jù)以上幾點分析試著提出如下針對性的解決方法。

（一）充分利用信息化及其管理功能

針對不斷增量問題，報賬系統(tǒng)應(yīng)該進(jìn)一步信息化。計劃經(jīng)濟(jì)遺留的思維模式慣性，導(dǎo)致當(dāng)前高校利用的財務(wù)管理信息化系統(tǒng)主體功能只是終端的記錄流水即記賬功能。單純的記錄功能也是信息化發(fā)展最初的目的，隨著信息化日新月異的變化，智能處理與管理是發(fā)展方向，因此當(dāng)前的高校財務(wù)信息化系統(tǒng)無法滿足業(yè)務(wù)飛速發(fā)展帶來的壓力，應(yīng)該讓信息化管理系統(tǒng)盡快延伸并實現(xiàn)智能管理功能，這是解決業(yè)務(wù)量增加的有效途徑。

（二）在大數(shù)據(jù)分析基礎(chǔ)上對業(yè)務(wù)分類處理

根據(jù)歷年的憑證資料進(jìn)行分析對比，對報賬憑據(jù)進(jìn)行分類，對一些日常的、具有規(guī)則性且數(shù)量巨大的憑證應(yīng)分析出來，對這種諸多種類的憑據(jù)可以憑借信息化流程管理及電子對賬單形式，簡化報賬形式，完全電子化報賬，依賴電子化流程多層次審核的管理來保證憑證的合法性，紙質(zhì)憑證與電子憑證以二維碼一一對應(yīng)并與當(dāng)前的報賬系統(tǒng)進(jìn)行對接，從而在遵守現(xiàn)行規(guī)則前提下完成報賬，即快速又規(guī)范、準(zhǔn)確。根據(jù)統(tǒng)計分析，以某校為例，2019年全年差旅費約5496萬元核算憑單竟然為34248份;耗材費用約為2.73億元核算憑單數(shù)量高達(dá)65536份，其中科研耗材2.42億元核算憑單44178份，辦公類耗材3100萬元核算憑單20385份！從中不難看出，此兩項占據(jù)總核算憑證數(shù)量的50%左右。財務(wù)前臺大部分人員都在為耗材和差旅費核算工作加班，老師們排隊也是因為這些小額的費用核算引起。如果我們能為耗材類及差旅費核算建立規(guī)范的電子化審核審批流程，會大大提高核算工作效率。

（三）重點信息化規(guī)則性核算業(yè)務(wù)

對于規(guī)則性的憑單我們需要制定規(guī)則性的信息化處理流程。事實上，高校財務(wù)管理建立在國家會計制度及學(xué)校各種管理制度之上，絕大部分的支出管理是有規(guī)則的、有章程的，何況隨著社會的發(fā)展高校都在努力提高管理規(guī)范化，規(guī)范化的建立正是信息化所需要的。比如，絕大部分的差旅費報銷，只要是項目負(fù)責(zé)人審核同意，一般不會出現(xiàn)非規(guī)則情況（即部門負(fù)責(zé)人同意差旅出行并同意報銷，正常情況下核算設(shè)卡的可能性幾乎沒有），按照高校規(guī)定的規(guī)則執(zhí)行信息化審核及報賬流程即可。對應(yīng)種種規(guī)則性憑證（日常辦公用品、小型設(shè)備購買、差旅費、會務(wù)費、餐費、實驗試劑費、日常辦公耗材類）按照種類映射到信息化系統(tǒng)，可以解決大量憑證迅速處理。

（四）保證采購行為屬實的解決辦法

針對虛假采購發(fā)生的憑單盡力規(guī)避的解決辦法，是需要建立規(guī)范采購交易的信息化系統(tǒng)。有了電子化采購平臺，利用隱含缺省的規(guī)則，能規(guī)范絕大部分采購行為。同時，信息化采購行為的實施我們可以通過制定措施轉(zhuǎn)變管理的重點，把對老師教授的管理轉(zhuǎn)變?yōu)榻o他們提供稱心如意、周到細(xì)致的服務(wù)，處于買方市場的高校，轉(zhuǎn)而通過制度對提供服務(wù)的供應(yīng)商管理，相對于管理約束老師要容易的太多了。通過管理供應(yīng)商我們可以基本杜絕虛假交易與虛假發(fā)票，必須發(fā)生的采購行為規(guī)范大家到一個延伸審核管理的平臺上去操作，保證了采購行為與憑證的真實性，也能極大提高采購效率和效益。只要是采購行為合法屬實，由此衍生的收支憑據(jù)即可通過信息化快速處理。

（五）大力發(fā)展集中核算與支付

針對本文提出的問題，合并大量的、小額的、同類化的憑證進(jìn)行處理，是顯著提高報賬效率的有效措施。依賴信息化合并核算與支付，不是難題。比如，對打印耗材某校通過招投標(biāo)約定了三家定點供應(yīng)商，據(jù)統(tǒng)計，其中一家耗材供應(yīng)商2019年全年銷售金額為75萬元，銷售單數(shù)為1541單，開出的發(fā)票憑據(jù)為523張（不具有普遍性，但是具有代表性），如果我們按照季度集中支付核算，工作量將減少90%。無論是科研耗材還是辦公類耗材都可以通過集中采購方式來規(guī)范，如果把這些易于管理的規(guī)則性采購行為依靠統(tǒng)一的采購平臺保證真實性后，完全可以通過信息化手段集中核算與支付，核算工作壓力將大大減輕。

（六）逐步推行集中采購

無論是過程規(guī)則化與集中核算支付，還是報賬管理信息化，這需要一個基礎(chǔ)，就是采購統(tǒng)一化。隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式的由計劃到市場的轉(zhuǎn)變，反映到微觀經(jīng)濟(jì)也經(jīng)歷了由管得過死到放的太活的過程。眾所周知，最為靈活的市場經(jīng)濟(jì)也存在著種種弊端。高校的支出也是從計劃管理逐步過渡到單位自主，尤其是一些小額的支出完全分散化，比如辦公用品，當(dāng)前高校完全自由采購徹底摒棄了集中采購。先不言支出的效益如何，單單是數(shù)以萬計的采購管理和支付核算就浪費了大量的人力物力，當(dāng)前的國家政府集中采購搞得如火如荼，自有其合理一面。我們?nèi)绾挝〗?jīng)驗和教訓(xùn)合理掌握集中與分散采購的“度”，簡化大量的后續(xù)管理具有重大意義。其實采購統(tǒng)一化即集中采購是個很好的采購方式，具有規(guī)范性、高效益、易于管理等諸多優(yōu)點，只是實現(xiàn)形式上需要多研究，能保證服務(wù)到位、價低質(zhì)優(yōu)、方便快捷的話，老師們還是易于接受的。國家層面的集中采購有很大困難，但一個單位進(jìn)行集中采購應(yīng)不是難事。通過先試后行，逐步推行辦公類、耗材類、服務(wù)類等集中采購是做好財務(wù)管理的有利基礎(chǔ)。

五、 信息化系統(tǒng)的建設(shè)

雖然信息化對解決問題大有裨益，但建設(shè)的過程較為困難，否則也不會至今仍然處于信息化的低層次水平。信息化系統(tǒng)的建設(shè)依賴于我們對各種高校管理活動的分析、研究、提煉、歸納以及升華，這是一個復(fù)雜的過程，但是這里并不妨礙由解決問題的思路對信息化系統(tǒng)進(jìn)行框架式規(guī)劃。由以上分析，可以建立四大信息化模塊來解決報賬問題，系統(tǒng)主要包含：一是采購業(yè)務(wù)綜合電子審核系統(tǒng)，小額采購業(yè)務(wù)審核以及電子對賬審核，規(guī)范采購審批過程保證采購合法，并提供電子對賬基礎(chǔ);二是統(tǒng)一的采購系統(tǒng)，包括協(xié)議供貨方式，電子競價，引入電商等等一些采購形式，來規(guī)范采購支出行為;三是建立虛擬出入庫系統(tǒng)，便于小額、零散、日常發(fā)生的采購行為管理，為集中采購與支付做好基礎(chǔ);四是帶有管理功能憑證電子化處理系統(tǒng)，也就是憑證過程審核管理及報賬系統(tǒng)，在前面三個系統(tǒng)提供的基礎(chǔ)上進(jìn)行電子化核算并報銷。 以上四個系統(tǒng)相輔相成，是一個整體，良性運轉(zhuǎn)后不但能從根本上解決報賬出現(xiàn)的很多問題，而且能規(guī)范各類采購活動，提高高校的管理水平。因信息化管理流程建設(shè)較為復(fù)雜，在此不展開論述，另文討論。

六、結(jié)言

總之，核算面對的困難是當(dāng)前國家各行各業(yè)面對的通病，牽涉的因素錯綜復(fù)雜，有些困難短期內(nèi)是無法克服的。但如何采取可行措施改變自身小環(huán)境，簡化重點矛盾，使核算乃至整個財務(wù)工作順暢、合理發(fā)展，仍然是每個財務(wù)人的重要任務(wù)。本文只是針對高校財務(wù)管理其中的一個環(huán)節(jié)展開了研究，希望藉上述文字能起到拋磚引玉之作用，為高校財務(wù)管理的發(fā)展貢獻(xiàn)綿薄之力。（作者單位：山東大學(xué)）