醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

袁媛

檔案管理工作是現(xiàn)代醫(yī)院管理的一項(xiàng)重要工作，傳統(tǒng)的檔案管理方式難以適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展需求，面對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，需要找到醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題，因地制宜的采取應(yīng)對(duì)措施，結(jié)合當(dāng)前新技術(shù)提高醫(yī)院檔案管理工作水平，使檔案管理工作更好發(fā)揮其應(yīng)有的作用，促進(jìn)醫(yī)院更好的發(fā)展。

在醫(yī)療改革背景下，對(duì)醫(yī)院各方面管理工作提出了新的要求。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)療服務(wù)體系的重要組成部分。檔案管理是一項(xiàng)綜合性管理工作，涉及醫(yī)院人事檔案管理、財(cái)務(wù)檔案管理和患者病案檔案管理等，新形勢(shì)下，無(wú)論管理模式多先進(jìn)，隨著時(shí)間的推移都可能面臨淘汰。當(dāng)下，信息技術(shù)更迭日新月異，其滲透力驚人的迅速，同時(shí)也能看到，信息技術(shù)改變了眾多領(lǐng)域固有的工作模式，帶來(lái)了全新的變革。在醫(yī)院檔案管理中，信息技術(shù)的應(yīng)用也應(yīng)該同步跟進(jìn)，促使檔案管理水平不斷提升，提高醫(yī)院服務(wù)能力和服務(wù)水平。

一、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）人員素養(yǎng)有待提升

醫(yī)院檔案管理工作人員素養(yǎng)問(wèn)題，一方面是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。另一方面是檔案相關(guān)工作人員思想觀念與業(yè)務(wù)能力的問(wèn)題。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作起帶頭作用，領(lǐng)導(dǎo)的決策與做法都會(huì)影響檔案管理工作的開(kāi)展。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度和支持力不足，導(dǎo)致檔案管理工作分配不合理，制約著檔案管理工作有序開(kāi)展，單位工作沒(méi)有形成明確的工作責(zé)任制，人員工作存在臨時(shí)指派，容易出現(xiàn)人與工作匹配度不高，工作效率低下的問(wèn)題。在健康服務(wù)供給側(cè)改革背景下，醫(yī)療工作的作用更為凸顯，同時(shí)醫(yī)院檔案工作也變得更加繁復(fù)、冗雜，這樣情形下，需要密切關(guān)注醫(yī)院檔案管理人員的素養(yǎng)問(wèn)題。醫(yī)院的檔案管理工作有自身的特殊性，需要兼?zhèn)錂n案管理知識(shí)與相關(guān)醫(yī)學(xué)知識(shí)的人才，但現(xiàn)實(shí)往往難以滿足要求，人員相關(guān)知識(shí)的缺失給檔案管理工作帶來(lái)阻力。還存在缺乏專業(yè)人才，醫(yī)院對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)力度不足，人員認(rèn)識(shí)存在偏差的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

（二）信息化程度不足

新時(shí)代多元化發(fā)展需要醫(yī)院不斷更新管理理念，創(chuàng)新管理方式，不斷提升醫(yī)院服務(wù)能力和服務(wù)水平，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。當(dāng)下，檔案管理已進(jìn)入電子化、數(shù)字化時(shí)代。如何實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，完成信息形式轉(zhuǎn)換和系統(tǒng)內(nèi)部資源共享成為醫(yī)院檔案管理新的挑戰(zhàn)。電子檔案管理對(duì)于人員要求較高，技術(shù)支撐是必不可少的，所以存在人員能力不足的問(wèn)題。技術(shù)缺乏導(dǎo)致電子檔案建立困難，后續(xù)維護(hù)難以保障。電子檔案移交過(guò)程不規(guī)范，影響檔案管理的效率和質(zhì)量。檔案管理存在規(guī)范化程度不高，標(biāo)準(zhǔn)制定缺乏，數(shù)據(jù)錄入、設(shè)備兼容、應(yīng)用軟件、信息聯(lián)網(wǎng)等軟、硬件設(shè)施，都亟待制定與訴訟檔案需求相匹配的參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)。管理缺乏前瞻性，沒(méi)有建立一體化的檔案信息管理平臺(tái)，管理難以實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。

（三）答案管理意識(shí)有待提升

醫(yī)院檔案管理工作雖然發(fā)揮著重要作用，但是在實(shí)際工作中，由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，過(guò)度注重醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)，使得檔案管理的作用無(wú)法得到有效發(fā)揮。檔案管理部門的工作人員在這樣的影響下，日常工作開(kāi)展期間積極性不足，對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)與收集嚴(yán)重不足，從而導(dǎo)致檔案的綜合利用率較低。同時(shí)在醫(yī)院的各項(xiàng)工作開(kāi)展期間，檔案管理工作的地位并不高，并且分配到的發(fā)展經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，無(wú)法為檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升提供支持。

（四）檔案的利用率較低

醫(yī)院在深化改革，提升效能過(guò)程中，雖然不斷提升檔案管理水平，優(yōu)化管理方式，看似管理方面得到極大進(jìn)步，但是深層次的變化依然不足。檔案管理工作的優(yōu)化，是為服務(wù)于人，讓醫(yī)院通過(guò)檔案資源的利用，可以提升管理水平，促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。但是就目前的實(shí)際情況來(lái)看，醫(yī)院檔案管理中對(duì)檔案信息的搜集與整理不夠深入與合理，導(dǎo)致檔案信息資源的利用率較低，很多檔案雖然做好分類與存儲(chǔ)，但是無(wú)法轉(zhuǎn)化為有用的內(nèi)容。同時(shí)由于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用水平較低，使得對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用效率不高。

二、提高醫(yī)院檔案管理水平的措施

（一）提升人員綜合素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理人員素養(yǎng)是落實(shí)檔案管理的關(guān)鍵。對(duì)醫(yī)院檔案管理人員素養(yǎng)缺失的現(xiàn)狀，醫(yī)院要引起重視。醫(yī)院檔案管理有其自身的特殊性，檔案管理人員應(yīng)掌握必要知識(shí)。更新醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的理念，觀念改變行為，在檔案管理管理過(guò)程中，某些傳統(tǒng)的思想和不合時(shí)宜的思維方式深入，可能作為一種無(wú)意識(shí)與潛意識(shí)支配著他們的頭腦。改變?cè)袉挝粌?nèi)部的人才結(jié)構(gòu)，為單位精準(zhǔn)引進(jìn)高素質(zhì)人才，注入新鮮血液，增強(qiáng)單位內(nèi)部活力。引進(jìn)人才時(shí)要有客觀的人才評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，簡(jiǎn)單以學(xué)歷論，無(wú)疑有失偏頗。人才引進(jìn)不僅要考慮引進(jìn)來(lái)，也要考慮留下來(lái)，不錯(cuò)失人才也不浪費(fèi)人才。

加大人員培訓(xùn)力度，提高人員素質(zhì)。對(duì)于現(xiàn)有人員一定要及時(shí)展開(kāi)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是不能適應(yīng)新工作形式的人員，對(duì)于培訓(xùn)后還無(wú)法滿足工作要求的，要適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行調(diào)崗或辭退，避免造成低效的工作局面。培訓(xùn)是規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理水平的必要途徑。培訓(xùn)可以通過(guò)邀請(qǐng)專業(yè)的講授管理知識(shí)精英，分享出檔案管理在形成、作用、分類原則以及檔案的收集標(biāo)準(zhǔn)上的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，這樣他們才能與時(shí)俱進(jìn)，查漏補(bǔ)缺，不斷更新自己的知識(shí)，提高職業(yè)素養(yǎng)，更好得為醫(yī)院的檔案管理工作服務(wù)。有一定工作經(jīng)驗(yàn)的人會(huì)發(fā)現(xiàn)，在管理過(guò)程中，即使是外界條件成熟，管理沒(méi)有阻力的情況下，管理效果也往往會(huì)千差萬(wàn)別，這其實(shí)是取決于管理水平。檔案信息化建設(shè)需要信息化手段進(jìn)行管理，結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息實(shí)行分類管理。建立健全內(nèi)部管理模式，形成科學(xué)、完善的自身管理機(jī)制。這些都對(duì)管理人員提出了新的要求，人員需要不斷提升個(gè)人素養(yǎng)。

（二）檔案管理信息化

當(dāng)前醫(yī)療體制背景下，醫(yī)院面臨著海量的數(shù)據(jù)信息，傳統(tǒng)的人工處理數(shù)據(jù)，已經(jīng)不能滿足醫(yī)院發(fā)展要求，這就需要借助信息技術(shù)手段，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，升機(jī)過(guò)程中借助信息技術(shù)手段是必不可少的，醫(yī)院可以加大資金投入力度，完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，逐步建立信息化檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院檔案管理不是短暫的、一次性的管理工作，在具體工作中要讓檔案完善“動(dòng)”起來(lái)，實(shí)現(xiàn)全程跟蹤，動(dòng)態(tài)管理，讓檔案管理工作發(fā)揮實(shí)際效用。

在檔案信息化管理系統(tǒng)開(kāi)始要把好檔案“入口關(guān)”。醫(yī)院信息化檔案系統(tǒng)一旦建立，整個(gè)醫(yī)院的工作效率將會(huì)有一個(gè)質(zhì)的提升，所以信息化系統(tǒng)的“地基”顯得尤為重要，基礎(chǔ)不牢，地動(dòng)山搖。在最初錄入檔案信息時(shí)一定要嚴(yán)格按照采集程序，準(zhǔn)確的錄入檔案信息，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為直觀化的電子圖片文檔，確保檔案的完整性。檔案管理工作的每一個(gè)工作人員不是一個(gè)獨(dú)立的存在，他們的工作室銜接緊密，有牽一發(fā)而動(dòng)全身的效果。所以，要把檔案管理當(dāng)做一個(gè)系統(tǒng)性的工程對(duì)待，建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化管理理論體系，讓檔案管理工作人員在工作能夠有規(guī)范指導(dǎo)和制約，保證醫(yī)院檔案管理工作推進(jìn)的科學(xué)性。

（三）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

新時(shí)期醫(yī)院的發(fā)展會(huì)受到各種因素的影響，檔案管理工作是其重要組成部分。為保證此項(xiàng)工作的有效推進(jìn)，需要不斷提升檔案管理意識(shí)。首先，要加強(qiáng)宣傳，提升領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，讓領(lǐng)導(dǎo)重視此項(xiàng)工作，并有序推進(jìn)此項(xiàng)工作。其次，在醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃中，需要納入檔案管理工作，在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，不斷提升檔案管理工作的有序?qū)嵤?。最后，需要在院?nèi)加大宣傳與普及力度，讓工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并且配合檔案管理人員的工作開(kāi)展。

尤其是在醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，需要從傳統(tǒng)的管理與服務(wù)模式向現(xiàn)代化、服務(wù)型的方向發(fā)展，而檔案管理工作水平的提升對(duì)于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的改革具有重要意義。因此提升醫(yī)院工作人員及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作的重要性認(rèn)識(shí)具有重要意義。

（四）提升檔案資源的利用率

醫(yī)院檔案管理工作在做好基礎(chǔ)的管理之后，需要再上一個(gè)臺(tái)階，實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。因此首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思維，從傳統(tǒng)的整理工作，向深層次的信息搜集、整理、分類等方向發(fā)展，在信息的搜集過(guò)程中，可以借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)，提升檔案搜集的效率。同時(shí)也要對(duì)檔案信息進(jìn)行分析，為決策者提供高質(zhì)量的參考信息。如何讓檔案資源走入決策者的視角，也需要檔案工作者的努力，這就要求檔案管理部門不斷提升檔案資源的挖掘與利用效率，并將檔案信息形成數(shù)據(jù)或者表格，這樣決策者就能更加清楚的通過(guò)方案資料，找到自己需要的信息，并在決策中進(jìn)行參考。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，醫(yī)院檔案管理的重要性不言而喻，信息化檔案管理過(guò)程有機(jī)遇也有挑戰(zhàn)，新的環(huán)境下所面臨的管理方式是沒(méi)有參考范例，出現(xiàn)“水土不服”往往是不可避免的，在具體檔案管理工作中，要跳出原有的舒適區(qū)，突破原來(lái)傳統(tǒng)管理模式的限制，不斷提升醫(yī)院檔案管理水平。（作者單位：四川省達(dá)州市中心醫(yī)院）