行政溝通在醫(yī)院行政管理中的作用探究

凌冰

中圖分類號：D523 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674- 1145（2020）4- 085- 02

摘 要 在當(dāng)前的醫(yī)院行政管理體系中，行政溝通對各科室的正常運(yùn)營意義重大，是醫(yī)院行政管理工作的關(guān)鍵組成部分。行政溝通需要更多的技巧和合適的管理方式，醫(yī)院日常行政管理和各科室的日常運(yùn)營都需要用到。就醫(yī)院的發(fā)展趨勢來說，行政溝通有利于提升醫(yī)院行政管理的工作效率，提升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)收益，也能為患者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。但目前在醫(yī)院行政溝通工作中仍存在一些問題，本文對這些問題進(jìn)行剖析，并提出相對的優(yōu)化措施，期待能為醫(yī)院行政管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院行政管理 行政溝通 解決方案

伴隨著診療資金投入的持續(xù)提升，醫(yī)院建設(shè)和改善持續(xù)加速，大家對醫(yī)院和醫(yī)療服務(wù)的期盼也愈來愈高，醫(yī)護(hù)人員和診療單位數(shù)量也持續(xù)增加，讓醫(yī)院行政管理工作難度不斷上升。高效的醫(yī)院行政管理體系能夠協(xié)助醫(yī)院行政管理部門全方位地掌握醫(yī)院的運(yùn)營狀況，聯(lián)絡(luò)各科室之間加強(qiáng)溝通合作，以確保為病人提供更好的醫(yī)療環(huán)境。這不但能夠讓醫(yī)院獲得更普遍的好評和口碑，并且能夠使病人在就醫(yī)過程中接受更好的服務(wù)，于醫(yī)院于病人都有非常重要的意義行政溝通在這個(gè)過程中發(fā)揮著不替代的作用，是一種必備的行政管理機(jī)制和管理方法。但目前行政溝通在醫(yī)院行政管理工作中還存在不少問題，需要采用更先進(jìn)的技術(shù)和方法解決。

一、行政溝通在醫(yī)院行政管理中的作用

因?yàn)獒t(yī)院的管理組織比較龐大，部門較多，各部門間的信息互通并不多，在實(shí)行比較重要的醫(yī)療政策和醫(yī)院改革措施時(shí)，如果不立即向各單位通知對應(yīng)的信息，現(xiàn)行政策指令就沒法按時(shí)向目標(biāo)部門傳遞，將拖累醫(yī)院機(jī)構(gòu)組織的正常發(fā)展，危害醫(yī)院的整體利益。提升醫(yī)院門行政部溝通工作效率的過程中，提升醫(yī)院的各單位互相的交流與溝通，可以提升醫(yī)院總體工作速度和質(zhì)量，推動各項(xiàng)任務(wù)順利進(jìn)行，為大量病人展現(xiàn)更強(qiáng)的服務(wù)能力，為醫(yī)院良好發(fā)展趨勢做好準(zhǔn)備。

二、當(dāng)前醫(yī)院行政管理中的行政溝通存在的不足

（一）信息傳遞方式過于單一

在醫(yī)院行政部門的溝通過程中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)一般選用單一的方法來傳遞有關(guān)的政策和指令，如舉辦全體行政和臨床科室管理人員的大會。隨后，信息內(nèi)容以一樣的方法傳導(dǎo)到基層。每一次大會不但需要確定大會地點(diǎn)流程，并且要求準(zhǔn)備有關(guān)政策信息內(nèi)容的整理文件，既降低醫(yī)院行政管理效率又減少信息溝通效率。除此之外，針對每一次大會的會議結(jié)果和信息內(nèi)容，因?yàn)橐鸺壨掳l(fā)送，很容易導(dǎo)致醫(yī)院行政管理中信息傳遞的效率大打折扣。而且這種信息傳遞形式過于單一，大量選用會議的方式傳遞醫(yī)院上級領(lǐng)導(dǎo)的政策，導(dǎo)致大會不但消耗大量醫(yī)護(hù)人員、行政管理人員日常的工作開展時(shí)間，減少了醫(yī)院員工的工作效能；另一方面，醫(yī)院大型行政會議要求會議場地需提前準(zhǔn)備，還必須提前準(zhǔn)備各種會議資料，在一定水平上導(dǎo)致了資源被無端耗費(fèi)[1]。

（二）信息在傳遞過程中容易失真

因?yàn)獒t(yī)院的行政部門設(shè)置比較龐大，行政管理部門和基礎(chǔ)醫(yī)護(hù)部門較多，各單位中間行政關(guān)系逐級上傳，重要信息根據(jù)行政部門一級級傳送，傳遞到醫(yī)院最基層部門時(shí)，信息內(nèi)容的真實(shí)有效和時(shí)效性將大幅下滑。在下屬單位向上級行政管理部門上報(bào)信息過程中，因?yàn)楦鲉挝蝗粘Ｊ聞?wù)的多樣性，信息內(nèi)容傳送到醫(yī)院上級行政部門耗費(fèi)時(shí)間比較長，在這個(gè)長期的信息的傳遞流程中，信息內(nèi)容會有可能被多次歪曲，造成行政管理部門的信息內(nèi)容不詳細(xì)或得到的用意偏移，進(jìn)而導(dǎo)致各單位互相的信息不對稱。因?yàn)獒t(yī)院各個(gè)單位的信息接收程度不同，在溝通中會產(chǎn)生誤會或信息歪曲單位情況，這對醫(yī)院行政管理產(chǎn)生了很多不利影響，醫(yī)院的基層工作開展也會因信息失真受到影響[2]。

（三）行政溝通方式不對，信息真實(shí)性和時(shí)效性低

多種要素的互相影響，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)對屬下提出工作中的目標(biāo)和規(guī)范時(shí)，將會由于耗費(fèi)時(shí)間較長，信息內(nèi)容也必須長時(shí)間才能傳達(dá)到位，因而一部分信息內(nèi)容傳到下屬部門時(shí)不詳細(xì)甚至信息有誤，各級醫(yī)院部門間的信息內(nèi)容沒有對稱。因?yàn)獒t(yī)院各基礎(chǔ)部門日常事務(wù)的多元性，信息的傳遞將耗費(fèi)很長時(shí)間才能抵達(dá)上級行政管理部門，在這個(gè)醫(yī)院行政信息傳遞過程中，很可能會因?yàn)橐粚訉酉蛏蟼鬟f信息被扭曲，造成信息內(nèi)容不詳細(xì)或?qū)嶋H意義偏移。這時(shí)，假如醫(yī)院上級行政部門和下級基礎(chǔ)醫(yī)務(wù)部門中間對信息的傳遞全過程中存在的不足沒有開展詳盡的溝通交流，將給醫(yī)院行政管理工作產(chǎn)生帶來很多麻煩，有可能導(dǎo)致很大的信息錯(cuò)誤，醫(yī)院整體的正常運(yùn)作會被阻礙。

三、醫(yī)院行政溝通的優(yōu)化策略

（一）利用新型信息技術(shù)進(jìn)行行政溝通

伴隨著當(dāng)代信息科技的快速進(jìn)步，為了提升醫(yī)院行政管理的信息化，很多醫(yī)院行政部門主動引入各種各樣現(xiàn)代化信息溝通的硬件和軟件，對提升信息傳遞的時(shí)效性和高效率作出了不小的幫助。優(yōu)秀科技進(jìn)步在醫(yī)院行政管理工作中的運(yùn)用和普及化，促使信息的傳遞方法獲得了改進(jìn)和提升。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的普及化，信息網(wǎng)絡(luò)傳送方式獲得了普遍的運(yùn)用。為融入現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，醫(yī)院內(nèi)創(chuàng)建了信息內(nèi)容溝通專用系統(tǒng)，達(dá)到信息內(nèi)容溝通交流和共同使用的效果。在這個(gè)基礎(chǔ)上，信息網(wǎng)絡(luò)傳送系統(tǒng)不但確保了信息內(nèi)容傳送的真實(shí)性和時(shí)效性，并且充分體現(xiàn)了其便捷性高、傳遞準(zhǔn)確的特點(diǎn)。比如，考慮到醫(yī)院行政會議時(shí)工作人員的時(shí)間比較緊張，會議形式可以應(yīng)用騰訊會議功能或YY語音頻道等通訊工具，這些互聯(lián)網(wǎng)通訊工具不但擺脫了傳統(tǒng)大會方式對時(shí)間和空間的局限性，并且確保了信息內(nèi)容傳送或轉(zhuǎn)達(dá)的真實(shí)性和時(shí)效性，進(jìn)而使醫(yī)院員工可以及時(shí)掌握有關(guān)的現(xiàn)行政策和指令，提升了醫(yī)院各基層部門行政溝通效率，進(jìn)而提升了醫(yī)院行政管理的總體水準(zhǔn)和管理效果，為病人享有更好的醫(yī)療服務(wù)作出了行政保障[3]。伴隨著信息科技的提升，尤其是5G技術(shù)的普及，很多醫(yī)院都嘗試將信息技術(shù)運(yùn)用于平時(shí)的行政管理流程上，對信息內(nèi)容傳送的時(shí)效性和準(zhǔn)確性有著不可忽視的良好影響。醫(yī)院根據(jù)創(chuàng)建內(nèi)部信息內(nèi)容溝通局域網(wǎng)絡(luò)，將各科室聯(lián)絡(luò)在一起，充分發(fā)揮信息內(nèi)容溝通交流共享資源的功能。上級領(lǐng)導(dǎo)能夠根據(jù)信息交換服務(wù)平臺直接發(fā)布政策，下級科室能夠在服務(wù)平臺上上傳反饋的工作信息和成果，推動信息內(nèi)容的快速準(zhǔn)確地傳送。另外，信息溝通網(wǎng)絡(luò)能夠大幅降低傳統(tǒng)式大會的頻次，借助視頻會議和通訊工具傳遞行政任務(wù)，不但防止浪費(fèi)紙張等行政資源，并且保證信息內(nèi)容傳送的一致性。醫(yī)院內(nèi)部各部門的行政溝通得以大幅改善，有利于提升醫(yī)院行政管理的效果。

（二）利用公開平臺準(zhǔn)確及時(shí)公布信息

由于優(yōu)良的醫(yī)院行政管理方法不但能為醫(yī)院產(chǎn)生大量的經(jīng)濟(jì)收益和發(fā)展?jié)摿Γ⑶疫€能保障病人享受高水平的對醫(yī)療服務(wù)，因此搞好醫(yī)院行政管理工作是重中之重。如果要提升醫(yī)院行政管理工作的水平，醫(yī)院行政部門應(yīng)創(chuàng)建專用的網(wǎng)址，技術(shù)公布醫(yī)院的實(shí)時(shí)變動和最新政策，提升醫(yī)院各科室對整體運(yùn)營工作的實(shí)時(shí)參與，建立透明、公正的行政管理機(jī)制，強(qiáng)化醫(yī)院基層工作者對醫(yī)院整體的了解，提升基層醫(yī)護(hù)人員的行政管理意識，完成醫(yī)療行政管理工作的全體參與和結(jié)合業(yè)務(wù)的目標(biāo)。此外，建立專門的信息發(fā)布溝通網(wǎng)站，有利于各單位聯(lián)絡(luò)起來充分發(fā)揮信息交換和共享資源的優(yōu)勢[4]。

（三）培養(yǎng)行政溝通的技巧

行政溝通不但要求雙方對溝通交流的專業(yè)技能非常熟練，并且要有傾聽的意識，從信息傳達(dá)一方的表述過程中得到更準(zhǔn)確的意思，以最好的方法再傳達(dá)給其他科室和同事。對上級行政管理部門而言，與下屬溝通交流要留意語氣及溝通方式，細(xì)心和藹，有利于下屬接納和更好地實(shí)施政策和指示。下屬向上級領(lǐng)導(dǎo)反饋意見、匯報(bào)成果時(shí)，可以一一對行政管理中的不足和改進(jìn)方式進(jìn)行反饋，保證工作相關(guān)內(nèi)容的詳細(xì)匯報(bào)。各科室和行政部門之間應(yīng)公平友善的溝通，一方面可以推動政策和措施的順利實(shí)施，也能減少各單位之間的隔閡，讓醫(yī)院各科室員工之間更加融洽。

（四）實(shí)現(xiàn)溝通方式多樣性

醫(yī)院與其他單位相比最大的不同在于醫(yī)院是一個(gè)具有公益性質(zhì)的服務(wù)機(jī)構(gòu)，為了與患者及患者家屬進(jìn)行更加細(xì)致的溝通，提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，醫(yī)護(hù)人員就一定要學(xué)會相應(yīng)的溝通技巧。在表達(dá)自己觀點(diǎn)的同時(shí)，也要提煉患者及患者家屬所想表達(dá)的內(nèi)容，同時(shí)，篩選出有價(jià)值的信息作為以后工作的目標(biāo)與依據(jù)。在這一過程中，行政溝通與行政管理的作用尤為重要。通過行政管理來發(fā)現(xiàn)醫(yī)護(hù)人員在溝通過程中所存在的不足，并及時(shí)加強(qiáng)對此方面的培訓(xùn)。明確改進(jìn)方向，不僅可以使溝通更加便捷有效，同時(shí)，也可以提高醫(yī)院在社會中的影響力?？茖W(xué)技術(shù)也得到了充分的提高，醫(yī)院也可以打破原有的由上而下的信息傳遞方式，建立新的傳遞方式，以此來加快信息的傳遞速度，打破信息傳遞的層層壁壘，實(shí)現(xiàn)信息傳遞的真實(shí)性。隨著科技的進(jìn)步，我們可以通過電話會議、視頻會議等方式來取締原有的面對面的會議方式。在會議進(jìn)行的過程中可以通過使用拍照、攝像等方式，來記錄會議的主要內(nèi)容[5]。這樣的會議方式，不僅可以減少資源的浪費(fèi)，同時(shí)，也可以將會議精神傳達(dá)到各個(gè)部門，使醫(yī)院的全體人員都可以在第一時(shí)間領(lǐng)悟會議精神，也可以讓全體工作人員在第一時(shí)間做出相應(yīng)的應(yīng)對措施。這樣的溝通方式，在提高工作效率的同時(shí)，也可以促進(jìn)醫(yī)院行政管理制度的進(jìn)一步發(fā)展。

四、結(jié)語

總的來說，行政溝通作為醫(yī)院行政管理工作的不可或缺的組成部分，在醫(yī)院的日常管理和發(fā)展中發(fā)揮著關(guān)鍵功能。因?yàn)獒t(yī)院行政部門和各科室比較多，日常事務(wù)通常變動較大，如果想有效應(yīng)對行政管理工作的變動，各個(gè)科室應(yīng)主動進(jìn)行行政溝通。為確保信息傳送的一致性和時(shí)效性，醫(yī)院各部門要提升行政溝通的效率，確保醫(yī)院行政管理工作的有序開展。

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