事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探討

史江霞

范縣檔案館

現(xiàn)如今的檔案管理，開(kāi)始對(duì)新理念、新方法高度的關(guān)注，并且在融入的具體措施上不斷的增加，整體上擁有的進(jìn)步空間是非常大的。事業(yè)單位檔案管理工作的影響因素非常多，在內(nèi)部因素、外部因素的應(yīng)對(duì)、處理方面，一定要給出足夠的依據(jù)，確保在事業(yè)單位檔案管理工作的權(quán)威性方面不斷的增加。另外，在檔案管理的系統(tǒng)建設(shè)、平臺(tái)功能方面均要不斷的創(chuàng)新，對(duì)現(xiàn)代化的技術(shù)合理的引入，促使未來(lái)的發(fā)展擁有更好的成績(jī)。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的問(wèn)題、不足

（一）管理方案不健全

事業(yè)單位的檔案數(shù)量非常多，而且在管理的過(guò)程中需要采用多元化的策略、方法來(lái)開(kāi)展，很多事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的方案設(shè)計(jì)，完全是按照傳統(tǒng)的理念來(lái)開(kāi)展，并沒(méi)有對(duì)新的方法、新的思路開(kāi)展良好的引進(jìn)。例如，在檔案的分類依然是采用傳統(tǒng)的分類方式，不僅在檔案的查找難度上非常高，同時(shí)針對(duì)檔案的利用率較低，長(zhǎng)此以往，很容易導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)前后矛盾的情況，并且在檔案的錄入和更改方面，也容易出現(xiàn)混亂的問(wèn)題，這對(duì)于檔案管理工作的形象建設(shè)造成了很大的影響、破壞。檔案管理方案不健全的情況下，各類檔案的協(xié)調(diào)性較差，對(duì)于事業(yè)單位的正常工作開(kāi)展，以及相關(guān)的業(yè)務(wù)實(shí)施，也造成了很大的影響，不利于事業(yè)單位的進(jìn)步。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高

現(xiàn)如今的檔案管理工作得到了社會(huì)各界的高度關(guān)注，尤其是在事業(yè)單位當(dāng)中，必須站在不同的角度來(lái)開(kāi)展檔案管理。但是，部分員工的素質(zhì)并不高，因此在檔案管理的效率、質(zhì)量上沒(méi)有及時(shí)的提升。檔案管理工作的進(jìn)行，很多人沒(méi)有意識(shí)到自己崗位的重要性，對(duì)于崗位的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有充分的遵守，看起來(lái)能夠按照科學(xué)的方法來(lái)操作，實(shí)際上導(dǎo)致重復(fù)性的工作增加，而且對(duì)于檔案管理的各項(xiàng)任務(wù)實(shí)施，沒(méi)有按照正確的思路來(lái)轉(zhuǎn)變，最終造成的問(wèn)題是非常多的。檔案管理人員的合作能力較差，在團(tuán)隊(duì)管理方面，并不能按照正確的管理方法來(lái)操作，這對(duì)于日常的檔案整理或者是檔案的優(yōu)化均造成了較多的阻礙。

（三）管理信息化程度較低

由于事業(yè)單位在城市建設(shè)、國(guó)家發(fā)展當(dāng)中承擔(dān)重要的角色，因此對(duì)于檔案管理工作，必須跟隨時(shí)代的發(fā)展來(lái)優(yōu)化。但是，很多單位對(duì)于檔案管理的信息化程度沒(méi)有良好的提升。首先，檔案的信息化管理，雖然是不錯(cuò)的理念，但并不是能夠快速實(shí)現(xiàn)的，需要長(zhǎng)期的積累和優(yōu)化，并且在信息化的調(diào)整力度上必須大幅度的提升，這樣才能在最終得到良好的成績(jī)。但是，很多事業(yè)單位對(duì)于信息化的投入，完全是停留在理論方面，對(duì)于實(shí)際工作的開(kāi)展沒(méi)有良好的優(yōu)化。其次，檔案管理的信息化，缺少個(gè)性化的操作理念，很多事業(yè)單位都是按照成功案例進(jìn)行抄襲、套用，這種現(xiàn)象的發(fā)生，導(dǎo)致管理信息化沒(méi)有推動(dòng)事業(yè)單位的進(jìn)步，最終造成的問(wèn)題是非常多的。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的原則

一般而言，事業(yè)單位在檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)從國(guó)家發(fā)展的角度來(lái)思考，對(duì)于檔案管理的綜合效用不斷的提升，發(fā)現(xiàn)任何問(wèn)題都要快速的解決，這樣才能在后續(xù)工作的開(kāi)展上取得更好的成績(jī)。檔案管理工作的前期階段，必須對(duì)短期目標(biāo)、長(zhǎng)期目標(biāo)有效的設(shè)定，要讓檔案管理工作從錯(cuò)誤的軌道上逐步的回歸到正確的軌道上，針對(duì)管理的責(zé)任合理的分配，讓管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)得到大家的認(rèn)同，并且能夠積極的去落實(shí)。檔案管理工作的基礎(chǔ)要求應(yīng)進(jìn)一步的增加，對(duì)于檔案的具體內(nèi)容和檔案的利用率不斷的提升，讓檔案管理工作能夠在自身的價(jià)值上更好的發(fā)揮出來(lái)。與此同時(shí)，檔案管理工作的機(jī)制應(yīng)不斷的創(chuàng)新，堅(jiān)持在各類管理的矛盾、沖突解決方面得到更好的成果。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

（一）完善管理方案

目前，事業(yè)單位針對(duì)檔案管理工作的意識(shí)正不斷的增加，因此在方案的完善水平上應(yīng)進(jìn)一步的提升，促使一系列問(wèn)題的解決給出更多的依據(jù)。檔案管理工作的時(shí)候，要對(duì)每一個(gè)崗位的工作要求良好的完善，促使管理過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)得到良好的識(shí)別，這樣才能在未來(lái)的發(fā)展上取得更好的成績(jī)。檔案管理工作的過(guò)程中，針對(duì)檔案的等級(jí)要合理的劃分，不同等級(jí)的檔案，要采取差異性的方法來(lái)管理。對(duì)于檔案的存儲(chǔ)方式、錄入方式、調(diào)取方式，一律按照便捷式的方法來(lái)開(kāi)展，并且促使各類檔案在應(yīng)用的時(shí)候，能夠快速的被查找到，減少時(shí)間浪費(fèi)的情況。檔案管理方案的完善，要一步步的積累經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，減少錯(cuò)誤的管理手段。

（二）提升檔案管理人員的素質(zhì)

隨著時(shí)代的發(fā)展、管理理念的優(yōu)化，檔案管理工作的進(jìn)行，必須對(duì)各個(gè)崗位的員工素質(zhì)進(jìn)行大幅度的提升，引導(dǎo)大家在自身的工作準(zhǔn)則上有效的遵守。檔案管理工作人員要加強(qiáng)日常培訓(xùn)、指導(dǎo)，讓大家在日常的管理過(guò)程中保持高度的協(xié)調(diào)性，尤其是杜絕重復(fù)性工作的開(kāi)展，提高管理的效率。檔案管理工作的所有人，都要按照?qǐng)F(tuán)隊(duì)作業(yè)的方法來(lái)開(kāi)展，要考慮到自身工作對(duì)于其他崗位所產(chǎn)生的影響，發(fā)現(xiàn)任何問(wèn)題都要及時(shí)的上報(bào)。管理人員對(duì)于責(zé)任制要充分的落實(shí)，每個(gè)人都要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任、義務(wù)，促使檔案管理的進(jìn)行，可以對(duì)各方面的問(wèn)題開(kāi)展系統(tǒng)化的處理，減少管理的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)階段的檔案管理工作，正逐步的朝著正確的方向來(lái)發(fā)展，并且在相關(guān)問(wèn)題的處置過(guò)程中，可以給出足夠的依據(jù)。檔案管理工作的信息化建設(shè)，對(duì)于未來(lái)所產(chǎn)生的影響力非常高，并且是大勢(shì)所趨，應(yīng)堅(jiān)持在信息化的投入力度上不斷的增加，推動(dòng)事業(yè)單位的全面發(fā)展。第一，對(duì)人事檔案管理進(jìn)行資源傾斜，比如對(duì)庫(kù)房環(huán)境進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)，特別是對(duì)濕度、溫度等因素變化建立數(shù)字模型，降低明火以及蟲(chóng)霉發(fā)生概率。第二，運(yùn)用特殊技術(shù)手段，比如縮微以及翻拍等，對(duì)已損壞的人事檔案進(jìn)行恢復(fù)和搶救。第三，樹(shù)立信息化意識(shí)，推動(dòng)傳統(tǒng)人事檔案管理工作方式向信息化數(shù)字化管理方式轉(zhuǎn)變，全面加強(qiáng)計(jì)算機(jī)在人事檔案管理中的應(yīng)用，打造事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存機(jī)制，重視檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

四、事業(yè)單位檔案管理工作的要點(diǎn)

國(guó)內(nèi)的事業(yè)單位發(fā)展已經(jīng)取得了非常卓越的成果，而且在檔案管理工作方面，開(kāi)始對(duì)原有的策略、方法不斷的調(diào)整，一步步的對(duì)地方工作進(jìn)行合理的改善。檔案管理工作的難度并不低，并且在內(nèi)部因素、外部因素的影響力度上非常高，這就需要對(duì)檔案管理的理念不斷的革新，確保在檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)上積極的遵守。另外，檔案管理工作的所有方案實(shí)施，都要開(kāi)展系統(tǒng)化的評(píng)估，促使長(zhǎng)期管理能夠更加穩(wěn)定。

檔案管理工作的平臺(tái)建設(shè)，的確是未來(lái)發(fā)展的重要方向，而且在平臺(tái)的個(gè)性化塑造方面應(yīng)不斷的加強(qiáng)，每一個(gè)區(qū)域在檔案管理工作方面，的確要遵守統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，但是在平臺(tái)的輔助過(guò)程中，可以結(jié)合自身的需求來(lái)轉(zhuǎn)變，一方面便于地方事業(yè)單位的工作開(kāi)展，另一方面需要對(duì)檔案管理工作的準(zhǔn)則不斷的提升。檔案管理工作的平臺(tái)功能塑造，需按照智能化、自動(dòng)化的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)開(kāi)展，減少經(jīng)驗(yàn)?zāi)Ｊ降挠绊憽?/p>

事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的規(guī)劃，應(yīng)階段性的去創(chuàng)新，對(duì)于每一個(gè)階段工作的重點(diǎn)、次重點(diǎn)、不足等等，都要采取科學(xué)的方法來(lái)轉(zhuǎn)變，由此才能在未來(lái)工作的開(kāi)展上降低自身的壓力。檔案管理工作的評(píng)估力度和檢驗(yàn)力度應(yīng)不斷的增加，不定期開(kāi)展工作的考核與分析，減少工作內(nèi)部的漏洞和隱患。另外，檔案管理工作的保護(hù)機(jī)制應(yīng)不斷的提升，事業(yè)單位的檔案非常重要，一旦出現(xiàn)泄漏的情況，必定導(dǎo)致事業(yè)單位的發(fā)展造成惡劣的影響。所以，檔案管理工作的保密措施應(yīng)不斷的提升，觀察未來(lái)可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。

五、結(jié)語(yǔ)

我國(guó)在檔案管理工作的意識(shí)、要求上正持續(xù)性的提升，而且針對(duì)事業(yè)單位提出的規(guī)范、準(zhǔn)則不斷的增加，目的是希望在檔案管理工作的規(guī)范性方面更好的提升。隨著檔案管理工作的技術(shù)投入、人才投入、設(shè)施投入不斷的增加，很多事業(yè)單位的檔案機(jī)制得到了全面的完善，與過(guò)去發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變。但是，檔案管理工作的挑戰(zhàn)是一直存在的，針對(duì)管理的各項(xiàng)規(guī)范、準(zhǔn)則實(shí)施，必須按照全新的路線來(lái)優(yōu)化，確保在管理的可靠性、可行性方面更好的提升，對(duì)事業(yè)單位的形象建設(shè)不斷的加強(qiáng)，為檔案管理工作的內(nèi)容更好的豐富，針對(duì)管理的權(quán)威性不斷的鞏固。