淺談信息化時代下人力資源和社會保障局檔案管理

張海龍

山東省寧陽縣人力資源和社會保障局

在我國的人力資源和社會保障局，掌管著當?shù)鼐用竦闹匾耸滦畔?，檔案對一個人有十分重要的影響。而對于人力資源和社會保障局來講，其掌管著人們的所有檔案，怎樣才能讓檔案的管理工作方式與時俱進是一個需要深入思考的問題。運用信息化手段，合理地管理公民的檔案，符合時代發(fā)展規(guī)律，還能確保相關工作的零失誤，從而有效保障工作的質量。

一、人力資源和社會保障局檔案管理信息化的重要性

伴隨著社會的發(fā)展和科技的不斷進步，各行各業(yè)都將面臨新的挑戰(zhàn)。人力資源和社會保障局的檔案管理工作也將面臨信息技術發(fā)展帶來的影響。檔案管理工作量十分龐大，需要借助信息技術來實現(xiàn)高效的管理。尤其當前整個社會都被信息技術所覆蓋，在這種情況下，信息化建設具備了良好的社會使用背景條件，并且相關技術正在不斷完善，另外，在大數(shù)據(jù)趨勢下，信息化的檔案管理已經成為未來發(fā)展的重要趨勢。在這種趨勢下，人力資源和社會保障局要緊抓時代機遇，用便捷的信息化手段為檔案管理相關工作服務，加快工作的時間，保證工作的質量，有效提高工作效率。

信息化建設需要遵守一定的規(guī)則，保證檔案管理的有序性和安全性。與此同時，信息化建設在其正式的實施中可能存在一定的困難和風險。信息系統(tǒng)或平臺在使用的過程中存在一定的安全隱患，在一定程度上會造成檔案數(shù)據(jù)的泄漏、損壞或丟失等情況。

二、當前階段人力資源與社會保障局檔案管理中存在的問題

人力資源與社會保障局掌握數(shù)量龐大的檔案，而且涉及面較廣。在以往的傳統(tǒng)管理體制下，檔案管理制度不夠完善，并且分管檔案部門較多，加上工作量較大等因素，對相關管理制度的順利實施形成一定的阻礙。而在缺乏管理制度的情況下，各個部門之間的信息溝通不夠及時，不能很快地完成工作信息的對接，在一定程度上影響了各個部門的整體工作效率。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各個部門都有較大的工作量，并且不能對工作質量有保證，加上管理模式不夠完善，存在一定的工作失誤的情況。

在以往的傳統(tǒng)工作管理制度下，對員工的計算機技術沒有硬性要求，對信息技術的掌握沒有過多的重視。在這種情況下，各個部門、各個級別的工作人員仍然依靠傳統(tǒng)的工作方式。而傳統(tǒng)的工作模式有較強的時間局限性，并且嚴重缺乏專業(yè)的人員。很多員工年齡較大，對現(xiàn)代科技的掌握上稍顯吃力，這些因素在很大程度上限制了檔案管理工作效率的提升甚至在一定程度上降低了工作效率。

三、促進人力資源與社會保障局檔案管理工作效率的途徑

（一）完善信息化建設管理制度

信息化建設需要一定的運行規(guī)則，完善的檔案管理體制才能有效促進其管理相關工作的高效進展，人力資源與社會保障局要抓住信息化建設，保證管理系統(tǒng)的一致性，確保各部門、各級人員之間能展開有效的溝通，達到高效的工作銜接狀態(tài)。在當前的信息化時代背景下，對于人員信息進行歸類、總結、收集、整理等工作，都可以直接依靠信息技術來完成。通過建立完整的工作流程，建立健全的管理制度，以此來保障相關工作的順利開展，能有效提高工作質量。

（二）強調領導的重視度

人力資源和社會保障局領導層要對檔案管理相關工作給予充分的重視，并著力促進信息化建設，提供更多的資金支持，從而更好地發(fā)揮人力、物力的作用。另外，更要重視對相關制度的改進和完善，構建完整的軟件條件和硬件條件，讓檔案信息化管理相關工作有更多的保障，從而更好地促進信息化建設，使其發(fā)揮出更好的效果。為了加強領導層的領導力度，要不斷強調檔案管理信息化建設在當代的重要性，對其在信息化時代發(fā)展的便利性和全面性進行不斷強調，從而有效帶入信息化建設的外部需求。

（三）積極應用信息化管理軟件

為了讓檔案管理工作更加高效地開展，基于信息化時代，要對信息時代產物進行有效應用。可以引薦信息化檔案管理系統(tǒng)，并圍繞以下幾個方面開展工作：第一，完成紙質檔案的數(shù)字化、信息化轉化。如將一些紙質的文書檔案和人事檔案錄入信息化檔案系統(tǒng)中，完成檔案錄入工作后，不管是對檔案進行管理還是查詢，都能讓相關工作得以簡化，提高檔案的查閱效率。第二，在日常的工作中，要注意對信息系統(tǒng)的維護，防止相關系統(tǒng)在出現(xiàn)問題時造成檔案信息丟失，從而使信息化軟件能充分發(fā)揮積極作用。第三，在對信息化檔案管理系統(tǒng)進行有效應用時，要對相應的優(yōu)化工作有所重視，例如在對文書檔案和人事檔案信息進行錄入時，要注意對其進行有效歸類，將不同的檔案放在不同的板塊中。第四，要讓信息化檔案管理系統(tǒng)具備較強的共享性，確保借助互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)對系統(tǒng)內部信息的共享。要保證實現(xiàn)系統(tǒng)內容信息有一定的共享目標，以便于工作人員能在該系統(tǒng)下有效查閱其要獲取的信息。因此，通過這種方式，能讓信息化軟件充分發(fā)揮其重要作用，更為檔案管理工作帶來便利。

（四）加強對工作人員的信息技術培訓

檔案管理相關工作人員由于長期使用傳統(tǒng)的工作方法，在這種工作模式下，其對信息化技術還處于一種較為陌生的狀態(tài)，為了跟緊時代發(fā)展的步伐，提升檔案管理工作的效率，人力資源和社會保障局要加強重視度，提升對工作人員信息化手段的掌握水平，加強對相關人員的技術培訓，使其對信息技術管理平臺加強了解，讓信息化手段更好地發(fā)揮積極作用，為檔案管理人員提供更好的服務，促進其提升檔案管理相關工作水平。

（五）統(tǒng)一規(guī)劃檔案管理

在信息化時代背景下，人力資源和社會保障局檔案管理相關工作的信息化建設，要能有效結合實際情況，在此基礎上進行統(tǒng)一規(guī)劃，并制定方案。讓檔案資源實現(xiàn)優(yōu)化和共享，促進對檔案資源的高效利用，進而為其相關工作的有效開展提供更多幫助。此外，在對檔案實行統(tǒng)一管理時，要讓人力資源和社會保障局加強宣傳，并讓相應的領導層加強重視，給予更多地關心和投入，從而讓各個方面實現(xiàn)有效配合，促進檔案管理的信息化。

（六）針對性信息建設

信息化建設一般需要結合機構、企業(yè)以及個人的實際情況設置一定的運行方式和功能，從而更加有效地幫助人們對信息平臺和系統(tǒng)的利用。人們在內部組織中需要一定的資金支持和相應的管理體系，并尋求更高質量的專業(yè)團隊，在對相關信息平臺的鏈接需求進行有效設計，有效提升系統(tǒng)設計。與此同時，為更好地指導建設信息化工作，要加強宣傳指導，對內部員工做出指導，并加強宣傳，促進人們更好地了解信息化的作用和功能，從而保證其建設的效率。讓信息化建設效率的提升促進使用次數(shù)的提高，進而提升建設的價值。要能從社會中收集更多的反饋作業(yè)，通過不斷地實踐，完善信息化建設的評估，并促進相關服務的完善。

（七）重視培養(yǎng)相關人才

人力資源和社會保障局檔案管理工作需要配備更多的人才，要做好日常培訓工作，提高員工操作的安全性和工作效率，使其能按照相關規(guī)章制度開展相關工作。同時要重視相關工作人員的反饋，能及時記錄工作中遇到的問題，并有效反映情況，從而結合實際情況開展培訓管理相關工作，對遇到的問題進行有效解決。除了培訓內部員工外，還要不斷進行合作和交流，讓相關工作人員有更加豐富的外部經驗，促進信息化建設單位向更好的水平發(fā)展。要擴大對培訓工作的評估，讓員工有更多的熱情完成相關工作。對企業(yè)內部信息的相關維護工作的培訓給予足夠的重視，使相關人員能及時有效地應對日常故障，保證系統(tǒng)的正常運行。

四、結語

綜上所述，人力資源和社會保障局檔案管理要能充分適應信息時代背景下的相關需求，從而不斷完善相應的工作細節(jié)，不斷加強信息化建設。組織領導層要能充分認識到信息化建設所產生的積極效果，從而為相關工作能更加有序地進行提供更多的支持。