論事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化特點與發(fā)展研究

杜微

摘要：在事業(yè)單位中，財務(wù)檔案屬于會計工作的一部分，因其影響著單位財務(wù)管理整體效率，所以也是事業(yè)單位中非常重要的管理工作。隨著時代發(fā)展，信息技術(shù)逐漸進入到財務(wù)管理工作當(dāng)中，也為財務(wù)檔案管理工作提供了更多可能性。為提升財務(wù)檔案管理的便捷性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，本文以財務(wù)財務(wù)檔案管理信息化為主要探究內(nèi)容，分析實現(xiàn)信息化檔案管理工作的方式。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

事業(yè)單位中財務(wù)檔案管理工作負責(zé)保管和記錄單位各種與經(jīng)濟活動相關(guān)的信息，為會計核算以及事業(yè)單位內(nèi)其他管理工作的展開提供信息保障，也對事業(yè)單位發(fā)展起著非常重要的作用。信息時代的到來，使我國開始積極倡導(dǎo)會計檔案“互聯(lián)網(wǎng)+”行動，基于大數(shù)據(jù)背景下對財務(wù)檔案保管工作提出了新的要求。在《會計檔案管理辦法》中要求，單位應(yīng)當(dāng)使用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等來管理會計檔案。事業(yè)單位也要緊跟時代發(fā)展的步伐，合理運用信息技術(shù)展開各項工作。

一、財務(wù)檔案信息化管理概念和特點

（一）財務(wù)檔案信息化管理概念

財務(wù)檔案信息化管理概念可以分為三部分內(nèi)容。首先，財務(wù)檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)可以準(zhǔn)確、快速、完整的讀取電子儲存資料。而且制定出會計憑證、會計賬目、財務(wù)報表等內(nèi)容需要進行審批、審核等過程。通過信息技術(shù)可以直接進行財務(wù)檔案的儲存、管理以及運用，有效提升實際工作效率，并可以長期保存;其次，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，使用信息技術(shù)儲存財務(wù)檔案時，需按照謹慎性原則建立備份資料，形成電子財務(wù)檔案;最后，財務(wù)檔案管理服務(wù)對象是重要的會計核算資料，在信息時代下，事業(yè)單位管理工作也面臨新的挑戰(zhàn)。工作人員在進行財務(wù)檔案保管時，需要具有高度責(zé)任意識，避免在實際工作中出現(xiàn)失誤。實施信息化管理方式，可以有效的減少人為因素造成的失誤，通過分析財務(wù)檔案資料，為企業(yè)單位發(fā)展提供有利幫助。

（二）財務(wù)檔案信息化管理特點

（1）對載體要求較高

在以往財務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，事業(yè)單位會計工作主要是以紙質(zhì)憑證、賬簿的方式入賬，對于需要儲存這些資料的財務(wù)檔案管理工作造成了一定困難，要求有獨立的空間和管理人員。同時，在查找紙質(zhì)資料、閱讀資料時，也會耗費大量的時間去翻找，通過信息技術(shù)便可以有效解決這些問題。但財務(wù)檔案信息化管理對載體和環(huán)境也提出了更高的要求，比如，計算機對網(wǎng)絡(luò)有一定要求，需要在穩(wěn)定的情況下才能順利運行，如果出現(xiàn)斷網(wǎng)的情況，那么財務(wù)檔案信息化管理工作也會陷入癱瘓狀態(tài)。其次，財務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理在硬件設(shè)備上也有要求，如計算機存儲設(shè)備服務(wù)器、掃描儀等。如果缺少硬件設(shè)備，財務(wù)檔案管理工作就難以展開。最后，計算機需要置于防火、防潮、防磁的環(huán)境，同時信息軟件也需要定期進行升級和維護，才能更好的工作。

（2）網(wǎng)絡(luò)容易遭受破壞

財務(wù)檔案工作信息化管理包括了數(shù)字信息以及電子憑證，雖然通過網(wǎng)絡(luò)能夠為會計信息提供一個相對安全的環(huán)境，但是也存在安全隱患。比如，計算機中病毒，導(dǎo)致電子會計信息丟失，或者財務(wù)檔案管理人員在拷貝時隨意更改會計信息等。這影響會計資料的安全性和真實性，間接對事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展造成威脅。

二、加強事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化管理的策略

（一）加大財務(wù)檔案信息化管理的重視程度

針對當(dāng)前事業(yè)單位會計信息化管理中存在的問題，首先，事業(yè)單位管理人員需要先革新管理理念，組織單位內(nèi)部財務(wù)檔案管理人員學(xué)習(xí)財務(wù)檔案信息化管理方式，并在后期展開定期培訓(xùn)，使檔案保管工作不斷完善。通過系統(tǒng)化的培訓(xùn)方式，提升財務(wù)檔案管理人員學(xué)習(xí)信息化管理方式，加強財務(wù)檔案管理人員信息素質(zhì)，促進財務(wù)檔案信息化管理工作的有效性。其次，從財務(wù)檔案管理工作人員來說，其自身要充分認識到信息化管理方式的優(yōu)勢，而傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)面臨淘汰，難以滿足事業(yè)單位發(fā)展需求。因此，財務(wù)檔案保管人員需要革新管理理念，并努力學(xué)習(xí)信息化管理方式，合理利用信息技術(shù)來提升事業(yè)單位會計信息保管的質(zhì)量。同時，會計信息管理人員也需要定期向單位負責(zé)人展示信息化管理成果，使其他部門的人員配合檔案管理工作，全面提升事業(yè)單位管理工作的效率。

（二）財務(wù)檔案管理人員應(yīng)加強信息化技術(shù)的利用

首先，在實際工作中，應(yīng)當(dāng)使財務(wù)檔案管理人員了解并掌握當(dāng)前與事業(yè)單位財務(wù)檔案保管工作相關(guān)的政策規(guī)定，以及行業(yè)動態(tài)等，對當(dāng)前社會信息化建設(shè)有基本的認知，積極的投入到事業(yè)單位信息化建設(shè)當(dāng)中，將傳統(tǒng)集約化管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾矸绞?。其次，事業(yè)單位在開展財務(wù)檔案管理工作中，需要加強對檔案管理人員信息技術(shù)能力的培訓(xùn)，使其掌握基礎(chǔ)操作技術(shù)，熟練使用各種辦公軟件，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。在實際培訓(xùn)工作中，主要是讓檔案管理人員熟悉如何使用信息技術(shù)來搜集、整理、儲存、查閱、更新等技術(shù)，保證后期財務(wù)檔案信息化管理工作可以順利展開。

（三）構(gòu)建完善的事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化制度

財務(wù)檔案信息化管理工作需要相應(yīng)的制度支持，這是為后期管理工作奠定基礎(chǔ)，同時也對財務(wù)檔案管理工作人員起到一定約束作用?；诖?，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際工作情況建立完整的財務(wù)檔案信息化管理制度，從整體上協(xié)調(diào)管理工作，并維持財務(wù)檔案信息化管理工作的穩(wěn)定性和安全性。首先，事業(yè)單位負責(zé)人應(yīng)當(dāng)在原有制度體系上，梳理和重新制定與信息化相關(guān)的規(guī)章制度，對不適用的信息制度進行修改，并在實際工作中不斷總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗，完善實際工作中存在的不足。其次，應(yīng)使財務(wù)檔案管理人員嚴格按照信息化管理制度開展相關(guān)工作，進一步推動事業(yè)單位信息化建設(shè)進度。

（四）加強事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化隊伍的建設(shè)

財務(wù)檔案管理人員是信息化建設(shè)的主體，對事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作起到了決定性作用。因此，事業(yè)單位除了加強人員培訓(xùn)之外，也要適當(dāng)引入高素質(zhì)的信息化管理人員，并提升相關(guān)福利待遇，給財務(wù)檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境，避免人員流失。通過這樣的方式，為事業(yè)單位建設(shè)較強的財務(wù)檔案信息化隊伍，管理人員能靈活運用大數(shù)據(jù)、云計算機等技術(shù)，為事業(yè)單位的發(fā)展提供源源不竭的動力。

三、反思

隨著信息時代發(fā)展，財務(wù)檔案與信息技術(shù)相融合是時代發(fā)展趨勢，但是在財務(wù)檔案信息化管理工作當(dāng)中依然存在很多問題亟待解決。比如，財務(wù)檔案管理人員在開展信息化工作時，需要對原始檔案錄入到計算機當(dāng)中。由于在未使用信息技術(shù)之前，財務(wù)檔案主要是通過紙質(zhì)方式進行儲存，那些年代比較久遠的會計資料可能存在字跡模糊、憑證破損等情況，會在一定程度上，影響財務(wù)檔案信息化采集工作。同時，紙質(zhì)檔案還存在分類不清晰、憑證丟失的情況，這也對信息化采集帶來了不利的影響。

其次，事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作主要負責(zé)整理和保管各種原始憑證、財務(wù)報表等與經(jīng)濟活動相關(guān)的文件。在會計人員處理完畢之后，會將各種財務(wù)信息轉(zhuǎn)送到財務(wù)檔案管理部門，使用信息技術(shù)進行保管還會受到以下因素的影響。比如，檔案儲存時間太長、單位管理人員監(jiān)管不利等都會使財務(wù)檔案信息管理的安全性遭到威脅。其次，雖然運用信息技術(shù)可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下展開辦公，但也容易使單位會計信息及遭到泄露，被不法人員利用等，對事業(yè)單位發(fā)展構(gòu)成不利影響。

四、結(jié)語

事業(yè)單位在開展財務(wù)檔案管理工作的過程中，必須重視信息化建設(shè)，在符合時代發(fā)展需求的同時，加強對財務(wù)檔案管理工作創(chuàng)新力度，在提升工作人員信息化管理能力的基礎(chǔ)上，也提升事業(yè)單位綜合實力。因此，在實際開展信息化建設(shè)時，事業(yè)單位管理人員應(yīng)構(gòu)建信息化管理制度，并為單位內(nèi)部財務(wù)檔案管理人員提供培訓(xùn)機會，引進高素質(zhì)、高能力的管理人員，從而將信息技術(shù)順利融入到財務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，提升管理效率。

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