事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化分析

朱琛

【摘 要】 隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和事業(yè)單位工作的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理有了新的發(fā)展和變化，但仍然存在一些不容忽視的問(wèn)題。為適應(yīng)新時(shí)代對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提出的新要求，必須大力推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化，解決存在的問(wèn)題，更好地為事業(yè)單位改革和發(fā)展服務(wù)?；诖?，本文就事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了分析，希望可以有效規(guī)范事業(yè)單位檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】 事業(yè)單位 檔案管理 規(guī)范化

檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，確保事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化是現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作的首要任務(wù)。規(guī)范化管理不僅可以確保事業(yè)單位檔案信息的完整性、可靠性，而且還便于管理人員開展工作，提高檔案管理效率與質(zhì)量。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

檔案是在各項(xiàng)相關(guān)事件基礎(chǔ)之上產(chǎn)生的，旨在還原過(guò)去某一時(shí)間發(fā)生的事件，是完全性的以真實(shí)事件的記錄，而事業(yè)單位檔案也是同樣的。因此，完善相應(yīng)的事業(yè)單位檔案的管理工作是非常有必要的，具體的原因主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：（1）事業(yè)單位檔案記錄的不僅是單位的實(shí)際發(fā)展情況，也是組成單位的一部分，同時(shí)也為事業(yè)單位良好的規(guī)劃之后的發(fā)展方向提供了充分的資料。因此，事業(yè)單位檔案資料不僅代表著過(guò)去，同時(shí)也促使其具有良好的發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理工作的必要性也由此可見。（2）事業(yè)單位檔案材料除了記錄一些實(shí)際發(fā)生事件，同時(shí)還具有相關(guān)人員對(duì)于過(guò)去某一時(shí)段的發(fā)展的總結(jié)和分析，充分的體現(xiàn)了事業(yè)單位的有效管理。在之后發(fā)展的過(guò)程中，出現(xiàn)了同樣的發(fā)展瓶頸，可以將其作為良好的參考資料。除此之外，事業(yè)單位檔案資料在為單位實(shí)現(xiàn)參考服務(wù)的同時(shí)，保證保密性也非常有必要的，這主要體現(xiàn)的是事業(yè)單位自身所具有的對(duì)自身的管理權(quán)。

二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化有效措施

1、完善管理機(jī)制，優(yōu)化管理方法。

對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，它的核心任務(wù)在于管理，而管理的有效進(jìn)行需要有完善的制度作為基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理，明顯存在缺乏制度依據(jù)的問(wèn)題。雖然我國(guó)已經(jīng)針對(duì)這一問(wèn)題提出了相關(guān)的條例，但是對(duì)于這一內(nèi)容的完善，事業(yè)單位的整體效率并不高，尤其在針對(duì)自身工作狀況設(shè)立不同管理機(jī)制方面。不少事業(yè)單位的檔案管理制度甚至完全一致，缺乏自身的針對(duì)性和特殊性。針對(duì)這一狀況，需要事業(yè)單位從自身的工作內(nèi)容出發(fā)，積極完善管理制度，明確相關(guān)的管理辦法，使得所有的檔案管理工作都能夠有明確的依據(jù)，可以嚴(yán)格按照相應(yīng)的制度進(jìn)行。

2、培養(yǎng)工作人員樹立正確的檔案管理理念。

提高事業(yè)單位檔案管理水平的首要措施就是培養(yǎng)相關(guān)的工作人員樹立正確的檔案管理觀念，只有管理人員具有正確檔案管理觀念，才會(huì)改變傳統(tǒng)重效益、輕管理的思想，對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的解決。事業(yè)單位應(yīng)該定期對(duì)單位的成員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)成員對(duì)檔案管理制度的學(xué)習(xí)，從根本上改變事業(yè)單位檔案管理人員敷衍、應(yīng)付的態(tài)度，并且在培訓(xùn)之后，事業(yè)單位也要制定相應(yīng)的考核制度，對(duì)培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行檢驗(yàn)，并且事業(yè)單位也可以制定科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)一些管理意識(shí)強(qiáng)的人員進(jìn)行薪資、額外假期等獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)一些不具有管理意識(shí)的管理人員要給予批評(píng)教育，通過(guò)這種方式來(lái)約束檔案管理人員的行為，提高工作人員主觀能動(dòng)性，進(jìn)而樹立事業(yè)單位內(nèi)部人員的檔案管理意識(shí)，提高工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能。

3、運(yùn)用自動(dòng)化媒體技術(shù)促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化。

隨著我國(guó)高新科技的不斷發(fā)展，智慧檔案館的應(yīng)用不斷深入。智慧檔案館的運(yùn)用不僅促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化自動(dòng)化發(fā)展，還有效提高了事業(yè)單位檔案管理的工作效率，減輕了事業(yè)單位檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。同時(shí)，在一定程度上提升了事業(yè)單位檔案借閱工作的準(zhǔn)確化，表現(xiàn)在能精準(zhǔn)無(wú)誤地尋找出需要借閱的檔案文件，保障了事業(yè)單位檔案借閱工作的高效率和規(guī)范化。

4、健全管理體系。

檔案管理工作的核心是管理，因此，應(yīng)該促使其具有完善的制度和明確的要求作為其進(jìn)行的依據(jù)。但是當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位具有一個(gè)普遍性的問(wèn)題就是缺乏完善的制度依據(jù)。因此，我國(guó)針對(duì)這個(gè)方面，推行了明確的條例，要求事業(yè)單位根據(jù)自身的實(shí)際情況，開展更為具體的工作計(jì)劃，細(xì)化管理工作中的各個(gè)程序，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位更為規(guī)范化，效率化的檔案管理工作。事業(yè)單位要在明確的國(guó)家法律和相關(guān)制度條例之上，建立健全相應(yīng)的管理制度，清晰各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)，促使檔案管理工作能夠嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行。同時(shí)，除了管理制度，還應(yīng)該完善相應(yīng)的保管制度，包括查閱，銷毀，歸檔等，從而促使相關(guān)的工作效率得以切實(shí)的保證。

5、落實(shí)責(zé)任制，增強(qiáng)責(zé)任心。

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理，一直存在得不到重視的問(wèn)題，相關(guān)的檔案管理人員也因此缺乏相應(yīng)的責(zé)任心，實(shí)際的工作態(tài)度較為消極。這一問(wèn)題無(wú)疑是影響檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵，需要迅速改變。新時(shí)期的事業(yè)單位，需要從領(lǐng)導(dǎo)開始，進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，并且逐步落實(shí)相關(guān)責(zé)任制，使得檔案管理責(zé)任能夠具體落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員的身上。這樣，能夠改變檔案管理人員以往的消極態(tài)度。為確保檔案資料具備的安全性和保密性，還需要強(qiáng)化檔案管理人員的崗位責(zé)任，引導(dǎo)他們主動(dòng)積極地進(jìn)行檔案管理，確保各種檔案的安全利用，不出現(xiàn)丟失或者損壞的狀況。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，要促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，需要相關(guān)部門及檔案管理人員樹立正確的工作態(tài)度及遵循嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞒绦?，?guī)范事業(yè)單位檔案管理的工作流程，加強(qiáng)借閱人員的檔案保護(hù)意識(shí)，確保事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)化、合理化運(yùn)行。

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