新時(shí)期企業(yè)檔案信息化建設(shè)探析

鄭姣姣

摘要：信息化建設(shè)是當(dāng)前我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域企業(yè)建設(shè)的主要方向，企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展，也必然要向著信息化的方向去規(guī)劃，將信息化建設(shè)落實(shí)到位，才能夠提升檔案管理的效率，同時(shí)保證檔案安全。因此以下將根據(jù)當(dāng)前趨勢(shì)分析新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的要點(diǎn)，掌握企業(yè)檔案工作的改革重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè);

檔案管理工作是企業(yè)的基礎(chǔ)工作，特別是對(duì)于中型及大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的落實(shí)與創(chuàng)新是新時(shí)代的基本需求。在新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)下，為了達(dá)成檔案管理的實(shí)際目標(biāo)，更要做好檔案管理革新，特別是信息化體系的建設(shè)，這樣才能夠保證檔案管理的質(zhì)量與效率，保證達(dá)成檔案管理的工作目標(biāo)。

一、新時(shí)期企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義分析

在新的時(shí)代趨勢(shì)下，企業(yè)的體系構(gòu)成愈發(fā)復(fù)雜，管理工作的難度也越來(lái)越高。檔案管理工作亦是如此，因企業(yè)體系愈發(fā)復(fù)雜，檔案管理所涉及的信息量也越來(lái)越大，為了達(dá)成實(shí)際的管理目標(biāo)，必須要從信息化的發(fā)展趨勢(shì)出發(fā)，思考檔案管理工作的改革方向。根據(jù)當(dāng)前的時(shí)代趨勢(shì)來(lái)看，檔案管理信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，而其主要的意義在于以下幾點(diǎn)：其一是信息化建設(shè)能夠促進(jìn)紙質(zhì)檔案的無(wú)紙化，減少檔案儲(chǔ)存空間的耗費(fèi)，排除實(shí)體紙質(zhì)檔案變質(zhì)脆斷以及字跡模糊等風(fēng)險(xiǎn);其二是信息化建設(shè)能夠提升檔案管理的效率，確保檔案的錄入、儲(chǔ)存以及傳輸?shù)忍幚磉^(guò)程都更加便捷高效，減少檔案管理人員的工作量;其三是信息化建設(shè)能夠保證檔案信息得到進(jìn)一步細(xì)分，不同類型的檔案，歸屬于不同部門的檔案都能得到針對(duì)性管理，并且能夠根據(jù)檔案的保密需求去設(shè)定權(quán)限，這樣才能針對(duì)性達(dá)成管理需求;其四是信息化建設(shè)能夠保證檔案管理部門的管理職能得以體現(xiàn)，真正體現(xiàn)出管理的權(quán)威性與專業(yè)性，確保權(quán)、責(zé)、利落實(shí)到位?？梢婋S著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，其重要性也愈發(fā)得到體現(xiàn)，所以只有真正確保信息建設(shè)落實(shí)到位，才能夠保證企業(yè)檔案管理工作能夠與當(dāng)前的時(shí)代背景相符合，在行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中體現(xiàn)出優(yōu)勢(shì)，在行業(yè)市場(chǎng)當(dāng)中立足[1]。

二、新時(shí)期企業(yè)檔案信息化建設(shè)的問題分析

（一）檔案管理體系不夠完善

當(dāng)前許多企業(yè)，對(duì)于檔案管理工作的落實(shí)普遍較為隨意，檔案管理人員身兼多職、未建立專門管理部門的情況十分常見。這充分說(shuō)明當(dāng)前的檔案管理工作體系依然不夠完善，所以在實(shí)際管理過(guò)程中，權(quán)、責(zé)、利也無(wú)法落實(shí)到位，這會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作過(guò)程中更容易出現(xiàn)混亂，也更容易出現(xiàn)責(zé)任糾紛，導(dǎo)致檔案管理工作受阻，如果不加重視，很可能引發(fā)更加嚴(yán)重的問題，例如重要機(jī)密泄露等等。特別是在網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代發(fā)展背景下，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)潛藏的風(fēng)險(xiǎn)更多，包括外來(lái)的入侵行為以及網(wǎng)絡(luò)病毒等等，很容易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)丟失或是被篡改的問題。所以如果管理體系不夠完善，其影響是無(wú)法預(yù)測(cè)的。

（二）檔案管理相關(guān)人員的能力素養(yǎng)不足

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性的工作，只有確保檔案管理人員具備相應(yīng)的能力素養(yǎng)，才能保證檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)工作落實(shí)到位 。但是就當(dāng)前的實(shí)際情況來(lái)看，因許多企業(yè)對(duì)于檔案管理普遍缺乏重視，所以檔案管理人員也往往是由不同部門的人員兼任，所以對(duì)于檔案管理工作往往并不能做到一門專精，缺乏專業(yè)的素養(yǎng)與能力，所以自然很難保證檔案管理工作落實(shí)到位，甚至?xí)蛉狈I(yè)素養(yǎng)而引發(fā)檔案安全問題。

（三）檔案管理相關(guān)技術(shù)缺乏創(chuàng)新性與安全性

安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、創(chuàng)新的技術(shù)，是開展信息化檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是信息化建設(shè)追求的目標(biāo)。為了保證檔案管理工作的效率得以提升，保證檔案安全，必須要從信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用入手。在確保檔案管理環(huán)境的安全性的前提下高效開展檔案管理工作。但是根據(jù)實(shí)際的管理概況來(lái)看，因企業(yè)對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)缺乏充分重視，所以對(duì)于信息化的檔案管理技術(shù)也并不能做到及時(shí)革新，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全也無(wú)法保證，所以很難確保檔案管理工作的順利開展[2]。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的措施分析

（一）完善管理體系

管理體系的完善是檔案信息化管理的前提，要達(dá)成企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，必須要建立專門的管理部門，聘用專業(yè)的管理人員，這是信息化管理的基礎(chǔ)。信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用不應(yīng)是隨意的，而應(yīng)當(dāng)是由專業(yè)部門及人員去負(fù)責(zé)完成的。為了保證信息化建設(shè)落實(shí)到位，必須要對(duì)檔案管理體系進(jìn)行優(yōu)化完善，才能保證信息化技術(shù)的落實(shí)到位，確保信息化管理目標(biāo)的達(dá)成。首先要做好專業(yè)部門的建設(shè)，要確保檔案管理在企業(yè)內(nèi)是作為一個(gè)獨(dú)立部門存在的，并且要體現(xiàn)出管理職能，要有專門的辦公場(chǎng)所。其次是對(duì)于專業(yè)人員隊(duì)伍的建設(shè)，要避免企業(yè)內(nèi)其他部門的人員身兼多職，要確保企業(yè)的檔案管理崗位是一個(gè)獨(dú)立崗位，特別是在信息化的管理趨勢(shì)下，作為檔案管理人員，在信息化的管理平臺(tái)應(yīng)當(dāng)有個(gè)人獨(dú)立的業(yè)務(wù)處理賬號(hào)。最后是規(guī)章的完善，企業(yè)要將權(quán)、責(zé)、利落實(shí)到位，體現(xiàn)在規(guī)章當(dāng)中，從檔案的信息收集、檔案的建檔、歸類、傳輸?shù)絼h除等環(huán)節(jié)，都要有相應(yīng)的規(guī)章為依據(jù)，要迎合信息化的趨勢(shì)，根據(jù)信息化的檔案管理需求去建立并完善信息檔案專門的管理規(guī)章，將責(zé)任落實(shí)到位個(gè)人，才能避免出現(xiàn)責(zé)任糾紛。

（二）管理人員素養(yǎng)與能力的強(qiáng)化

信息化的檔案工作發(fā)展趨勢(shì)下，檔案管理人員的能力以及素養(yǎng)都面臨著更高的要求，這對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)，契機(jī)在于管理人員能夠借助學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)與技術(shù)的機(jī)會(huì)得到自我提升，挑戰(zhàn)在于部分管理人員的信息化水平實(shí)際上并不能滿足信息化管理的需求，所以對(duì)信息化檔案管理技術(shù)的學(xué)習(xí)能力以及實(shí)際應(yīng)用能力也體現(xiàn)出不足。檔案管理人員是開展檔案管理工作的重要主體，所以企業(yè)為了達(dá)成檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，必須要首先建立起系統(tǒng)的培訓(xùn)體系，將專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)落實(shí)到位，確保管理人員能夠嫻熟應(yīng)用信息化的檔案管理技術(shù)去開展檔案管理工作。在日常管理工作當(dāng)中，必須要依據(jù)信息化管理的相關(guān)規(guī)章去做好人員管理，對(duì)于管理人員的權(quán)、責(zé)、利必須要落實(shí)到位，落實(shí)到個(gè)人，才能保證檔案問題有人負(fù)責(zé)。要將管理責(zé)任與管理人員的利益關(guān)聯(lián)起來(lái)，才能夠保證檔案管理人員意識(shí)到自己的工作責(zé)任，認(rèn)真對(duì)待本職工作。

（三）革新專業(yè)技術(shù)，提升網(wǎng)絡(luò)安全度

安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、專業(yè)的管理技術(shù)，是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。為了達(dá)成信息化建設(shè)的目標(biāo)，首先要思考網(wǎng)絡(luò)安全水平提升的策略。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)必須要做到及時(shí)更新，隨時(shí)更新病毒庫(kù)，才能夠防范網(wǎng)絡(luò)入侵行為以及網(wǎng)絡(luò)病毒。而從專業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的角度去思考，在新時(shí)代的管理發(fā)展趨勢(shì)下，檔案管理技術(shù)的不斷創(chuàng)新是必然趨勢(shì)，而為了達(dá)成管理目標(biāo)，必須要做到及時(shí)更新信息化的檔案管理平臺(tái)，保證檔案信息化管理平臺(tái)的功能優(yōu)勢(shì)得以體現(xiàn)，真正提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量，這樣才能夠保證檔案信息錄入的及時(shí)性，保證檔案信息詳細(xì)、真實(shí)，提升檔案處理的效率。為了達(dá)成信息化檔案管理的目標(biāo)，必須要確保檔案管理平臺(tái)的版本保持在最新，這樣才能夠滿足不同時(shí)期的檔案管理工作需求，這是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案信息化建設(shè)最基本的需求[3]。

結(jié)語(yǔ)：

在新時(shí)期的信息化發(fā)展趨勢(shì)下，企業(yè)檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也面臨著創(chuàng)新的契機(jī)，信息化建設(shè)是檔案信息管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，為了達(dá)成實(shí)際的管理目標(biāo)，以上針對(duì)新時(shí)期的企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義、問題與策略展開了分析，作為后續(xù)開展工作的參考。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉娟，萬(wàn)諾諾.新時(shí)期企業(yè)檔案信息化建設(shè)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（24）：109.

[2]張繼雄.企業(yè)檔案信息化管理研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（15）：66-67.

[3]周皓然，歐陽(yáng)駿.現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化之路探索[J].檔案與建設(shè)，2016（01）：85-86.