對疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)存貨管理的思考

余秀春

摘 要 疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)（簡稱“疾控機(jī)構(gòu)”）是政府開辦的實(shí)施疾病預(yù)防控制與公共衛(wèi)生技術(shù)管理和服務(wù)的公益事業(yè)單位。通過對疾病、殘疾和傷害的預(yù)防控制，創(chuàng)造健康的環(huán)境，維護(hù)社會穩(wěn)定，保障國家安全，促進(jìn)人民健康。因日常工作中涉及大量的檢測，疾控機(jī)構(gòu)每年采購存貨價值占單位當(dāng)年支出比例較高。存貨雖然是疾控機(jī)構(gòu)支出的一個重要組成部分，但在管理時往往容易忽視對其的管理，使得問題長期存在。本文通過分析疾控機(jī)構(gòu)在存貨管理中存在的問題，提出改善管理的一點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞 疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu) 存貨管理 建議

疾控機(jī)構(gòu)作為公益事業(yè)單位，履行編辦批準(zhǔn)的“三定”方案中規(guī)定的職責(zé)所需經(jīng)費(fèi)由財政負(fù)擔(dān)。用對、用好財政資金，履行好本職工作是預(yù)算單位的職責(zé)，管好、用好單位的存貨，減少浪費(fèi)，對用好財政資金具有重要的作用。

一、存貨的定義

存貨是指政府會計(jì)主體在開展業(yè)務(wù)活動及其他活動中為耗用或出售而儲存的資產(chǎn)，如材料、產(chǎn)品、包裝物和低值易耗品等，以及未達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的用具、裝具、動植物等。疾控機(jī)構(gòu)的存貨主要為辦公用品、計(jì)劃免疫用疫苗、消毒殺蟲用的消殺藥品、實(shí)驗(yàn)試劑以及達(dá)不到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的工具器皿等低值易耗品等。

二、存貨管理存在的問題

（一）存貨信息不統(tǒng)一

無規(guī)矩不成方圓，統(tǒng)一、規(guī)范的存貨編碼是進(jìn)行存貨分析、管理的基礎(chǔ)。疾控機(jī)構(gòu)對存貨信息沒有統(tǒng)一的規(guī)范，在實(shí)際操作中編碼隨意，不能體現(xiàn)存貨類別，同一種存貨存在多個編碼，名稱、數(shù)量單位不統(tǒng)一，無法進(jìn)行后續(xù)分析。

（二）未建立供應(yīng)商制度

疾控機(jī)構(gòu)每年需要購買大量的試劑耗材，部分供應(yīng)商交易金額大，但是未與供應(yīng)商簽訂合同，在科室提出采購需求時，采購員向供應(yīng)商詢價后填寫價格，效率低，采購耗時長，無法發(fā)揮規(guī)模效應(yīng)、節(jié)約采購資金。出現(xiàn)質(zhì)量問題或質(zhì)量不達(dá)標(biāo)時，因未對相關(guān)條款有約定，最多只能退貨，無法追究相關(guān)責(zé)任。

（三）存貨監(jiān)管執(zhí)行不到位，賬實(shí)不符

存貨管理制度一般規(guī)定存貨由單位資產(chǎn)管理部門專人管理、專庫保存，購、管、用分開，但實(shí)際執(zhí)行中，由于存貨種類繁多，各種檢測試劑占比較大，管理要求不一，受人手、場地、保存條件的限制，無法做到統(tǒng)一管理。存貨到貨，由資產(chǎn)管理部門入庫后直接出庫到申請科室保管和使用，財務(wù)部門根據(jù)出庫和入庫數(shù)據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理，各使用科室不用對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)及上報，物資管理部門也未進(jìn)行盤點(diǎn)，使得對存貨的實(shí)際管理脫離于存貨管理部門及財務(wù)監(jiān)督之外，造成賬實(shí)不符。

（四）試劑耗材的使用與工作量脫鉤，采購審批流于形式

疾控機(jī)構(gòu)存貨中試劑耗材量大、價值高，由科室根據(jù)需要提出采購需求，資產(chǎn)管理部門審核同意后采購員進(jìn)行詢價，領(lǐng)導(dǎo)審批同意后采購員進(jìn)行采購。試劑耗材在使用時由使用人按需獲取，不用登記使用用途及數(shù)量，管理部門無法掌握其實(shí)際消耗情況，再加上試劑耗材種類多、專業(yè)性強(qiáng)，管理部門及領(lǐng)導(dǎo)均無法對采購的必要性進(jìn)行判斷，使得采購審批流于形式，不能起到監(jiān)督審核的作用，無法避免為追求預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度過度采購的現(xiàn)象，造成資源浪費(fèi)。

（五）內(nèi)外部監(jiān)督未根據(jù)實(shí)際進(jìn)行調(diào)整

單位紀(jì)檢、審計(jì)部門是對內(nèi)部控制進(jìn)行監(jiān)督檢查的部門，應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題時責(zé)令改正。其人員一般由各科室人員兼任，本身工作多，且相關(guān)制度缺乏硬性規(guī)定，導(dǎo)致內(nèi)部監(jiān)督部門未履行職責(zé)，形同虛設(shè)。外部審計(jì)一般以財務(wù)收支為主，審核采購流程合規(guī)性，對存貨出入庫資料的完整性等形式性資料進(jìn)行審核，并未對業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行審計(jì)。從2016年實(shí)施全面內(nèi)部控制評價開始，各單位制度形式基本完善，若仍按照原審計(jì)方向進(jìn)行形式、邏輯審計(jì)，將無法通過外部審計(jì)真正提高單位的存貨管理水平。

三、對存貨管理的建議

（一）完善存貨管理制度，規(guī)范操作

制度是對實(shí)際工作的指導(dǎo)，規(guī)范的制度對于執(zhí)行可以起到事半功倍的效用，制度建立是基礎(chǔ)。在制度完善方面，建議從以下方面著手：

1.規(guī)范、統(tǒng)一存貨信息。統(tǒng)一規(guī)范存貨的編碼、名稱、數(shù)量單位等信息。對存貨根據(jù)單位存貨情況按六級分類規(guī)則進(jìn)行設(shè)定，按單位、存貨大類、品種大類、大類、小類、品名規(guī)格的順序進(jìn)行編碼，品名規(guī)格信息應(yīng)與實(shí)物保持一致。在入庫時，應(yīng)按照該類別存貨出庫時的最小單位作為入庫數(shù)量單位進(jìn)行入庫，保證同類物品信息具有可比性。

2.建立采購供應(yīng)商制度。根據(jù)歷年存貨采購情況，對價值高、消耗量大、單一供應(yīng)商、采購頻繁的存貨進(jìn)行招標(biāo)，簽訂合同，約定采購價格確定方式、質(zhì)量要求、送貨時間、結(jié)算方式、責(zé)任追究、考核方式等，提高采購效率，維護(hù)單位的合法權(quán)益。為避免單一供應(yīng)商可能存在的缺貨、影響使用的情況，可以對同一存貨尋找多家供應(yīng)商，擇優(yōu)采購。

3.完善存貨使用登記、定期盤點(diǎn)制度。目前對購買存貨的必要性及合理性無法進(jìn)行審核，主要是信息缺失，無法進(jìn)行分析。單位應(yīng)完善存貨購買申請、審批、采購、付款、入庫、調(diào)撥、領(lǐng)用等制度，完善申請審批流程。規(guī)范科室存貨的采購、使用，科室存貨由專人、專庫保管，領(lǐng)用時需對領(lǐng)用物品、數(shù)量、規(guī)格及用途等進(jìn)行登記，并簽字確認(rèn)。科室應(yīng)定期對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，并將盤點(diǎn)情況上報。單位存貨管理部門、財務(wù)部門應(yīng)定期對存貨進(jìn)行復(fù)盤，及時發(fā)現(xiàn)問題。存貨采購申請應(yīng)建立在庫存、日消耗量及采購周期的基礎(chǔ)上，避免盲目、過度采購，合理分配資源，減少浪費(fèi)，將有限的資源用在“刀刃”上。

（二）加強(qiáng)物資監(jiān)管，全面反映存貨信息

單位應(yīng)提高重視度，嚴(yán)格落實(shí)制度要求。2019年執(zhí)行的新政府會計(jì)制度，能有效解決原制度中存貨付款時間與領(lǐng)用時間不一致的問題。財務(wù)部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)存貨核算管理，每月根據(jù)科室領(lǐng)用單進(jìn)行財務(wù)會計(jì)處理，每月核對存貨明細(xì)賬與總賬、財務(wù)賬與實(shí)物賬，確保賬賬、賬實(shí)相符。

（三）加強(qiáng)信息化系統(tǒng)建設(shè)，完善存貨管理

人工容易出現(xiàn)錯誤，要管好存貨，需要信息化系統(tǒng)的支撐。首先根據(jù)存貨編碼規(guī)則對物資實(shí)現(xiàn)自動編碼，避免人為編碼的隨意性影響后期的分析統(tǒng)計(jì)。

其次，將各種來源物資的整個生命周期嵌入信息化系統(tǒng)，對采購、捐贈、調(diào)撥物資的申請、審批、流轉(zhuǎn)、使用、盤點(diǎn)等進(jìn)行線上操作記錄，每一項(xiàng)物資的來龍去脈都有據(jù)可查、清楚明了。采購申請中自動帶出存貨庫存、日消耗情況，根據(jù)設(shè)定的采購周期，對異常物資采購發(fā)出預(yù)警，由申請人員核實(shí)說明，方便審批人員快速有效審批，真正履行審批職能。

再次，打造自動推送憑證功能，每月末系統(tǒng)根據(jù)經(jīng)審核確認(rèn)的單位入庫數(shù)量和科室領(lǐng)用消耗數(shù)量自動生成財務(wù)會計(jì)憑證，進(jìn)行賬務(wù)處理。

最后，建立BI（Business Intelligence，商業(yè)智能）報表，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)、科室、資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門、上級部門等的不同需求，形成不同的報表及展示方式，通過手機(jī)、平板電腦等客戶端可實(shí)時了解庫存、日消耗、可使用時間等信息，實(shí)現(xiàn)信息共享，提高信息獲取效率。

（四）調(diào)整監(jiān)督和考核機(jī)制

單位應(yīng)規(guī)定紀(jì)檢、審計(jì)等部門的職責(zé)范圍、要求及頻次，并將履職情況納入考核。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時上報并公開，以引起相關(guān)人員的重視，利用群眾監(jiān)督，促進(jìn)整改落實(shí)。所有的采購及資金的使用都是由具體業(yè)務(wù)觸發(fā)的，先有業(yè)務(wù)后有存貨需求，因此內(nèi)外部審計(jì)、檢查應(yīng)轉(zhuǎn)變思路，以業(yè)務(wù)審計(jì)為主、財務(wù)審計(jì)為輔，從源頭提高采購的合理性和必要性，提高單位資源使用效率和管理水平。

四、結(jié)語

規(guī)范單位存貨管理，制度是基礎(chǔ)，只有有法可依、有章可循，才能規(guī)范操作。加快推進(jìn)成本核算制度和績效評價制度落實(shí)，有對比分析才能發(fā)現(xiàn)問題，有評價考核才能促進(jìn)改善。好的制度的執(zhí)行離不開人，要提高重視度，增加制度的約束力，克服惰性，增強(qiáng)責(zé)任心，獎懲分明，調(diào)動積極性。要加強(qiáng)信息化建設(shè)，系統(tǒng)能做到的事就用系統(tǒng)做，減少人為因素影響，提高準(zhǔn)確性，同時要整合資源，共享信息，提高內(nèi)部控制水平。

（作者單位為深圳市疾病預(yù)防控制中心）

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