區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心建設(shè)的困境及對策探討

鄒玉珂

摘要：隨著檔案信息化的深入推進，區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心建設(shè)如火如荼。本文主要分析了區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心建設(shè)面臨的主要困境，并相應(yīng)提出了幾點發(fā)展對策。

關(guān)鍵詞：區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心? ?檔案數(shù)據(jù)? ?檔案信息化

在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代，隨著信息化的深入推進及大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件海量產(chǎn)生，檔案部門保存的數(shù)字檔案也越來越多，傳統(tǒng)檔案工作模式亟待轉(zhuǎn)型升級，如何解決檔案數(shù)字化加工、海量存儲數(shù)字檔案以及在線利用數(shù)字檔案等問題？區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心應(yīng)運而生。區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心可以理解為是一定區(qū)域內(nèi)從事檔案數(shù)據(jù)存儲、維護、管理和利用的專門機構(gòu)。區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心成立的目的就是通過建立檔案數(shù)據(jù)資源管理平臺，實現(xiàn)區(qū)域范圍內(nèi)檔案數(shù)據(jù)的整合與共享，更好地服務(wù)于經(jīng)濟社會發(fā)展。檔案部門通過建立區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心，不僅可以打破本位主義的部門界限，消除信息孤島和數(shù)據(jù)壁壘，而且可以通過網(wǎng)絡(luò)共享平臺進行館際聯(lián)動，實施“一站式”遠程利用服務(wù)，提供現(xiàn)行公開文件和檔案信息的遠程查閱服務(wù)，有利于實現(xiàn)區(qū)域檔案數(shù)據(jù)資源的充分共享，從而有力提升檔案數(shù)據(jù)的服務(wù)能力與效率。

一、區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心建設(shè)面臨的主要困境

隨著檔案信息化的深入推進，不少地區(qū)的檔案部門在積極探索區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心建設(shè)，如：湖南省湘潭市檔案局于2012年6月率先在全國掛牌成立檔案數(shù)據(jù)中心，這是一個全市范圍內(nèi)的區(qū)域性檔案數(shù)據(jù)中心，負責(zé)對全市的檔案數(shù)據(jù)的存儲、維護、管理和利用工作。湖南省政府辦公廳于2015年4月針對洞庭湖生態(tài)經(jīng)濟區(qū)建設(shè)專題檔案資源數(shù)據(jù)庫相關(guān)工作下發(fā)了相關(guān)通知，提出要基于綜合檔案館建立三級檔案（省、市、縣）專題檔案洞庭湖資源數(shù)據(jù)庫。石家莊市也建立了《區(qū)域性數(shù)字檔案數(shù)據(jù)中心》項目，該項目主要針對信息共享與數(shù)字檔案管理。這些區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心的建設(shè)，取得了不少成功經(jīng)驗，具有重要的現(xiàn)實意義。但總起來看，區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心的建設(shè)，還面臨一些發(fā)展困境，亟待進一步加強工作。

1.軟件平臺建設(shè)不完善

構(gòu)建統(tǒng)一的軟件平臺，使各檔案部門統(tǒng)一化的進行操作和管理，最終能夠達成深度整合共享，這是構(gòu)建區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心的前提和基礎(chǔ)。但在平臺建設(shè)中，由于地區(qū)或部門檔案工作水平參差不齊，缺乏檔案館間或市與區(qū)縣之間的協(xié)作共享，全區(qū)域間沒有實現(xiàn)統(tǒng)一系統(tǒng)平臺的使用，因而容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)掛接不上的現(xiàn)象，由于使用的不是同一個系統(tǒng)，即使是用的同一套標(biāo)準(zhǔn)也會出現(xiàn)移交時對接不上現(xiàn)象，并且如果檔案館頻繁更換系統(tǒng)，在導(dǎo)數(shù)據(jù)時容易造成數(shù)據(jù)的丟失，費時費力且成本較高。不僅如此，區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心的標(biāo)準(zhǔn)體系亟待完善。管理標(biāo)準(zhǔn)化貫穿于平臺建設(shè)之中，無論是信息采集、整理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、信息利用、出具證明等都需要一套既定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)加以約束和規(guī)范，才能夠保障檔案滿足信息化、安全化以及管理規(guī)范化的目標(biāo)。而現(xiàn)實中這些相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系比較缺乏。

2.數(shù)據(jù)資源利用不高效

對于區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心而言，在使用的過程中必須要充分考量到廣大用戶們的使用體驗，能否為人們所利用才是諸多功能里的重中之重，譬如說能否達到較高的效率，是否可方便，且價格低廉的使用。鑒于資源受限，故而區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心在使用的時候還是存在著一些不足之處，主要凸顯在以下三點：一是信息查詢不準(zhǔn)確。建設(shè)過程不夠完善，不管是資源的質(zhì)量、數(shù)量或者是結(jié)構(gòu)的優(yōu)劣均會影響到檢準(zhǔn)率和檢全率。二是利用流程不便捷。對于社會個人用戶或者社會組織用戶來說，查閱檔案需開具介紹信，或者用本人身份證登記，親自到檔案數(shù)據(jù)中心或安裝此系統(tǒng)的單位去進行查詢。三是響應(yīng)機制不完善。在查詢、利用的過程了倘若出現(xiàn)了問題，該中心本應(yīng)在第一時間采取應(yīng)急響應(yīng)機制，高效解決問題。然而一些單位響應(yīng)的意識較為薄弱，體制不夠健全，針對問題的采集、處理及反饋都不夠出色。

3.檔案信息安全缺乏保障

由于不少單位的檔案數(shù)字化工作采取招投標(biāo)的方式，由第三方進駐檔案館內(nèi)部場所進行辦公，數(shù)字化外包過程給安全管理帶來一定程度的挑戰(zhàn)，包括數(shù)字檔案與實體檔案的安全問題，主要表現(xiàn)在：在數(shù)字化前處理環(huán)節(jié)，因為檔案保存年限問題，部分檔案的紙張已經(jīng)變得很脆弱，在拆分時容易出現(xiàn)損壞;在掃描環(huán)節(jié)，需根據(jù)檔案紙張狀況選擇適合的掃描方式，否則會經(jīng)常出現(xiàn)卡紙的現(xiàn)象，容易對實體檔案造成損壞;最后在檔案入庫時，也可能會出現(xiàn)不規(guī)范的編制頁碼或者存在頁碼丟失、不按要求裝訂檔案等情況。一些單位未針對檔案數(shù)字化管理形成健全的管理機制，導(dǎo)致檔案館的信息防護沒有基本的保障機制，同時沒有建立系統(tǒng)性的防護策略，未針對數(shù)字檔案信息形成可靠的解決方略，僅有事后補救措施，等等。

二、加強區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心建設(shè)的基本對策

1.抓好檔案數(shù)據(jù)的整合與共享，增強檔案數(shù)據(jù)的實用性

區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心建設(shè)的初心就是為了打通檔案數(shù)據(jù)流通的壁壘，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的最大限度與最大范圍的共享。為此，要切實抓好檔案數(shù)據(jù)的整合與共享工作，將區(qū)域內(nèi)各檔案部門的優(yōu)勢或特色檔案資源進行有機整合，然后通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行共享，從而充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)有價值，實現(xiàn)資源優(yōu)勢互補，達到1+1大于2的目的。為此，需要做好以下兩個方面的工作：

一是要以檔案部門為本，制定區(qū)域內(nèi)檔案數(shù)據(jù)整合規(guī)劃。通過規(guī)劃區(qū)域內(nèi)檔案數(shù)據(jù)整合的范圍、內(nèi)容及具體要求，明確區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心的檔案資源布局。這是加強區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，也是最核心的工作。只有加強頂層設(shè)計，科學(xué)規(guī)劃區(qū)域內(nèi)各檔案部門檔案數(shù)據(jù)建設(shè)的范圍及基本內(nèi)容，才能實現(xiàn)彼此的分工與合作，優(yōu)勢互補。檔案數(shù)據(jù)的整合程度關(guān)系著區(qū)域檔案數(shù)據(jù)中心是否具有真正的價值，能否發(fā)揮應(yīng)有的功能。

二是要以用戶為中心，加強檔案數(shù)據(jù)的共享工作。毫無疑問，檔案數(shù)據(jù)整合的目的就是為了共享。為此需要樹立共享理念，建立共享標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)共享平臺，為用戶提供簡捷高效的檢索利用系統(tǒng)，方便用戶利用檔案數(shù)據(jù)。