高校圖書館電子資源采購流程風(fēng)險防范建議

張安娜

（南京審計大學(xué)圖書館，江蘇南京 211815）

0 引言

信息化和通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展帶來信息存儲和傳播的諸多變革，電子資源逐步發(fā)展為發(fā)布、訪問和獲取信息的重要渠道，越來越多的學(xué)術(shù)信息通過網(wǎng)絡(luò)的形式呈現(xiàn)和獲取?；谠谑褂脮r間、空間上的優(yōu)勢，以及高校教學(xué)科研和人才培養(yǎng)對科技文獻(xiàn)的迫切需求，電子資源逐漸成為高校圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的重要內(nèi)容，并且被作為館藏資源納入教育事業(yè)統(tǒng)計，成為高校辦學(xué)評估的重要指標(biāo)之一。教育部高等學(xué)校圖書情報工作指導(dǎo)委員會發(fā)布的《2018年高校圖書館發(fā)展報告》中顯示，2018年全國有964所高校圖書館提交了電子資源購置費數(shù)據(jù)，在文獻(xiàn)資源購置費中，電子資源購置費所占比例已經(jīng)過半，且均值與占比自2006年以來呈逐年升高趨勢，增長的斜率正在變大，電子資源購置費將成為圖書館文獻(xiàn)資源購置費支出的主要部分［1］。高校每年投入電子資源的采購經(jīng)費少則數(shù)百萬元多則上千萬元，采購流程涉及環(huán)節(jié)眾多，風(fēng)險幾乎貫穿所有環(huán)節(jié)，具有隱蔽性、復(fù)雜性，防范不到位不僅會給圖書館帶來負(fù)面影響，還會直接造成學(xué)校國有資產(chǎn)的損失。因此建立和健全有效的風(fēng)險防范措施，對細(xì)化圖書館電子資源采購流程，規(guī)范采購行為，構(gòu)建更加科學(xué)合理的資源保障體系具有重要的參考和指導(dǎo)作用。

本文從圖書館角度出發(fā)，以風(fēng)險防范的重點層面——采購流程為切入點，梳理電子資源采購各階段的主要工作內(nèi)容，根據(jù)業(yè)務(wù)循環(huán)征集風(fēng)險信息、識別風(fēng)險因素，趨利避害，提出可落實的風(fēng)險防范措施，指導(dǎo)流程的優(yōu)化和再生，以期達(dá)到有效預(yù)防風(fēng)險的目的。

1 采購流程梳理

流程梳理是風(fēng)險防范管理的第一步，目的在于對流程各環(huán)節(jié)的管理狀況、工作內(nèi)容進(jìn)行初步了解，對其有效性及是否需要優(yōu)化做出大致判斷，為下一步風(fēng)險識別做準(zhǔn)備。電子資源采購流程是完成電子資源采購任務(wù)并實現(xiàn)文獻(xiàn)資源建設(shè)目標(biāo)的一系列活動的有序集合。通過對多所高校圖書館的實際調(diào)查，經(jīng)過整理目錄、分級歸類、內(nèi)容提取，電子資源采購流程可以歸納為立項、實施、管理3個階段，具體流程如圖1所示。

1.1 立項申報階段

立項前首先針對用戶需求展開調(diào)研，征集基層用戶的推薦意見，了解資源及供應(yīng)商的相關(guān)信息，參考同等和同類高校資源配置情況。根據(jù)調(diào)研所得信息，基于用戶需求和館藏建設(shè)目標(biāo)，結(jié)合在訂和試用資源的使用評價，擬定電子資源建設(shè)計劃，由專家評審論證確定最終方案。最后填寫項目申報材料，明確詳細(xì)采購參數(shù)，按學(xué)校采購項目申報流程逐層審批。

1.2 項目實施階段

申報項目獲批后進(jìn)入招標(biāo)采購環(huán)節(jié)，采購方式分圖書館采購、學(xué)校招標(biāo)部門采購和政府采購多種形式，具體根據(jù)招投標(biāo)法和各高校招投標(biāo)管理規(guī)定進(jìn)行選擇，成立談判專家組，就資源價格、服務(wù)、訂購模式等與供應(yīng)商進(jìn)行實質(zhì)性洽談與博弈，最終確定成交方，并依法公示。接著，履行合同審簽程序，由圖書館對合同內(nèi)容進(jìn)行初審，然后移交學(xué)校法務(wù)部門復(fù)審，定稿后與供應(yīng)商正式簽訂合同。按照約定完成產(chǎn)品安裝、調(diào)試和交付使用并驗收。驗收無誤后在獲批的資金預(yù)算范圍內(nèi)，按照學(xué)校財務(wù)規(guī)定支付合同款項。

1.3 項目管理階段

合同期限內(nèi)，通過多種形式的宣傳推廣和用戶信息素養(yǎng)教育，充分發(fā)揮資源的使用效益，是項目管理階段最主要的工作之一。同時，全程跟蹤監(jiān)測資源平臺的運行情況，搜集用戶使用數(shù)據(jù)和供應(yīng)商服務(wù)信息，并且建立反饋機制，收集用戶意見。在服務(wù)期限結(jié)束前，結(jié)合以上信息和數(shù)據(jù)對資源使用情況進(jìn)行分析和評價，為下一輪資源規(guī)劃立項提供決策依據(jù)，構(gòu)成電子資源采購流程的完整閉環(huán)（見圖1）。

圖1 電子資源采購流程示意

2 風(fēng)險因素識別

基于對采購流程各環(huán)節(jié)的梳理，從管理線和業(yè)務(wù)線兩個層面，通過管理層訪談、業(yè)務(wù)人員集體座談、專家咨詢等方式，從戰(zhàn)略風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、運營風(fēng)險、市場風(fēng)險、法律風(fēng)險5個方面收集電子資源采購流程中和風(fēng)險相關(guān)的內(nèi)外部信息，包括歷史數(shù)據(jù)和未來預(yù)期，成功因素和失敗案例，旨在識別可能存在的風(fēng)險因素，為下一步提出防范建議奠定基礎(chǔ)。

2.1 戰(zhàn)略風(fēng)險

戰(zhàn)略風(fēng)險指在項目計劃制定和實施上出現(xiàn)偏差，或未能隨外界環(huán)境改變及時做出調(diào)整，因而造成損失，包括政策和形勢把握的風(fēng)險。具體表現(xiàn)為采購前沒有統(tǒng)籌安排及合理制定采購計劃，對采購項目的必要性、可行性缺乏科學(xué)論證，盲目采購導(dǎo)致用戶需求沒能得到有效支持和響應(yīng)，資源內(nèi)容、資源范圍、資源結(jié)構(gòu)未能契合學(xué)校教學(xué)科研和人才培養(yǎng)需求，或是偏離學(xué)校發(fā)展規(guī)劃重點，嚴(yán)重影響資金使用效益。

2.2 財務(wù)風(fēng)險

財務(wù)風(fēng)險表現(xiàn)為計劃預(yù)算和資金管理的風(fēng)險。與紙本資源相比，電子資源價格高昂，預(yù)算價格的確定一直是圖書館比較關(guān)注的問題。電子資源多為網(wǎng)絡(luò)學(xué)術(shù)文獻(xiàn)或數(shù)據(jù)信息，資源價值難以確定，供應(yīng)商出于利益驅(qū)動通常給出的報價較高，如果直接匹配供應(yīng)商報價未做任何價格協(xié)商就列入預(yù)算，會直接引起資金浪費。另外，圖書館作為電子資源歸口管理部門，在有限的經(jīng)費條件下，難以平衡不同學(xué)院和科研機構(gòu)在尋求各自部門利益最大化過程中提出的多樣化需求，容易受到外界因素干擾造成資源配置不合理。

2.3 運營風(fēng)險

運營風(fēng)險可以從項目實施、管理、運行監(jiān)管和造成損失的人為因素等方面收集信息。例如：①采購方式選擇不當(dāng)，招標(biāo)環(huán)節(jié)缺乏必要的監(jiān)管，信息沒有依法公開或公開不符合規(guī)定。②驗收程序缺失，或驗收不嚴(yán)，流于形式。③資源投入使用后，宣傳推廣力度不夠，用戶培訓(xùn)不到位，導(dǎo)致資源未被用戶真正了解和使用，投資回報低于預(yù)期。④資源評價體系不合理、方法不恰當(dāng)、指標(biāo)不科學(xué)，無法準(zhǔn)確反映資源使用情況，不能如實揭示電子資源的實際質(zhì)量以及與用戶需求的契合度［2］。⑤采購館員專業(yè)素養(yǎng)不夠，或是職業(yè)操守缺失、法律意識淡薄，采購工作隨意性大，甚至為追求利益以權(quán)謀私，嚴(yán)重阻礙采購工作合法有效地進(jìn)行。

2.4 市場風(fēng)險

市場風(fēng)險體現(xiàn)在產(chǎn)品價格變化和供應(yīng)商的信用兩方面。電子資源不同于其他產(chǎn)品，它的內(nèi)容和信息量隨服務(wù)時間的延續(xù)不斷更新和增加，價格也隨之上浮，尤其是外文電子資源，每年都有一定的漲幅，計價模式復(fù)雜并且受匯率影響，價格具有波動性，給采購帶來很多不確定性，倘若未能準(zhǔn)確判斷市場環(huán)境，會導(dǎo)致經(jīng)費預(yù)算偏離實際。另外，供應(yīng)商的信譽和資質(zhì)直接關(guān)系資源質(zhì)量，如果采購館員對供應(yīng)商的相關(guān)情況了解認(rèn)識不足，容易出現(xiàn)資源供應(yīng)不達(dá)標(biāo)的情況，導(dǎo)致無法有效滿足用戶需求，如果資源沒有解決版權(quán)問題還會引發(fā)法律風(fēng)險。

2.5 法律風(fēng)險

法律風(fēng)險是指違反法律、法規(guī)和規(guī)定，或是侵害其他利益相關(guān)者的權(quán)益，從而導(dǎo)致蒙受經(jīng)濟(jì)或聲譽損失的風(fēng)險。表現(xiàn)在兩方面：（1）采購模式的選擇上，存在以分包、拆包等方式規(guī)避政府集中采購、招標(biāo)采購的風(fēng)險。（2）合同審理過程中，供應(yīng)商出具的合同文本形式多樣，難以統(tǒng)一，對館員的法律素養(yǎng)提出更高的要求。合同文本中的風(fēng)險點可歸納如下：（1）對供應(yīng)商違約行為的認(rèn)定及責(zé)任承擔(dān)方式?jīng)]有約定，或約定不明，缺乏實際操作意義，關(guān)鍵時刻難以維護(hù)學(xué)校權(quán)益。（2）爭議解決條款不利于校方，具體體現(xiàn)在發(fā)生爭議的解決方式和訴訟地的選擇上，例如約定向供應(yīng)商所在地法院提出訴訟，無疑為校方增加訴訟成本和帶來不便。（3）缺乏版權(quán)聲明和保護(hù)條款，發(fā)生侵權(quán)糾紛時校方難以免除法律責(zé)任，如果用戶違反版權(quán)聲明，惡意下載或傳播資源，還會造成資源關(guān)停甚至服務(wù)終止，不僅損害合法用戶的權(quán)益，還嚴(yán)重影響學(xué)校聲譽。

3 風(fēng)險防范建議

3.1 基于用戶需求充分調(diào)研

充分的調(diào)研能夠最大程度提高資源采購的針對性，提升用戶滿意度。采購前期建議從以下4方面加強調(diào)研：（1）用戶需求。以身份、部門、專業(yè)、學(xué)科或研究方向為單位細(xì)分用戶群體，通過日常走訪、問卷調(diào)查、資源薦購渠道全面了解不同層次用戶需求，通過分析、歸納和整理，明確需求來源、需求內(nèi)容和需求規(guī)模。（2）館內(nèi)現(xiàn)有電子資源配置結(jié)構(gòu)。從資源類型、學(xué)科分布、語種結(jié)構(gòu)層面綜合考量、查漏補缺，原則是兼顧學(xué)校各學(xué)科和專業(yè)，有重點地增強優(yōu)勢學(xué)科、重點建設(shè)學(xué)科以及學(xué)位點增列所需資源的補充建設(shè)。（3）擬續(xù)訂和新增資源的使用情況。整理擬續(xù)訂資源《使用評價報告》，制定擬新增資源《可行性報告》（包括采購理由，對教學(xué)科研工作的意義，是否已訂購?fù)愘Y源，試用情況；內(nèi)容、功能及技術(shù)指標(biāo)，個性化服務(wù)；使用效益預(yù)測，適用學(xué)科、專業(yè)、科研方向及讀者層次，價格依據(jù)等等）。（4）行業(yè)現(xiàn)狀。包括供應(yīng)商的相關(guān)信息，工商資質(zhì)、信譽地位，以及資源在其他高校的購買情況，有良好用戶基礎(chǔ)的供應(yīng)商具有更高的可信度，資源穩(wěn)定性、可靠性、數(shù)字版權(quán)方面更具保障，將校方需求和使用建議與供應(yīng)商所能提供的服務(wù)反復(fù)溝通，以達(dá)到最優(yōu)化選擇。

3.2 合理制定采購計劃

制定合理的預(yù)算是實現(xiàn)電子資源建設(shè)經(jīng)濟(jì)效益最大化的保障，也是降低經(jīng)濟(jì)風(fēng)險的重要環(huán)節(jié)，圖書館需要對經(jīng)費預(yù)算嚴(yán)格規(guī)范和限制，整體預(yù)算以用戶需求為本從體系化建設(shè)的角度科學(xué)合理編制，單項資源預(yù)算價格的制定以往年合同價格、集團(tuán)采購方案、同類高校價格等同行業(yè)認(rèn)可的價格作為依據(jù)，為有效完成預(yù)算指標(biāo)額度提供保障。采購前成立由校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)科帶頭人、一線教師、圖書館員組成的專家組，以學(xué)校發(fā)展以及教學(xué)科研和人才培養(yǎng)需求為出發(fā)點，在專業(yè)指導(dǎo)下遴選資源，綜合調(diào)研信息討論研究并確定符合館藏發(fā)展政策和學(xué)校戰(zhàn)略發(fā)展需要的電子資源采購計劃，包括采購內(nèi)容和采購模式，單獨采購還是聯(lián)合采購，購買全庫還是子庫，遠(yuǎn)程訪問還是本地鏡像，IP訪問還是購買賬號，等等，并形成會議紀(jì)要。原則上既考慮用戶需求，又能體現(xiàn)學(xué)校建設(shè)規(guī)劃重點；既要滿足一般讀者的需求，又要有側(cè)重地滿足特定用戶需求；構(gòu)建既兼顧延續(xù)性、系統(tǒng)性和學(xué)術(shù)性，又考慮特色性的可持續(xù)發(fā)展性的資源體系。可邀請校外圖書情報領(lǐng)域?qū)＜覍Ψ桨傅暮侠硇院涂尚行赃M(jìn)行論證，并形成論證報告，進(jìn)一步提高決策的科學(xué)性。在此基礎(chǔ)上制定《電子資源采購任務(wù)書》，闡述建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、采購模式、進(jìn)度安排、預(yù)期成果和經(jīng)費預(yù)算。

3.3 細(xì)化招標(biāo)履約要求

招標(biāo)環(huán)節(jié)嚴(yán)格執(zhí)行政府采購招標(biāo)相關(guān)法律政策和學(xué)校招標(biāo)管理規(guī)定，進(jìn)行電子資源公開招標(biāo)采購，信息公開提高采購活動透明度。建議在管理架構(gòu)上資源采訪部門和采購管理部門相對分開，共同保障和促進(jìn)資源質(zhì)量提升，有效降低廉政風(fēng)險［3］。如由圖書館負(fù)責(zé)資源立項申報和合同執(zhí)行，學(xué)校招標(biāo)采購部門負(fù)責(zé)招標(biāo)階段的統(tǒng)一對外出口。如果圖書館是自主采購，從組織、選擇采購方式、談判要求到評價方法應(yīng)嚴(yán)格遵循《普通高等學(xué)校圖書館文獻(xiàn)集中采購工作指南》的規(guī)定。

在審核合同條款時最大限度保障校方權(quán)益，避免法律風(fēng)險。首先明確供應(yīng)商的義務(wù)和責(zé)任，包括產(chǎn)品質(zhì)量、用戶服務(wù)方面的要求，如果產(chǎn)品和服務(wù)不達(dá)標(biāo)由供應(yīng)商承擔(dān)支付違約金或損害賠償?shù)倪`約責(zé)任；明確版權(quán)擔(dān)保條款，因資源版權(quán)引起的糾紛由供應(yīng)商負(fù)責(zé)，學(xué)校保留追償權(quán)利；增加關(guān)于履約擔(dān)保的約定，例如要求供應(yīng)商于合同簽訂前交納合同金額一定比例的保證金確保合同的履行，待合同約定的內(nèi)容履行完畢，保證金自動轉(zhuǎn)為質(zhì)保金，質(zhì)保金在服務(wù)期滿且考核合格后無息付清，若考核不合格則予以沒收；選擇有利于校方的爭議解決方式，約定雙方在執(zhí)行合同中發(fā)生的一切爭議通過協(xié)商解決，如協(xié)商不成向校方所在地法院起訴。

制定資源驗收標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，根據(jù)學(xué)校招標(biāo)采購項目履約驗收相關(guān)管理規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行驗收程序。由技術(shù)館員根據(jù)驗收標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，與合同文本進(jìn)行核對，對資源類型、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行檢驗，出具驗收報告，出現(xiàn)問題在報告中顯示，要求供應(yīng)商整改直至合格，并在報告中確認(rèn)最終結(jié)果，特殊產(chǎn)品或服務(wù)還可以委托第三方檢驗機構(gòu)參與驗收。

3.4 宣傳推廣與用戶教育并重

通過定期與不定期、線上與線下、集中宣傳與上門推介相結(jié)合的形式進(jìn)行資源推廣：讀書節(jié)期間邀請供應(yīng)商分期分批開展集中宣傳，現(xiàn)場答讀者問，發(fā)放宣傳冊和小禮品；運用現(xiàn)代先進(jìn)的信息手段，通過互聯(lián)網(wǎng)、微信等渠道開設(shè)推廣專題進(jìn)行資源推送；根據(jù)資源的學(xué)科類型，走進(jìn)學(xué)院、科研部門，直接和一線教師、專家學(xué)者面對面提供咨詢服務(wù)；發(fā)揮圖書館學(xué)生組織的作用，建立學(xué)生代表制度，由學(xué)生代表通過QQ群、微信群、BBS等渠道直接向?qū)W生用戶推廣館內(nèi)資源；在資源試用期間，通過宣傳吸引和鼓勵各種類型用戶參與體驗，征集不同層次讀者的意見；將電子資源版權(quán)保護(hù)融入日常的宣傳推廣，明確告知不得違規(guī)下載和利用資源，規(guī)范用戶使用行為。

針對不同用戶群體的個性化需求開展多層次、多方位的用戶培訓(xùn)教育，提升用戶信息素養(yǎng)水平，發(fā)揮資源使用效益。由咨詢部館員負(fù)責(zé)電子資源及其利用、文獻(xiàn)查找過程中所遇問題的日常咨詢解答；開設(shè)信息檢索課，由專業(yè)館員進(jìn)行授課，或者將資源利用嵌入日常教學(xué)，利用課程教學(xué)增加用戶對館內(nèi)現(xiàn)有資源的了解并提高使用技能；邀請電子資源專業(yè)講師，根據(jù)受眾面，結(jié)合學(xué)院或相關(guān)部門培訓(xùn)需求，有針對性地開設(shè)專題學(xué)科講座或是上門指導(dǎo)服務(wù)，介紹資源內(nèi)容、使用方法以及延伸功能，更好地實現(xiàn)服務(wù)教學(xué)科研和學(xué)習(xí)的目的，同時也是采購經(jīng)費被高效合理使用的重要保障。

3.5 評價指標(biāo)體系構(gòu)建

科學(xué)評價電子資源的使用效益既是對本輪采購效益的驗證、總結(jié)，又能作為下一輪資源規(guī)劃的前端分析。供應(yīng)商開通服務(wù)后實時監(jiān)測資源平臺的運作情況，采集情報和數(shù)據(jù)，建立電子資源使用檔案，形成對使用數(shù)據(jù)的有效管理。收集的數(shù)據(jù)類型包括：①平臺運行情況。校內(nèi)外運行狀態(tài)是否正常，有無出現(xiàn)任何使用故障和內(nèi)容錯誤、缺失等現(xiàn)象，發(fā)生故障的頻率；②平臺使用情況。訪問次數(shù)、有效檢索次數(shù)、下載次數(shù)；③供應(yīng)商服務(wù)。響應(yīng)速度、解決問題方式、用戶培訓(xùn)次數(shù)、使用統(tǒng)計服務(wù)；④用戶滿意度。平臺操作體驗，內(nèi)容是否能夠滿足需求等。這些數(shù)據(jù)和信息能從一定層面反映資源質(zhì)量和用戶在使用中的行為和態(tài)度，但是不能直接對應(yīng)到資源的使用效益，單純依靠這些統(tǒng)計評價資源具有局限性。因此圖書館有必要建立合理的評價體系，按照資源類型利用科學(xué)的分析法對各項資源使用效益進(jìn)行全面分析和評價，在服務(wù)周期結(jié)束前生成使用評價報告，衡量資源和服務(wù)是否有效回應(yīng)了校方需求。針對試用資源還要增加資源品質(zhì)、供應(yīng)商資質(zhì)、定價依據(jù)、同行購買情況、使用效益預(yù)測等方面的評價，生成可行性報告。通過科學(xué)評價為資源后續(xù)迭代完善提供支持，形成資源的合理進(jìn)出機制。

3.6 館員角色轉(zhuǎn)變

電子資源載體、存儲方式和內(nèi)容獲取的特殊性，以及采訪方式的變革與發(fā)展，正逐步改變圖書館員長期以來塑造的角色，圖書館開始關(guān)注館員在信息素養(yǎng)、信息服務(wù)方面能力的拓展，并且館員的職業(yè)道德和法律意識直接關(guān)系到采購工作的規(guī)范程度。圖書館可以從以下方面著力提升館員的綜合素質(zhì)，實現(xiàn)由單一采訪館員向綜合法律、計算機、推廣服務(wù)專業(yè)能力的復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變：（1）加快研究型館員隊伍建設(shè)進(jìn)程。鼓勵館員在職教育和業(yè)務(wù)進(jìn)修，積極參與區(qū)域內(nèi)外館際交流，圖書館學(xué)術(shù)會議與相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)館員嵌入學(xué)院主干學(xué)科和專業(yè)建設(shè)，協(xié)助開展文獻(xiàn)搜集、定題服務(wù)等，提升館員專業(yè)素養(yǎng)以及信息服務(wù)和情報研究的能力。（2）學(xué)習(xí)采購相關(guān)的政策法規(guī)。包括國家和地方招投標(biāo)法規(guī)、學(xué)校采購管理辦法、合同法、知識產(chǎn)權(quán)法、信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)保護(hù)條例等，進(jìn)一步規(guī)范采購行為，為保護(hù)校方合法權(quán)益積極爭取主動權(quán)。（3）注重內(nèi)部環(huán)境培育。重視館員職業(yè)道德教育，加強廉政專題學(xué)習(xí)，將廉政建設(shè)和風(fēng)清氣正的工作作風(fēng)作為工作要求納入崗位工作目標(biāo)進(jìn)行管理和考核，與常規(guī)工作一起部署、落實、檢查，幫助館員樹立健康的職業(yè)觀和價值觀，增強風(fēng)險意識。

4 結(jié)語

基于流程的電子資源采購風(fēng)險防范不是一種機械的設(shè)定，它的意義不僅在于對采購從立項到管理全流程的優(yōu)化與再生，更在于對圖書館，乃至其他相關(guān)部門內(nèi)部控制越來越趨于完善的指導(dǎo)意義，這種意義體現(xiàn)在對部門管理制度提出的一系列改變，基于風(fēng)險的動態(tài)變化如何不斷強化內(nèi)部控制，修正薄弱環(huán)節(jié)，使管理措施和控制手段不斷適應(yīng)外界變化的市場環(huán)境和學(xué)校發(fā)展實際需求。