如何高效組織電視電話會議

【摘 要】 在政府工作效率提升的主觀要求下，在互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)迅速發(fā)展與普及的客觀背景下，電視電話會議越來越成為政府工作中的一種重要會議模式。本文針對目前電視電話會議中存在的問題進(jìn)行分析與探討，從五個方面提出高效組織電視電話會議的方法，為提升政府電視電話會議的辦會質(zhì)量提供理論參考。

【關(guān)鍵詞】 電視電話會議 政府 工作效率

今年，由于新冠肺炎的突至，減少人員聚集可以有效控制病毒的傳播和擴(kuò)散，最大限度的減少人與人之間的直接接觸。但同時也出現(xiàn)了一個現(xiàn)實(shí)問題：人們雖然可以在一定程度上減少非必要性的聚集，如大型商演、婚禮慶典、民間集會等等，但很多在職人員無可避免的要參加一些工作會議，這就使得電視電話會議這種無需直接接觸卻可面對面交流的會議模式成為了不可缺少的溝通工具。

一、電視電話會議系統(tǒng)的積極作用

（一）在現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)突飛猛進(jìn)的今天，電視電話會議通常以視頻會議的形式開展。這種會議系統(tǒng)可以突破空間和時間的限制，在有效避免人員聚集的情況下實(shí)現(xiàn)人與人之間面對面的溝通，這一點(diǎn)在疫情防控的非常時期，是保證政府相關(guān)部門間協(xié)調(diào)溝通的有利工具。

（二）在大力提升政府工作效率的今天，通過電視電話會議，參會人員可以及時獲得工作信息和反饋，縮短工作決策周期。會議時間上不受限制，無論是否在工作時間八小時內(nèi)，只要網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)支持，參會人員可通過一臺電腦甚至一臺手機(jī)隨時參與會議，節(jié)省“走流程”的時間，這一點(diǎn)對于政府工作效率的提升，有著重要作用。

（三）在全力構(gòu)建節(jié)約型政府的今天，電視電話會議可以減少資源浪費(fèi)。因電視電話會議可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程參與會議，無論是原始會議模式所需要的會議空間、還是參會人員路途來往時間以及差旅費(fèi)用，都可以降低甚至清零。原始的會議模式無可避免的要發(fā)放資料，存在一定程度的紙張浪費(fèi)現(xiàn)象，而電視電話會議可以實(shí)現(xiàn)電子文檔共享，降低了政府的行政成本。

二、電視電話會議應(yīng)用過程中存在的問題

目前，電視電話會議系統(tǒng)已經(jīng)相對成熟，硬件設(shè)施和軟件服務(wù)基本能夠滿足日常應(yīng)用需求。但在應(yīng)用過程中，仍存在一些問題：一是會議環(huán)境網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定問題;二是會議內(nèi)容安全問題;三是會議系統(tǒng)相應(yīng)功能問題;四是突發(fā)情況緊急預(yù)案問題;五是會務(wù)服務(wù)專業(yè)性問題。

（一）會議網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定問題?；ヂ?lián)網(wǎng)發(fā)展至今更新了數(shù)次，網(wǎng)絡(luò)速度從2G發(fā)展到如今的5G，大大提升了數(shù)據(jù)傳輸速度。然而，高速不等于穩(wěn)定，我們在日常使用網(wǎng)絡(luò)過程中，常常能夠遇到信號忽然丟失的情況，容易導(dǎo)致參會人員錯過會議重要內(nèi)容。

（二）會議內(nèi)容安全問題。電視電話會議系統(tǒng)需要網(wǎng)絡(luò)支持，而網(wǎng)絡(luò)是一個開放的環(huán)境，黑客攻擊、信息泄露、數(shù)據(jù)被盜都是很常見的問題。尤其在政府工作會議上，無可避免的會出現(xiàn)許多敏感涉密信息，一旦出現(xiàn)信息泄露，有可能造成無法挽回的損失。

（三）會議系統(tǒng)應(yīng)用功能調(diào)試問題。目前電視電話會議系統(tǒng)主要支持的功能就是多點(diǎn)溝通，參會者可以收到其他會場的聲音、影像，還可以發(fā)送電子演示內(nèi)容，基本滿足日常需求。但圖像采集鏡頭相對固定，類似云臺、操控轉(zhuǎn)向方面的功能較少，無法捕捉到每一個參會人員的細(xì)節(jié)。人員之間的溝通也是公開的，無法做到兩個參會人員之間點(diǎn)對點(diǎn)私密數(shù)據(jù)傳輸，容易導(dǎo)致信息溝通不暢。另外，在視頻及音頻輸入方面，高分辨率的攝像機(jī)以及調(diào)音臺、PC音箱和麥克風(fēng)之間的回音控制，對操作人員有著較高的專業(yè)性要求，這一點(diǎn)相對欠缺。

（四）突發(fā)情況緊急預(yù)案問題。停電、網(wǎng)絡(luò)斷開、共享屏幕點(diǎn)錯文件、音視頻播放出錯、雜音等等，都會對電視電話會議產(chǎn)生干擾甚至中斷。

（五）會務(wù)服務(wù)專業(yè)性問題。電視電話會議的會務(wù)服務(wù)主要包括會議環(huán)境、辦會質(zhì)量、辦會效率。這三點(diǎn)目前做的還不到位。

三、高效組織電視電話會議

我們可以從目前存在的這些問題入手，多方面去為參會人員提供一個現(xiàn)代化的、科學(xué)的電視電話會議環(huán)境。

（一）穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。會議期間大量的數(shù)據(jù)交流與傳輸會引發(fā)網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定的情況出現(xiàn)。為了盡可能的降低這種情況對會議產(chǎn)生的不良影響，可以考慮從兩個方面著手，保證會議質(zhì)量。一方面，網(wǎng)絡(luò)帶寬的選擇、設(shè)施的配置、參會人員使用的終端設(shè)備，都應(yīng)選擇現(xiàn)有條件下最高標(biāo)準(zhǔn)的配置，這樣在一定程度上可以降低網(wǎng)絡(luò)信號不穩(wěn)定的現(xiàn)象發(fā)生幾率。另一方面，因客觀原因無法保證網(wǎng)絡(luò)信號暢通時，就需要做兩手準(zhǔn)備。首先是會前備份，如會議日程及內(nèi)容不涉密，可以考慮提前將會議材料發(fā)送至參會人員信箱，這樣既可以使參會人員做到心中有數(shù)，會議進(jìn)程中有的放矢，同時也可以有效避免因網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定而錯過的重要會議內(nèi)容。其次是會后備份，會議進(jìn)行過程會有視頻資料留存，及時的進(jìn)行加密備份，有助于信息備忘和查找。

（二）安全的會議環(huán)境。為了保證會議的網(wǎng)絡(luò)安全，一般會在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間架設(shè)一層防火墻，阻斷非法數(shù)據(jù)盜取行為。但這只是從單一層面預(yù)防信息被盜取，為了全方位保障電視電話會議的安全性，建議從網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建和參會人員兩個方面入手，保障會議的安全性。一方面，是基礎(chǔ)設(shè)備的完善。除了內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間架設(shè)防火墻外，還可用DES加密系統(tǒng)對會議內(nèi)容進(jìn)行加密，即使會議內(nèi)容被盜，也有加密系統(tǒng)保護(hù)，偷盜者相當(dāng)于竊取了一個打不開的保險(xiǎn)箱;VPN技術(shù)也可以對會議數(shù)據(jù)進(jìn)行底層加密，數(shù)據(jù)的傳播通過專門的數(shù)據(jù)通路實(shí)現(xiàn)，這樣可以阻隔外部網(wǎng)絡(luò)的惡意侵入。另一方面，是參會人員的嚴(yán)格審核。應(yīng)在不影響會議內(nèi)容的前提下盡可能的減少參會人數(shù)，確保參會人員的資格符合會議級別。設(shè)專人對參會人員身份信息進(jìn)行認(rèn)證，確保無關(guān)人員被隔離在會場之外。對參會人員所使用的設(shè)備終端進(jìn)行審核，確保與會議無關(guān)的信息端口被隔離在會議系統(tǒng)之外。

（三）豐富的會議功能。在電視電話會議系統(tǒng)中，會議所有信息都處于一個開放的共享狀態(tài)，無法私下溝通。有時參會人員為了及時溝通，往往需要借助第三方交流軟件，如微信、QQ等，這種情況容易導(dǎo)致信息泄露，降低會議的效率。解決這個問題，會議系統(tǒng)開發(fā)公司可以研發(fā)一些新功能：如私聊窗口、點(diǎn)對點(diǎn)文件傳輸，增加電子手寫板這樣的輔助設(shè)備，有助于參會人員直接在會議文件上進(jìn)行修改或者簽字。為了使這些設(shè)想更具可操作性，應(yīng)定期組織關(guān)于電視電話會議系統(tǒng)使用方法的人員培訓(xùn)。熟練地使用會議系統(tǒng)，也是幫助豐富會議功能的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（四）完備的應(yīng)急預(yù)案。突發(fā)事件的幾率雖然相對較低，但也是存在的。尤其是有高等級政府人士參與的會議，一旦出現(xiàn)了停電、音視頻播放卡頓、麥克風(fēng)無聲、會場音響系統(tǒng)雜音等情況，后果是非常嚴(yán)重的。為了最大限度的避免此類事件發(fā)生，應(yīng)做好完備的應(yīng)急預(yù)案。

會議開始前，與電力部門溝通好，確定近期有無檢修停電計(jì)劃。如有條件，可配備功率適合的發(fā)動機(jī);在已選定的會場，應(yīng)多次彩排播放會議上需要用到的音視頻內(nèi)容，確保音視頻原件無損壞，播放設(shè)備無故障;會議期間需要用到的所有揚(yáng)聲器，包括麥克風(fēng)與功放音響，都應(yīng)反復(fù)調(diào)試檢查，確保電源充足，無短路虛接現(xiàn)象;在相對安靜的會場環(huán)境下，應(yīng)反復(fù)測試音響設(shè)備的雜音及回音情況，配備專業(yè)的調(diào)試人員。

（五）專業(yè)的會務(wù)服務(wù)。一是會場的選擇和布置。電視電話會議通常會出現(xiàn)主會場與分會場同時召開會議的情況，在會場選擇上就要考慮全面。主會場的主席臺對面及兩側(cè)應(yīng)留有足夠的空間，方便布置屏幕。同時也要充分考慮屏幕的高度是否適合參會人員觀看，太高或者太低都會造成參會人員視角的不舒適，如果主席臺較寬，則應(yīng)多布置一些屏幕，避免參會人員扭動頭部。屏幕的尺寸應(yīng)根據(jù)主席臺與屏幕間的距離合理選擇，太大會導(dǎo)致眩暈，太小會影響清晰度。分會場一般不設(shè)置主席臺，所以可以應(yīng)盡量選擇影院式的階梯會場，這樣可以保證參會人員對屏幕的視取度。屏幕也應(yīng)該盡量選擇尺寸大的，滿足階梯式會場所坐人員端坐平視可見。分會場還應(yīng)設(shè)置與主會場統(tǒng)一的會標(biāo)，并通過技術(shù)手段將主會場現(xiàn)場視頻同步播放。二是會前的準(zhǔn)備工作。會務(wù)服務(wù)需要兩組人員：會務(wù)組織人員和技術(shù)保障人員。會前準(zhǔn)備過程中，必須要確保兩組人員無縫銜接，召開協(xié)調(diào)會建立兩組人員工作聯(lián)絡(luò)機(jī)制，落實(shí)責(zé)任分工。技術(shù)保障人員應(yīng)配合會務(wù)組織人員做好設(shè)備調(diào)試，逐一檢查各項(xiàng)設(shè)施。技術(shù)保障人員要確保音視頻同步，避免出現(xiàn)掉線等情況，做好雙路保障。為預(yù)防突發(fā)事件，應(yīng)做好會議畫面切換，視頻采集人員應(yīng)準(zhǔn)確把握會議全景和重點(diǎn)環(huán)節(jié)畫面的轉(zhuǎn)換，當(dāng)主持人或者是主要領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人作講話，鏡頭應(yīng)充分展示。同時要適時展示每位領(lǐng)導(dǎo)的單人畫面。主會場與分會場的全景應(yīng)輪流展示，這一點(diǎn)，在會前，應(yīng)根據(jù)會議的整體預(yù)算時長，做出計(jì)劃。三是會場現(xiàn)場服務(wù)工作。會議進(jìn)行中，首要任務(wù)是確保各項(xiàng)會議議程能夠按照既定方案執(zhí)行，避免突發(fā)情況，維護(hù)會場秩序。如遇突發(fā)情況，應(yīng)立刻采用備選方案，及時采取措施。會場設(shè)備即使在之前已經(jīng)調(diào)試過，在會議開始前30-60分鐘，也要再次確認(rèn)，所有攝像機(jī)角度合適，所有播放內(nèi)容準(zhǔn)確到位。會議進(jìn)行過程中，應(yīng)有會務(wù)服務(wù)人員及技術(shù)保障人員全程跟蹤，隨時根據(jù)現(xiàn)場情況作出調(diào)整和應(yīng)對。

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作者簡介：杜維翰（1986-），女，黑龍江大興安嶺地區(qū)行政公署工作人員，碩士在讀，研究方向?yàn)楣补芾怼?/p>