加強基層檔案管理工作的有效措施

邵繼仁

摘要：基于新時期的背景之下，檔案管理工作的重要性也得以凸顯。如何加強基層檔案管理工作，全面發(fā)揮檔案的使用價值，是基層檔案工作者應(yīng)當(dāng)思考的問題。本文就基層檔案管理工作中常見的問題進(jìn)行闡述，并提出針對性的改進(jìn)措施，以能夠使得檔案資料更好的服務(wù)社會和群眾。

關(guān)鍵詞：檔案管理;加強;措施

基層檔案是由基本的人事檔案和各項基層管理工作的過程資料組成，其是基層工作開展的重要資料。加強基層檔案管理工作，不僅能夠促進(jìn)基層文明管理，還能夠發(fā)揮檔案價值，解決基層矛盾。

一、基層檔案管理工作的主要問題

（一）組織管理方面

1.檔案部門工作職責(zé)不明確。雖然大部分的基層檔案管理部門已經(jīng)制定了專門的工作制度，并要求工作人員嚴(yán)格執(zhí)行。但是由于相關(guān)職責(zé)沒有落實到人頭，甚至個別檔案管理人員身兼數(shù)職，從而造成了基層檔案管理工作流于形式，出現(xiàn)問題的時候追究不到責(zé)任。

2.對檔案管理工作重視程度不足。部分檔案管理人員對于檔案管理工作認(rèn)識不夠深刻，其應(yīng)用價值了解不足，在實際的工作過程中，態(tài)度不專一，沒有將檔案工作擺在應(yīng)有的位置對待。與此同時，在工作的時候馬馬虎虎，投入的精力較少，以至于在工作中出現(xiàn)了不同程度的問題也不能及時發(fā)現(xiàn)并解決，在有效管理上相對弱化。

3.檔案管理制度不健全。一方面是個別基層檔案管理部門所建設(shè)的制度和現(xiàn)實還存在一定差距，尤其是針對檔案工作中的保密、鑒定銷毀、應(yīng)急預(yù)案等方面沒有完全覆蓋到。另一方面是個別單位雖然有完善的管理制度，但是缺乏一定的適用性，從而限制了基層檔案管理工作的開展。還有些工作人員沒有嚴(yán)格按照制度進(jìn)行檢查和登記，檔案借閱手續(xù)不完善、填寫不規(guī)范，都制約著檔案管理工作質(zhì)量的提升[1]。

（二）業(yè)務(wù)工作方面

1.檔案工作操作不規(guī)范。一是工作人員在收集檔案資料的時候，收集不齊全，使得檔案資料出現(xiàn)遺漏或失真現(xiàn)象;二是歸檔規(guī)范性問題突出，只是憑借自己的工作經(jīng)驗進(jìn)行分類、裝訂、歸檔，反映出對工作文件的學(xué)習(xí)不到位;三是針對一些科研資料、技術(shù)資料的收集時，沒有按照規(guī)定要求進(jìn)行鑒定、整理、歸檔、移交。

2.檔案沒有統(tǒng)一管理。由于在個別基層檔案管理部門中，保管條件有限，甚至個別檔案還由其形成部門自行保管。同時，針對檔案管理沒有編制成統(tǒng)一的檢索目錄，相應(yīng)的登記手續(xù)和審批不夠完善，使得二次調(diào)閱的效率大大降低，鑒定銷毀流程不完善等。

3.檔案保管利用等方面問題較多。一是體現(xiàn)在檔案的收集上把關(guān)不嚴(yán)，沒有規(guī)定統(tǒng)一的格式要求，使得歸檔的文件不夠統(tǒng)一規(guī)范。二是檔案接收審核把關(guān)不嚴(yán)，個別工作人員沒有辦理清點簽認(rèn)手續(xù)，使得接收到的檔案并不符合歸檔要求。三是調(diào)閱利用程序不夠嚴(yán)謹(jǐn)，安全保密措施沒有做到位，尤其是體現(xiàn)在檔案工作價值的典型利用效果收集歸納差距較大。四是安保制度執(zhí)行不到位，沒有建立專門的檢查制度，也沒有派遣人員定期巡視，缺乏一定的應(yīng)急預(yù)案，造成了檔案發(fā)生泄漏等安全隱患時無法第一時間有效處理。

（三）設(shè)備設(shè)施方面

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，加快檔案工作信息化建設(shè)是基層檔案工作的重中之重，基層單位必須要加大資金和設(shè)備的投入力度，購置相應(yīng)的辦公設(shè)備等，并安裝阻燃窗簾、防盜門、攝像頭等安全防護(hù)設(shè)施。而個別基層檔案管理部門由于資金不足，造成了設(shè)備設(shè)施滯后，防潮、防霉、防蟲、防高溫等基本“八防”措施無法滿足[2]。甚至個別偏遠(yuǎn)地區(qū)的庫房、閱覽室和工作人員辦公室都沒有隔離分開，大大增加了檔案管理的安全隱患。

（四）隊伍建設(shè)方面

由于個別單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的重視程度不夠，在一定程度上忽視了檔案管理隊伍的建設(shè)，使得檔案工作人員不管是在專業(yè)水平還是操作技能上都不能夠滿足檔案管理工作的開展需求。再加上個別檔案管理部門的工作人員是由其他部門的員工兼任，沒有招聘專門的員工參與工作，從而使得檔案員工的自我管理意識較差，對檔案工作的認(rèn)識不夠深刻，大大降低了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。與此同時，檔案管理工作本身就比較單一枯燥，且工作人員每天都要面對大量的信息數(shù)據(jù)，如果工作中不夠嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，缺乏對檔案管理的經(jīng)驗，那么就會降低信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

二、加強基層檔案管理工作的有效措施

（一）完善檔案管理制度

由于基層檔案管理工作比較繁雜，涉及資料較廣，這對于檔案管理人員也提出了更高的要求。在日常管理工作中，上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)制定針對性的規(guī)章制度，要求工作人員嚴(yán)格執(zhí)行，構(gòu)建完善的管理體系，確保各項工作規(guī)范性的進(jìn)行。立足于宏觀角度上，以國家頒布的法律法規(guī)作為基礎(chǔ)，深切剖析檔案管理中存在的問題，讓檔案管理工作更加的清晰化和規(guī)范化。針對檔案的各個種類，要實施分開管理，不斷豐富檔案管理的類別。根據(jù)各個部門的檔案信息數(shù)據(jù)，加強部門之間的交流溝通，確保各個部門能夠在第一時間上交各項資料數(shù)據(jù)。實施嚴(yán)格監(jiān)督制度，將各項工作細(xì)化，開展合理分工，確保每一位工作人員都能夠保質(zhì)保量的完成自己的工作任務(wù)，并深刻認(rèn)識到真實性才是檔案管理工作的核心內(nèi)容。由專業(yè)的管理人員對檔案信息進(jìn)行收集和分類，對于任何人有調(diào)用檔案的需求，也要嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行登記審查，不能夠隨意操作。

（二）開展檔案審核復(fù)查工作

個別檔案人員可能存在著檔案管理工作可有可無的錯誤認(rèn)識，覺得檔案管理只是一個簡單的收集資料工作，所以常常由于操作不規(guī)范，及其他多方面因素影響，使得檔案資料可能存在不完整、遺漏等現(xiàn)象。因此基層檔案管理部門應(yīng)當(dāng)強調(diào)二次審核復(fù)查工作，自上而下對部門內(nèi)進(jìn)行整改。將檔案工作中的各項條例細(xì)化，明確哪些員工應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)哪些板塊，并制定出檔案審核復(fù)查的工作通知文件。加大檔案復(fù)查工作的培訓(xùn)力度，采取實踐操作等形式不斷提升檔案人員工作的規(guī)范性和熟練性，有效的避免資料遺漏情況的發(fā)生。對存量檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換，將檔案資料按照存檔的目錄進(jìn)行掃描輸入。同時，要兼顧電子檔案的清晰度，提高電子檔案的分辨率等，使得檔案資料符合一定的存檔標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理者還要對檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的編制，通過規(guī)范化的文檔目錄，為方便日后的提出利用奠定基礎(chǔ)。注意將電子檔案的格式進(jìn)行規(guī)范，全面考慮到電子文件的統(tǒng)一和數(shù)據(jù)的共享，有效避免重復(fù)建設(shè)而造成的資源浪費[3]。

（三）引入先進(jìn)設(shè)施設(shè)備

首先，基層檔案管理部門應(yīng)當(dāng)注重信息化建設(shè)，積極借助大數(shù)據(jù)、云平臺等，加大投入資金，強化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，提升檔案工作質(zhì)量和效率。通過引入計算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，定期更新各項軟件，提前做好財政預(yù)算工作，才能夠使得設(shè)備設(shè)施滿足檔案管理的需求，檔案的整合與反饋才能更加準(zhǔn)確與有效。其次，對于檔案工作人員，需要在上崗之前對其實施專業(yè)化的培訓(xùn)，讓其對每個設(shè)備設(shè)施足夠了解并熟練操作。做好日常維護(hù)管理工作，設(shè)立相應(yīng)的身份驗證碼和防火墻等，定期對電腦殺毒更新，確保檔案資料的安全性。尤其是對于個別重要的資料，還要加密，對其進(jìn)行差異性存貯。工作人員還可以將檔案氛圍短期、長期和永久三個部門，由此有效避免信息外泄，提升檔案的保密程度。最后，為了提升調(diào)用次數(shù)，檔案管理部門還要建立云端共享服務(wù)器，按照審查等級進(jìn)行劃分，要求每個工作人員建立專門的檔案查閱賬號，由此不僅能夠加強信息數(shù)據(jù)的共享程度，還能夠切實發(fā)揮其利用價值。

（四）打造高質(zhì)量的檔案管理隊伍

高質(zhì)量的檔案管理隊伍是基層檔案管理工作質(zhì)量保證的重要支撐，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)積極重視人才的培養(yǎng)，加強對檔案管理工作的重視程度，并聘請專業(yè)的人員對檔案工作實施科學(xué)有效的管理。提高檔案管理部門的招聘門檻，選擇專業(yè)水準(zhǔn)高、職業(yè)素質(zhì)高的人員上崗，并適當(dāng)提升其工資待遇，避免人才的流失。通過定期的培訓(xùn)活動，制定詳細(xì)的培訓(xùn)方案，不斷提升管理人員的綜合能力，積累更多的工作經(jīng)驗。鼓勵廣大檔案管理工作者創(chuàng)新日常工作，全面發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用價值，并將其融合到檔案管理工作中，在減輕工作負(fù)擔(dān)的同時，提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。制定相應(yīng)的懲罰制度和激勵制度，督促每一位檔案管理人員在工作中保持認(rèn)真負(fù)責(zé)、恪盡職守的工作態(tài)度，將檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一有效的管理，切實提升其工作質(zhì)量，為基層檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。此外，還要增強工作人員的安全意識和主人翁意識，學(xué)習(xí)《保密法》等相關(guān)規(guī)定，在工作中樹立安全保密意識，并能夠嚴(yán)格按照工作流程審批檔案，不隨意對外泄露[4]。

結(jié)語：

總而言之，基層檔案管理工作雖然看似簡單，但是其也承擔(dān)了重要的工作使命。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)朝著信息化建設(shè)邁進(jìn)?；鶎訖n案管理部門應(yīng)當(dāng)積極重視其應(yīng)用價值，通過多個層面加強改進(jìn)力度，結(jié)合自身實際發(fā)展情況，完善相應(yīng)的制度和措施，利用先進(jìn)的信息技術(shù)和科學(xué)有效的管理機(jī)制，推動檔案管理工作質(zhì)量的提升，實現(xiàn)其信息化、可視化和智能化。

參考文獻(xiàn)：

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[2]許麗.基層單位檔案現(xiàn)代化管理工作的思路[J].蘭臺內(nèi)外，2020 （12）：54-55.

[3]段文龍.淺析檔案管理中存在的問題和解決辦法[J].陜西檔案，2020 （02）：50+49.

[4]王娜.如何做好基層檔案管理工作[J].國際公關(guān)，2020 （03）：171-172.