淺談新時期干部人事檔案管理的信息化建設(shè)

郭穎珺

【摘要】信息化時代的來臨，使我們的各個行業(yè)都邁進(jìn)了數(shù)字化管理的大門，加強(qiáng)新時期人事檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代化管理的客觀需要，也是人事檔案工作發(fā)展的大勢所趨，本文作者通過論述干部人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、干部人事檔案管理信息化建設(shè)的意義和必要性，并提出建設(shè)對策建議，以期為后續(xù)研究提供參考。

【關(guān)鍵詞】新時期;干部人事檔案管理;信息化建設(shè)

人事檔案管理信息化建設(shè)是檔案工作發(fā)展的需要，現(xiàn)在人事檔案管理的主要內(nèi)容就是進(jìn)行人才信息的整理，檔案信息化建設(shè)改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，是符合現(xiàn)在社會發(fā)展需要，符合新一代社會發(fā)展幫要，檔案信息化建設(shè)，尤其互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)在人事檔案信息化建設(shè)的過程中應(yīng)用，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的需要，現(xiàn)在檔案管理信息化應(yīng)用，在人才的管理模式，管理方法等都在不斷改革和創(chuàng)新，對人事檔案的發(fā)展起到促進(jìn)作用，在信息時代能有效發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的實效性，具有一定的研究意義。

一、相關(guān)概念

干部人事檔案：組織人事等有關(guān)部門，按照黨的路線方針政策，在黨的組織建設(shè)、干部管理、人才服務(wù)等工作中，形成的反映個人政治思想、品德誠信、成長經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作實績、勤政廉政等情況的歷史記錄。

干部人事檔案信息化建設(shè)：是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考干部人事檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。

干部人事檔案信息的數(shù)字化：是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案信息數(shù)字化的原則：規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。

二、干部人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

一項科學(xué)的管理模式對于管理質(zhì)量和提升服務(wù)水平起到關(guān)鍵作用。干部檔案的信息化主要是將利用現(xiàn)代信息化軟硬件技術(shù)將紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，從而實現(xiàn)管拜模式的自動化、檔案資源的快速查閱利用和提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。當(dāng)前十部人事檔案信息化建設(shè)，存在以下幾個問題：

（一）干部人事檔案管理思想落后。干部人事檔案的管理首先要解放思想，突破固有的、落后的管理思想。目前，在領(lǐng)導(dǎo)決策層方面，檔案主管領(lǐng)導(dǎo)不太重視檔案管理，只是固有于傳統(tǒng)的檔案管理模式中，不積極主動地尋求管理創(chuàng)新，不重視檔案管理人員的信息技術(shù)知識的培訓(xùn)和教育。

（二）干部人事檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。目前，全國的干部人事檔案管理軟件比較多，部分單位根據(jù)自己的需求設(shè)計相關(guān)的檔案管理軟件，導(dǎo)致了部分甚至是全部數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不統(tǒng)一，比如在軟件方面，軟件更新速度慢，部分軟件存在設(shè)計缺陷，軟件設(shè)計重復(fù)性高，浪費很多資源;在數(shù)據(jù)方面存在數(shù)據(jù)著錄、數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，形成很多信息孤島，阻礙了檔案信息間的相互共享和查閱利用。

（三）干部人事檔案信息化人才隊伍缺乏。目前，管理干部人事檔案基本上都是年紀(jì)較大的同志，相對于傳統(tǒng)管理方式，他們是專家，然而，在信息化時代，他們管理方式固化，很難適應(yīng)時代的發(fā)展需求?，F(xiàn)在這些老同志對現(xiàn)代信息技術(shù)的知識培訓(xùn)和教育較少，再加上掌遲現(xiàn)代信息化技術(shù)的管理人才很少進(jìn)入干部人事檔案的管理隊伍中。這些因素導(dǎo)致了干部人事檔案管理創(chuàng)新不足，管理人才圓乏。

（四）人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不完善，忽視信息安全建設(shè)。目前，我國人事檔案信息化管理尚未形成統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫建設(shè)缺乏整體性和系統(tǒng)性，數(shù)據(jù)采集不全面，部分信息不準(zhǔn)確，信息更新不及時，導(dǎo)致人事信息相對紊亂。而且只是在人員基本信息、檔案目錄編輯、檔案傳遞等方面實現(xiàn)了計算機(jī)管理，信息化程度不高，難以實現(xiàn)資源共享。

（五）缺乏高素質(zhì)的復(fù)合型人才。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作是依靠手工操作來完成的，裝訂、分類、查閱全部由部門的管理員手動工作，相對工作很簡單。但伴隨著人事檔案信息化改革的發(fā)展腳步，我們需要高素質(zhì)的綜合性人才來為行業(yè)注入新鮮力量，將人事檔案管理工作完成的更加優(yōu)秀。

三、新時期干部人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）人事檔案管理信息化的存在意義。人事檔案管理信息化，顧名思義，是在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對資源進(jìn)行管理、處置，為人事檔案的使用帶來便捷和快速，方便查閱。人事檔案的信息化管理把靜態(tài)存放變?yōu)閯討B(tài)管理，這不只提高了辦公的水平，也將管理理念徹底轉(zhuǎn)變，將紙變?yōu)殡娮?，全面步入?shù)字化操作模式。

（二）全面的信息化建設(shè)的必要性。人事檔案管理的信息化，使檔案的生成、采集、分檔、儲存等都節(jié)省了很多時間，而且區(qū)別以往的工作流程，不需要進(jìn)行瑣碎的資料整理工作，通過專業(yè)化的平臺快速的將數(shù)據(jù)入庫分類，提高了人事檔案部門的工作效率。人事檔案的管理實現(xiàn)了檔案管理的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、全面化。有機(jī)統(tǒng)一了薪酬管理、業(yè)績考核、人事信息、檔案檢索等各個模塊。減少了對原始檔案的接觸和破壞，有利于對檔案紙質(zhì)主體的保護(hù)，而且為資源的查閱和共享提供了便利。通過人事檔案的信息化管理，對企業(yè)員工和各級干部的“德、能、勤、績、廉”能夠快速全面的了解，為晉升和獎罰提供參考依據(jù)。所以，人事檔案管理信息化建設(shè)是迫在眉睫的。

四、新時期干部人事檔案管理的信息化建設(shè)的若干對策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識。實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，首先是人事檔案管理者的現(xiàn)代化，需要加大投入、增配軟、硬件設(shè)施，同時要組織相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，改善現(xiàn)有管理人員的知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)全面了解和自覺執(zhí)行人事檔案信息管理方面的法律、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)、能熟練掌握信息技術(shù)的操作技能、具有管理信息資源的創(chuàng)造能力、熟悉掌握不同信息載體的科學(xué)化管理能力、能將安全保密措施正確用于人事檔案信息處理過程中的高素質(zhì)、復(fù)合型人才。只有這樣，才能提高認(rèn)識，創(chuàng)新思維，促進(jìn)人事檔案工作的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、開放化、服務(wù)化，全面提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）實現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化。當(dāng)前的人事檔案管理中同時存在著紙質(zhì)材料和電子文件，因此檔案管理部門需要對兩者進(jìn)行收集與共管，然后將管理的重點放在信息的存儲與二次開發(fā)工作上。這就需要依靠一套標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、管理科學(xué)、以及設(shè)置合理的人事檔案信息化系統(tǒng)，并通過信息維護(hù)系統(tǒng)將原始檔案信息和檔案資料錄入微機(jī)，最終建立一個全國范圍的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化，方便信息的共享。

（三）采用信息技術(shù)手段加強(qiáng)信息化建設(shè)。干部人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用與干部人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長干部人事檔案壽命的目的。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機(jī)輔助管理，利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文宇、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時要充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享，既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和治理工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

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