科研單位多項(xiàng)目管理問題與對(duì)策分析

任亮

【摘要】隨著科研需求的日益增加，科研單位多項(xiàng)目管理的現(xiàn)象越來越普遍，但科研單位在多項(xiàng)目管理中存在的一定的問題，本文分析了這些問題的具體表現(xiàn)，并從管理的戰(zhàn)略性、管理流程和組織架構(gòu)、人員安排、信息系統(tǒng)建設(shè)等方面提出了對(duì)策建議，為科研單位多項(xiàng)目管理提供一定的參考。

【關(guān)鍵詞】科研單位;多項(xiàng)目管理;問題;對(duì)策

一、引言

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的先進(jìn)理論和方法被運(yùn)用到實(shí)踐當(dāng)中，帶來了產(chǎn)業(yè)提速升級(jí)?？蒲袉挝粡氖绿剿餍?、創(chuàng)造性科學(xué)研究活動(dòng)，對(duì)國(guó)家創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略、建設(shè)創(chuàng)新型國(guó)家貢獻(xiàn)了重要力量。但是隨著科研單位業(yè)務(wù)量的不斷增加，業(yè)務(wù)的復(fù)雜程度不斷增強(qiáng)，多項(xiàng)目管理的現(xiàn)象越來越普遍，項(xiàng)目管理人員承擔(dān)著越來越多跨專業(yè)、跨領(lǐng)域的管理工作，管理難度越來越高，因此有必要對(duì)多項(xiàng)目管理相關(guān)問題進(jìn)行探討和分析，解決實(shí)務(wù)中的問題。

二、多項(xiàng)目管理概念與理論

多項(xiàng)目管理是指在單位中存在需要大量需要管理的項(xiàng)目時(shí)，同一管理人員或管理團(tuán)隊(duì)同時(shí)管理多個(gè)項(xiàng)目，保證所有項(xiàng)目都能達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的管理方式。多項(xiàng)目管理按項(xiàng)目的相關(guān)性又分為項(xiàng)目群管理和項(xiàng)目組合管理，項(xiàng)目群管理主要是將相關(guān)的類似的項(xiàng)目進(jìn)行組合，形成項(xiàng)目群組，以便減少資源占用;項(xiàng)目組合管理是對(duì)不具類似性和相關(guān)性的項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)化組合，通過分散管理達(dá)到降低風(fēng)險(xiǎn)的目的。多項(xiàng)目管理不同于單個(gè)項(xiàng)目管理，需要綜合考慮多方面的因素，合理配置各項(xiàng)資源，以戰(zhàn)略、動(dòng)態(tài)、整合的思路開展項(xiàng)目管理工作。

三、科研單位多項(xiàng)目管理存在的問題

（一）部門之間權(quán)責(zé)不夠清晰

項(xiàng)目管理需要多部門協(xié)作，包括需求確定、研發(fā)過程、生產(chǎn)制造、售后服務(wù)等，全流程可能都涉及到多部門協(xié)同配合。特別是多項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行時(shí)對(duì)各部門協(xié)同配合的要求更高。但不同部門在各個(gè)項(xiàng)目中的權(quán)責(zé)不夠明晰，往往導(dǎo)致項(xiàng)目出現(xiàn)問題時(shí)，相互扯皮推諉，無法準(zhǔn)確定位責(zé)任部門和責(zé)任人員。

（二）缺乏綜合的管理信息系統(tǒng)

在科技急速發(fā)展的今天，科研單位承擔(dān)的項(xiàng)目數(shù)量也在急劇增加，項(xiàng)目管理人員的工作量和工作難度也在不斷提高，單靠人工管理無法滿足管理時(shí)效和精準(zhǔn)度的要求。有的單位雖然建立了管理信息系統(tǒng)，但多是碎片化或孤立的，往往是需要解決什么問題，引入或開發(fā)什么系統(tǒng)，系統(tǒng)之間的對(duì)接程度不高，無法滿足項(xiàng)目管理信息關(guān)聯(lián)性、連續(xù)性、綜合性的需求。

（三）多項(xiàng)目資源配置不完善

由于科研單位需要同時(shí)管理眾多項(xiàng)目，而資源是有限的，需要在資源約束條件下，做好多項(xiàng)目安排。但很多單位往往會(huì)忽略這一限制條件，各部門、各項(xiàng)目辦、各項(xiàng)目管理人員都在針對(duì)自身管理的項(xiàng)目使用單位各項(xiàng)資源，在技術(shù)上、設(shè)備上、空間上、時(shí)間上、經(jīng)濟(jì)上、人員上對(duì)資源的配置不夠完善，有的資源大量閑置，而有的資源又十分緊缺。

（四）人員安排不夠合理

由于科研單位承擔(dān)的科研項(xiàng)目較多，不同的項(xiàng)目類型不同，管理方式也有差異，而單位項(xiàng)目管理人員有限，當(dāng)有新增項(xiàng)目時(shí)，往往會(huì)根據(jù)目前在管項(xiàng)目的數(shù)量來安排項(xiàng)目管理人員。對(duì)項(xiàng)目管理人員目前在管項(xiàng)目與新項(xiàng)目之間的關(guān)系，對(duì)新項(xiàng)目領(lǐng)域的熟悉程度，需要增加的管理成本和時(shí)間，需要增加的外部溝通工作量等缺少考慮，對(duì)管理效率會(huì)產(chǎn)生一定的影響。

四、完善科研單位多項(xiàng)目管理的對(duì)策

（一）提高多項(xiàng)目管理的戰(zhàn)略性、整體性

多項(xiàng)目管理需要進(jìn)行全局性布局，考慮科研單位發(fā)展的戰(zhàn)略性和整體性。對(duì)于影響到單位生存和發(fā)展的重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行重點(diǎn)安排和重點(diǎn)監(jiān)控，在資源配置方面予以傾斜和保障，合理安排項(xiàng)目進(jìn)度，保證單位項(xiàng)目執(zhí)行、產(chǎn)出效益的可持續(xù)性?？梢越Y(jié)合戰(zhàn)略地圖，對(duì)科研單位進(jìn)行戰(zhàn)略分析和規(guī)劃，結(jié)合戰(zhàn)略進(jìn)行項(xiàng)目安排和管理。

（二）完善多項(xiàng)目管理流程和組織架構(gòu)

管理流程和組織架構(gòu)對(duì)于多項(xiàng)目管理十分重要，可以避免無效的業(yè)務(wù)，減少管理中的矛盾和溝通成本。應(yīng)當(dāng)形成對(duì)項(xiàng)目從規(guī)劃、啟動(dòng)、執(zhí)行到驗(yàn)收的全生命周期管理流程，完善每個(gè)流程中各部門和人員的職責(zé)和具體工作內(nèi)容，建立項(xiàng)目問題聯(lián)動(dòng)機(jī)制，當(dāng)發(fā)生問題時(shí)可立即聚焦問題關(guān)鍵點(diǎn)，及時(shí)溝通解決。

（三）整合相關(guān)項(xiàng)目，降低管理成本

多項(xiàng)目管理中，由于資源限制，需要以最低的成本和人力盡可能完成所有項(xiàng)目的管理。因此需要對(duì)各項(xiàng)目進(jìn)行分析，盡量整合有關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目，形成項(xiàng)目群，組建項(xiàng)目管理的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，保證對(duì)相關(guān)領(lǐng)域的熟悉程度，形成較為固定的部門間聯(lián)絡(luò)方式，降低項(xiàng)目的學(xué)習(xí)成本、熟悉成本和溝通成本。

（四）合理進(jìn)行人員安排和工作分工

對(duì)于項(xiàng)目管理人員，需要做好分工安排，避免同一人員承擔(dān)過多重要且緊急的項(xiàng)目，保證項(xiàng)目執(zhí)行的效率和質(zhì)量?？梢越㈨?xiàng)目矩陣，按照項(xiàng)目重要程度和項(xiàng)目緊急程度，對(duì)項(xiàng)目位置進(jìn)行分析判斷。如圖1所示，項(xiàng)目A屬于既重要又緊急的項(xiàng)目，項(xiàng)目F屬于重要但相對(duì)不太緊急的項(xiàng)目，項(xiàng)目D屬于不太重要但比較緊急的項(xiàng)目。應(yīng)當(dāng)在人員安排上，盡量讓項(xiàng)目主管管理的項(xiàng)目在矩陣中分散布局，避免過多A類項(xiàng)目或者E類項(xiàng)目。

（五）加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)項(xiàng)目實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)全面監(jiān)控

在多項(xiàng)目管理中，需要有效利用信息系統(tǒng)，形成項(xiàng)目信息數(shù)據(jù)庫(kù)，全面記錄和收集項(xiàng)目管理和執(zhí)行中的各種信息，對(duì)信息進(jìn)行集成提取，建立各種透視、統(tǒng)計(jì)、預(yù)警量表，及時(shí)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行反饋和糾偏。項(xiàng)目管理人員可以對(duì)自己的多項(xiàng)目在系統(tǒng)中進(jìn)行包括進(jìn)度查詢、節(jié)點(diǎn)查詢等多方式查詢，可對(duì)各個(gè)項(xiàng)目相關(guān)人員發(fā)送溝通信息。系統(tǒng)對(duì)管理過程中的問題處理、反饋情況等進(jìn)行記錄，為各個(gè)項(xiàng)目的順利開展提供保障和支撐。

五、結(jié)語

多項(xiàng)目管理是目前科研單位項(xiàng)目管理人員的工作常態(tài)，不同的單位管理機(jī)制有所不同，需要結(jié)合自身需求和條件考慮最優(yōu)方案，進(jìn)行制度優(yōu)化和流程改進(jìn)，結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和系統(tǒng)開發(fā)，降低管理成本的同時(shí)提高管理效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉玉強(qiáng)，王培見，宋飛.資源約束下的多項(xiàng)目管理研究[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化，2009（12）：25-27.

[2]汪晰俊.企業(yè)多項(xiàng)目管理的理論與方法研究[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2017（8）：46-47.

[3]李曉紅.多項(xiàng)目管理背景下人力配置問題研究[J].北方經(jīng)貿(mào)，2016（12）：156-157.