教育局檔案管理信息化建設(shè)分析

李慧敏

摘要：檔案管理是教育局工作的重要內(nèi)容，推進(jìn)教育局檔案管理信息化建設(shè)既是新時(shí)期教育局工作創(chuàng)新的重要組成，同時(shí)也是提升教育局工作效率和工作質(zhì)量的重要措施?；诖耍疚膶?duì)教育局檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了分析和探究，以期為新時(shí)期教育局檔案管理工作開展提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：教育局;檔案管理;信息化建設(shè)

作為教育局工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案管理記錄了教育局建立以來所經(jīng)歷的重要事件和信息，是教育局取得各種發(fā)展和進(jìn)步的歷史見證，蘊(yùn)含了豐富的教育工作思想和單位建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，為教育局各個(gè)部門工作開展提供了借鑒和經(jīng)驗(yàn)。在信息時(shí)代，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)是新時(shí)期教育局工作創(chuàng)新的重要要求，是提升教育局工作質(zhì)量的關(guān)鍵舉措。

一、當(dāng)前教育局檔案管理信息建設(shè)方面存在的問題

教育局加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是推進(jìn)檔案管理工作不斷優(yōu)化、迎合信息化發(fā)展趨勢(shì)以及提升檔案管理工作水平的重要選擇，在檔案管理信息化建設(shè)工作的推進(jìn)過程中，仍然存在一些問題，主要表現(xiàn)如下。一是對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足。盡管教育局對(duì)檔案管理工作的重視程度在不斷提升，但是在信息化建設(shè)方面大都停留在提出工作要求層面，沒有結(jié)合工作實(shí)際對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的具體操作措施進(jìn)行研究和部署，導(dǎo)致信息化建設(shè)推進(jìn)緩慢，效果不佳，例如很多硬件設(shè)施設(shè)備陳舊、更換不及時(shí)就是十分典型的問題。二是缺少檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)工作制度。健全的工作制度是檔案管理信息化建設(shè)有效推進(jìn)的重要保障，但是教育局沒有健全的與信息化建設(shè)相關(guān)的制度建設(shè)，相關(guān)制度不夠完善、優(yōu)化是存在的主要問題。例如在檔案管理工作中仍然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，對(duì)電子檔案管理的制度不夠完善，或者是制定的管理制度沒有切實(shí)落到實(shí)際，工作制度沒有根據(jù)檔案管理信息化工作開展實(shí)際進(jìn)行調(diào)整，制度制定與工作執(zhí)行之間存在差距，這些都對(duì)檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生了一定影響。三是檔案管理信息化建設(shè)的保障不夠完善。不論是在信息化檔案專業(yè)管理人員方面，還是在信息化工作手段和載體方面，教育局檔案管理信息化建設(shè)都存在一定的問題，比如檔案管理人員不具備專業(yè)的知識(shí)背景，從其他工作崗位調(diào)崗、抽調(diào)的現(xiàn)象比比皆是，又或者僅僅將使用計(jì)算機(jī)作為信息化建設(shè)的方式，沒有開發(fā)教育局檔案管理的綜合信息平臺(tái)，信息化建設(shè)的內(nèi)涵不豐富、水平不高。

二、新時(shí)期教育局檔案管理信息化建設(shè)有效推進(jìn)的對(duì)策和措施

教育局應(yīng)當(dāng)將信息化建設(shè)作為檔案管理工作創(chuàng)新的突破口，將檔案管理與信息化建設(shè)有機(jī)結(jié)合起來，并做好以下幾個(gè)方面的相關(guān)工作。

（一）提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

思想上重視是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重要保障，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性尤其是如何利用信息手段提升檔案管理工作水平和質(zhì)量的重要性的認(rèn)識(shí)，結(jié)合教育局工作業(yè)務(wù)實(shí)際，科學(xué)謀劃，對(duì)檔案管理的信息形勢(shì)以及相關(guān)工作政策和精神，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行合理的部署，樹立各項(xiàng)工作任務(wù)，明確檔案管理信息化建設(shè)工作的重點(diǎn)，責(zé)任到人、倒排期限，完善檔案管理信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作流程，為檔案管理信息化建設(shè)奠定可靠的思路和方法保障。

（二）構(gòu)建完善的檔案管理信息化建設(shè)制度

建立健全檔案管理信息化建設(shè)工作制度是有效檔案管理信息建設(shè)的重要保障，具體地說，要在以下幾個(gè)方面制定信息化建設(shè)工作制度。一是要對(duì)工作制度的內(nèi)容進(jìn)行明確，尤其是對(duì)檔案管理各項(xiàng)條款進(jìn)行明確，并且就工作制度征求各個(gè)部門、相關(guān)單位的意見和建議，結(jié)合反饋的意見和建議對(duì)制度進(jìn)行修改和完善。二是要認(rèn)真貫徹落實(shí)工作制度。對(duì)檔案管理制度的執(zhí)行和監(jiān)督管理要進(jìn)行細(xì)化，按照部門權(quán)限落實(shí)制度內(nèi)容。三是要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、考評(píng)，對(duì)于落實(shí)不到位的，要及時(shí)指正、整改。

（三）建設(shè)高水平的檔案管理隊(duì)伍

人才是教育局檔案管理信息化建設(shè)的重要因素，因此必須要從管理隊(duì)伍角度入手推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作。一方面，教育局要重視專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，在招聘工作時(shí)注重引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才和信息技術(shù)人才。另一方面，教育局要重視對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)工作，培訓(xùn)要符合教育局檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際，既要開展關(guān)于檔案管理相關(guān)專業(yè)理論知識(shí)的培訓(xùn)，又要針對(duì)檔案管理人員開展信息技術(shù)應(yīng)用、信息平臺(tái)操作等相關(guān)技術(shù)的培訓(xùn)，全面提升教育局檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。

（四）提升檔案管理信息化建設(shè)的水平

為了更好地推進(jìn)教育局檔案管理的信息化建設(shè)，建議結(jié)合教育局工作實(shí)際，采取多種方式結(jié)合的途徑開展檔案管理信息化建設(shè)。一方面，結(jié)合檔案管理工作內(nèi)容和應(yīng)用，建立檔案管理信息平臺(tái)，通過信息平臺(tái)對(duì)教育局檔案進(jìn)行全面管理，包括檔案資料的收集、整理、查閱、借閱等工作都可以通過信息平臺(tái)來完成。對(duì)信息化平臺(tái)進(jìn)行科學(xué)設(shè)計(jì)，通過設(shè)置不同的板塊來對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理。另一方面，要結(jié)合新時(shí)期各種信息技術(shù)發(fā)展創(chuàng)新教育局檔案管理的方式，構(gòu)建新的檔案管理模式，例如在新媒體時(shí)代，構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”工作模式，對(duì)教育局檔案進(jìn)行智能化管理?；蛘呤菄L試開發(fā)教育局檔案管理的手機(jī)客戶端，提高檔案管理工作的便利性。

三、結(jié)束語

教育局推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展、創(chuàng)新工作機(jī)制和提升工作效率的重要途徑，要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，制定完善的工作制度，建設(shè)高水平的專業(yè)管理隊(duì)伍，并且豐富檔案管理信息化建設(shè)的方式，有序、有效的推進(jìn)教育局檔案管理信息化建設(shè)。

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