事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探討

張希霞

摘 要 隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理工作發(fā)生了變化。檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作，其記錄并運(yùn)轉(zhuǎn)著單位的信息資源。新形勢(shì)下，將信息化融入檔案管理工作，不僅能提高工作效率，還能使工作內(nèi)容更加全面。本文對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并探討管理工作的創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 優(yōu)化措施

一、引言

改革開放以后，我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)實(shí)現(xiàn)了快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，信息管理逐步向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，急需創(chuàng)新改革檔案管理工作。為此，各事業(yè)單位應(yīng)充分結(jié)合自身情況，適當(dāng)優(yōu)化檔案管理方式，有效提升工作質(zhì)量和效率，提高檔案管理工作在事業(yè)單位中的受重視程度。

二、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的重要性

對(duì)事業(yè)單位而言，檔案管理工作是必不可少的重要任務(wù)之一，其意義在于為整個(gè)單位搜集相關(guān)信息，并將信息內(nèi)容傳達(dá)給決策人員，為后續(xù)的工作奠定基礎(chǔ)。而做好對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新優(yōu)化，對(duì)我國(guó)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有重要的價(jià)值：

首先，通過(guò)對(duì)相關(guān)管理檔案人員的培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率，管理成效自然上漲。其次，通過(guò)引入信息化的管理方法，使檔案管理工作的效率獲得全面的提高，使相關(guān)的工作人員能夠在最短的時(shí)間內(nèi)使用相關(guān)信息，助力事業(yè)單位的工作效率提升。最后，通過(guò)對(duì)管理工作的優(yōu)化和完善，能夠發(fā)現(xiàn)過(guò)往工作中可能存在的問(wèn)題與不足，并提出有針對(duì)性的解決方法與策略，從根本上幫助單位實(shí)現(xiàn)全方位的進(jìn)步，完善相關(guān)工作。

三、新形勢(shì)下檔案管理存有的問(wèn)題

（一）人員素質(zhì)參差不齊

檔案管理屬于綜合性較強(qiáng)的管理工作，新形勢(shì)下的檔案管理工作對(duì)管理人員的專業(yè)水平有很高的要求。在實(shí)際的檔案管理工作中，許多管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠高，文化程度、理論水平參差不齊，沒(méi)有足夠的實(shí)踐能力。由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的不重視，檔案記錄、整理和分類都沒(méi)有嚴(yán)格的要求，管理人員不能按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理。檔案工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，新的設(shè)備和技術(shù)得不到充分利用，其綜合素質(zhì)不能滿足新形勢(shì)下檔案管理的需要。

（二）管理制度不完善，信息化設(shè)備落后

在科技水平不斷提高的背景下，不進(jìn)則退的危機(jī)感在各行各業(yè)悄然而生，也激勵(lì)著事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作的方式變革。值得注意的是，不能只注重管理形式的創(chuàng)新，而忽視內(nèi)容與制度的完善，負(fù)責(zé)會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。

在信息革新時(shí)代，更多新的管理手段與方式在我國(guó)各個(gè)層面的工作領(lǐng)域推廣開來(lái)，其中不乏新的檔案管理方式，比如使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理。

一方面，在我們的日常管理工作中，雖然很多部門已經(jīng)引進(jìn)了現(xiàn)代化技術(shù)，但是其使用范圍并沒(méi)有理想中那么廣泛，更多工作人員依舊在使用傳統(tǒng)的管理方式。

另一方面，只更新部分設(shè)備，會(huì)導(dǎo)致相關(guān)設(shè)備不配套或不能共享的狀況出現(xiàn)，甚至在檔案管理與其他單位的聯(lián)通中，因調(diào)取手段落后，出現(xiàn)了一些不必要的麻煩。舊的設(shè)備安全性能差，與新設(shè)備一起使用，對(duì)事業(yè)單位檔案的整體安全構(gòu)成了較大的威脅。從宏觀層面看，事業(yè)單位的檔案管理模式與設(shè)備均處在較低的信息化層面，對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的使用有限。因此，我們應(yīng)當(dāng)從軟件和硬件兩方面入手，不僅要改進(jìn)設(shè)備，還應(yīng)當(dāng)對(duì)管理制度進(jìn)行革新，設(shè)置新機(jī)制以配合新設(shè)備的使用，兩相融合，同步發(fā)展，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效管理和高水平管理。

（三）不夠重視檔案管理

很多事業(yè)單位沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。單位不夠重視對(duì)檔案的管理工作，沒(méi)有在正式管理日程中加入檔案管理項(xiàng)目。單位沒(méi)有設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，未對(duì)檔案管理進(jìn)行明確的規(guī)劃，只將檔案管理納入辦公管理，導(dǎo)致檔案管理工作失去了應(yīng)有的獨(dú)立性。事業(yè)單位普遍不夠重視對(duì)檔案的專業(yè)管理工作，檔案管理沒(méi)有配備基礎(chǔ)的硬件設(shè)施，影響了管理工作的有效開展，導(dǎo)致檔案收集內(nèi)容不全面、資料擺放雜亂、資料缺失。

四、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

事業(yè)單位的檔案管理工作，從本質(zhì)上來(lái)看離不開專業(yè)、高素質(zhì)的人員，只有做好對(duì)專業(yè)人才的管理工作，才能最大限度地保證檔案管理工作的意義，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目的。

要做好對(duì)相關(guān)人員的實(shí)時(shí)培訓(xùn)工作。除了定期對(duì)管理人員開展專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)工作外，事業(yè)單位還需要為專門的管理人員開展責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)工作，確保每一位工作人員都具備良好、端正的工作意識(shí)，以更高的要求約束自己的檔案管理工作，同時(shí)也豐富檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，促使其多使用現(xiàn)代化的信息手段，完成檔案管理的相關(guān)工作。為了獲得更好的管理成效，還需要在事業(yè)單位內(nèi)部組織一支專門的管理隊(duì)伍，由經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理專職人員以及具備前沿信息科技使用能力的人才組成，共同為提升檔案管理成效發(fā)揮自己的力量，推動(dòng)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

（二）更新設(shè)備，實(shí)現(xiàn)管理信息化

單位需要加大對(duì)管理經(jīng)費(fèi)的投入，只有經(jīng)費(fèi)充足，才能保證基礎(chǔ)設(shè)施的合理建設(shè)。在購(gòu)買基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，單位需要結(jié)合檔案管理的實(shí)際需要和實(shí)際情況，及時(shí)更換不符合檔案管理需求的設(shè)備，為檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化奠定良好的硬件基礎(chǔ)。應(yīng)推動(dòng)檔案管理的信息化，將信息化與檔案管理有效結(jié)合在一起。通過(guò)檔案管理的信息化，能解決傳統(tǒng)管理分類不完善、效率低的問(wèn)題，提高檔案應(yīng)用于管理的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的資源共享和有效管理。

（三）完善規(guī)章制度

為確保檔案管理工作的順利開展，需要根據(jù)單位的實(shí)際情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，并確保規(guī)章制度的合理性和科學(xué)性。檔案管理的規(guī)章制度需要具備良好的可操作性、實(shí)用性與可行性，才能更好地引導(dǎo)和規(guī)范檔案管理工作。針對(duì)檔案管理制定科學(xué)的規(guī)章制度，不僅要約束管理工作者，還要約束機(jī)制主導(dǎo)人員，并確保制度體系的嚴(yán)肅性和公正性，從而實(shí)現(xiàn)管理工作的高效性、靈活性和科學(xué)性。

（四）引進(jìn)新技術(shù)和新設(shè)備

在技術(shù)革新的新形勢(shì)下，事業(yè)單位的檔案管理工作需要引進(jìn)新設(shè)備和新技術(shù)，以便與已經(jīng)引進(jìn)的新設(shè)備形成配套設(shè)施。設(shè)備的更新會(huì)大大提高工作效率和與其他部門、單位的連接度。建立全面的電子檔案，管理人員全面掌握信息管控能力，也有利于豐富檔案內(nèi)容，創(chuàng)新檔案使用方式，提高檔案管理的內(nèi)部地位，建立平等和諧的內(nèi)部結(jié)構(gòu)。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作。單位沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)多種問(wèn)題。新形勢(shì)下的檔案管理對(duì)管理工作有更高的要求。為提高信息化檔案管理的有效性，單位需要?jiǎng)?chuàng)新管理模式、轉(zhuǎn)變管理者的思維、培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才、完善管理制度和流程，并及時(shí)更新設(shè)施設(shè)備，推動(dòng)檔案管理與信息化技術(shù)的有效結(jié)合。

（作者單位為白山市職業(yè)教育中心）

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