關(guān)于國有企業(yè)合同全生命周期管理模式探究

郭世祥

摘 要：作為企業(yè)經(jīng)營活動的主要管理載體，合同是企業(yè)之間進(jìn)行經(jīng)濟(jì)往來的重要依據(jù)，能夠在企業(yè)經(jīng)營活動的整個(gè)過程中起到重要作用。從實(shí)質(zhì)上來看，企業(yè)的經(jīng)營活動是對合同進(jìn)行履約的過程，實(shí)施合同管控工作，是企業(yè)對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面管理的核心任務(wù)之一，對建立合同全生命周期管理模式具有重要意義。本文基于合同全生命周期進(jìn)行財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控的作用進(jìn)行闡述，對企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀及主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行分析，并提出借助信息化平臺進(jìn)行合同全生命周期管理的建議。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)? 成本? 合同全生命周期? 管理模式

中圖分類號：F279.23 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2020）05（b）--02

當(dāng)前全球經(jīng)濟(jì)一體化得到高速發(fā)展，全世界范圍內(nèi)的企業(yè)均不斷提升自身的管理水平和防范風(fēng)險(xiǎn)的能力。中國作為迅速崛起的世界第二大經(jīng)濟(jì)體，不僅需要保持經(jīng)濟(jì)的增長，還需要積極對結(jié)構(gòu)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，導(dǎo)致中國企業(yè)的發(fā)展面臨巨大的壓力。以此為基礎(chǔ)，企業(yè)不僅需要更加高效地對大量合同進(jìn)行處理，還需要保障合同周期內(nèi)的全部環(huán)節(jié)得到有效地監(jiān)管和控制。

1 合同全生命周期管理的概念及必要性

1.1 合同全生命周期管理的概念

合同全生命周期管理是將企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與合同的起草、審批、執(zhí)行等各項(xiàng)程序進(jìn)行結(jié)合，將企業(yè)的管理平臺作為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)資源的整合和互聯(lián)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)流程、數(shù)據(jù)以及規(guī)則的銜接。在開展業(yè)務(wù)活動以及財(cái)務(wù)核算工作的過程中，同時(shí)進(jìn)行合同校對工作，從法律的角度出發(fā)對財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的合規(guī)性進(jìn)行保障。

1.2 合同全生命周期管理的必要性

只有保障合同行為的規(guī)范和有序，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益才能夠得以實(shí)現(xiàn)。從企業(yè)的角度來看，開展經(jīng)濟(jì)活動的過程中，合同不僅能夠保障企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)效益的合法性，還能夠在一定程度上避免企業(yè)出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)損失。但是需要注意的是，若合同不規(guī)范，可能導(dǎo)致矛盾、糾紛出現(xiàn)。企業(yè)若是想獲得持續(xù)的發(fā)展，就必須積極鞏固自身的市場地位，不但拓展自身優(yōu)勢、發(fā)揮自身潛力，同時(shí)針對可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)采取相應(yīng)的預(yù)防措施。企業(yè)如果不具有良好有序的合同管理體系，一旦出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)糾紛等情況，出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)損失的可能性將會增加，所以，合同全生命周期管理的必要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）誠信經(jīng)營：誠信為企業(yè)的經(jīng)營之本，也是企業(yè)在激烈的市場競爭中立足的關(guān)鍵。（2）持續(xù)發(fā)展：為了保障企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動能夠與市場進(jìn)行有效的對接，就必須對市場需求進(jìn)行有效地滿足，而滿足市場需求的有效方式就是實(shí)施企業(yè)合同管理，以增強(qiáng)企業(yè)對市場的適應(yīng)能力以及在市場中的競爭能力。（3）規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)：為了提升企業(yè)開展各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的有效性，必須對企業(yè)自身的合法權(quán)益進(jìn)行有效保障，也就必須對企業(yè)的合同管理工作進(jìn)行重視。（4）成本控制：對合同進(jìn)行有效的跟蹤管理，以促使企業(yè)的成本降低。（5）決策：企業(yè)對信息實(shí)施有效地整合、梳理工作，有利于推進(jìn)企業(yè)的決策進(jìn)程。

2 基于合同全生命周期財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控的重要作用

2.1 合同全生命周期管理是防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)的重要手段

在企業(yè)的經(jīng)營活動過程中涉及多種合同形式。對這些合同的審核、簽訂、履行、爭議等事務(wù)采用人工管理，是一項(xiàng)非常復(fù)雜而艱巨的工作，過程中的風(fēng)險(xiǎn)無法很好地識別、防范和監(jiān)控。一旦風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生并失控，就會造成無法彌補(bǔ)的損失。因此，建立一套能夠有效識別、預(yù)防和控制合同全生命周期的制度是十分必要的。其最大限度地避免了合同風(fēng)險(xiǎn)失控帶來的經(jīng)濟(jì)損失，提高了企業(yè)的合同管理和決策支持水平，從而避免合同糾紛的出現(xiàn)。

2.2 合同全生命周期管理可以規(guī)避企業(yè)內(nèi)控合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)

在企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營管理過程中，會出現(xiàn)合同的反向簽訂和補(bǔ)充簽訂的各種情況，即在履行義務(wù)后簽訂合同，或者在履行義務(wù)過程中簽訂合同。雖然從法律角度看可能不會影響合同本身的法律效力，但對于企業(yè)保險(xiǎn)內(nèi)部控制存在一定的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，特別是國有企業(yè)的采購、投資等方面的合同都有具體的流程，而對于物業(yè)保安以及電梯維保等不可間斷的服務(wù)類項(xiàng)目，若后期仍然無法對服務(wù)商進(jìn)行及時(shí)地確認(rèn)或?qū)贤M(jìn)行簽訂，則可能導(dǎo)致企業(yè)的日常經(jīng)營受到影響。如果為了保障服務(wù)不出現(xiàn)斷檔的情況，為確保服務(wù)不中斷，需要采用反向簽訂或補(bǔ)充簽訂的方式，這可能會導(dǎo)致內(nèi)控合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，甚至出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)。如果采用合同全生命周期管理模式，可以及時(shí)有效地梳理出各個(gè)時(shí)期的合同，有利于提高企業(yè)合規(guī)經(jīng)營的效率。

2.3 合同全生命周期管理為財(cái)務(wù)資金管理提供重要支持

在企業(yè)經(jīng)營過程中，可能會出現(xiàn)資金回收不及時(shí)的情況。因此，應(yīng)用合同全生命周期管理的模式，可以促使成本部門及時(shí)收取租金，避免因經(jīng)營者更換和管理疏忽造成國有資產(chǎn)流失。同時(shí)，在有效縮短新舊合同差距的同時(shí)，可以提高國有資產(chǎn)處置效率。在合同整個(gè)生命周期的實(shí)施過程中，必須充分結(jié)合日常工作的實(shí)際情況，使企業(yè)的管理層、各個(gè)部門、全部員工能夠?qū)?yīng)用合同全生命周期管理模式的意義和重要性具有充分的認(rèn)識，使這一管理模式得到切實(shí)的重視，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)人員思想的凝聚，并能夠提高工作人員開展工作的積極性和主動性。

3 企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀及主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

3.1 企業(yè)合同管理現(xiàn)狀

某企業(yè)為國有企業(yè)，呈集團(tuán)化的運(yùn)營管理模式，由公司法律事務(wù)部對合同管理工作進(jìn)行負(fù)責(zé)。其合同管理理念是依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及企業(yè)內(nèi)部核心制度，對合同的簽訂及執(zhí)行進(jìn)行統(tǒng)一管理。企業(yè)合同管理必須是一個(gè)全過程、系統(tǒng)、動態(tài)的管理過程。在該企業(yè)最初的合同管理理念之中，合同管理工作主要為合同審核，該過程基本處于靜態(tài)，只要相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)針對合同文本進(jìn)行匯簽和審批，即完成了合同管理的主要工作，嚴(yán)重忽視了合同前期的立項(xiàng)、定價(jià)以及后期的履行、風(fēng)險(xiǎn)救濟(jì)等相關(guān)工作。在該企業(yè)引入合同管理系統(tǒng)之后，該系統(tǒng)能夠?qū)贤瑢徍说拿恳画h(huán)節(jié)進(jìn)行預(yù)先確定，并強(qiáng)化合同文本起草以及審核、修改、批示等工作，不僅滿足了無紙化要求，也有效提升了合同審核的透明度以及相關(guān)的工作效率。

3.2 企業(yè)合同管理不同周期的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

（1）合同立項(xiàng)前期缺乏制度約束，規(guī)章制度建設(shè)不夠完善。從總體上來看，該企業(yè)目前所應(yīng)用的合同管理制度仍然處于合同審核簽訂階段的管理工作，對于合同前后期的具體工作以及相關(guān)職責(zé)權(quán)限均未作出明確的規(guī)定。

在現(xiàn)有的工作制度之中，主要對合同審核部門在開展合同審核工作過程中的職責(zé)權(quán)限、工作內(nèi)容以及工作流程提出了明確的要求。但是，針對合同的立項(xiàng)、定價(jià)、履行以及救濟(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)不具有明確的規(guī)定和流程，能夠?qū)е潞贤捌趪?yán)重缺乏相應(yīng)的管控，并且在合同起草過程中，立項(xiàng)、定價(jià)以及資質(zhì)審查等工作中均不具有有效地監(jiān)督，就極易出現(xiàn)合同項(xiàng)目與企業(yè)生產(chǎn)實(shí)際不符以及定價(jià)過程不透明、簽約方資質(zhì)不足等多方面的問題。另外，在進(jìn)入合同審核環(huán)節(jié)之后，如果合同審核部門不能夠?qū)贤牧㈨?xiàng)以及定價(jià)過程具有詳細(xì)的了解，則無法保證合同的合法性以及合規(guī)性。最后，在對合同進(jìn)行履行管理的過程中，如果出現(xiàn)合同變更、合同終止以及合同解除等合同異常履行等情況，如果相關(guān)的責(zé)任部門以及處理方式、處理流程未得到明確，則能夠?qū)е缕髽I(yè)出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)損失以及需要承受法律風(fēng)險(xiǎn)。

（2）合同執(zhí)行過程中各管理環(huán)節(jié)缺乏協(xié)同配合。當(dāng)前企業(yè)認(rèn)為，合同起草部門、合同審核部門以及合同履行部門三個(gè)部門的工作是完全獨(dú)立的，部門中工作人員只需對相應(yīng)工作進(jìn)行負(fù)責(zé)即可。合同起草部門的工作人員認(rèn)為自身工作僅限于做好立項(xiàng)、定價(jià)、資質(zhì)審查以及合同起草等前期工作合同，合同審核部門的工作人員認(rèn)為自身工作僅限于對業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的審核，合同履行部門的工作人員認(rèn)為自身工作僅限于按照企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)情況對合同內(nèi)容進(jìn)行履行。由此，能夠?qū)е缕髽I(yè)內(nèi)的管理環(huán)節(jié)被割裂。從企業(yè)內(nèi)部的角度來看，會出現(xiàn)管理環(huán)節(jié)斷層、內(nèi)部控制出現(xiàn)漏洞的情況，從對外風(fēng)險(xiǎn)管控的角度來看，能夠?qū)е潞贤瑮l款出現(xiàn)顯著的漏洞或是增加法律風(fēng)險(xiǎn)的情況。

（3）合同管理信息化不足，未形成有效閉環(huán)。由于目前企業(yè)合同簽訂與合同付款由于分屬不同部門負(fù)責(zé)，法律事務(wù)部僅負(fù)責(zé)合同審核，相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同支付，三個(gè)環(huán)節(jié)分屬合同的三個(gè)重要生命周期，各自擁有自己的信息系統(tǒng)支持，但三個(gè)系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行，實(shí)質(zhì)上未形成一個(gè)有效的閉環(huán)，容易造成合同履行風(fēng)險(xiǎn)。例如：合同簽訂與合同履行相脫節(jié)，容易造成合同倒簽，不利于防范經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)法律風(fēng)險(xiǎn);而合同驗(yàn)收與合同支付相脫節(jié)，容易造成合同履行已結(jié)束，而合同實(shí)質(zhì)未結(jié)束，導(dǎo)致公司財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

4 借助信息化平臺進(jìn)行合同全生命周期管理的建議

4.1 合同全生命周期管理中體制流程的支持

制度流程是企業(yè)運(yùn)行的內(nèi)在規(guī)律。想要達(dá)成合同全生命周期管理的目標(biāo)，工作流程一定要覆蓋整個(gè)生命周期。為了對整個(gè)合同期管理流程負(fù)責(zé)，在制度文件中應(yīng)標(biāo)明法律部門和其他職能部門的職責(zé)，以及承辦部門作為具體執(zhí)行者的主要作用。在合同全生命周期管理過程中，應(yīng)當(dāng)把合同履行環(huán)節(jié)、建立合同履行信息報(bào)告收集機(jī)制、全面了解合同履行情況作為重點(diǎn);做到定期檢查和評估合同的機(jī)制，分析履行合同中存在的問題及薄弱環(huán)節(jié)，同時(shí)采取措施來解決問題;完善合同文檔收集和整理工作，做好工作交接，妥善保存合同文檔。

4.2 合同全生命周期管理平臺基本框架

在開展企業(yè)合同全生命周期管理的過程中，對多系統(tǒng)集成的方式進(jìn)行應(yīng)用，積極進(jìn)行流程優(yōu)化，同時(shí)強(qiáng)化針對過程的管理工作，將合同的立項(xiàng)、授權(quán)、審核、起草、履行等全部過程統(tǒng)一納入信息系統(tǒng)之中進(jìn)行管理，將合同信息作為主線對相應(yīng)義務(wù)進(jìn)行履行，從而有效形成包含計(jì)劃、銷售、采購、合同、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)等各個(gè)項(xiàng)目在內(nèi)的企業(yè)全生命周期合同管理平臺。

4.3 合同全生命周期管理信息化建設(shè)的主要做法

（1）對建設(shè)階段進(jìn)行劃分：業(yè)務(wù)模型建設(shè)階段、系統(tǒng)設(shè)計(jì)及實(shí)現(xiàn)階段、重點(diǎn)應(yīng)用階段以及全面推廣階段。

（2）加強(qiáng)信心系統(tǒng)建設(shè)：基于流程對信息系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，通過業(yè)務(wù)建模表達(dá)客戶需求，并且各個(gè)平臺之間能夠進(jìn)行信息傳遞。

（3）使用合同文本模板定義技術(shù)，提升合同文本的標(biāo)準(zhǔn)化水平，有利于對簽約行為進(jìn)行規(guī)范，從而提升合同的履約率，進(jìn)而能夠減少企業(yè)的損失。

4.4 合同全生命周期管理內(nèi)部控制需加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

全生命周期管理體系涉及面很廣，對隊(duì)伍建設(shè)的素質(zhì)要求很高。提高現(xiàn)有人員素質(zhì)有利于充分利用整個(gè)生命周期系統(tǒng)。因此要求實(shí)行合同管理在各承辦單位，在各承辦部門中保證有專人負(fù)責(zé)合同管理，組織協(xié)調(diào)本部門合同承辦人員開展具體工作。同時(shí)要不斷加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，闡述合同生命周期管理的共性問題通過培訓(xùn)、會議、現(xiàn)場檢查、指導(dǎo)等形式，通過內(nèi)部管理、多種措施和創(chuàng)新，推動企業(yè)法制工作，不斷提高全體員工的法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識和能力。注重合同全生命周期管理，做好法律風(fēng)險(xiǎn)源頭控制。推動合同全生命周期管理的全面實(shí)施的管理模式，提升了企業(yè)整體的合同管理水平。

5 結(jié)語

企業(yè)經(jīng)營管理最終目的是為了最大限度地提高經(jīng)濟(jì)效益，推進(jìn)合同項(xiàng)目全生命周期閉環(huán)管理與財(cái)務(wù)企業(yè)會計(jì)的順利實(shí)施是現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展趨勢。在企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營和發(fā)展過程中，合同管理情況能夠?qū)ζ髽I(yè)產(chǎn)生重要的影響，所以有必要采取科學(xué)有效的方式實(shí)施合同管理工作，以提升企業(yè)的生命力和競爭力。

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