基于新形勢下企事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新研究

孫思遠

【摘? 要】檔案是人類社會活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀事物的重要依據(jù)。借助檔案，我們能更好地了解過去，預(yù)見未來。檔案管理工作是企事業(yè)單位管理工作的一部分，是保障單位工作井然有序的重要組成部分，是維護歷史真實面貌的一項重要工作，是一項不可或缺的重要資產(chǎn)。新形勢下，傳統(tǒng)的信息處理模式已經(jīng)不適應(yīng)時代發(fā)展的需要。因此，檔案管理工作者根據(jù)新形勢的情況，對自身工作進行改良，有效提高檔案管理水平，是符合時代發(fā)展潮流的應(yīng)有之義，是促進單位管理規(guī)范化、提升科研生產(chǎn)效率的重要手段。

【關(guān)鍵詞】新形勢;檔案管理;創(chuàng)新

【Abstract】Archives are the real records of human social activities and the important basis for people to understand and grasp objective things. With the help of archives， we can better understand the past and foresee the future. Archives management is a part of the management of enterprises and institutions， an important part of ensuring the orderly work of units， an important work to maintain the true face of history， and an indispensable and important asset. Under the new situation， the traditional information processing mode can no longer meet the needs of the development of the times. Therefore， according to the new situation， the archives management workers should improve their own work and effectively improve the level of archives management， which is in line with the development trend of the times. It is an important means to promote the standardization of unit management and improve the efficiency of scientific research and production.

【Keywords】new situation; archives management; innovation

1 引言

互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，使得信息的儲存和傳播方式發(fā)生了顯著變化。人們開始了解到大數(shù)據(jù)對于信息處理的作用，信息的處理方式也開始逐漸由傳統(tǒng)的處理方式向現(xiàn)代化、信息化的處理方式轉(zhuǎn)變。檔案管理工作也應(yīng)根據(jù)實際情況來進行變革，以求促進企事業(yè)單位的工作發(fā)展。

然而，就目前的情況而言，部分企事業(yè)單位依舊沉浸于傳統(tǒng)的檔案管理方式，并沒有根據(jù)時代的發(fā)展形勢來進行檔案管理方式的革新，這非常不利于企事業(yè)單位的發(fā)展。檔案管理工作者應(yīng)該立足于當(dāng)下時代的快速變革趨勢，對自身的檔案管理工作進行改良與創(chuàng)新，提高工作效率，推動單位發(fā)展。

2 檔案管理工作存在的問題

2.1 工作方式固守陳規(guī)，工作氛圍單調(diào)乏味，不利于創(chuàng)新

就目前的情況而言，檔案管理工作的工作程序較為單一，大多數(shù)檔案管理部門缺乏相應(yīng)的創(chuàng)新意識和思辨精神，工作人員的工作方式固守陳規(guī)，工作氛圍單調(diào)乏味，不利于企業(yè)創(chuàng)新氛圍的形成與發(fā)展。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施落后

大部分企事業(yè)單位依舊采取紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔的方式進行檔案的管理工作，基礎(chǔ)設(shè)施存在以下幾種問題：庫房設(shè)施陳舊落后，檔案上面積攢的塵土難清理、庫房溫濕度難以控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)、空氣不流通等，這些都是非常不利于檔案存放的。

2.3 檔案借閱流程繁多

據(jù)統(tǒng)計，許多單位的工作人員要想借閱檔案，需要經(jīng)過復(fù)雜的申請和審批流程才能夠完成。例如，我單位現(xiàn)有審批流程最后需打印出來讓借閱人員手簽確認，打印借閱單辦理人員也需要審批，每天這樣的工作很多，尤其是涉密單位，由于借閱量大，層層審批耗時耗材，非常不利于檔案的有效利用。

2.4 紙質(zhì)版文件破損嚴重

現(xiàn)存大部分企事業(yè)單位的庫房條件較為簡陋，不符合長期存放紙質(zhì)版文件的客觀需要。加之紙質(zhì)版文件被多次借閱，如單位會計憑證，在近幾年多次審計、審價的過程中頻繁大量使用，導(dǎo)致紙質(zhì)版文件破損嚴重，很難完整存放[1]。

3 檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新策略

3.1 加強檔案管理工作者學(xué)習(xí)交流能力

目前企事業(yè)單位檔案管理工作比較固守陳規(guī)，缺乏創(chuàng)新，對外可以適當(dāng)增加外出培訓(xùn)機會，讓專業(yè)人士之間可以多加交流學(xué)習(xí)，對內(nèi)可以組織檔案管理人員和相關(guān)部門兼職檔案員定期培訓(xùn)和問題反饋，這樣可以改善很多部門由于業(yè)務(wù)不熟練，經(jīng)常換人導(dǎo)致的新軟件不會用、業(yè)務(wù)步驟搞不清楚等影響檔案管理工作進度的情況，也可以及時把工作中存在的問題通過交流反饋一一解決，從而更好地服務(wù)于本單位的工作。

3.2 簡化借閱流程，響應(yīng)無紙化辦公

針對上文中提到的部分單位借閱流程過于煩瑣，導(dǎo)致檔案借閱的效率低下的問題，相關(guān)單位可以充分根據(jù)實際情況，簡化借閱流程，將無紙化辦公引入到檔案管理工作當(dāng)中，從而提高檔案的借閱效率，讓檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

例如，涉密單位在符合保密要求的條件下盡量簡化借閱流程，可以根據(jù)職工涉密等級設(shè)置查閱、借閱權(quán)限，等級高的可以直接查閱密級低的或者不涉密的檔案，跨部門借閱不涉密的文件可以只需要歸檔部門審批即可，從而達到簡化借閱流程，提高工作效率的效果。除此之外，涉密單位和非涉密單位均可以在原有的基礎(chǔ)之上增加電子手簽流程，讓成員能夠通過線上的形式來進行相關(guān)材料的調(diào)取和信息的收集與確認，讓無紙化辦公落實到實處[2]。

3.3 更新管理制度，推動檔案管理信息化

隨著時代的發(fā)展，企事業(yè)單位的檔案管理方法也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)裝訂、人工整理，變成如今的電腦輸入、信息檢索、大數(shù)據(jù)分析和儲存等信息化方法。目前，大部分單位已開始著手信息化數(shù)字檔案館建設(shè)工作，現(xiàn)存文件需加快掃描進度和加大掃描范圍。例如，公司在掃描和使用過程中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在所規(guī)定的掃描范圍不能滿足全部借閱要求，經(jīng)常有借閱不在掃描范圍內(nèi)的檔案。由于方法的變革，檔案管理的制度也應(yīng)該得到革新，這樣才能夠保障企事業(yè)單位的檔案管理工作順利進行。因此，企事業(yè)單位的高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該根據(jù)實際情況，完善單位內(nèi)部的檔案管理制度，讓檔案管理工作能夠有法可依，有跡可循。

檔案管理主要包括以下幾個方面：收集、整理、分類、排列、鑒定、借閱[3]。企事業(yè)單位管理者可以立足于本單位的具體工作情況，從以上六個方面來對檔案管理工作進行制度設(shè)計與完善，最終制定出符合該單位現(xiàn)狀的、健全的、完善的檔案管理制度。除此之外，利用計算機管理檔案的最大好處在于數(shù)據(jù)檢索、查詢、統(tǒng)計以及利用方便，可大大節(jié)省人力資源成本。一般情況下，不同單位、不同時期對檔案管理的具體要求也不太相同，所以相關(guān)企業(yè)可以選擇通過使用功能擴展性、自定義能力較好的檔案管理軟件來提高檔案管理效率，推動企業(yè)檔案管理的信息化進程。

3.4 更新管理設(shè)備，購置相應(yīng)的信息化產(chǎn)品

針對上文中提到的部分企業(yè)庫房條件較差，難以承擔(dān)存儲檔案工作的情況，企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)適當(dāng)加大對檔案管理崗位的資金投入力度，為檔案管理部門更新管理設(shè)備，購置相應(yīng)的信息化產(chǎn)品，如建設(shè)智能庫房，加裝新風(fēng)系統(tǒng)定期使用使空氣流通，建造智能庫房，智能溫濕度器自動設(shè)置庫房溫濕度在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)、減緩檔案紙質(zhì)老化速度，配置吸塵器等定期處理灰塵等，讓檔案管理設(shè)備能夠得到更進一步發(fā)展。除此之外，企業(yè)還應(yīng)該根據(jù)實際情況，購置配套裝備，讓現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案得到更好的存放和保護。

如果企事業(yè)單位能夠根據(jù)實際情況，大力投入相應(yīng)的資金和精力來為檔案管理工作提供一個相對良好的環(huán)境和硬件設(shè)施，那么會在很大程度上提高企事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作的工作效率，為企事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著新形勢的發(fā)展，企事業(yè)單位的檔案管理工作也需要在原有的基礎(chǔ)之上得到不斷創(chuàng)新。企事業(yè)單位可以通過以上幾種方式來提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，完善企事業(yè)單位的檔案管理制度，進而讓企事業(yè)單位的檔案管理工作能夠得到真正的信息化和專業(yè)化發(fā)展，為企業(yè)的信息化和專業(yè)化發(fā)展做好強硬的鋪墊。

【參考文獻】

【1】丁春龍.基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].數(shù)字通信世界，2019（11）：236.

【2】王洋.基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2019（19）：60.

【3】黎佩珊.研究文書檔案管理的特點及創(chuàng)新途徑[J].卷宗，2019（17）：129.