新形勢(shì)下做好檔案管理保密工作的思考

盛云

【摘 ?要】檔案作為一種重要的社會(huì)信息資源，繼承了文件的原始性和記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，對(duì)人們的生活和社會(huì)發(fā)展具有十分重要的作用及意義[1]。本文作者結(jié)合多年從事檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)新形勢(shì)下檔案管理保密工作中存在的問題進(jìn)行分析，思考并歸納出一些加強(qiáng)檔案管理保密工作的措施，以供相關(guān)行業(yè)從業(yè)人員參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;檔案保密;措施

一、新形勢(shì)下檔案管理保密工作中存在的問題

1、檔案管理保密制度不完善

檔案保密管理工作涉及國(guó)家利益、社會(huì)秩序及公民的個(gè)人隱私等復(fù)雜的工作內(nèi)容，雖然國(guó)家訂立出臺(tái)了《檔案法》與《保密法》作為檔案管理保密工作的法律基礎(chǔ)，但是在具體執(zhí)行過程中因檔案管理保密工作的復(fù)雜性，仍然難以避免的出現(xiàn)一些法律規(guī)定沒有明確解釋的實(shí)際問題。檔案管理人員在沒有足夠的法律依據(jù)作為檔案保密工作依托的情況下，無法準(zhǔn)確判斷檔案的保密級(jí)別，容易出現(xiàn)檔案機(jī)密泄露的情況。

2、檔案管理人員的保密意識(shí)不夠

新形勢(shì)下，企業(yè)與個(gè)人之間的交流合作愈發(fā)頻繁緊密，檔案的開放和利用率也越來越高。由于檔案保密工作中的相關(guān)規(guī)定比較復(fù)雜，部分檔案管理人員對(duì)檔案管理的保密工作意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)相關(guān)的保密規(guī)定熟悉程度不夠，不能合理區(qū)分保密檔案的保密期限和開放范圍，導(dǎo)致出現(xiàn)一些將未到保密期限的檔案和只對(duì)于特定對(duì)象開放的檔案當(dāng)做開放檔案處理的情況，最終造成檔案管理工作上的重大失誤和利益損失。

3、檔案保密技術(shù)落后

近年來，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的發(fā)揮的作用越來越明顯，檔案管理人員通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理的工作占比也越來越大，但是由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)沒有及時(shí)跟上檔案管理改革的步伐，導(dǎo)致檔案管理保密技術(shù)相對(duì)落后很多，存在一些檔案管理系統(tǒng)上的漏洞，制約了檔案保密工作的持續(xù)發(fā)展。在平常的檔案管理過程中如果檔案管理系統(tǒng)中存在的漏洞被不法分子利用，在系統(tǒng)中植入病毒和木馬程序，會(huì)對(duì)國(guó)家利益和社會(huì)秩序產(chǎn)生非常不利的負(fù)面影響。

4、檔案利用監(jiān)督工作不到位

檔案利用監(jiān)督是在檔案開放利用過程中的一項(xiàng)重要保障措施，檔案管理人員能夠通過檔案利用監(jiān)督制度及時(shí)發(fā)現(xiàn)在檔案開放和利用的過程中，出現(xiàn)的各種不利于檔案保密的不良行為和工作失誤并做到及時(shí)制止和糾正。既保證了檔案的有效利用，也能夠保證檔案的安全與完整性。但是在實(shí)際的檔案管理過程中，檔案利用的監(jiān)督工作卻往往是不到位的，督查工作流于形式，督查次數(shù)也嚴(yán)重不足，有的檔案管理單位甚至一兩年中都不會(huì)督查一次，失去了檔案利用監(jiān)督的作用及意義。

5、檔案庫房管理不正規(guī)

檔案庫房管理是檔案保密工作的重點(diǎn)之一，按照正常的檔案管理保密要求，檔案庫房應(yīng)選擇合適的地址獨(dú)立興建并且應(yīng)盡量將辦公室和閱覽室與檔案庫房分開，庫房的門窗應(yīng)進(jìn)行專業(yè)的加固，以此來防止檔案資料丟失或者被盜。但是實(shí)際上有一些檔案管理單位并不具備單獨(dú)建設(shè)檔案庫房的條件，將檔案庫房設(shè)置在辦公樓的底層，也沒有對(duì)檔案庫房的門窗進(jìn)行加固處理，這增大了檔案被盜和丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

二、加強(qiáng)檔案管理保密工作的措施

1、完善檔案管理保密工作的保密制度

擁有完善的檔案管理保密制度和監(jiān)督制度，是確保做好檔案管理保密工作的前提和基礎(chǔ)。檔案管理單位應(yīng)以國(guó)家出臺(tái)的檔案保密工作的法律法規(guī)，結(jié)合自身保密工作的背景和實(shí)際情況，制定完善的檔案管理保密制度。對(duì)于不同保密級(jí)別、不同層面的機(jī)密檔案要單獨(dú)制定查閱、復(fù)制的權(quán)限管理制度并確保保密制度能夠得到有效的執(zhí)行。制定適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲制度，對(duì)于執(zhí)行保密制度不認(rèn)真的工作人員，要嚴(yán)肅處理、絕不姑息;對(duì)于執(zhí)行檔案保密制度工作認(rèn)真的工作人員，也要進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，增強(qiáng)檔案管理人員保密工作的責(zé)任心，從而保證國(guó)家和人民的利益不受損害。

2、加強(qiáng)檔案管理人員保密意識(shí)的培養(yǎng)

檔案管理工作不同于一般性質(zhì)的工作，對(duì)于機(jī)密檔案的管理有著嚴(yán)格的要求。檔案管理單位平時(shí)要注意加強(qiáng)工作人員保密意識(shí)的培養(yǎng)，定期組織有關(guān)檔案保密工作的培訓(xùn)講座，普及歷史上發(fā)生過的檔案泄密事件對(duì)國(guó)家利益造成嚴(yán)重影響的案例，讓檔案管理人員對(duì)檔案機(jī)密泄露的嚴(yán)重后果能夠有足夠清醒的認(rèn)識(shí)，確保檔案管理人員始終保持對(duì)檔案管理保密工作的警惕性。

3、提升檔案管理保密技術(shù)水平

新形勢(shì)下，檔案管理單位要積極提升檔案管理保密工作的技術(shù)水平，招聘專職的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)人員對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)和檢查，修復(fù)檔案管理系統(tǒng)中存在的安全漏洞。不定期排查系統(tǒng)中是否存在病毒、木馬程序，對(duì)重要的機(jī)密檔案進(jìn)行加密處理并制定相應(yīng)的登錄權(quán)限管理制度，保證檔案管理保密技術(shù)能夠滿足檔案保密工作的需要。

4、加強(qiáng)檔案利用的監(jiān)督工作

檔案利用的監(jiān)督工作對(duì)檔案管理保密具有十分重要的意義，特別是在檔案的開放利用愈發(fā)頻繁的新形勢(shì)下，檔案利用的監(jiān)督工作就顯得更為重要。檔案管理單位要重視檔案利用監(jiān)督工作的作用，不能制定出一套監(jiān)督制度后卻將其束之高閣，使檔案利用監(jiān)督失去其實(shí)際存在的意義。在開展督查工作中，督查人員要多與檔案管理人員進(jìn)行有效的溝通，使雙方都能夠明白監(jiān)督工作的重要性，降低檔案管理人員的抵觸意識(shí)，保證監(jiān)督工作的順利開展。

5、建立合規(guī)的檔案庫房

檔案管理單位需要建立合規(guī)的檔案庫房，盡可能在建設(shè)時(shí)就能夠設(shè)置獨(dú)立的檔案庫房，如果時(shí)間條件確實(shí)不允許，也應(yīng)將檔案庫房設(shè)立在辦公樓的頂層并在樓道入口安裝防盜門等防盜設(shè)施來保證檔案庫房的安全性。管理層面上，檔案管理單位應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房管理崗位，負(fù)責(zé)對(duì)進(jìn)出庫房人員的身份核實(shí)及登記，檢查進(jìn)入庫房人員有沒有攜帶拍照、錄像設(shè)備，要做到對(duì)人員進(jìn)出庫房時(shí)間和攜帶物品的全面掌握，以確保檔案庫房的資料安全。

結(jié)束語

總而言之，科技的發(fā)展進(jìn)步為檔案管理保密工作提供便利的同時(shí)，也給檔案管理保密工作帶來了全新的挑戰(zhàn)，面對(duì)檔案管理保密工作的新形勢(shì)，檔案管理單位及管理人員需要不斷對(duì)檔案管理保密工作進(jìn)行分析研究，找到工作中的不足和問題并加以解決，才能切實(shí)保障國(guó)家和人民的利益不受侵害。

參考文獻(xiàn)：

[1]齊琳.新時(shí)期企業(yè)檔案管理的保密與開發(fā)利用[J].陜西檔案，2019（2）：38-39.

（作者單位：新疆維吾爾自治區(qū)塔里木河流域巴音郭楞管理局）