火電EPC項(xiàng)目檔案管理探析

董慶利

【摘 ?要】火電建設(shè)項(xiàng)目檔案本身是火電工程建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)開始直到最后運(yùn)行過程的重要記錄，能夠維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，并且圍繞項(xiàng)目的管理要求，切實(shí)做好信息化和資源化的管控。為了有效提升檔案管理水平，就需要明確項(xiàng)目檔案管理的新要求，確保企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)始終處于嚴(yán)格的管控范圍之內(nèi)。

【關(guān)鍵詞】火電;EPC項(xiàng)目;檔案管理

引言

我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展使得對(duì)電力的需求量明顯增加，各種電源建設(shè)工作穩(wěn)步推進(jìn)，火電建設(shè)項(xiàng)目因此得到了快速發(fā)展。作為項(xiàng)目管理工作中的核心組成部分，檔案管理水平嚴(yán)重影響到電力建設(shè)項(xiàng)目的整體工作質(zhì)量，而火電建設(shè)項(xiàng)目是一項(xiàng)知識(shí)密集和多專業(yè)性的大型綜合工程檔案管理工作，也需要從多個(gè)角度進(jìn)行全方位保障。

1.項(xiàng)目檔案管理的具體要求

1.1 檔案監(jiān)督機(jī)制

建立健全檔案工作監(jiān)督機(jī)制，要從管理組織體系架構(gòu)的角度制定各項(xiàng)檔案管理原則和組織內(nèi)部的職責(zé)劃分，依據(jù)確定項(xiàng)目檔案工作和綜合管理的核心組成內(nèi)容。由公司項(xiàng)目管理部門進(jìn)行全面地統(tǒng)籌，工程部和其他職能部門各自作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)主體，共同構(gòu)建完善的檔案工作體系，將這項(xiàng)工作納入企業(yè)的年度規(guī)劃或信息建設(shè)規(guī)劃當(dāng)中，必要時(shí)也可以將其納入績(jī)效考核環(huán)節(jié)。具體監(jiān)督內(nèi)容主要包括檔案歸檔范圍、檔案整理規(guī)則、檔案審核依據(jù)等各項(xiàng)內(nèi)容，對(duì)不同類型和不同載體的檔案作出詳細(xì)的規(guī)定，在工作中不斷補(bǔ)充和完善可能存在的問題，從而實(shí)現(xiàn)持續(xù)性加強(qiáng)質(zhì)量改進(jìn)[1]。

例如，在照片檔案的收集和歸檔工作中，要嚴(yán)格按照照片檔案管理規(guī)范的基礎(chǔ)進(jìn)行編寫，對(duì)火電建設(shè)項(xiàng)目需要拍攝的范圍和部位進(jìn)行規(guī)定之后，將項(xiàng)目建設(shè)過程中的工程照片和重要節(jié)點(diǎn)照片與紙質(zhì)照片一起歸檔;電子文件收集和歸檔則要明確電子文件的收集范圍與文件信息類型，確定電子文件的保管方案，同時(shí)要增加與工程質(zhì)量有關(guān)的檔案收集與整理內(nèi)容，將其作為書面分析報(bào)告的佐證材料。與工程質(zhì)量相關(guān)的實(shí)物整理和保管期限，要在國(guó)家和行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求下進(jìn)行，并且建立與施工記錄或?qū)嶒?yàn)報(bào)告相關(guān)的材料信息。綜合來看項(xiàng)目文件的整理和監(jiān)督機(jī)制建設(shè)是檔案工作中最重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)化分類和組合排列的主要措施，無(wú)論是項(xiàng)目前期文件還是項(xiàng)目后期的工程文件，都可以作為關(guān)鍵的施工記錄和證明信息。

1.2 項(xiàng)目檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

項(xiàng)目檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要從多個(gè)角度進(jìn)行全過程控制，在前端控制方面做好合同約束和多方咨詢管理，對(duì)EPC合同中有關(guān)檔案歸檔的內(nèi)容和質(zhì)量要求提出明確規(guī)定，特別是有關(guān)項(xiàng)目文件的移交責(zé)任、整理信息的檔案管理和工程保持同步。企業(yè)內(nèi)部則要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和認(rèn)知教育培訓(xùn)工作，針對(duì)檔案的完整性和系統(tǒng)性要求進(jìn)行全方位的落實(shí)，對(duì)總承包單位或施工單位的人員展開綜合調(diào)度。這樣一來，既可以發(fā)揮總承包項(xiàng)目?jī)?yōu)勢(shì)，采取全程跟蹤方式確保項(xiàng)目文檔文件的準(zhǔn)確性和完整性，又可以按照工程階段和責(zé)任進(jìn)行合理地分解，確保每個(gè)文件對(duì)應(yīng)的作業(yè)環(huán)節(jié)和責(zé)任人形成動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，進(jìn)一步保障歸檔文件的系統(tǒng)化和科學(xué)性。與此同時(shí)，綜合管理檔案小組還可以針對(duì)常見問題形成項(xiàng)目整改措施，按照清單內(nèi)的信息做好專項(xiàng)檢查和統(tǒng)計(jì)。并且各個(gè)參建方都可以了解與檔案相關(guān)的現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度和同步情況，以便于展開后續(xù)的階段性質(zhì)量評(píng)估。例如，在竣工驗(yàn)收階段竣工文件會(huì)由施工單位和總承包技術(shù)檔案人員進(jìn)行提議檢驗(yàn)收，對(duì)存在的問題進(jìn)行預(yù)檢之后，有針對(duì)性地提出具體的整改措施和整改時(shí)間，在問題閉合預(yù)驗(yàn)通過之后再進(jìn)行竣工文件質(zhì)量審核，從而以點(diǎn)帶面，確保竣工文件達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)[2]。對(duì)于一些存在問題的地方，還可以采取獎(jiǎng)懲激勵(lì)措施，采取穩(wěn)定的約束手段促進(jìn)問題的整改質(zhì)量的提升。

1.3 多方多層次管理體系

多方多層次管理體系指的是經(jīng)過多方研究和咨詢，讓檔案管理工作實(shí)施總承包過程管理和監(jiān)督檢查體系，建立多方管理程序文件的標(biāo)準(zhǔn)化框架。這樣一來可以明確建設(shè)方承包方和分包方等不同單位對(duì)項(xiàng)目文件和竣工文件應(yīng)該負(fù)有的基本職責(zé)，強(qiáng)化文件質(zhì)量控制要求制定統(tǒng)一的項(xiàng)目文件管理體系?；痣娊ㄔO(shè)項(xiàng)目涉及到多個(gè)方面的具體工作，例如土建工作電氣工作的各個(gè)專業(yè)有著相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，編制整個(gè)項(xiàng)目的清單和表格信息之后，可以在檔案信息查詢的過程當(dāng)中，按照新的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)清單內(nèi)容進(jìn)行審核實(shí)現(xiàn)管理流程的全方位信息共享，建立健全數(shù)字化平臺(tái)完成在線歸檔和電子數(shù)據(jù)管理匯總等。

1.4 信息化建設(shè)與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化主要指的是在檔案管理工作中利用信息技術(shù)對(duì)歸檔文件和數(shù)據(jù)信息自然進(jìn)行采集、維護(hù)和利用服務(wù)的工作方式，也是未來檔案工作管理的基本趨勢(shì)。這說明檔案信息化需要從檔案管理角度配備各類管理軟件或技術(shù)手段，建立完善的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)[3]。與此同時(shí)，檔案信息化建設(shè)要與企業(yè)的信息化建設(shè)保持同步，讓企業(yè)在后續(xù)實(shí)踐環(huán)節(jié)圍繞火電建設(shè)項(xiàng)目的具體要求，在新的標(biāo)準(zhǔn)過程中進(jìn)行雙向量化，引入更多的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)元素。例如可以根據(jù)國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件的歸檔要求，確定檔案信息的管理范圍，列出主要檔案與項(xiàng)目文件清單，讓檔案工作人員可以了解哪些項(xiàng)目文件需要進(jìn)行歸檔，做好雙向量化。技術(shù)人員也應(yīng)該參與到新的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)過程當(dāng)中，確保檔案標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)深度融合，必要時(shí)還可以在新標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)過程中增加執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目。

2.結(jié)語(yǔ)

火電建設(shè)項(xiàng)目本身具有顯著的系統(tǒng)性和復(fù)雜性特征，因此檔案工作要符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，具有信息化和智能化水平，始終伴隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的和諧穩(wěn)定，進(jìn)一步提升工作質(zhì)量，充分地發(fā)揮檔案管理的重要作用，促進(jìn)我國(guó)火電建設(shè)水平的不斷提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]周錦敏. 試論EPC總承包模式下火電工程建設(shè)檔案管理的難點(diǎn)與對(duì)策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2016（06）：142-143.

[2]李建勇. 基于EPC總承包模式下火電工程建設(shè)檔案管理的難點(diǎn)與對(duì)策[J]. 南方農(nóng)機(jī)，2017（12）：130+138.

[3]王紅娟，張曉輝. 基于大數(shù)據(jù)的火電EPC項(xiàng)目檔案知識(shí)服務(wù)研究[J]. 卷宗，2019，09（31）：125.

（作者單位：中電投電力工程有限公司）