財(cái)務(wù)共享上線前后會(huì)計(jì)檔案的銜接方案探究

楊瑋芳

共享單位上線財(cái)務(wù)共享后，存在兩種會(huì)計(jì)檔案的保管方式，上線前共享單位會(huì)計(jì)檔案保管方式和上線后共享會(huì)計(jì)檔案保管方式，選用什么樣的保管方式，按照共享單位上線時(shí)間長(zhǎng)短，在全年度會(huì)計(jì)檔案保管一致性的原則下，由共享單位與共享本著工作效率最大化原則協(xié)商選擇。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)是財(cái)務(wù)機(jī)制體制改革創(chuàng)新的方向，它作為一種新的財(cái)務(wù)管理模式正在許多跨國(guó)公司和國(guó)內(nèi)大型集團(tuán)公司中興起與推廣。隨著財(cái)務(wù)共享模式的逐步推進(jìn)，共享單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作發(fā)生了一定的變化。

共享單位實(shí)施財(cái)務(wù)共享后，會(huì)計(jì)檔案由原來的紙質(zhì)單據(jù)影像化，形成電子會(huì)計(jì)檔案，無論是共享單位，還是共享公司， 又或者是審計(jì)部門，通過憑證號(hào)或服務(wù)申請(qǐng)單號(hào)在ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)中可直接調(diào)用原始附件信息，且相關(guān)憑證信息在系統(tǒng)內(nèi)可查，可節(jié)約大量的人力、物力，使用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心電子會(huì)計(jì)檔案使用工作效果明顯。

但一家共享單位上線，并不全是在一個(gè)會(huì)計(jì)年度的開始就上線的，這樣就存在一個(gè)問題，上線前，共享單位按照原有的會(huì)計(jì)檔案管理方法順序進(jìn)行保管裝訂。共享單位納入財(cái)務(wù)共享后，每筆業(yè)務(wù)都有一個(gè)業(yè)務(wù)申請(qǐng)單號(hào)，紙質(zhì)單據(jù)影像化，裝訂順序隨機(jī)，這就造成了差異，這樣的差異要怎樣銜接呢？

一、財(cái)務(wù)共享上線前后會(huì)計(jì)檔案銜接辦法的產(chǎn)生原因

財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部國(guó)家檔案局令第79號(hào)），自2016年1月1日起施行，原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)，同時(shí)廢止。這其中有一條，就是各單位根據(jù)新《管理辦法》僅以電子形式保存會(huì)計(jì)檔案的，原則上應(yīng)從一個(gè)完整會(huì)計(jì)年度的年初開始執(zhí)行，以保證其年度會(huì)計(jì)檔案保管形式的一致性。依據(jù)上述文件，共享中心制定了《共享上線前會(huì)計(jì)檔案歸檔管理辦法》，對(duì)共享單位在實(shí)施財(cái)務(wù)共享后的第一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)，根據(jù)上線時(shí)間及業(yè)務(wù)量情況，與上線共享單位溝通，采用雙方約定的會(huì)計(jì)檔案銜接方式處理當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案。

二、按共享上線前的共享單位會(huì)計(jì)檔案保管方式

按共享上線前的共享單位會(huì)計(jì)檔案保管方式，就是共享單位上線年度的會(huì)計(jì)檔案均按共享單位原有的按憑證號(hào)排序的方式進(jìn)行裝訂保管。本著工作效率最大化的原則，按共享上線前的共享單位會(huì)計(jì)檔案保管方式這種方法適用于下半年實(shí)施財(cái)務(wù)共享上線的共享單位。

共享上線前，共享單位打印紙質(zhì)的記賬憑證，并置于附件首頁(yè)按共享單位約定的憑證號(hào)排序進(jìn)行裝訂成冊(cè)。那么上線后，對(duì)共享處理的已形成電子檔案的業(yè)務(wù)，由共享中心在會(huì)計(jì)年度終了后，仍然按照共享單位原有的模式，將已完成的業(yè)務(wù)打印出記賬憑證，從檔案庫(kù)中將憑證與業(yè)務(wù)申請(qǐng)?zhí)栆灰黄ヅ?、裝訂成冊(cè)。

三、按共享上線后的共享會(huì)計(jì)檔案保管方式

（一）按共享上線后的共享會(huì)計(jì)檔案保管方式操作方法

按共享上線后的共享會(huì)計(jì)檔案保管方式，是要求共享單位上線前的某些業(yè)務(wù)要同上線后一樣，每筆業(yè)務(wù)有對(duì)應(yīng)申請(qǐng)單號(hào)，且每筆業(yè)務(wù)要有電子影像。按共享上線后的共享會(huì)計(jì)檔案保管方式，適用于上半年實(shí)施財(cái)務(wù)共享上線的共享單位，相比較這樣的工作量要比匹配下半年的憑證量少很多。這種方式要求共享單位在上線前業(yè)務(wù)附件的粘貼方式必須按上線后的票據(jù)粘貼規(guī)范進(jìn)行，本著會(huì)計(jì)檔案影像化的完整性、清晰性、規(guī)范性，在前期的共享中心憑證檔案部門與共享單位的業(yè)務(wù)對(duì)接中對(duì)這一問題兩方進(jìn)行了溝通，達(dá)成一致意見。

按共享上線后的共享會(huì)計(jì)檔案保管方式，需要將共享單位上線前的業(yè)務(wù)區(qū)分，過濾掉共享單位前端的集成憑證和已有影像的費(fèi)用報(bào)銷憑證，篩選出真正要匹配財(cái)務(wù)共享申請(qǐng)單號(hào)的憑證，進(jìn)行申請(qǐng)單號(hào)的創(chuàng)建，并與原憑證匹配，最終影像化。

（二）按共享上線后的共享會(huì)計(jì)檔案保管方式的實(shí)際操作

以4月上線共享單位為例，由共享單位下某個(gè)利潤(rùn)中心將1-3月的憑證送至共享中心并做好相關(guān)交接工作。共享單位人員協(xié)助共享中心人員導(dǎo)出ERS憑證和ERP憑證（ERP憑證包含ERS憑證）。排除集成憑證后，剩余的就是共享單位所做的手工憑證，此時(shí)，由共享單位利用導(dǎo)出的表格與手中的會(huì)計(jì)檔案一一核對(duì)，保證無遺漏，在核對(duì)的過程中，將ERS單據(jù)挑出并另行順序擺放。

上述環(huán)節(jié)做完，需要生成會(huì)計(jì)電子檔案的憑證就已篩選出來。因共享單位上線前，是按利潤(rùn)中心憑證號(hào)順序擺放會(huì)計(jì)檔案，所以由憑證檔案科人員利用篩選后的數(shù)據(jù)，同樣按利潤(rùn)中心憑證號(hào)排序，接合共享自助系統(tǒng)批量創(chuàng)建的模板導(dǎo)入功能，制做了批量導(dǎo)入模板。導(dǎo)入模板為EXCEL格式，其中包含了公司代碼、利潤(rùn)中心、會(huì)計(jì)憑證號(hào)、會(huì)計(jì)期間、記賬日期、摘要、申請(qǐng)類型等重要數(shù)據(jù)。在維護(hù)摘要信息時(shí)，檔案人員要本著共享單位匹配憑證時(shí)簡(jiǎn)便的原則進(jìn)行，摘要信息維護(hù)為“利潤(rùn)中心憑證號(hào)+會(huì)計(jì)憑證號(hào)+原憑證摘要”。這樣做，共享單位在申請(qǐng)單匹配時(shí)，能通過摘要快速的找到要匹配的憑證，因?yàn)閮烧卟捎玫氖峭瑯拥呐判蚍椒?，所以生成的申?qǐng)單數(shù)量與憑證數(shù)量應(yīng)絕對(duì)的一致，若不一致則應(yīng)查找原因做相應(yīng)處理。

共享上線后的所有業(yè)務(wù)的依據(jù)都是以申請(qǐng)單為載體，由掃描儀識(shí)別申請(qǐng)單上的二維碼或條形碼做為記錄標(biāo)識(shí)，在做申請(qǐng)單的匹配時(shí)，檔案人員按照“申請(qǐng)單+記賬憑證+其它附件”的方式進(jìn)行擺放后，使用配備的高清高速的掃描快速掃描，完成了共享單位上線前的會(huì)計(jì)檔案的電子化。掃描完成后的業(yè)務(wù)可以和上線后正常掃描完成的業(yè)務(wù)一樣，進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的紙質(zhì)歸檔。

（三）按共享上線后的共享會(huì)計(jì)檔案保管方式中，前期ERS業(yè)務(wù)的檔案管理

另一方面，針對(duì)ERS系統(tǒng)的憑證，因共享單位在上線前就已使用ERS系統(tǒng)，通過ERS系統(tǒng)的業(yè)務(wù)共享單位已掃描保留了電子影像，所以ERS系統(tǒng)的業(yè)務(wù)不在上線后形成電子影像之列。ERS憑證共享單位原有的擺放方法是“記賬憑證+申請(qǐng)單+其它附件”，按照會(huì)計(jì)檔案的一致性原則，ERS憑證調(diào)整為“申請(qǐng)單+記賬憑證+其它附件”的方式。上線前已完成的ERS業(yè)務(wù)，因不符合紙質(zhì)單據(jù)的歸檔條件，需要共享中心收集狀態(tài)不正確的單據(jù)數(shù)據(jù)，聯(lián)合系統(tǒng)開發(fā)顧問更改這些單據(jù)狀態(tài)，以達(dá)到紙質(zhì)單據(jù)歸檔的要求。這種方法的使用，共享單位提供數(shù)據(jù)并交接資料，后續(xù)工作全部由共享中心完成。

隨著國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)步伐的大力推進(jìn)，實(shí)施財(cái)務(wù)共享單位增多，上線時(shí)間集中，業(yè)務(wù)量大，要求共享中心在接收新共享單位時(shí)，明確《共享上線前會(huì)計(jì)檔案歸檔管理辦法》。針對(duì)單據(jù)郵寄的共享單位共享上線前會(huì)計(jì)檔案的銜接，創(chuàng)新思路，在大的方向不變的情況下，仍由共享單位提供兩種憑證數(shù)據(jù)，并做好核對(duì)。由共享中心負(fù)責(zé)批量創(chuàng)建服務(wù)申請(qǐng)，導(dǎo)出PDF文件傳遞給共享單位，共享單位在本地打印出申請(qǐng)單并做好匹配工作，隨正常業(yè)務(wù)寄送至共享中心掃描歸檔。這樣的操作，將工作量化整為零，共享單位與共享中心共同分擔(dān)，工作效率大大提高。

四、會(huì)計(jì)檔案銜接過程中存在的問題

（一）會(huì)計(jì)檔案空檔期

會(huì)計(jì)檔案空檔期主要出現(xiàn)在采用按共享上線后的共享會(huì)計(jì)檔案保管方式下，特別是外地需郵寄共享單位。共享單位在單據(jù)寄送后，檔案人員掃描前，為會(huì)計(jì)檔案的空檔期。這就要求共享雙方前期工作一定做足、做實(shí)，共享單位寄出所有單據(jù)滿足掃描條件，共享中心人力、物力充足，爭(zhēng)取將這個(gè)空檔期降至最低。

（二）憑證影像的查詢問題

前面已述，上線前憑證的業(yè)務(wù)類型歸為了“歸檔類申請(qǐng)”，如果想查看該憑證的影像，只能通過共享自助系統(tǒng)的“憑證查詢”查看，不能像上線后的正常業(yè)務(wù)一樣，在ERP系統(tǒng)直接通過憑證號(hào)查看影像，希望在以后的工作中，通過系統(tǒng)優(yōu)化，上線前的業(yè)務(wù)通過憑證號(hào)關(guān)聯(lián)“歸檔類申請(qǐng)”申請(qǐng)?zhí)栆部稍贓RP系統(tǒng)中直接查看影像，避免兩個(gè)系統(tǒng)相互轉(zhuǎn)換。（作者單位：中國(guó)石化集團(tuán)共享服務(wù)有限公司濮陽(yáng)服務(wù)部）