淺議醫(yī)院檔案管理新模式——人事檔案代理

李曉琨

【摘要】受醫(yī)療健康領(lǐng)域改革的影響，各個醫(yī)院對人事檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整。醫(yī)院日常工作最主要的特點就是高風(fēng)險、人員流動大、工作性質(zhì)特殊、專業(yè)性要求高等，傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理主要由醫(yī)護(hù)人員完成，但是這種管理模式在實際操作中有著較大的弊端，無法保證人事檔案管理的準(zhǔn)確性。為了創(chuàng)新管理模式，提升管理效率，各個醫(yī)院對人事管理方式進(jìn)行了改革。本文通過對人事檔案代理的優(yōu)勢進(jìn)行分析，提出醫(yī)院實行人事代理機(jī)構(gòu)與醫(yī)院人事檔案管理相結(jié)合這一管理模式存在的問題，并提出改善問題的對策。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;人事檔案代理;管理新模式

隨著各行各業(yè)之間聯(lián)系的增強(qiáng)，各個行業(yè)在工作中的融合性也越來越強(qiáng)，為了提升非本專業(yè)工作內(nèi)容的專業(yè)性，部分單位會與具有專業(yè)能力的機(jī)構(gòu)、組織進(jìn)行合作。醫(yī)院的主要工作以救治傷病為主，因此，為了保證人事檔案管理的高質(zhì)量，醫(yī)院可以聘請代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事檔案管理，這一管理模式既保證了人事檔案管理工作的穩(wěn)定性、正確性、專業(yè)性，還減輕了醫(yī)護(hù)人員的工作壓力。但是，這種新的管理模式在實際工作中還是存在著一些問題，為了促進(jìn)醫(yī)院與人事代理機(jī)構(gòu)在人事檔案管理方面的配合，本文將結(jié)合相關(guān)工作經(jīng)驗進(jìn)行分析。

一、人事檔案代理的優(yōu)勢

（一）提升檔案管理的專業(yè)性。醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理工作主要由專門的醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行，這種管理模式雖然能夠節(jié)省檔案管理的成本，但是，由于缺乏專業(yè)的管理技術(shù)，再加上醫(yī)院人員流動量逐日增多，醫(yī)護(hù)人員在進(jìn)行檔案管理時無法準(zhǔn)確地完成管理工作，時常會出現(xiàn)管理漏洞，從而會導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)外部人員檔案搜集不全面、管理體系不健全、管理方向出現(xiàn)較大偏差等。因此，在對醫(yī)院的人事檔案進(jìn)行管理時，醫(yī)院可以聘請專業(yè)的人事代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理工作。人事檔案代理機(jī)構(gòu)在工作中會借助專業(yè)的管理方式對醫(yī)院的編內(nèi)、編外人員進(jìn)行細(xì)致劃分、建檔、管理等，能夠改善因編制不完善而造成的各科室人員分配不均、嚴(yán)重缺乏醫(yī)護(hù)人員的問題。此外，專業(yè)的人事檔案代理機(jī)構(gòu)還能有效解決近年來醫(yī)院新興人才缺失的問題，該機(jī)構(gòu)可以通過更加專業(yè)的方式錄用符合醫(yī)院發(fā)展需求的專業(yè)人才，從而提升醫(yī)院的綜合醫(yī)療水平。

（二）保證檔案管理的全面性。由于醫(yī)院編制制度的特殊性，一部分醫(yī)護(hù)人員在醫(yī)院編制中屬于編外人員，比如，外派學(xué)習(xí)的醫(yī)護(hù)人員、外聘的醫(yī)護(hù)人員等。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理對這類人員的劃分不夠細(xì)致，一般情況下，會將這部分人員暫時移出人事檔案管理的范圍。但是，這種管理模式會加大后期管理工作的復(fù)雜性，還會因管理不善等問題造成檔案缺失，這不利于保證人事檔案的完整性。因此，在醫(yī)院人事檔案管理工作中加入專業(yè)的代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理就可以很好地解決這一問題。代理機(jī)構(gòu)會對醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行詳細(xì)的劃分和管理，并對外派學(xué)習(xí)、外聘的人員進(jìn)行專業(yè)管理，并在管理過程中對該類人員的實際情況進(jìn)行調(diào)查、分析。此外，具有專業(yè)技術(shù)的醫(yī)療人員也可以借助人事代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行應(yīng)聘等，有利于擴(kuò)大醫(yī)院人才招收的范圍。

二、人事檔案代理在醫(yī)院運行中的問題

目前，醫(yī)院在聘請人事代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事檔案管理時還存在著一些問題：

（一）代理機(jī)構(gòu)無法獲取全面的資料。由于醫(yī)院工作環(huán)境的特殊性和檔案資料的保密性，代理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行人事檔案內(nèi)容的搜集時，無法保證檔案資料的時效性和完整性，尤其是對于一些長期處于空檔期的人員進(jìn)行資料搜集時，代理機(jī)構(gòu)無法保證搜集資料的準(zhǔn)確性。再加上醫(yī)院人員流動量大，代理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行人員資料搜集時需要定期對資料進(jìn)行更新，這不僅會增大代理機(jī)構(gòu)的搜集工作量，還會增加醫(yī)院的人事檔案管理成本，影響到醫(yī)院內(nèi)部正常的醫(yī)療工作進(jìn)度。此外，不全面的資料不利于代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事資料系統(tǒng)的建立，會影響醫(yī)院對人員的正常管理，造成醫(yī)護(hù)人員的無效工作。

（二）不利于醫(yī)院日常的人員管理。由于醫(yī)院人員的編制性質(zhì)不同，醫(yī)院在對各個類型的醫(yī)護(hù)人員建檔初期往往只是簡單地定義該人員的工作性質(zhì)。人事代理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行資料搜集和檔案建立的過程中，無法準(zhǔn)確區(qū)分該人員的主要工作范圍和工作能力，這就會產(chǎn)生錯誤的檔案數(shù)據(jù)。再加上醫(yī)院不同時期內(nèi)有不同專業(yè)的外派人員和外聘人員，這類工作人員長期處于空檔期，醫(yī)院對該類人員缺乏檔案管理的意識，因此，人事代理機(jī)構(gòu)在對該類人員進(jìn)行劃分、管理時就會出現(xiàn)缺乏現(xiàn)時資料的情況。綜合以上這幾種醫(yī)院人事檔案管理問題，人事代理機(jī)構(gòu)很難擬定出全面的人事檔案管理系統(tǒng)，再加上大多數(shù)時間內(nèi)，醫(yī)院人員的檔案由代理機(jī)構(gòu)保管，醫(yī)院不能隨時隨地查看人事檔案。因此，醫(yī)院在對人員進(jìn)行管理、工作安排時，容易出現(xiàn)管理不當(dāng)?shù)葐栴}，會影響到醫(yī)院的正常工作進(jìn)度。

三、醫(yī)院人事檔案管理與代理機(jī)構(gòu)相適應(yīng)的對策

為了解決上述問題，提升醫(yī)院的人員管理效率，加速人事代理機(jī)構(gòu)制定出合適的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)，醫(yī)院及人事代理機(jī)構(gòu)就可以借助以下對策：

（一）提升檔案搜集效率，規(guī)范代理機(jī)構(gòu)職權(quán)范圍。在檔案管理的過程中，最重要的工作內(nèi)容之一就是搜集人員檔案的詳細(xì)信息。由于醫(yī)院工作環(huán)境中存在大量隱私資料，為了保證人員檔案內(nèi)容搜集工作的正常進(jìn)行，也為了保證醫(yī)院隱私資料的完整性，醫(yī)院可以給人事代理機(jī)構(gòu)規(guī)劃出一個有效的檔案搜集范圍和職權(quán)行使范圍。讓人事代理機(jī)構(gòu)在有效的范圍內(nèi)進(jìn)行詳細(xì)的資料搜集，并在職權(quán)范圍內(nèi)獲取更多、更具有時效性的檔案資料。這種檔案內(nèi)容搜集模式能夠幫助檔案代理機(jī)構(gòu)提高資料搜集效率，保證搜集資料的完整性和時效性。同時，檔案代理機(jī)構(gòu)在對特殊人員進(jìn)行檔案資料搜集時，也能在最大程度上擴(kuò)大搜集范圍，從而保證檔案資料的準(zhǔn)確性、有效性。

（二）完善管理制度，增加管理條例。由于人事代理機(jī)構(gòu)對醫(yī)院內(nèi)部的工作環(huán)境不了解，再加上醫(yī)院的主要人員中存在一部分具有特殊性質(zhì)的人員，為了降低醫(yī)院的檔案管理風(fēng)險，提升人事代理機(jī)構(gòu)的工作效率。有關(guān)部門應(yīng)該結(jié)合實際工作環(huán)境和工作要求，完善人事代理機(jī)構(gòu)的檔案管理制度，保證該機(jī)構(gòu)在工作過程中的合法性和規(guī)范性。同時，有關(guān)部門還可以通過增加管理條例，保證醫(yī)院與人事代理機(jī)構(gòu)之間資料轉(zhuǎn)移工作的有效性，資料內(nèi)容的合法性，從根本上保證醫(yī)院和人事代理機(jī)構(gòu)的利益，避免特殊資料管理過程中出現(xiàn)不必要的矛盾，推動醫(yī)療機(jī)構(gòu)與人事代理機(jī)構(gòu)之間的友好合作，從而提升醫(yī)院的人事檔案管理工作的效率。

（三）引入信息技術(shù)，健全管理系統(tǒng)。受到計算機(jī)技術(shù)普及的影響，各個行業(yè)在進(jìn)行檔案、資料管理時會借助信息技術(shù)的幫助，建立一個專用的檔案數(shù)據(jù)庫。這種檔案管理方式不僅能夠保證檔案資料的隱秘性、準(zhǔn)確性等，還能在最短時間內(nèi)完成醫(yī)院與人事代理機(jī)構(gòu)之間的檔案轉(zhuǎn)移，有利于醫(yī)院對人員檔案的日常使用和人事代理機(jī)構(gòu)對人員檔案的日常管理。此外，人事代理機(jī)構(gòu)在對醫(yī)院人員資料進(jìn)行規(guī)劃、分析后，還可以通過計算機(jī)技術(shù)建立一個完整的檔案管理系統(tǒng)，并設(shè)置檔案更改、調(diào)動權(quán)限，從而提升對醫(yī)院人事檔案的管理效率，同時還能在最大程度上保證醫(yī)護(hù)人員的資料安全，方便醫(yī)院內(nèi)部有關(guān)人員對醫(yī)院工作人員檔案的修正和調(diào)動。這種借助信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的方式，能夠在最大程度內(nèi)實現(xiàn)醫(yī)院與人事代理機(jī)構(gòu)之間的合作共贏，完善醫(yī)院的人才管理內(nèi)容，擴(kuò)大人才招收范圍。

四、結(jié)語

醫(yī)院在人員檔案管理方面加強(qiáng)與人事代理機(jī)構(gòu)的合作，能夠從根本上解決醫(yī)院人員管理混亂，人員配置不合理的問題。醫(yī)院在日常工作中人員流動量極大，醫(yī)護(hù)人員內(nèi)外體制編制混亂，效率低下的人事檔案管理不僅不能解決這一問題，還會因為人員檔案缺失等問題，造成醫(yī)院內(nèi)部人力資源分配不均的情況，不利于醫(yī)院的正常工作。因此，在醫(yī)院人事檔案管理中融合人事代理機(jī)構(gòu)的輔助，就能從較為專業(yè)的角度解決這些問題，還能提升醫(yī)院的工作效率，發(fā)揮出醫(yī)院的人才優(yōu)勢，建立起更加專業(yè)的人才隊伍，推動我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

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