當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策

巨芳愛

【摘要】檔案管理是醫(yī)院各項(xiàng)活動的重要組成部分，檔案管理的質(zhì)量直接影響醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平、服務(wù)質(zhì)量，如何提升檔案管理質(zhì)量一直是眾多專業(yè)人士重點(diǎn)研究的問題。本文主要分析醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的必要性，研究檔案管理存在的問題，探索提高檔案管理效率和質(zhì)量的策略，并且提出一些具有參考價(jià)值的建議。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;檔案管理;策略

醫(yī)院檔案中記錄了醫(yī)院的建立歷史、發(fā)展過程、重大事件、醫(yī)療改革等多種信息，不僅是醫(yī)院日常工作的重要組成部分，同時(shí)也是醫(yī)院醫(yī)療水平不斷提升的證據(jù)，隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理方式逐漸由紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理趨勢發(fā)展。盡管越來越多的醫(yī)院意識到提升檔案管理質(zhì)量的重要性，但是受多種因素的影響，目前醫(yī)院檔案管理依舊存在一些問題，只有找到問題的解決方案，提升檔案管理的效率，才能促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的必要性

隨著時(shí)間的推移，醫(yī)院從建立之初就不斷產(chǎn)生相關(guān)信息，如醫(yī)院采購的醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療設(shè)備的維護(hù)、醫(yī)院重大會議、醫(yī)療人員錄取信息、入院患者就診信息、醫(yī)藥采購記錄、醫(yī)藥銷售記錄等信息，采用書面形式或者電子錄入的方式將這些信息進(jìn)行分門別類歸納整理，使之成為醫(yī)院的寶貴資源，方便相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案搜索，從而實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院檔案的管理。在醫(yī)院各項(xiàng)管理工作中，檔案管理是其中重要組成部分，若是檔案管理出現(xiàn)失誤，如資料損壞、數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤、紙質(zhì)資料遺失等問題，會給醫(yī)院其它管理工作帶來一定的困難，在國家大力推進(jìn)醫(yī)療改革的背景之下，醫(yī)院高層管理者應(yīng)意識到檔案管理對醫(yī)院未來發(fā)展的重要作用，找出檔案管理存在的問題，并且采取多方可行有效策略，改善檔案管理現(xiàn)狀，促進(jìn)醫(yī)院長久穩(wěn)定發(fā)展。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度不完善。盡管國家出臺檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，但是醫(yī)院具備一定的自主權(quán)，部分醫(yī)院并未建立完善的檔案管理制度，使得檔案管理工作人員在進(jìn)行工作時(shí)缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，工作人員只能憑借以往的工作經(jīng)驗(yàn)、檔案的類別進(jìn)行檔案管理工作，致使出現(xiàn)資料遺失、工作效率低下、檔案搜索困難等問題，在一定程度上阻礙醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院高層管理者缺乏檔案管理意識，對檔案管理資金投入較低，使得檔案管理設(shè)備落后，而醫(yī)院產(chǎn)生的信息在不斷增加，落后的設(shè)備無法滿足龐大的信息管理需求，部分醫(yī)院依舊采用人工檔案管理方式，并未將現(xiàn)代化的信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，使得醫(yī)院檔案管理工作效率低下。

（二）檔案管理方式落后。部分醫(yī)院依舊采用人工檔案管理的方式，各科室的工作人員將患者就醫(yī)信息、醫(yī)療設(shè)備使用記錄、醫(yī)療人員工作信息以紙質(zhì)和電子形式發(fā)送給檔案管理工作人員，工作人員將電子檔案打印成紙質(zhì)檔案，按照科室、年限、檔案重要性對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分門別類的劃分，儲存在相應(yīng)的檔案管理室。工作人員想要搜索檔案信息，需要向檔案管理人員提出申請，由檔案管理人員在檔案室中進(jìn)行查找，這種醫(yī)院檔案信息檢索方式增加了檔案管理人員的工作難度，在翻閱紙質(zhì)檔案時(shí)，受到摩擦、空氣濕度、搬移等多種因素的影響，會造成檔案不同程度的損壞，影響檔案管理的質(zhì)量。

（三）工作人員專業(yè)技能有待提升。目前醫(yī)院檔案管理缺乏高素質(zhì)管理人才，檔案管理工作的高層管理者，由基礎(chǔ)工作人員逐級晉升，其年齡較大，難以接受新型的檔案管理理念和管理方式，致使醫(yī)院依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，在一定程度上影響著醫(yī)院檔案管理的工作效率。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，每天醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)療人員、醫(yī)療設(shè)備、患者就醫(yī)會產(chǎn)生大量的信息，在一定程度上加大檔案管理工作人員的工作難度，部分醫(yī)院在招聘檔案管理工作人員時(shí)，其招聘門檻過低，只要具備一定文憑就可以參加應(yīng)聘，招聘人員經(jīng)過短期培訓(xùn)后就正式上崗，其所具備的專業(yè)技能無法滿足當(dāng)今時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作崗位的技能需求。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的策略

（一）建立完善的檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理工作不僅包含對相關(guān)信息的整理、歸納、儲存，還包括對現(xiàn)有檔案的檢索以及利用，想要充分發(fā)揮檔案管理在促進(jìn)醫(yī)院長久穩(wěn)定發(fā)展的重要作用，只有建立完善的檔案管理制度，才能確保醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。醫(yī)院高層管理者應(yīng)積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念以及管理方式，結(jié)合對醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)療人員專業(yè)技能、醫(yī)院規(guī)模、經(jīng)濟(jì)實(shí)力、醫(yī)療水平、檔案信息量等各項(xiàng)基本情況的了解，制定符合相關(guān)法律法規(guī)的檔案管理制度，使得任何一個(gè)工作環(huán)節(jié)都有明確的規(guī)定，確保各項(xiàng)檔案信息的整理歸納、保管儲存、檢索利用有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)建立監(jiān)管機(jī)制，確保其制定的相關(guān)規(guī)章制度能夠落實(shí)到各個(gè)部門，監(jiān)管人員在監(jiān)督管理工作時(shí)，若是發(fā)現(xiàn)檔案管理人員存在檔案存儲方式有誤、檔案信息錄入錯(cuò)誤等問題時(shí)，及時(shí)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施并且向上反饋，依據(jù)醫(yī)院制定的相關(guān)規(guī)章制度對其進(jìn)行懲處，確保每位檔案管理工作人員具備較高的職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)技能，從而提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院長久穩(wěn)定發(fā)展。

（二）運(yùn)用信息技術(shù)，建立醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫。隨著國內(nèi)各個(gè)地區(qū)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)逐漸運(yùn)用于社會的各個(gè)領(lǐng)域，醫(yī)院的高層管理者應(yīng)意識到檔案管理信息化建設(shè)對促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的重要作用，加大對檔案管理的資金投入，更新檔案管理設(shè)備，為檔案管理工作提供強(qiáng)有力的資金和技術(shù)支持。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)檔案管理實(shí)際，為檔案管理工作人員配備計(jì)算機(jī)、彩色電子打印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，同時(shí)與信息管理軟件供應(yīng)商進(jìn)行合作，購買檔案信息管理軟件，為檔案的整理歸納、儲存、檢索提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。醫(yī)院各科室工作人員通過電腦將相關(guān)信息錄入系統(tǒng)中，檔案管理工作人員具備較高的信息管理權(quán)限，對各科室在系統(tǒng)中上傳的信息進(jìn)行統(tǒng)一的整理和歸納，對保密性的檔案信息進(jìn)行加密，相關(guān)工作人員可以采取賬號登錄的方式在系統(tǒng)中搜索自己想要了解的資料，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部信息共享，有利于提高醫(yī)療人員整體工作效率，為患者提供更好的醫(yī)療服務(wù)。雖然檔案管理信息化具有簡單、快捷等特性，但是當(dāng)發(fā)生計(jì)算機(jī)損壞、系統(tǒng)崩潰、黑客入侵時(shí)，工作人員難以及時(shí)采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。醫(yī)院應(yīng)建立檔案管理安全保護(hù)措施，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)防火墻建設(shè)力度，做好檔案信息備份工作，預(yù)防因設(shè)備問題而造成檔案信息流失的幾率。

（三）加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度。工作人員的專業(yè)技能直接影響檔案管理的質(zhì)量，醫(yī)院高層管理者應(yīng)重視培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，使得工作人員能夠意識到檔案管理在醫(yī)院各項(xiàng)管理工作中的重要性，了解檔案管理對患者病情診斷、醫(yī)療人員人事調(diào)動、醫(yī)院未來發(fā)展的意義，激發(fā)其工作熱情，促進(jìn)檔案管理工作順利進(jìn)行。醫(yī)院培訓(xùn)內(nèi)部檔案管理工作人員的內(nèi)容應(yīng)包含檔案管理制度、先進(jìn)設(shè)備使用注意事項(xiàng)、員工行為規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、檔案調(diào)取原則等多個(gè)方面，通過對其進(jìn)行培訓(xùn)，提高其職業(yè)素養(yǎng)以及檔案管理專業(yè)技能，使得其在進(jìn)行工作時(shí)能夠嚴(yán)格遵照醫(yī)院制定的檔案管理規(guī)章制度，從而提升檔案管理工作效率。醫(yī)院應(yīng)定期對檔案管理工作人員進(jìn)行考核，依據(jù)檔案管理制度內(nèi)涵、培訓(xùn)內(nèi)容合理設(shè)定考核標(biāo)準(zhǔn)，對于考核不達(dá)標(biāo)的工作人員進(jìn)行二次培訓(xùn)，確保每位檔案管理人員具備較高的職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)技能，促進(jìn)醫(yī)院長久穩(wěn)定發(fā)展。醫(yī)院應(yīng)提高檔案管理工作崗位招聘門檻，與高等院校進(jìn)行合作，采取校園招聘與社會招聘共同進(jìn)行的招聘方式，吸引更多的人才前來應(yīng)聘，拓寬人才選擇范圍，篩選具備一定計(jì)算機(jī)專業(yè)知識、檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人才，將其投放到醫(yī)院檔案管理工作崗位，并且對其進(jìn)行崗前培訓(xùn)。當(dāng)其符合崗位技能需求之后，讓其投入到正常工作當(dāng)中，降低因工作流程不熟悉而造成檔案管理出現(xiàn)失誤的幾率。

四、結(jié)語

做好檔案管理工作對醫(yī)院未來發(fā)展具有一定的意義，醫(yī)院應(yīng)建立科學(xué)專業(yè)的檔案管理制度，加強(qiáng)對內(nèi)部檔案管理人員的培訓(xùn)力度，購買質(zhì)量較高的計(jì)算機(jī)等設(shè)備，提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率，從而促進(jìn)醫(yī)院長久穩(wěn)定發(fā)展。

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