高校研究生電子檔案管理存在的問題及對策

張曉燕

【摘要】對高校研究生電子檔案管理中存在問題和對策的探究，是現(xiàn)代高等教育和社會發(fā)展的需要?，F(xiàn)實(shí)中，研究生電子檔案的管理仍然存在不足，影響了資料價(jià)值的發(fā)揮和利用。本文通過對高校研究生電子方案管理問題的分析，提出了有效解決的方案和應(yīng)用價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】研究生電子檔案;檔案管理;問題;對策

研究生電子檔案是指高校在研究生的學(xué)習(xí)、科研、活動、取得成績等管理過程中形成的有效、有價(jià)的各種記錄和資料，需要通過多個載體進(jìn)行保存并保管，以實(shí)現(xiàn)高校乃至社會對檔案的應(yīng)用價(jià)值。隨著21世紀(jì)電子時代的到來，高校的人才培養(yǎng)質(zhì)量、培養(yǎng)效果不斷受到關(guān)注與重視，客觀上要求高校必須緊跟時代發(fā)展，加強(qiáng)研究生在校期間的資料積累與科學(xué)保管，在保證檔案運(yùn)行機(jī)制的基礎(chǔ)上，提供相應(yīng)的智力和信息支撐，實(shí)現(xiàn)檔案信息在研究生在學(xué)及離校后的很長一段時間內(nèi)為社會提供能夠反映研究生品德和能力等綜合素質(zhì)的真實(shí)情況的利用功能，促進(jìn)研究生電子檔案管理水平的提高和高校的整體發(fā)展。

一、高校研究生電子檔案管理特點(diǎn)及作用

高校研究生電子檔案具有檔案的有價(jià)、真實(shí)、保密等共性，以及檔案為高校和社會提供利用等作用。

（一）高校研究生電子檔案管理的特點(diǎn)。高校研究生的電子檔案，是指研究生在學(xué)期間所形成的思想品德、教學(xué)情況、科學(xué)研究、獎懲情況、參加活動、畢業(yè)就業(yè)等方面產(chǎn)生記錄和原始資料被錄入計(jì)算機(jī)后的數(shù)據(jù)集合體，較紙質(zhì)版檔案具有更小的空間和更快的利用速度。高校應(yīng)加強(qiáng)對復(fù)雜和零碎、信息來源分散、范圍大的資料收集工作，并保證原始完整和錄入系統(tǒng)后的電子數(shù)據(jù)真實(shí)可靠等環(huán)節(jié)監(jiān)控，凸顯電子檔案的容量、分類以及便于利用和統(tǒng)計(jì)等特點(diǎn)，提升對研究生教學(xué)檔案資料、實(shí)物、數(shù)據(jù)的價(jià)值認(rèn)定和保密能力，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值。

（二）高校研究生電子檔案管理的作用?！堆芯可虅?wù)管理系統(tǒng)》是高校研究生教學(xué)檔案的電子管理平臺之一，收納了研究生招生入學(xué)、在學(xué)成績、獲獎評優(yōu)、科學(xué)研究、取得成果以及學(xué)位授予、畢業(yè)就業(yè)等記錄和信息，反映了在專業(yè)設(shè)置和培養(yǎng)方案執(zhí)行中，每一位研究生的學(xué)習(xí)能力、專業(yè)知識基礎(chǔ)、科研創(chuàng)新、工作能力、特長優(yōu)勢等整體素質(zhì)和潛在能力，具有較高的應(yīng)用價(jià)值和學(xué)術(shù)價(jià)值。高校的科研系統(tǒng)中很大一部分信息，都是錄入的導(dǎo)師指導(dǎo)研究生所開展的科學(xué)研究成果、發(fā)表學(xué)術(shù)論文、申請到的科研課題、獲得的科研獎勵等資料數(shù)據(jù)，其中包括一些重要領(lǐng)域正在研究、需要攻克的，或是與國家發(fā)展息息相關(guān)的科研內(nèi)容等，體現(xiàn)了高校培養(yǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、高素質(zhì)人才的優(yōu)勢、科技服務(wù)水平的實(shí)力以及對高科技發(fā)展的促進(jìn)等方面的責(zé)任和使命，也成為高校接受教學(xué)評估的寶貴依據(jù)和支撐。也就是說，通過對高校研究生電子檔案的科學(xué)管理，能夠在一定程度上為高校積累充分的信息資源，為社會提供的信息需求，并促進(jìn)研究生就業(yè)、滿足社會對人才的需求等。因此，加強(qiáng)高校研究生電子檔案的管理，對于促進(jìn)我國科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)造性、實(shí)用性以及前沿學(xué)科發(fā)展、科研成果應(yīng)用等方面具有重要作用。

二、高校研究生電子檔案管理存在的問題

在新時代，高校研究生電子檔案的管理工作受到不斷關(guān)注和重視，而如何開展對高校研究生電子檔案的科學(xué)管理，并有效改善現(xiàn)存問題已成為檔案管理人員思考的重要問題。在多年從事研究生一線教學(xué)管理的基礎(chǔ)上，筆者認(rèn)為：其一，修改電子檔案難度低，且不留痕。盡管在對檔案管理過程中會應(yīng)用一些技術(shù)，對惡意修改的情況避免，但在實(shí)際發(fā)展中仍然存在修改的情況，由于缺少特殊性，因此對檔案的原始性辨別也比較困難，因此便在一定程度上增加了管理難度。其二，在建立高效研究生電子檔案時，原件在虛擬化程序基礎(chǔ)下，不能進(jìn)行有效的界定。相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案不一定對應(yīng)相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，有時可能僅為計(jì)算機(jī)上面的一個網(wǎng)頁，在使用后可能會被刪除或者復(fù)制，便不再存在原件，考究也比較困難。其三，由于技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的不同技術(shù)也在不斷更新，電子檔案也需要順應(yīng)更新的技術(shù)不斷發(fā)展，因此便導(dǎo)致電子檔案的格式等方面內(nèi)容也要不斷更改。其四，對電子檔案信息采集存在一定的困難。在建立并管理研究生檔案管理過程中，相關(guān)的工作人員需要同時掌握多種不同的技術(shù)，在懂得建立紙質(zhì)檔案原則的基礎(chǔ)上，還需要對計(jì)算機(jī)不同的技術(shù)和方法進(jìn)行熟練的應(yīng)用?，F(xiàn)實(shí)中，因管理人員缺乏業(yè)務(wù)知識、自身能力有限以及管理設(shè)備相對匱乏等因素，致使電子檔案的利用不夠充分，管理效果不佳。其五，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的存儲載體并不固定。在對電力檔案管理應(yīng)用時，管理人員需要結(jié)合實(shí)際情況采用不同的輸出方式，對一些存儲比較長年限的檔案應(yīng)該定時復(fù)制、轉(zhuǎn)化存儲的載體，有可能造成原始性受到影響，有時甚至難以保證電子檔案的原始性。

三、優(yōu)化高校研究生電子檔案管理的途徑

（一）提升檔案管理人員素質(zhì)。對于電子檔案管理人員而言，不僅需要對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的技能掌握，同時還需要結(jié)合時代需要，對不同的現(xiàn)代化管理技術(shù)進(jìn)行熟練應(yīng)用。在實(shí)際檔案管理過程中，管理人員應(yīng)珍惜專業(yè)知識交流和培訓(xùn)的機(jī)會，加強(qiáng)對自己業(yè)務(wù)處理能力的提升，把握對現(xiàn)代化管理手段和方法的充分應(yīng)用，以保證檔案的真實(shí)、原始和電子數(shù)據(jù)的保密、有價(jià)。同時，要加強(qiáng)敬業(yè)愛崗精神的培養(yǎng)和自身綜合素質(zhì)的提高，增強(qiáng)職業(yè)道德素養(yǎng)、責(zé)任感以及對檔案工作“重要而不受重視”的消極觀念轉(zhuǎn)變，努力學(xué)習(xí)電子檔案管理技術(shù)和方法的相關(guān)知識，積極開展對檔案管理的手段、模式進(jìn)行有效創(chuàng)新的研究，不斷推動高校研究生電子檔案的科學(xué)管理和電子檔案管理質(zhì)量的提升。

（二）健全電子檔案管理規(guī)范。目前，我國的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)日趨完善，根據(jù)中華人民共和國《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，“對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門的機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，以保證管理工作的連續(xù)性，注意在與同時存在的紙質(zhì)檔案或其他載體文件時，要在內(nèi)容、說明及描述上保持一致等”也凸顯了對于專人專管的機(jī)構(gòu)、素質(zhì)以及制度完善等要求。因此，在建立電子檔案的最初階段，應(yīng)針對管理中遇到的困難、存在不足、突發(fā)事件等問題進(jìn)行有效發(fā)掘，首先建立管理中的操作規(guī)范，避免在后續(xù)不同環(huán)節(jié)出現(xiàn)損害。其次，要借鑒傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)來鑒定電子檔案的有價(jià)和保管期限，在實(shí)踐中不斷更新與完善，促進(jìn)高校研究生電子檔案管理的不斷規(guī)范。

（三）促進(jìn)研究生電子檔案管理現(xiàn)代化、一體化體系建設(shè)。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案有自身的優(yōu)勢，但同樣也存在不足。比如，研究生電子檔案建立的過程中，首先錄入信息的是研究生本人，之后，高校的研究生信息管理員需要對數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整進(jìn)行校對，然后由管理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)打印、引導(dǎo)研究生核對信息、明確準(zhǔn)確性后簽字交回，再由信息管理員對信息進(jìn)行系統(tǒng)修改，最終形成可靠、真實(shí)的研究生個人電子檔案。這個過程可能很復(fù)雜，時間也許很漫長，必然存在著資料的失真、缺失、甚至被篡改內(nèi)容等環(huán)節(jié)失誤和隱患，只有管理人員的操作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，相關(guān)程序和權(quán)限需要嚴(yán)格遵守，技術(shù)維護(hù)和過程監(jiān)控，技術(shù)人員對形成的設(shè)備和軟件進(jìn)行充分理解和掌握，并對相關(guān)設(shè)備、計(jì)算機(jī)軟硬件的關(guān)聯(lián)或權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。另外，需要專管部門加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化的過程和細(xì)節(jié)的要求、監(jiān)控，達(dá)到共同促進(jìn)電子檔案處理的現(xiàn)代化、一體化發(fā)展的宗旨。

四、結(jié)束語

綜上所述，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)了高校研究生檔案的電子化，也對管理質(zhì)量和水平提出了更高的要求。高校應(yīng)在遵照國家法規(guī)、遵循教學(xué)規(guī)律的前提下，建立健全檔案工作規(guī)范，重視人員的教育培養(yǎng)和能力培訓(xùn)，關(guān)注個人發(fā)展需求，促進(jìn)科學(xué)手段的運(yùn)用和電子檔案管理現(xiàn)代化、一體化的發(fā)展，不斷提升高校研究生電子檔案的管理質(zhì)量。

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