論如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

程華

人力資源檔案管理工作再事業(yè)單位所中要做的眾多工作中占有著十分重要的地位，人資資源檔案管理工作的順利開展將會(huì)是事業(yè)單位各項(xiàng)生產(chǎn)工作可以穩(wěn)定開展的保證和基礎(chǔ)。因此，如果想要事業(yè)單位更加穩(wěn)定快速的發(fā)展，就必須不斷提高人力資源檔案管理的水平。但是隨著事業(yè)單位人力資源制度的不斷改革，傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)當(dāng)下事業(yè)單位發(fā)展的需要。所以必須及時(shí)對(duì)人力資源檔案管理工作進(jìn)行更新和改善。本文主要以事業(yè)單位人力資源檔案管理工作為說(shuō)明對(duì)象，對(duì)提升管理水平的重要性和存在的問(wèn)題進(jìn)行了詳細(xì)的介紹。并且根據(jù)實(shí)際情況給出了如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的對(duì)策。

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)改革開放的進(jìn)程不斷深入，與此同時(shí)我國(guó)的人事檔案管理工作也發(fā)生了巨大的變化，近幾年來(lái)，由于受到社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的什么影響，以“雙向選擇”為特征的人才在市場(chǎng)上變得越來(lái)越活躍，人員流動(dòng)也非常的頻繁，而人才流動(dòng)的結(jié)果也導(dǎo)致多年來(lái)不同所有制身份對(duì)人才合理流動(dòng)的禁錮被打破，從而逐漸將原有人力資源檔案管理體制體制方面存在的問(wèn)題充分暴露出來(lái)。目前整個(gè)社會(huì)都在面臨的一個(gè)重要的任務(wù)就是如何讓人事檔案可以緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，同時(shí)將服務(wù)社會(huì)的職能可以充分的發(fā)揮出來(lái)。

一、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的必要性和重要性

（一）有利于促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展

事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的開展將會(huì)影響到事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，其可以幫助管理者對(duì)公司職員的基本情況有一個(gè)大概的了解和認(rèn)識(shí)，可以給管理者和決策者制定更多的發(fā)含策略和為相關(guān)的規(guī)劃提供一定參考和依據(jù)，只有將人力資源可以進(jìn)行最大限度地利用，才可以有效提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，將人才的才能充分的發(fā)揮出來(lái)，對(duì)人力資源檔案進(jìn)行充分的利用，可以對(duì)員工的興趣愛(ài)好進(jìn)行了解，然后根據(jù)員工的特長(zhǎng)和優(yōu)勢(shì)將其安排在更為合適的部分當(dāng)中。同時(shí)在對(duì)人力資源檔案進(jìn)行查閱的過(guò)程中應(yīng)該及時(shí)了解工作人員的基本素質(zhì)水平和相關(guān)的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)人力資源檔案中還對(duì)員工的品行有一定的紀(jì)錄，所以在對(duì)檔案資料進(jìn)行利用的時(shí)候一定要做好分析工作。另外事業(yè)單位還可以制定內(nèi)部的考核制度，換句話說(shuō)人力資源檔案就是對(duì)人員進(jìn)行任命和調(diào)配的一個(gè)重要依據(jù)。

（二）有利于挖掘員工內(nèi)在的潛力

在人力資源檔案中員工的工作情況、工作年齡、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等等都是非常真實(shí)的記錄，這將伴隨著工作人員的整個(gè)一生，所以黨事業(yè)單位的相關(guān)管理者和決策者在進(jìn)行工作調(diào)配的時(shí)候一定要對(duì)人力資源的檔案進(jìn)行最大限度地利用，這樣可以對(duì)單位員工地業(yè)務(wù)能力有一個(gè)基本的掌握和判斷，然后對(duì)其進(jìn)行合理的調(diào)動(dòng)，這樣可以讓員工在新的崗位上更加熠熠生輝。

二、事業(yè)單位人力資源檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）人力資源檔案內(nèi)容缺乏真實(shí)性

在很多事業(yè)單位中很多人力資源檔案在管理過(guò)程中都會(huì)存在漏洞，因此很多人力資源的檔案信息會(huì)出現(xiàn)失真的現(xiàn)象，再加上事業(yè)單位可能管理松懈的情況時(shí)有發(fā)生，很多員工可能會(huì)對(duì)檔案信息進(jìn)行造假，另外很多員工都會(huì)對(duì)自己的學(xué)歷進(jìn)行偽造，這些信息如果直接看很難辨別是真是假，并且人力資源檔案管理工作人員也沒(méi)有有效的渠道來(lái)進(jìn)行有效的鑒定工作，只能對(duì)檔案信息進(jìn)行被動(dòng)的接受，如果檔案信息中存在過(guò)多不真實(shí)的信息將會(huì)導(dǎo)致人力資源部門不能對(duì)職工進(jìn)行綜合的評(píng)定

（二）人力資源檔案管理技術(shù)有待更新

人力資源檔案管理技術(shù)存在著很大的漏洞，因此需要對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的更新?lián)Q代，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下主要采用的是紙質(zhì)的方式進(jìn)行保存，所以開展檔案管理工作實(shí)際上也就是對(duì)大量的紙張進(jìn)行保存然后保證其的完整性，但是當(dāng)事業(yè)單位中出現(xiàn)一位工作人員調(diào)配到另外一座城市的情況發(fā)生的時(shí)候，人力部門如果需要對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取或者查閱，就需要到另一座城市進(jìn)行查閱和調(diào)取，這將會(huì)對(duì)人力部門的工作開展帶來(lái)很大的不便。

（三）檔案管理人員的數(shù)量不足

檔案管理部門一般是事業(yè)單位進(jìn)行裁員的時(shí)候首當(dāng)其沖的部門，所以這在一定程度上大大減少了檔案管理人員的數(shù)量，給檔案管理工作的順利開展帶來(lái)了很大的影響，很大程度上制約了檔案管理水平的提高，讓檔案管理工作越來(lái)越變得邊緣化。

三、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理工作水平的具體措施

在人力資源檔案管理工作開展過(guò)程中存在著很多問(wèn)題，所以在一定程度上制約了人力資源檔案管理工作水平的提升，如果久而久之，人力資源檔案管理的發(fā)展一定會(huì)受到很大的影響，因此我們必須根據(jù)實(shí)際情況老給出相應(yīng)的對(duì)策。

（一）對(duì)人事檔案管理理念進(jìn)行創(chuàng)新

人事檔案管理是事業(yè)人力資源管理的重要載體，人事檔案管理對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)可以說(shuō)是十分機(jī)密的文件，單位中的基層人員是沒(méi)有權(quán)利來(lái)對(duì)相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行查閱的，即便是人事檔案管理人員也不能隨隨便便對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行查詢，因此這種情況導(dǎo)致很多人對(duì)于人力資源檔案管理工作開展得重要性無(wú)法重視，沒(méi)法了解到人力資源檔案管理工作開展得價(jià)值所在，所以事業(yè)單位必須對(duì)人事檔案管理理念進(jìn)行不斷地創(chuàng)新，對(duì)機(jī)密文件地尺度掌握好，在保證機(jī)密文件和個(gè)人地隱私不泄露的情況之下對(duì)檔案的信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓_，這樣可以做到信息的共享，讓檔案具有一定的流動(dòng)性，這樣檔案信息的價(jià)值將會(huì)得到有效的提升。

（二）改變崗位設(shè)定的方式

在事業(yè)單位內(nèi)部中普遍存在著崗位設(shè)置不公平的現(xiàn)象，但是隨著社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步這種現(xiàn)象已經(jīng)不能很好的滿足當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展需求，所以在新形勢(shì)下的事業(yè)單位應(yīng)該照顧到自身的整體發(fā)展，單位領(lǐng)導(dǎo)首先必須明確開展事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的重要性和必要性，這樣才可以在單位內(nèi)部或者對(duì)外招聘中尋找到最為合適的檔案管理的工作人員，另外事業(yè)單位還應(yīng)該積極引進(jìn)信息化技術(shù)，讓檔案管理工作不再機(jī)械化，逐漸實(shí)現(xiàn)資源的共享。這對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有著十分積極的意義。

（三）健全管理制度，改善硬件設(shè)施

檔案管理工作開展得依據(jù)和基礎(chǔ)就是有一個(gè)健全的和規(guī)范得人力資源檔案制度，人力資源檔案管理工作比較繁雜，必須要具備一套行之有效的完整的規(guī)章制度來(lái)對(duì)檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)每一個(gè)細(xì)節(jié)都進(jìn)行規(guī)范，這樣可以確保人力資源檔案管理工作可以逐漸程序化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)事業(yè)單位還需要給計(jì)算機(jī)管理軟件的應(yīng)用積極創(chuàng)造條件，通過(guò)人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)來(lái)增加存儲(chǔ)和檢索的功能，建立起人力資源檔案的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，這樣便于檔案的更新、查閱、歸檔和統(tǒng)計(jì)，讓檔案具有一定的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（四）優(yōu)化管理隊(duì)伍，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念

事業(yè)單位要不斷加強(qiáng)人力資源管理者的思想教育，促使檔案管理工作人員可以對(duì)專業(yè)知識(shí)進(jìn)行不斷更新，提高自身的專業(yè)技能，積極吸納檔案管理專業(yè)人員，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行不斷地優(yōu)化，這樣可以給事業(yè)單位中人力資源管理部門注入更多的新鮮血液，并且事業(yè)單位可以適當(dāng)提高人力資源檔案管理人員的福利待遇，給事業(yè)單位其他工作的開展可以打下十分堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

總而言之，事業(yè)單位再人力資源檔案管理工作開展過(guò)程中常常會(huì)遇到多方面的壓力和多方面的問(wèn)題，所以只有不斷根據(jù)實(shí)際情況來(lái)想出解決的對(duì)策，并且不斷對(duì)人力資源進(jìn)行優(yōu)化配置，才能不斷提升人力資源檔案管理的質(zhì)量效果和水平，減少工作開展過(guò)程中遇到的壓力，促進(jìn)單位的良性積極發(fā)展，給單位的發(fā)展做出一份貢獻(xiàn)。（作者單位：南陵縣市場(chǎng)監(jiān)督管理局）