新時代文學檔案管理信息化建設研究
——以中國現(xiàn)代文學館為例

吳春梅

（中國現(xiàn)代文學館，中國 北京 100029）

0 引言

中國現(xiàn)代文學館的信息化建設已經(jīng)走過了二十年的歷程，重點建立了政務隔離的“兩網(wǎng)三庫”。 其中藏品信息庫中已積累了一定數(shù)量的藏品編目數(shù)據(jù)，藏品數(shù)字化庫掃描加工的藏品以百萬計，音像資料庫也采集存儲了兩千余小時的音像數(shù)據(jù)。利用現(xiàn)代信息技術輔助檔案管理和研究，是檔案信息資源建設的主要任務。

1 中國現(xiàn)代文學館“兩網(wǎng)三庫”的信息化布局

1.1 資源管理內(nèi)網(wǎng)與共享服務外網(wǎng)

中國現(xiàn)代文學館的信息化，旨在構成以藏品信息數(shù)據(jù)庫為基礎、以信息網(wǎng)絡為支撐、以業(yè)務應用為核心的信息系統(tǒng)。 網(wǎng)絡建設中，考慮到內(nèi)部信息資源與外部服務交流的需求差異與數(shù)據(jù)安全因素，中國現(xiàn)代文學館利用網(wǎng)關、網(wǎng)橋設備、專用交換機等構建成物理隔離的“信息資源管理內(nèi)部局域網(wǎng)”和“資源共享對外交流廣域網(wǎng)”， 既能對檔案信息資源進行整理、保存，又能提供現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化服務的管理模式。

1.2 圖書藏品信息庫

文學館的圖書藏品信息庫是由書刊報數(shù)據(jù)庫和藏品數(shù)據(jù)庫組成，架設于“信息資源管理內(nèi)部局域網(wǎng)”之上。書刊報數(shù)據(jù)庫的管理平臺采用了商用軟件“現(xiàn)代電子化圖書館信息系統(tǒng)”， 以MARC 數(shù)據(jù)格式管理著入藏文學館的文學著作27 萬多冊， 作家文庫藏書30 余萬冊，文學報刊600 余種。藏品數(shù)據(jù)庫是以中國現(xiàn)代文學館藏品管理系統(tǒng)為平臺，以藏品（手稿、書信、日記、錄音、錄像、照片、文物等文學資料、檔案資料）的編目庫為基礎，進行藏品征集、鑒選、編目、保管等業(yè)務處理。根據(jù)文學館的業(yè)務項，整個系統(tǒng)以編目帳、影像帳、保管帳為核心，以數(shù)據(jù)流方式實現(xiàn)對藏品的征集管理、編目管理、庫房管理以及研究和統(tǒng)計功能。

1.3 館藏數(shù)字化庫

2006 年文學館的數(shù)字化加工項目正式啟動，該項目旨在將中國現(xiàn)代文學館的紙制藏品進行掃描、翻拍加工，以數(shù)字圖片格式保存，并對掃描圖進行信息標引，形成與書刊報數(shù)據(jù)庫和藏品數(shù)據(jù)庫相對應的館藏數(shù)字化庫。 建成十年來，已數(shù)字化完成瀕危藏品百萬頁，書信、手稿庫的大部分藏品可提供查詢、利用的一體化服務。

1.4 多媒體文學資料庫

筆者在中國現(xiàn)代文學館多年音像電子檔案的整理工作中發(fā)現(xiàn)，文學館音像電子類文學資料情況非常復雜，不但資料類型煩雜，而且存儲介質(zhì)多樣。十年前建立多媒體文學資料庫，就是為了解決音像電子類檔案在使用和保存中遇到的問題。媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)幫助文學館解決了多媒體文學資料采集、存儲、編目、多方式查詢、內(nèi)容獲取服務等諸多難題。

2 文學館信息化建設的特點

2.1 廣泛深入的需求調(diào)研

“一個成功的信息化項目， 必定始于對需求的準確了解和把握；而一個失敗的信息化項目，一般都是因為對需求的了解和把握不足[1]?！痹诔醮芜M行需求調(diào)研時， 由于文學館的工作人員對信息化概念不甚明了，調(diào)研工作一度陷于雞同鴨講的困境之中。 經(jīng)過及時調(diào)整，軟件開發(fā)人員不再試圖讓工作人員完全了解信息化細節(jié)，而是作為一個傾聽者，充分了解各業(yè)務部門的具體工作內(nèi)容和流程。 有了第一次的經(jīng)驗，在之后的升級改造項目中，無論是小的功能調(diào)整還是大的流程變更， 都充分聽取業(yè)務部門的意見和建議，甚至反復與具體業(yè)務人員進行交流，從而獲得了最準確的產(chǎn)品需求。隨著科技產(chǎn)品普及率的提高以及文學館信息化的推廣，工作人員也對系統(tǒng)有了一定的認知與要求，文學館的藏品管理系統(tǒng)從單點式目錄管理發(fā)展到流程式模塊化管理。

2.2 有計劃的數(shù)據(jù)準備

數(shù)據(jù)準備是信息化系統(tǒng)實現(xiàn)的基礎和前提條件。如何在短時間內(nèi)將手工化管理了十余年的紙制館藏數(shù)據(jù)進行歸整、錄入，成了文學館信息化建設的最大難題。 調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，文學館的圖書期刊是利用編目卡片進行管理的，手工編寫的編目卡，雖然信息不夠完整， 但基本著錄項都是具備的。 而文學館的手稿、書信、日記、實物等藏品在接受捐獻后都開具了詳細的藏品征集收據(jù)。 為了便于數(shù)據(jù)導入，文學館組織全體工作人員進行圖書藏品信息表的填寫工作，歷時近兩年時間完成了全館入藏品信息的手工謄抄和數(shù)據(jù)錄入，為館藏信息系統(tǒng)提供了最重要的數(shù)據(jù)準備。

2.3 制定統(tǒng)一標準

國家檔案局在近幾年連續(xù)修訂和發(fā)布了十幾個行業(yè)標準，對檔案業(yè)務科學管理、檔案信息化發(fā)展起到了指導作用。 中國現(xiàn)代文學館在信息化建設初期就意識到 “檔案工作標準化是保證檔案業(yè)務規(guī)范化管理、提高檔案工作效率的有效措施。[2]”在書刊報系統(tǒng)中，參照《中國機讀目錄格式》結合館藏特色制訂了適合于本館的編目規(guī)則。 而藏品管理系統(tǒng)則參照《檔案著錄規(guī)則》定制編目項，構建了藏品編目結構。多媒體系統(tǒng)在編目環(huán)節(jié)遵循的是 《廣播電視音像資料編目規(guī)范》。

隨著信息化管理水平的提高，文學館的編目部門還制訂了《圖書及藏品整理登記流程》《中國現(xiàn)代文學館音像資料數(shù)字化編目細則》《中國現(xiàn)代文學館藏品數(shù)字化工作規(guī)范》， 使文學館的藏品管理工作趨于規(guī)范化。

2.4 高度重視安全性

責權分明，才能避免安全風險。 文學館藏品信息系統(tǒng)嚴格劃分不同工作人員的權限，謹慎設定各種信息資源、設備資源的使用權限。

內(nèi)外網(wǎng)隔離保證網(wǎng)絡安全性。文學館的信息系統(tǒng)在網(wǎng)絡構建中保證了內(nèi)部辦公網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離，使來自互聯(lián)網(wǎng)的入侵者無法通過計算機從外網(wǎng)進入專網(wǎng)， 從而最有效地保障了專網(wǎng)數(shù)據(jù)的安全。同時，在工作中盡量保證內(nèi)網(wǎng)的所有計算機只通過特定出口與外網(wǎng)通訊。 在軟件上選用入侵監(jiān)測系統(tǒng)、恢復系統(tǒng)、病毒防治系統(tǒng)以保證網(wǎng)絡的安全性。

3 文學館信息化建設中存在的問題

3.1 信息化初期檔案信息質(zhì)量不高

文學館在信息化建設初期為了達到基本的運行效果，在進行數(shù)據(jù)準備時依據(jù)的是原始藏品的征集信息和編目卡信息，在數(shù)據(jù)完備性上存在明顯不足。 另外，文學館的信息化建設是分級進行的，導致檔案資源數(shù)據(jù)分散于三個數(shù)據(jù)庫中，雖然設計時充分考慮到數(shù)據(jù)的關聯(lián)性，但仍難以避免“信息孤島”的問題，從而為資源共享埋下隱患。

3.2 信息化服務意識有待提高

目前，在文學館占主導地位的仍然是傳統(tǒng)的檔案信息服務方式，不能完全滿足現(xiàn)代用戶的需求。 文學館的文學檔案利用類型以學術利用為主，用戶主體為高校師生和專業(yè)研究人員，主要途徑有咨詢、資料出借、講座報告、展覽等。但是，在實際利用服務中，用戶尚無法從互聯(lián)網(wǎng)查閱文學檔案的圖片信息，也不能自主選擇獲取所需檔案資源。這些問題都阻礙了文學館檔案信息共享服務的發(fā)展。

3.3 資金投入不足

檔案信息化建設需要大量的資金投入，但是在檔案信息化的建設中經(jīng)常會出現(xiàn)資金不足的問題。這就容易導致軟、硬件以及相關的基礎設施建設出現(xiàn)滯后的局面。 另外，資金的不足還會導致數(shù)字化的進程緩慢。文學館的多媒體資料管理系統(tǒng)就因為系統(tǒng)所需的軟、硬件要求較高、升級投入巨大，使數(shù)字化采集、加工項目停滯不前，預期效果當然無法呈現(xiàn)。

4 文學館信息化的幾點思考

4.1 明確重心，理清思路

要科學地進行檔案信息化建設，首先必須對其有一個基本正確地的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。國家在新修訂的《檔案法》中“要求各級人民政府將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用[3]?！蔽膶W館的藏品數(shù)字化和多媒體資料加工項目是此項法規(guī)的具體落實，但是還要清醒地認識到此項工作不可能一蹴而就，制訂詳細規(guī)則、完善實施方案，分批分階段地穩(wěn)步進行，才是可行之道。

4.2 尋找重點，務求實效

近期，國家檔案局明確提出，“要加快檔案信息化戰(zhàn)略轉型，順應信息技術發(fā)展的現(xiàn)實需要。 ”但是，對館藏檔案的數(shù)字化要防止急于求成、 片面追求結果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。 文學館要立足館藏信息情況和人員配備情況，將藏品信息化各應用系統(tǒng)規(guī)范化、智能化，主要做好藏品信息資源的優(yōu)化，為信息資源的分類、加工、整理和有序化重組做準備。以吸引更多的科研型用戶借助數(shù)據(jù)挖掘輸出研究成果，以實現(xiàn)長期的社會效益。

4.3 培養(yǎng)人才，強化服務

信息化建設往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力大，影響工作效率。 就檔案信息化建設而言， 要選拔和培養(yǎng)具備檔案管理知識、熟悉本單位業(yè)務流程、掌握基本的計算機技術，能準確提出系統(tǒng)開發(fā)需求，與軟件開發(fā)人員熟練溝通、有豐富的實踐經(jīng)驗和較強的事業(yè)心的檔案管理干部。

要轉變工作理念，“從傳統(tǒng)檔案服務向知識服務轉變。 檔案人員不再是傳統(tǒng)意義上的檔案保管者，而是由被動變?yōu)橹鲃?，成為知識及信息資源的開發(fā)者和提供者[3]。 ”先從服務文學館內(nèi)部做起，充分發(fā)揮局域網(wǎng)快速、便捷的優(yōu)勢，建立文學館內(nèi)網(wǎng)可視化應用服務平臺，并逐步擴大應用范圍，結合用戶認證技術，在既合法合規(guī)又安全可靠的前提下考慮文學檔案資源的有效利用。

5 結束語

總之，信息技術能夠為檔案館的發(fā)展提供更好的發(fā)展平臺，在信息化建設過程中，一定要結合本館的檔案信息資源和實際業(yè)務情況，加快厘清運用新一代信息技術實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的思路，切實推進信息化建設進程。 發(fā)揮信息化成果的社會效益，滿足廣大用戶的需求。