提升企業(yè)辦公室公文處理工作效率的方法

徐娟

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）03-119-01

摘 要 在我國(guó)很多企業(yè)辦公室的辦公日常中，關(guān)于公文的處理一直有著一些問題，這些問題對(duì)辦公室處理公文有著較大影響，效率一直難以提高，影響了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示傳達(dá)和落實(shí)，給企業(yè)帶來了經(jīng)濟(jì)效益的損害。我們針對(duì)目前國(guó)內(nèi)企業(yè)辦公室公文處理中存在的問題進(jìn)行入手分析，提出一些提高企業(yè)辦公室公文處理工作效率的措施，希望能夠?qū)ζ髽I(yè)的工作效率和服務(wù)水平有一定提高作用。

關(guān)鍵詞 企業(yè)辦公室 公文處理 工作效率

不同領(lǐng)域中的企業(yè)辦公室的公文格式和公文處理方式都有著一定差異，公文有著自身的特殊性，所以一定要對(duì)公文處理工作進(jìn)行重視。能否對(duì)公文進(jìn)行科學(xué)及時(shí)的處理，會(huì)對(duì)企業(yè)執(zhí)行上級(jí)指示和前景發(fā)展有很大影響，要先從目前多數(shù)企業(yè)處理公文的問題入手，進(jìn)行詳細(xì)分析，再提出對(duì)企業(yè)辦公室工作效率提高行之有效的手段，形成一個(gè)較為完善的公文處理流程，從而對(duì)有關(guān)的辦公室工作人員有一定幫助。

一、目前我國(guó)企業(yè)辦公室處理公文時(shí)存在的問題

（一）公文處理的流程存在問題

很多企業(yè)在對(duì)公文進(jìn)行處理時(shí)都存在著一些問題，由于傳統(tǒng)思維模式和工作方式的限制，導(dǎo)致了在新時(shí)代背景下處理公文也比較僵化和死板，這是我國(guó)企業(yè)處理公文的一個(gè)關(guān)鍵問題。公文的處理有著一套完善的流程，從公文簽收到公文的登記拆封，再到指派人員負(fù)責(zé)，其次是實(shí)際落實(shí)，最后是歸檔。歸檔指的是按照科學(xué)流程處理后的公文，要按照時(shí)間等一定標(biāo)準(zhǔn)分類歸檔，由檔案部門負(fù)責(zé)管理和保存。在對(duì)公文進(jìn)行處理的過程中，要根據(jù)不同公文的不同特點(diǎn)進(jìn)行處理，及時(shí)的將文件進(jìn)行傳達(dá)和指派，很多企業(yè)都容易忽視對(duì)公文的督辦環(huán)節(jié)，造成了公文落實(shí)出現(xiàn)延誤的問題，并且還存在著公文落實(shí)后不能及時(shí)歸檔，出現(xiàn)紕漏等問題。很多企業(yè)在處理公文的流程上還比較僵化，不能夠和現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展接軌，影響了企業(yè)的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

（二）公文書寫沒有規(guī)范性

將公文書寫進(jìn)行規(guī)范是公文的一個(gè)基本前提。公文的書寫格式是有著自身的獨(dú)特要求的，但是很多辦公室在對(duì)公文進(jìn)行處理時(shí)都沒有考慮到這一點(diǎn)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)公文書寫不規(guī)范的問題，不能夠按照一定要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行書寫，對(duì)辦公室工作效率產(chǎn)生影響。公文主要有單位、原由、文種這幾種要素構(gòu)成。在對(duì)公文進(jìn)行擬題時(shí)，要首先說明具體單位，其次要將敘述事情的原由表明，最后要將公文的文種進(jìn)行確定。

二、提升企業(yè)辦公室公文處理工作效率的方法

（一）將辦公室公文處理人員的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提升

首先要以人為本，我們要明確一點(diǎn)，對(duì)公文處理效率的最直接影響因素就是負(fù)責(zé)公文處理的工作人員，這些工作人員的素質(zhì)會(huì)對(duì)公文處理的質(zhì)量和效率產(chǎn)生決定性影響，所以要將企業(yè)辦公室公文處理人員的綜合素質(zhì)的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提高。要對(duì)工作人員的政治素質(zhì)進(jìn)行側(cè)重提升，組織定期培訓(xùn)活動(dòng)，將工作人員的理論知識(shí)進(jìn)行豐富，提高理論水平，充分宣教愛崗敬業(yè)精神。在提高工作人員的道德品質(zhì)水平時(shí)，可以建立適當(dāng)?shù)馁p罰機(jī)制，而且辦公室文員接觸領(lǐng)導(dǎo)層的機(jī)會(huì)比較多，可以由領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)其進(jìn)行考驗(yàn)和審核，保證辦公人員的思想素質(zhì)過硬，道德品質(zhì)優(yōu)異。在平時(shí)的工作過程中，要時(shí)刻保持工作積極性和工作熱情，求真務(wù)實(shí)、不搞形式主義和表面功夫，腳踏實(shí)地的進(jìn)行公文處理工作[1]。

（二）將公文處理制度體系進(jìn)行完善

只有建立一套完善的企業(yè)辦公室公文處理制度體系，才能夠從根本上解決企業(yè)中存在的公文處理問題。在進(jìn)行具體規(guī)劃時(shí)，可以參考《中華人民共和國(guó)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理格式》，建立一套符合國(guó)家有關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)的公文處理體系。不管是國(guó)家部門，還是省市單位下發(fā)的文件報(bào)告，都應(yīng)該由一個(gè)辦公室負(fù)責(zé)全面接收和管理，將文件發(fā)放做到統(tǒng)一規(guī)劃，不能夠越級(jí)進(jìn)行文件傳送。對(duì)于公文倒流的原因和危害要充分認(rèn)識(shí)，如果出現(xiàn)，要立即采取一定的補(bǔ)救手段，盡可能避免出現(xiàn)倒流文件。對(duì)文件進(jìn)行傳送時(shí)要注意，一定要采取輻射式模式，充分保障傳輸文件時(shí)的科學(xué)性和時(shí)效性。要結(jié)合不同單位的實(shí)際情況，來制定有針對(duì)性的公文處理體系，必要時(shí)可以適當(dāng)刪減。

（三）將公文處理的流程進(jìn)行創(chuàng)新

創(chuàng)新公文處理流程，首先就要將工作內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新。隨著時(shí)代的進(jìn)步和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)壓力逐漸變大，深化企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)改革，將公文處理流程進(jìn)行簡(jiǎn)化和完善是一個(gè)增加企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵步驟。通過對(duì)公文處理流程進(jìn)行“抽絲剝繭”，取其精華，能夠大幅減少公文處理所需要的時(shí)間，讓上級(jí)的指示傳達(dá)和落實(shí)更加具有時(shí)效性，提高企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，從而全面保證公文處理的工作質(zhì)量，對(duì)于企業(yè)未來的發(fā)展有著關(guān)鍵意義。其次要加強(qiáng)對(duì)公文處理形式的創(chuàng)新，加強(qiáng)對(duì)公文批示工作的監(jiān)督，在對(duì)文件進(jìn)行收辦的過程中，要盡可能保證當(dāng)天內(nèi)完成指派工作，送批轉(zhuǎn)辦文件時(shí)要以最快速度交付領(lǐng)導(dǎo)，有需要傳閱的公文要隨簽隨傳。

三、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)辦公室的公文處理水平會(huì)對(duì)企業(yè)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示和命令執(zhí)行產(chǎn)生很大影響，在企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展中扮演著一個(gè)十分重要的角色。目前我國(guó)企業(yè)辦公室在處理公文時(shí)會(huì)出現(xiàn)書寫不規(guī)范，處理流程缺少一定科學(xué)性時(shí)效性的問題，但是這些都是可以得到解決的，通過將辦公室有關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提高，建立健全一套完善的公文處理制度體系，將公文處理的工作流程進(jìn)行完善和適當(dāng)簡(jiǎn)化，從而使企業(yè)公文處理的規(guī)范性和科學(xué)性有大幅提高，保證企業(yè)辦公室的工作效率和工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]嚴(yán)勁芬.淺談如何提升辦公室檔案文書管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（5）：127.