檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新研究

廖世紅

摘 要：隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理問(wèn)題也引起了相關(guān)人士的廣泛的關(guān)注，信息化已成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理水平需要不斷提高。與此同時(shí)，效率也有待提高。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，檔案管理機(jī)構(gòu)必須在管理過(guò)程中運(yùn)用高科技設(shè)備和技術(shù)。為了使信息管理更加科學(xué)有效，信息化是一條最有效的快捷路徑。本研究圍繞信息化在檔案管理中的作用，探討信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出可行性建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;發(fā)展路徑;創(chuàng)新研究

隨著信息資源的不斷增多，讓行政事業(yè)單位陷入了機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存的局面，傳統(tǒng)的檔案管理已無(wú)法讓行政事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展需求得到滿足，嚴(yán)重影響了檔案管理的有效性。所以，行政事業(yè)單位需對(duì)檔案管理信息化建設(shè)引起重視，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性以及檔案管理中存在的問(wèn)題，并結(jié)合實(shí)際制定科學(xué)有效的策略，進(jìn)而提高檔案管理信息化建設(shè)的有效性，充分發(fā)揮檔案管理的實(shí)際作用和價(jià)值。

1 檔案管理信息化建設(shè)的意義

檔案信息是一種非常重要的信息資源，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)工具的涌現(xiàn)使人們的生產(chǎn)生活發(fā)生了很大的改變，同時(shí)也有效推動(dòng)和提高了檔案管理工作效率。檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展是時(shí)代發(fā)展的需要，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公的迫切需求。

1）有助于檔案管理工作更加成熟和完善。傳統(tǒng)檔案管理模式主要為紙質(zhì)媒介，有諸多弊端存在，無(wú)法讓檔案管理工作的開展需求得到滿足。而實(shí)施檔案管理的信息化，讓檔案管理方式從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模式向電子文件管理模式轉(zhuǎn)變，降低了信息的空間占有率，并促進(jìn)了檔案管理工作效率的提高。

2）有效提高檔案管理的效率。構(gòu)建以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為代表的檔案管理模式，使檔案管理和信息技術(shù)有效融合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)了以電子信息技術(shù)為載體的管理模式，有效提高工作效率。在信息技術(shù)模式下，檔案管理工作能夠使得信息資源的共享成為現(xiàn)實(shí)，同一份資料可以突破時(shí)間、地點(diǎn)的限制供多人查看，借助于網(wǎng)絡(luò)工具，檔案資料的傳輸和接收也變得更快，能夠有效提高信息資源的利用率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高管理效率。

2 現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理信息化發(fā)展中的問(wèn)題

1）檔案管理的安全意識(shí)對(duì)其創(chuàng)新性造成了一定的阻礙。無(wú)論哪個(gè)時(shí)期，檔案管理都具有重要的意義，不同的歷史時(shí)期具有不同的功能。傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸被淘汰，現(xiàn)代化的檔案管理模式正在不斷完善。我們要看到信息化處于飛速發(fā)展之中，檔案管理事業(yè)則不可避免的受到巨大的沖擊。但是檔案管理體系卻存在著較多的問(wèn)題，不能與我國(guó)社會(huì)同步發(fā)展?？梢?，檔案管理雖然處于信息發(fā)展階段，但仍有許多問(wèn)題亟待解決。由此可知實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過(guò)程是復(fù)雜的，在管理創(chuàng)新與傳統(tǒng)檔案管理之間存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解決。傳統(tǒng)的檔案管理目的是明確的，即為了快速查詢檔案和保障檔案的安全性。但在歷史檔案管理中實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的難度較大，這對(duì)我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理提出更高的要求，即必須具有多元性。

2）檔案管理信息化專業(yè)人才不足。檔案管理信息化發(fā)展和建設(shè)，需要專業(yè)的技術(shù)人才進(jìn)行管理。但是很多單位都忽視了人才培養(yǎng)工作，檔案管理的工作人員計(jì)算機(jī)水平不高，專業(yè)化水平不夠，很難發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)社會(huì)下各種潛藏的問(wèn)題，其專業(yè)素養(yǎng)有待加強(qiáng)。如果檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)不過(guò)關(guān)，綜合素養(yǎng)不高，那么在面對(duì)一些網(wǎng)絡(luò)病毒時(shí)，就無(wú)法及時(shí)處理，很有可能造成內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)癱瘓，更有甚者還有可能導(dǎo)致一些核心的數(shù)據(jù)資料丟失，給單位造成一些無(wú)法挽回的損失，影響單位的經(jīng)濟(jì)效益。為此，為更好地應(yīng)對(duì)和處理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中各種不安全的因素，在信息化檔案管理建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)注重引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)人才，不斷強(qiáng)化檔案管理工作人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，有效識(shí)別和應(yīng)對(duì)檔案管理中的各種風(fēng)險(xiǎn)，從而推動(dòng)單位的有序經(jīng)營(yíng)和發(fā)展。

3）檔案管理應(yīng)對(duì)電子政務(wù)更高要求的挑戰(zhàn)。電子政務(wù)建設(shè)正處于關(guān)鍵時(shí)期。從內(nèi)容上看，其復(fù)雜性較高，具有鮮明的時(shí)代特征。但要認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化等雖然重要，但并不僅僅局限于此。首先，我國(guó)的電子政務(wù)系統(tǒng)不是獨(dú)立存在的，而是與互聯(lián)網(wǎng)接軌的。功能性較強(qiáng)，能夠滿足社會(huì)和公眾服務(wù)的需求，并且還要履行政府職能。而早期的OA系統(tǒng)應(yīng)用目標(biāo)則是建立在政府專用的網(wǎng)絡(luò)之上，服務(wù)也只限于自身業(yè)務(wù)。而電子政務(wù)則以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為媒介，其目標(biāo)是為社會(huì)和公眾服務(wù)。電子政務(wù)系統(tǒng)是由多個(gè)系統(tǒng)共同組成的，檔案管理系統(tǒng)是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。由此可知電子政務(wù)是檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建的基礎(chǔ)。與傳統(tǒng)檔案管理信息系統(tǒng)相比較后確定了檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容，必須要處理好以下兩個(gè)方面：（1）安全系統(tǒng)。要增加相的功能，可授權(quán)和信任模塊是必不可少的。（2）建立自動(dòng)備份系統(tǒng)。為了避免出現(xiàn)信息丟失的情況，包括電子檔案在內(nèi)的所有檔案內(nèi)容都要備份，即使網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)出現(xiàn)故障，信息也不會(huì)丟失。

3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的路徑

1）加強(qiáng)檔案數(shù)字化資源建設(shè)。為了把高質(zhì)量的信息化服務(wù)提供給社會(huì)和需要者，對(duì)于檔案數(shù)字化資源建設(shè)工作必須要予以高度重視。檔案館的基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施必須要完備，并且把現(xiàn)代多媒體、3D等高科技技術(shù)應(yīng)用于其中，使紙質(zhì)檔案信息資料逐漸實(shí)現(xiàn)電子化，并構(gòu)建出立體展示平臺(tái)，具有多方位多功能，可以提供視覺、聽覺等不同的試聽感受，數(shù)字化資料文獻(xiàn)更加具有帶入感和真實(shí)性，提供的信息化服務(wù)具有更強(qiáng)的吸引力，更加全面和完善。需求者不受時(shí)間和空間的限制登陸到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，即可完成對(duì)所需檔案資料的查詢。

2）提高檔案管理人員專業(yè)水平。檔案管理工作歸根到底也是對(duì)人的管理工作，檔案管理工作人員的專業(yè)水平直接影響著檔案管理效率。單位可以綜合考慮檔案管理工作的開展需要，結(jié)合自身工作的實(shí)際情況，定期對(duì)檔案管理工作人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)行不定期的測(cè)試和考核，從而充實(shí)和提高檔案管理工作人員的水平，全面提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。在培訓(xùn)過(guò)程中，管理層可以邀請(qǐng)那些行業(yè)內(nèi)的專業(yè)人才開展講座，也可以選擇單位內(nèi)部那些經(jīng)驗(yàn)豐富的員工進(jìn)行分享，幫助更多的檔案管理工作人員處理檔案資料收集和管理過(guò)程中的各種難題，繼而提高管理人員的專業(yè)化水平。學(xué)習(xí)借鑒、取長(zhǎng)補(bǔ)短，并以此為契機(jī)，不斷提高檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新工作形式，有效提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。除此之外，單位內(nèi)部還要建立相關(guān)的檔案管理約束制度，用來(lái)指引和規(guī)范檔案管理工作人員的行為，營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，進(jìn)一步提高檔案管理的效率。

3）搭建檔案管理信息化平臺(tái)。新時(shí)期，檔案管理工作若要真正實(shí)現(xiàn)信息化，則需依賴于信息化平臺(tái)建設(shè)，因此在建設(shè)過(guò)程中需要做好以下幾點(diǎn)：第一，硬件建設(shè)。各行政事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中能夠借助自身已有的管理平臺(tái)，開發(fā)出既統(tǒng)一且又相對(duì)獨(dú)立的檔案管理功能模塊，充分結(jié)合檔案管理職能和流程特點(diǎn)有針對(duì)性地設(shè)計(jì)功能模塊，并立足于業(yè)務(wù)發(fā)展需求建設(shè)合理化硬件，在實(shí)踐過(guò)程中完善和升級(jí)硬件環(huán)境，如此方可把系統(tǒng)平臺(tái)的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，讓檔案管理信息化建設(shè)真正落到實(shí)處。第二，資源整合。在將硬件建設(shè)做好后，信息化建設(shè)過(guò)程中另一項(xiàng)重要內(nèi)容就是資源整合，若要使這一點(diǎn)成功實(shí)現(xiàn)，就必須借助相關(guān)管理軟件，諸如 ERP、EDP 等。因此，除了硬件建設(shè)，軟件建設(shè)也必不可少，檔案管理人員可以此為著手點(diǎn)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)目標(biāo)。

綜上所述，檔案管理信息化直接關(guān)系到各行政事業(yè)單位的發(fā)展，所以各行政事業(yè)單位需高度重視檔案管理信息化建設(shè)，并進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，從而保證各行政事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

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