對(duì)信息化背景下文書(shū)檔案管理的幾點(diǎn)探討

王春

摘 要：隨著科技水平的不斷提升，信息技術(shù)也被越來(lái)越多的應(yīng)用到了各行各業(yè)當(dāng)中，為人們的日常工作生活提供了非常大的便利。所以，在這種背景下，應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行文書(shū)檔案管理已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。通過(guò)這種方式進(jìn)行文書(shū)檔案管理能夠有效提高管理效率，降低管理工作需要花費(fèi)的成本，方便信息交流與資源共享，保證文書(shū)檔案的完整性，為相關(guān)工作展開(kāi)提高更為強(qiáng)有力的支持和保障。鑒于這種情況，本文首先簡(jiǎn)單介紹了文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的重要價(jià)值，然后提出了幾點(diǎn)信息化背景下的文書(shū)檔案管理策略，希望可以為文化檔案管理工作的信息化發(fā)展起到一定的參考借鑒作用。

關(guān)鍵詞：信息化背景;文書(shū)檔案;管理措施

在信息化背景下，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域，并取得了非常顯著的成績(jī)，這也給文書(shū)檔案管理帶來(lái)了新的機(jī)遇。與傳統(tǒng)管理方式相比，構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行文書(shū)檔案管理可以有效提高管理工作效率以及管理質(zhì)量，降低材料損壞與遺失概率，并減少管理需要花費(fèi)的成本、資源，方便查詢(xún)使用。所以，相關(guān)單位必須要明確認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要價(jià)值，綜合考慮自身實(shí)際情況制定更為科學(xué)合理的信息技術(shù)應(yīng)用方案進(jìn)行文書(shū)檔案管理，從而將信息技術(shù)的作用更大程度的發(fā)揮處理，為文書(shū)檔案管理工作的高效展開(kāi)提供更有利的支持和保障，推動(dòng)我國(guó)的可持續(xù)發(fā)展。所以，本文展開(kāi)信息化背景下的文書(shū)檔案管理探究有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的重要價(jià)值

1.1 降低管理成本

降低管理工作需要花費(fèi)的成本是文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的最主要價(jià)值之一。過(guò)去事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，采用的都是人工管理，有限的管理人員需要完成源自不同科室的大量文書(shū)檔案管理，存在疲于奔命的情況。同時(shí)，在人少事多的客觀背景下，紙質(zhì)文件在傳遞、整理以及分類(lèi)保存過(guò)程中很容易出現(xiàn)損傷、錯(cuò)漏等問(wèn)題，甚至?xí)霈F(xiàn)遺失現(xiàn)象。另外，隨著文件數(shù)量的增加，單位需要投入更多資金進(jìn)行硬件條件建設(shè)，避免材料損壞。但是，在完成信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建以后，各單位可以將原始檔案統(tǒng)一放置到地方檔案中心，自身進(jìn)行信息檔案的管理就可以了。在這種情況下，不僅僅可以有效避免文書(shū)檔案出現(xiàn)破損、遺失等問(wèn)題，保證其完整性，還能夠有效降低查找以及整理需要花費(fèi)的時(shí)間，弱化重復(fù)性勞動(dòng)強(qiáng)度，提升對(duì)文書(shū)檔案管理效率以及質(zhì)量，降低文書(shū)檔案保存需要花費(fèi)的資金成本。

1.2 更為便于信息資源交流共享

收集管理文書(shū)檔案最主要的目標(biāo)就是方便利用，為相關(guān)工作展開(kāi)提高更為真實(shí)可靠的依據(jù)。同時(shí)，通過(guò)實(shí)際分析發(fā)現(xiàn)，在應(yīng)用傳統(tǒng)方式進(jìn)行文書(shū)檔案管理的時(shí)候，很難實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)資料的共享，文書(shū)檔案的利用效率非常低。像是很多在外地的工作人員，很難第一時(shí)間獲取自身所需的檔案資料，而通過(guò)信息技術(shù)的利用則可以切實(shí)解決這些問(wèn)題。在信息化背景下，構(gòu)建信息管理系統(tǒng)，人們完全可以隨時(shí)隨地登上系統(tǒng)查詢(xún)借閱自身所需資料，整個(gè)過(guò)程不僅速度極快，同時(shí)比較簡(jiǎn)單輕松，并且能夠獲得相對(duì)更為完整的資料，從而有效提高文書(shū)檔案的利用效率，將其作用更大程度的發(fā)揮出來(lái)，推動(dòng)我國(guó)可持續(xù)發(fā)展。

2 信息化背景下的文書(shū)檔案管理措施探究

2.1 轉(zhuǎn)變管理觀念，構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)

要想更加高效的文書(shū)檔案管理，相關(guān)單位必須轉(zhuǎn)變管理觀念，明確認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要作用，打造更為符合規(guī)?；⒔y(tǒng)一化、系統(tǒng)化的檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)的無(wú)縫銜接，從而真正達(dá)到全面滲透、整體布局的要求。例如，在進(jìn)行信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)該徹底打通主平臺(tái)和其余子系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，完成統(tǒng)一接入標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建，將文書(shū)檔案管理系統(tǒng)納入單位信息管理整體構(gòu)架當(dāng)中，從而更好的消除信息壁壘，將信息技術(shù)的作用更大程度的發(fā)揮出來(lái)。

2.2 健全完善信息化管理機(jī)制

要想打造更為完善優(yōu)秀的文書(shū)檔案信息化管理系統(tǒng)，事業(yè)單位應(yīng)該提前構(gòu)建統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，這樣才可以為原始檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化工作提供展開(kāi)依據(jù)，避免工作混亂的情況發(fā)生。例如，在正式展開(kāi)文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)以前，事業(yè)單位可以綜合考慮自身實(shí)際情況制定《信息化細(xì)則》、《操作標(biāo)準(zhǔn)》或《管理規(guī)章》等文件，要求相關(guān)工作人員嚴(yán)格按照規(guī)定展開(kāi)工作，保證信息數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一性，為管理工作的順利展開(kāi)提高更大的便利。除此之外，要想推動(dòng)管理機(jī)制得到貫徹落實(shí)，事業(yè)單位應(yīng)該將文書(shū)檔案管理情況納入全員績(jī)效評(píng)價(jià)考核當(dāng)中去。例如，把文書(shū)檔案原始材料的呈遞納入考核指標(biāo)當(dāng)中，并從時(shí)間、內(nèi)容以及形式等方面入手進(jìn)行考核要求制定，采用加權(quán)平均或者直接得分等方式展開(kāi)量化考核，進(jìn)而使相關(guān)工作人員的主管能動(dòng)性得到更大程度的提升，為文書(shū)檔案信息化管理工作的順利展開(kāi)以及貫徹落實(shí)起到更大的推動(dòng)作用。

2.3 加強(qiáng)人才培訓(xùn)

在信息化背景下，要想更加高效的完成文書(shū)檔案的信息化管理，檔案管理人員除了需要具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理素養(yǎng)以外，還應(yīng)該擁有熟練的計(jì)算機(jī)操作能力。然而，通過(guò)實(shí)際分析發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位的很多文書(shū)檔案管理人員卻并不具備上述素養(yǎng)。要想切實(shí)轉(zhuǎn)變這種情況，事業(yè)單位必須提升對(duì)文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，抽取檔案業(yè)務(wù)特性等關(guān)鍵信息制定更為科學(xué)合理的培訓(xùn)方案，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，從而快速增強(qiáng)檔案管理人員的軟實(shí)力以及計(jì)算機(jī)素養(yǎng)，這樣他們才能夠更加高效及時(shí)的處理信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，提高文書(shū)檔案管理效果，將信息化技術(shù)的作用更大程度的發(fā)揮出來(lái)。同時(shí)，如果自身缺少培訓(xùn)條件的話(huà)，事業(yè)單位還可以邀請(qǐng)社會(huì)上的專(zhuān)業(yè)教育機(jī)構(gòu)展開(kāi)對(duì)自身內(nèi)部工作人員的培訓(xùn)，以此來(lái)提高培訓(xùn)效果。另外，事業(yè)單位還應(yīng)該切實(shí)做好人才引入工作，通過(guò)更為優(yōu)渥的薪資待遇吸引優(yōu)秀人才加入到文書(shū)檔案管理團(tuán)隊(duì)中，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理管理的信息化發(fā)展。

2.4 優(yōu)化安全水平

在信息化背景下，推動(dòng)文書(shū)檔案的數(shù)字化發(fā)展雖然可以有效提高檔案管理利用效率，降低管理成本，更為便于查詢(xún)共享。但是，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，安全漏洞始終都是文書(shū)檔案信息化管理不可避免需要面對(duì)的問(wèn)題。所以，安全水平對(duì)文書(shū)檔案管理的信息化發(fā)展有著決定性的影響。同時(shí)，隨著科技技術(shù)的不斷升級(jí)換代，信息安全技術(shù)也隨之得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，目前常用的信息安全保護(hù)技術(shù)除了防火墻以及網(wǎng)絡(luò)補(bǔ)丁以外，像是虹膜檢測(cè)、聲紋安檢、面部識(shí)別以及指紋安全鎖等生物安全技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到了現(xiàn)實(shí)生活當(dāng)中。因此，事業(yè)單位也可以按照自身的實(shí)際需要，選擇更為科學(xué)合理的方式構(gòu)建組合型安防機(jī)制，進(jìn)而有效避免自身的文書(shū)檔案信息泄露，保障信息資料安全。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們對(duì)文書(shū)檔案資料的需求程度也隨之出現(xiàn)了顯著提升，傳統(tǒng)管理模式所暴露出的問(wèn)題也越來(lái)越多，極大影響了相關(guān)工作的順利展開(kāi)，甚至對(duì)我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)都造成了一定程度的阻礙。在這種背景下，各個(gè)單位必須要轉(zhuǎn)變管理觀念，明確認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要價(jià)值，打造信息化管理系統(tǒng)，通過(guò)信息技術(shù)的有效利用展開(kāi)文書(shū)檔案管理工作，從而有效提高管理效率與管理質(zhì)量，降低管理成本，避免文書(shū)檔案出現(xiàn)破損遺失等問(wèn)題，保證檔案的完整性。同時(shí)，通過(guò)這種方式展開(kāi)文書(shū)檔案管理還能夠有效提升信息查找與共享效率，推動(dòng)相關(guān)工作更加高效順利的展開(kāi)，進(jìn)而為中華民族偉大復(fù)興中國(guó)夢(mèng)的實(shí)現(xiàn)做出更大的貢獻(xiàn)。

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