探析學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)

王虎

摘 要：學(xué)校檔案除了有一般檔案的特點(diǎn)外，且還擁有包括專業(yè)性、周期性和分散性等在內(nèi)的其他檔案所不具備的特性。而信息化技術(shù)憑借其所具有的諸多優(yōu)勢(shì)，如方便，快捷、開放等，為學(xué)校的檔案管理打開了一扇新的窗。新時(shí)期，若要更好的為廣大師生服務(wù)，推動(dòng)學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，就必須積極推進(jìn)學(xué)校檔案信息化管理。本文筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐，分析了學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，并提出了加快學(xué)校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;檔案管理;信息化建設(shè)

進(jìn)入信息化時(shí)代，學(xué)校檔案管理工作也逐漸開始了信息化建設(shè)。而現(xiàn)階段，學(xué)校檔案管理工作改革進(jìn)程中的一項(xiàng)重要任務(wù)，便是怎樣和信息社會(huì)與學(xué)校改革的需要相適應(yīng)，將信息化道路走好，做好綜合開發(fā)利用工作，更好的服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)、科研以及管理工作。

1 學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.1 缺乏認(rèn)識(shí)

現(xiàn)在，大部分學(xué)校檔案管理部門均未將檔案信息化建設(shè)的緊迫性與重要性認(rèn)識(shí)到，不知怎樣借助有限的資源領(lǐng)域進(jìn)行開拓，也未全面了解其普遍認(rèn)知、復(fù)雜程度以及艱巨性。甚至于一些學(xué)校根本未開展檔案信息化建設(shè)，對(duì)其認(rèn)識(shí)流于表面，未展開深入探究，也沒(méi)有一起開展自動(dòng)化和信息化管理。

1.2 經(jīng)費(fèi)投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施配備不到位

進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案載體日趨多樣化，且也加強(qiáng)了檔案資源的信息化[1]。鑒于此，就要求檔案管理立足于現(xiàn)代化辦公，將信息化技術(shù)引進(jìn)來(lái)展開系統(tǒng)化管理。雖然現(xiàn)在很多學(xué)校檔案室均配備了基礎(chǔ)檔案設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等，但顯然已不能讓信息化資源管理和利用的需求得到滿足。檔案管理工作因缺乏充足的經(jīng)費(fèi)投入，便導(dǎo)致未有檔案管理系統(tǒng)軟件、掃描儀、數(shù)據(jù)處理等設(shè)備，讓檔案資源的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理不能真正實(shí)現(xiàn)，檔案工作依然停留在原始紙質(zhì)時(shí)代。

1.3 檔案管理人員的專業(yè)水平和素質(zhì)有待提高

現(xiàn)代化管理要求隨著學(xué)校檔案信息化管理的出現(xiàn)而不斷提高?，F(xiàn)階段，雖然部分學(xué)校檔案信息化管理的條件已經(jīng)具備，但檔案人員隊(duì)伍整體素質(zhì)卻不高，還是有諸多問(wèn)題存在，如未有清晰的檔案管理意識(shí)、專業(yè)知識(shí)不全面、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、創(chuàng)新意識(shí)不突出等，讓檔案管理信息化建設(shè)和學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展受到嚴(yán)重阻礙。因而，現(xiàn)在打造一支素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍是檔案管理信息化工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

2 加快學(xué)校檔案信息化管理的對(duì)策

2.1 打破傳統(tǒng)觀念，實(shí)現(xiàn)信息化管理方式

對(duì)學(xué)校檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，當(dāng)學(xué)校改革事業(yè)在發(fā)展時(shí)，自身也應(yīng)一并發(fā)展，同時(shí)站在信息化管理的角度對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析，以認(rèn)真的態(tài)度對(duì)待新挑戰(zhàn)，通過(guò)現(xiàn)代化的方式將問(wèn)題解決，從傳統(tǒng)觀念中突破出來(lái)，有機(jī)結(jié)合學(xué)校最中心的工作與管理工作，把其共同性找出，切實(shí)做好本校信息化建設(shè)[2]。傳統(tǒng)的檔案管理模式往往較多的依賴于人工，而現(xiàn)在的電子文件管理、聲音的管理均應(yīng)立足于計(jì)算機(jī)技術(shù)，一定要讓各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展得到滿足，與現(xiàn)代化模式同步，所以檔案管理人員就必須將傳統(tǒng)的管理方式更新。一些老的管理者為便于日后的統(tǒng)計(jì)和保存，一般都是簡(jiǎn)易組合檔案，但檔案信息是以傳輸、檢索為主要對(duì)象的，只有樹立檔案信息化理念，方可深層管理存儲(chǔ)功能，并在網(wǎng)上與計(jì)算機(jī)上完成傳輸與檢索，而這也是檔案管理的一個(gè)基本環(huán)節(jié)，只有以此為出發(fā)點(diǎn)，把傳統(tǒng)模式改變，積極創(chuàng)新，才能最大程度的發(fā)揮出檔案信息化管理工作的效用。

2.2 加大經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)

《XX學(xué)校檔案管理辦法》中明確提出“學(xué)校應(yīng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)施設(shè)備給檔案機(jī)構(gòu)，從而使數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)進(jìn)一步加快，同步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校的數(shù)字化校園建設(shè)[3]。”若要對(duì)學(xué)校檔案信息化建設(shè)予以加強(qiáng)，則就必須投入更多的經(jīng)費(fèi)，并把現(xiàn)代化硬件設(shè)備，如檔案管理信息化管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等配置齊全，第一時(shí)間升級(jí)多媒體設(shè)備，從而順利開展檔案信息化建設(shè)。

2.3 加強(qiáng)高素質(zhì)、專業(yè)化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

只有當(dāng)管理人員具備較高的業(yè)務(wù)水平，方可與檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要相適應(yīng)。相較于時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)水平存在明顯的滯后性，無(wú)法讓人們的信息需求得到滿足，具體表現(xiàn)在檔案人員缺乏較強(qiáng)的信息意識(shí)和新穎的觀念，開拓和創(chuàng)新精神不足，致使硬件設(shè)備的現(xiàn)代化與人員觀念落后相互并存的局面出現(xiàn)。隨著時(shí)代與社會(huì)的快速發(fā)展，未來(lái)社會(huì)中占主導(dǎo)地位必然是網(wǎng)絡(luò)化和信息化，學(xué)校應(yīng)把各種教育培訓(xùn)途徑利用起來(lái)，加強(qiáng)培訓(xùn)在職網(wǎng)絡(luò)人員，培訓(xùn)的主要內(nèi)容集中在計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)、高新技術(shù)知識(shí)等方面，使之理論與業(yè)務(wù)素質(zhì)不斷提高。同時(shí)加強(qiáng)培訓(xùn)檔案業(yè)務(wù)人員對(duì)新方法、新設(shè)備以及新技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)干部信息化知識(shí)水平的提高，加大對(duì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)力度，即不僅對(duì)信息技術(shù)、檔案業(yè)務(wù)十分精通熟悉，且對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)技能也能夠熟練運(yùn)用。

2.4 加強(qiáng)學(xué)校檔案管理信息化的安全管理

雖然在學(xué)校檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，能夠?qū)n案利用率提高，使人員的工作量減輕，但由此也會(huì)讓一些信息安全問(wèn)題產(chǎn)生。傳統(tǒng)檔案管理只需注意防水、防火即可，而信息化管理則需將信息安全問(wèn)題納入考慮范疇，諸如計(jì)算機(jī)病毒、黑客入侵及設(shè)備故障等在很大程度上會(huì)導(dǎo)致檔案信息被泄密，甚至被遺漏或損毀。基于此，就需對(duì)檔案信息的安全網(wǎng)站建設(shè)及其安全管理建設(shè)做進(jìn)一步加強(qiáng)。

1）加強(qiáng)安全網(wǎng)站建設(shè)。將上網(wǎng)檔案信息的數(shù)量擴(kuò)大，促進(jìn)上網(wǎng)檔案信息質(zhì)量的提高，把具有特色服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)檔案室的網(wǎng)站給建立起來(lái)，使不同用戶對(duì)檔案信息的需求得到滿足。在開展信息化檔案管理時(shí)，還應(yīng)對(duì)諸多安全標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范予以制定，改進(jìn)現(xiàn)在條塊分割及其各自為政的局面，把統(tǒng)一的學(xué)校檔案管理給建立起來(lái)，讓全省市學(xué)校檔案管理的共享成功實(shí)現(xiàn)。比如，對(duì)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)通信和各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)（數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)、機(jī)讀標(biāo)準(zhǔn)、著錄規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)、文獻(xiàn)標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)等）進(jìn)行制定，借助這些措施實(shí)現(xiàn)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的安全數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。

2）加強(qiáng)安全管理。如果想獲得更加真實(shí)可靠且實(shí)用的檔案信息，則加強(qiáng)檔案的安全管理勢(shì)在必行。傳統(tǒng)的檔案管理體制、方式與法律文件應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代信息化檔案管理，不斷改進(jìn)和完善。因此在文檔一體化模式下，應(yīng)對(duì)嚴(yán)格的電子文檔鑒定、安全保管和歸檔制度予以制定，確保檔案信息資源安全建設(shè)的順利實(shí)現(xiàn)。與此同時(shí)，還應(yīng)建立新型的管理機(jī)構(gòu)，構(gòu)建三級(jí)管理模式（學(xué)校、檔案室及班級(jí)），組建學(xué)校檔案管理委員會(huì)，成員包括學(xué)校分級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及其檔案管理部門人員，由其統(tǒng)一指導(dǎo)學(xué)校檔案管理工作，定期檢查，落實(shí)監(jiān)督。集中管理和利用檔案，實(shí)現(xiàn)專、兼職人員的一起參與。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，學(xué)校的檔案管理作為一項(xiàng)系統(tǒng)化工程與多個(gè)方面密切相關(guān)，包括教學(xué)、科研、管理、師生服務(wù)等，而要想使學(xué)校檔案信息化建設(shè)的步伐進(jìn)一步加快，提高學(xué)校檔案管理水平，就必須加強(qiáng)重視學(xué)校檔案工作，加大投入，并把檔案專業(yè)及信息化技術(shù)人才積極引進(jìn)，同時(shí)做到合理布局、統(tǒng)籌兼顧。

參考文獻(xiàn)

[1]劉平.新時(shí)期高職院校檔案信息化建設(shè)探析[J].中外企業(yè)家，2018（24）：102.

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[3]安宗強(qiáng).淺析高職院校檔案管理信息化建設(shè)[J].中國(guó)管理信息化，2018，21（20）：171-172.