事業(yè)單位檔案信息安全管理工作分析

侯祥英 孫慧博 王海清 李娜 仇麗杰

摘 要：為了進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性和有效性，一定要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的安全。本文首先對(duì)事業(yè)單位檔案信息安全管理的內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)分析，通過增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)信息安全管理設(shè)施和信息安全管理辦法的制定等五個(gè)方面的安全規(guī)范管理措施來促進(jìn)檔案工作的規(guī)范性和全面性，推動(dòng)我國事業(yè)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案;安全;管理;措施

事業(yè)單位在日常工作過程中會(huì)有大量的文書材料產(chǎn)生，這些文書材料都關(guān)系到國家的發(fā)展，所以其安全性十分重要，涉及單位和工作的機(jī)密。在后續(xù)的工作中一定要對(duì)檔案的安全進(jìn)行規(guī)范性管理，科學(xué)的保管好這些材料。檔案管理是事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作，安全性還不夠完善。

1 事業(yè)單位檔案信息安全管理內(nèi)容

1）規(guī)范檔案安全搜集。要想做好檔案的信息安全管理，首先要做到規(guī)范檔案的收集工作。在進(jìn)行檔案收集過程中，管理人員一定要把握好這個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)于信息的保密度進(jìn)行嚴(yán)格的控制，涉及日常工作的檔案需要按規(guī)定放置，而檔案工作與各部門之間的聯(lián)系比較密切，所以檔案管理人員和同事要保持良好的溝通，了解各部門的工作動(dòng)態(tài)，這樣才能避免檔案中出現(xiàn)遺漏，防止檔案出現(xiàn)安全問題。同時(shí)管理人員要更加細(xì)心的收集檔案，大范圍的進(jìn)行搜集工作。對(duì)于一些涉及密度較高的檔案要專門放置，同時(shí)對(duì)收集來的檔案要進(jìn)行梳理，重要的檔案留下，而將不重要的檔案排除，這樣進(jìn)行集中管理能增加全新安全性。

2）規(guī)范檔案安全整理。對(duì)檔案進(jìn)行信息安全管理，能夠在日后的工作中更加便捷地進(jìn)行調(diào)用，在收集過程中也要進(jìn)行整理。對(duì)于檔案的整理工作，如果比較混亂那么在后續(xù)調(diào)用檔案過程中會(huì)增加復(fù)雜性，給工作帶來阻礙，使工作效率降低。同時(shí)要保證檔案整理規(guī)范，保證安全性，一定要保證檔案后期的調(diào)用工作暢通無阻。所以管理人員在管理過程中一定要規(guī)范檔案整理工作，用安全和清醒地意識(shí)來增強(qiáng)檔案管理的全面性，同時(shí)對(duì)于整個(gè)工作要更加有條理。對(duì)收集來的檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類，對(duì)不必要的檔案進(jìn)行整合，也要對(duì)檔案進(jìn)行編目，保證每一個(gè)檔案的安全規(guī)范。

3）規(guī)范檔案鑒定和保管。事業(yè)單位在長(zhǎng)期的工作中會(huì)不斷的產(chǎn)生各種檔案，一定要有專門的鑒定和保管，加強(qiáng)工作人員的行為規(guī)范。如果當(dāng)檔案數(shù)量積累到一定程度，那么安全性就無法保證，所以要進(jìn)行及時(shí)的處理減輕工作的負(fù)擔(dān)。在這個(gè)過程中如果遇到阻礙一定要有效地提高管理效率，通過定期的鑒定和保管來增強(qiáng)安全性，管理人員需要每隔一段時(shí)間檢查檔案的基本情況，觀察檔案是否有遺漏和缺損的狀態(tài)。此外，也要對(duì)每份檔案的保管期限進(jìn)行控制，超過了保管期限的檔案可以用作他用，這樣也能減輕管理人員的保管負(fù)擔(dān)，同時(shí)一些失去效用的檔案要及時(shí)銷毀，減輕檔案數(shù)量，避免后續(xù)調(diào)用檔案的復(fù)雜。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息安全管理的措施

1）領(lǐng)導(dǎo)層重視。要想加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息安全管理的有效性，首先就要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層的重視。領(lǐng)導(dǎo)層在事業(yè)單位中起到了重要的作用，指導(dǎo)整個(gè)單位的工作，所以檔案管理是當(dāng)前事業(yè)單位中的重點(diǎn)，一定要加強(qiáng)安全性引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。在日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)層需要多關(guān)注檔案的規(guī)范性和管理的全面性，通過做好相關(guān)的工作來進(jìn)行具體的工作規(guī)劃，管理人員執(zhí)行過程中要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求進(jìn)行管理，通過加強(qiáng)人力物力和財(cái)力來合力增強(qiáng)檔案管理的安全性，相關(guān)管理工作人員要做好協(xié)調(diào)工作，單位投入一定的資金，加強(qiáng)檔案管理。此外，也要給予相關(guān)的物質(zhì)支持，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的作用在三個(gè)方面進(jìn)行重視，才能讓檔案越來越規(guī)范和安全。

2）健全體系規(guī)范管理?；鶎訂挝坏臋n案管理關(guān)系到社會(huì)事務(wù)和國家相關(guān)部門的聯(lián)系密切，所以國家需要重視檔案管理的科學(xué)化水平，健全體系，規(guī)范管理。相關(guān)部門應(yīng)該從實(shí)際的檔案需求出發(fā)，通過法律制度和體系的角度來督促各級(jí)部門進(jìn)行有效的管理。同時(shí)，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)要制定相關(guān)的規(guī)范和操作流程，這樣才能夠保證檔案資料的全面收集，保證其科學(xué)性。在收集過程中一定要注重突出重點(diǎn)，這樣能夠保證檔案的時(shí)效性和真實(shí)性，也能夠使全面性明顯提高。

3）改建制度。所謂無規(guī)矩不成方圓，要想讓事業(yè)單位檔案規(guī)范管理更加有效，一定要增強(qiáng)制度執(zhí)行，通過加強(qiáng)基本標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)制度完善才能夠提高安全性，工作也才會(huì)井然有序。如果檔案管理安全方面缺乏基本的制度管理，出現(xiàn)漏洞會(huì)給后續(xù)工作帶來很大的阻礙，所以檔案管理也要作為事業(yè)單位發(fā)展中的重要一環(huán)，通過領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)制度安全創(chuàng)建工作，了解當(dāng)前檔案管理中存在的安全不足，提出安全制度改變方案。方案內(nèi)要涵蓋多個(gè)方面，需要加強(qiáng)檔案收集制度的改善，同時(shí)要加強(qiáng)安全制度的整理，在編目制度環(huán)節(jié)加強(qiáng)控制，在方案制定后需要領(lǐng)導(dǎo)親自審批提出意見，最后能夠制定規(guī)范的安全制度才能使工作質(zhì)量有效提升。

4）增加資金投入。雖然事業(yè)單位的檔案安全管理工作并不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但是如果不重視對(duì)其進(jìn)行資金投入，則會(huì)影響整個(gè)檔案管理規(guī)范的安全。所以一定要加強(qiáng)給予事業(yè)單位檔案管理的資金支持。檔案管理是必要工作，在電子化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，檔案管理工作不僅需要人力和物力，更需要跟上時(shí)代的步伐，增強(qiáng)資金投入。用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)平臺(tái)來加強(qiáng)管理的質(zhì)量，事業(yè)單位一般需要專門的辦公室進(jìn)行檔案辦公用房的設(shè)定，同時(shí)單位領(lǐng)導(dǎo)也要撥出資金加強(qiáng)各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，通過硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的結(jié)合來使網(wǎng)絡(luò)化和電子化管理更加系統(tǒng)，這樣不僅能提升管理效率，也能增強(qiáng)管理的安全性。

5）統(tǒng)一管理規(guī)劃建設(shè)方向。當(dāng)前我國事業(yè)單位的檔案信息安全管理還處于初級(jí)階段，需要逐步的探索加以完善和健全。所以在這個(gè)過程中一定要進(jìn)行統(tǒng)一管理，有效地規(guī)范規(guī)劃建設(shè)方向，通過科學(xué)的運(yùn)作循序漸進(jìn)地進(jìn)行檔案信息安全管理的建設(shè)發(fā)展。我國當(dāng)前的信息資源還與發(fā)達(dá)國家存在著一定的差距，這時(shí)我國需要認(rèn)清事業(yè)單位的實(shí)際情況，各級(jí)政府也需要高度重視，大力宣傳檔案信息安全管理的有效性，通過不斷的統(tǒng)籌規(guī)劃，制定統(tǒng)一的事業(yè)單位管理方式，這樣在應(yīng)用信息資源共建共享機(jī)制時(shí)候才能更符合國家的需求，通過統(tǒng)一管理統(tǒng)一部署，使信息資源能夠有序的進(jìn)行調(diào)用。

6）提升管理隊(duì)伍素質(zhì)。對(duì)于檔案管理來說，管理人才素質(zhì)直接關(guān)系到最終檔案的安全，所以一定要重視提升管理隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)，在領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行檔案部門建立時(shí)，一定要選拔優(yōu)質(zhì)的人才，選拔責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)能力強(qiáng)的管理人員進(jìn)行這項(xiàng)工作。淘汰做事馬虎素質(zhì)低下的管理人員，同時(shí)對(duì)于一些安全意識(shí)高、文化素質(zhì)高，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和檔案管理工作擅長(zhǎng)的優(yōu)秀人員要及時(shí)吸納，對(duì)于電子和網(wǎng)絡(luò)比較熟悉，能夠靈活的運(yùn)用電子化的管理設(shè)施會(huì)更加便于后期的管理，此外，對(duì)于違反安全操作的管理人員要給予批評(píng)和懲罰。對(duì)于表現(xiàn)好的管理人員要給予獎(jiǎng)勵(lì)，只有這樣大家才有足夠的工作熱情去管理檔案，使檔案更加規(guī)范。

3 結(jié)語

事業(yè)單位中的檔案安全工作是事業(yè)單位發(fā)展的重點(diǎn)，一定要重視檔案規(guī)范管理，檔案信息安全管理，通過有效的流程管理模式來增強(qiáng)檔案安全性。同時(shí)也要加強(qiáng)安全檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)資金投入，不斷的通過制度改進(jìn)來提高檔案管理的有效性，增強(qiáng)檔案管理的安全性。

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