互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案信息化建設(shè)的策略研究

王士貴 孫正義

漣水縣人民法院

引言：檔案是信息資源的一種，涉及生活、工作的方方面面，覆蓋個(gè)人、家庭、社區(qū)、企業(yè)等各種組織機(jī)構(gòu)，包括聲音、文字、圖片、圖像等各種形式，與社會(huì)的發(fā)展與治理息息相關(guān)。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在信息遺失、搜索效率慢、儲(chǔ)存不方便等問(wèn)題，在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成了必然趨勢(shì)，對(duì)檔案信息化建設(shè)的策略研究進(jìn)行深入分析，具有重要意義。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

檔案信息化建設(shè)是指在國(guó)家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃下，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，將檔案信息進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換，以檔案信息管理為中心，加強(qiáng)檔案管理工作的自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化程度，提高錄入、保存、搜索、查詢、調(diào)用等方面的準(zhǔn)確性與快捷性，減少人為因素的影響和檔案管理的工作量，更好服務(wù)于社會(huì)治理和發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理方法較為復(fù)雜，流程繁瑣，需要投入大量的人力，且存在諸多缺點(diǎn)，比如需要大量的儲(chǔ)存設(shè)施，紙質(zhì)檔案容易變黃、丟失，搜索、調(diào)用困難等，無(wú)法很好的保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。而且在人工錄入的時(shí)候，工作量巨大，不可避免會(huì)出現(xiàn)失誤，影響檔案的真實(shí)性。在互聯(lián)網(wǎng)+的背景下，檔案信息化建設(shè)可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理方法的不足之處，信息自動(dòng)化技術(shù)可以代替人工完成那些程序性、重復(fù)性的工作，提高工作效率和準(zhǔn)確性。檔案信息化建設(shè)將檔案資料存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中，節(jié)省了儲(chǔ)存空間和管理設(shè)施，應(yīng)用信息技術(shù)后也更加方便查閱和調(diào)用，提高了檔案的使用效率。

二、聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案信息化建設(shè)的策略

（一）檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)+背景下，數(shù)據(jù)與信息的收集越發(fā)重要，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)的整合和挖掘，能夠創(chuàng)造更多的價(jià)值，為人們的生活、工作提供便利。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，也是數(shù)字檔案的儲(chǔ)存、調(diào)用核心，需要加以高度重視。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，實(shí)質(zhì)上是一個(gè)檔案信息資源體系重構(gòu)的過(guò)程。檔案信數(shù)據(jù)庫(kù)擁有兩個(gè)特征，一是數(shù)據(jù)化的信息資源體系，更具有條理性、程序性，能夠進(jìn)行歸類與標(biāo)識(shí)。二是，檔案信息數(shù)據(jù)具有共享性、一體性，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)不再受空間與時(shí)間所限制，可以在全國(guó)各地進(jìn)行調(diào)閱和瀏覽。因此，檔案管理部門要制定統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)共建規(guī)劃，從基礎(chǔ)開始，逐步完成數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)項(xiàng)目。在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過(guò)程中，要對(duì)檔案的種類、應(yīng)用、使用單位或個(gè)人，進(jìn)行分類管理，進(jìn)行一定的標(biāo)識(shí)，建立多種索引形式的檔案目錄，提高檔案的管理效率，方便查閱。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，除了進(jìn)行檔案信息資源管理功能的建設(shè)，還要加強(qiáng)與檔案相關(guān)的社會(huì)服務(wù)功能的建設(shè)，并進(jìn)行功能的劃分，主要包括實(shí)體信息、檢索信息、開發(fā)信息、現(xiàn)行文件、登記注冊(cè)、檔案政策等功能，提高檔案的使用效率[1]。

（二）規(guī)范信息檔案管理機(jī)制

互聯(lián)網(wǎng)+背景下，存在大量的無(wú)用信息、錯(cuò)誤信息，會(huì)對(duì)檔案的信息化建設(shè)產(chǎn)生影響，因此要對(duì)信息檔案管理機(jī)制進(jìn)行規(guī)劃，提高信息檔案的管理水平，才能更好的完成檔案信息化建設(shè)。信息檔案管理機(jī)制，需要根據(jù)各個(gè)行業(yè)和工作的特點(diǎn)，進(jìn)行深入調(diào)查和科學(xué)論證，從整體上進(jìn)行制定，保證機(jī)制的有效性和可執(zhí)行性。信息檔案管理機(jī)制要制定科學(xué)的檔案標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及其他技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，只有實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，才能保證檔案的一致性和統(tǒng)一性，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，在網(wǎng)絡(luò)上有效的流動(dòng)[2]。在檔案管理上，第一要利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)公文與檔案的結(jié)合，可以在完成各類檔案統(tǒng)計(jì)工作的同時(shí)，繪制出圖表和清單。第二，要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的自動(dòng)分類、自動(dòng)標(biāo)引，通過(guò)計(jì)算機(jī)查詢時(shí)可以自動(dòng)完成服務(wù)。第三，要對(duì)檔案信息進(jìn)行核對(duì)，除去無(wú)用信息和干擾信息，對(duì)于存在疑點(diǎn)的信息，加以審核，保證檔案的準(zhǔn)確性。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的信息檔案管理團(tuán)隊(duì)

檔案信息化建設(shè)最終還是要靠人來(lái)執(zhí)行，在越發(fā)復(fù)雜的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，人力因素起著更加重要的作用，檔案管理部門應(yīng)該樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，改變傳統(tǒng)的管理理念，培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才。管理部門應(yīng)該定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，更新檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，幫助管理人員迅速熟悉信息檔案的特點(diǎn)，掌握正確、規(guī)范的工作流程，能獨(dú)立完成自動(dòng)登記、歸檔、歸檔輔助、分類、記錄、傳輸、檢索等工作。管理部門還要積極教授檔案人員先進(jìn)的技術(shù)和各種高科技設(shè)備的使用方法，提高檔案管理人員的綜合能力。

（四）建立信息檔案安全管理機(jī)制

互聯(lián)網(wǎng)+背景下，信息檔案的使用效率雖然有所提升，但同時(shí)也面對(duì)著更多的危險(xiǎn)，不法分子可能會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)漏洞，對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行攻擊和破壞，一旦成功將會(huì)給檔案系統(tǒng)造成嚴(yán)重的影響，因此應(yīng)該建立信息檔案安全管理機(jī)制。第一要從機(jī)房、軟件、硬件方面著手，做好防火、防盜、防水措施，保護(hù)檔案系統(tǒng)的物理安全。第二，使用內(nèi)部封閉式網(wǎng)絡(luò)，施行數(shù)據(jù)庫(kù)加密、用戶分級(jí)、數(shù)據(jù)備份等手段，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全。第三，安裝防火墻、數(shù)據(jù)監(jiān)控軟件，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)可以立即發(fā)出警告，并進(jìn)行緊急自動(dòng)處理，逆向追蹤入侵者。

結(jié)論：綜上所述，檔案與人們的生活、工作息息相關(guān)，傳統(tǒng)檔案管理方式存在流程復(fù)雜、難以存儲(chǔ)、容易丟失等缺點(diǎn)，檔案信息化建設(shè)是必然發(fā)展趨勢(shì)?；ヂ?lián)網(wǎng)+背景下，應(yīng)該規(guī)范信息檔案管理機(jī)制，培養(yǎng)專業(yè)的信息檔案管理團(tuán)隊(duì)，建立安全管理機(jī)制，促使信息檔案更好的為社會(huì)發(fā)展所服務(wù)。