大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位人事檔案管理中的應(yīng)用

解惠群 煙臺(tái)市牟平區(qū)國(guó)有資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中心

“大數(shù)據(jù)”這一概念最早提出是在二十世紀(jì)下半葉，經(jīng)過(guò)不斷的成熟完善，現(xiàn)已在各個(gè)行業(yè)各個(gè)領(lǐng)域取得普遍的應(yīng)用，做出巨大貢獻(xiàn)。在我國(guó)，每年通過(guò)國(guó)考入職事業(yè)單位的公務(wù)員不斷增多，事業(yè)單位的規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案信息數(shù)據(jù)的大量輸入輸出給人事檔案管理工作增加了許多的壓力。面對(duì)來(lái)勢(shì)洶洶的大數(shù)據(jù)浪潮，各事業(yè)單位更應(yīng)該緊跟時(shí)代步伐，充分認(rèn)識(shí)和了解大數(shù)據(jù)技術(shù)，思考將其應(yīng)用到人事檔案管理之中的可行性。

一、大數(shù)據(jù)與人事檔案管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各行各業(yè)的不同用戶(hù)不斷輸入和輸出大量信息，產(chǎn)生越來(lái)越多的數(shù)據(jù)，乃至于顛覆原先的云時(shí)代，以全新的面貌迎來(lái)了一個(gè)信息量暴增的時(shí)代—大數(shù)據(jù)時(shí)代。所謂大數(shù)據(jù)，顧名思義，龐大的數(shù)據(jù)。在這里，采用的是一條在學(xué)界相對(duì)而言廣泛認(rèn)同的定義，即大數(shù)據(jù)是指由種類(lèi)多樣、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、數(shù)量龐大的數(shù)據(jù)構(gòu)成的，無(wú)法依據(jù)傳統(tǒng)意義上的尺度范圍使用常規(guī)的軟件工具加以捕捉、整理與分析的數(shù)據(jù)集合，是一種借助新的處理模式就能更大幅度地優(yōu)化決策流程，提高決策效率的數(shù)量大、增長(zhǎng)率高和多樣化的信息資產(chǎn)[1]。這是一個(gè)信息量高度膨脹的時(shí)代，社會(huì)中的各行各業(yè)各個(gè)領(lǐng)域都需要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)建立一個(gè)對(duì)信息進(jìn)行集中處理的平臺(tái)，以便對(duì)信息進(jìn)行整理、匯總、計(jì)算和分析，及時(shí)準(zhǔn)確地為決策者提供數(shù)據(jù)支持。

人才是一個(gè)組織不可或缺的重大資源，有效發(fā)掘和培養(yǎng)人才，知人善用，合理地調(diào)配人才是一個(gè)組織良好運(yùn)行、日漸發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，離不開(kāi)人事檔案管理的提供相關(guān)的信息服務(wù)。人事檔案對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)很是重要，登有個(gè)人的基本信息、業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲等等，更重要的是還記錄了個(gè)人工作期間參與各類(lèi)活動(dòng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，是個(gè)人在單位中地真實(shí)工作經(jīng)歷，這些數(shù)據(jù)為事業(yè)單位進(jìn)行人才考評(píng)和任用提供了重要的信息支撐[2]。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用

（一）應(yīng)用于檔案信息的搜集整理

我國(guó)事業(yè)單位往往規(guī)模較大，設(shè)有不同的職能部門(mén)，每個(gè)部門(mén)內(nèi)部、不同部門(mén)之間都存在繁雜的人事調(diào)度，給負(fù)責(zé)人事檔案信息管理的工作人員增加了巨大的工作量。同時(shí)，我國(guó)事業(yè)單位所慣用的紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)也日漸展露，比如利用紙質(zhì)檔案搜集信息用時(shí)較長(zhǎng)，不易保存和整理，再比如傳統(tǒng)的檔案信息來(lái)源單一等[3]。而將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理，就正好符合事業(yè)單位對(duì)于檔案信息搜集的要求，一方面能夠在搜集人檔案信息時(shí)借助關(guān)鍵詞句快速篩取有用信息，另一方面又能夠依據(jù)關(guān)鍵信息快速地準(zhǔn)確地對(duì)海量檔案信息加以分類(lèi)匯總，并持久保存。

（二）在信息分析處理環(huán)節(jié)的應(yīng)用

在這樣一個(gè)信息量爆炸的時(shí)代，加之我國(guó)是一個(gè)人口大國(guó)，人員流動(dòng)頻繁，事業(yè)單位的工作人員面臨的往往是海量信息的轟炸，僅僅憑借人力難以對(duì)龐雜信息加以分析處理，而他們要做的事情又是從海量信息中篩選出有用信息，這不亞于大海撈針。盡管有些單位引進(jìn)了云計(jì)算等信息技術(shù)幫助進(jìn)行人事檔案管理，但仍無(wú)法滿(mǎn)足需要。而大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)徹底滿(mǎn)足了人事檔案管理的種種需求，一則根據(jù)用戶(hù)的關(guān)鍵詞搜索分析用戶(hù)需求并快速定位用戶(hù)的潛在需求，縮小檔案信息的搜索范圍；二則大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)τ脩?hù)信息進(jìn)行分析和記錄，結(jié)合用戶(hù)的檢索記錄和身份信息，為其推薦相關(guān)的檔案信息。

（三）在信息使用和保存環(huán)節(jié)的應(yīng)用

傳統(tǒng)的人事檔案管理的缺點(diǎn)就在于檔案使用效率低，缺乏精確度，更是會(huì)出現(xiàn)因保存不當(dāng)或儲(chǔ)存空間不足等原因使得部分檔案信息毀壞、丟失等現(xiàn)象。此外，對(duì)于人事檔案的保存，當(dāng)前的檔案管理也面臨著難以突破的困境，因?yàn)闉榱吮ＷC檔案信息的全面性和準(zhǔn)確性，難以避免的會(huì)保存大量沒(méi)有用處的數(shù)據(jù)信息，這樣一來(lái)，一方面大大占用了檔案庫(kù)的存儲(chǔ)空間，不利于檔案信息的豐富性和長(zhǎng)久保存，另一方面導(dǎo)致人們?cè)谶M(jìn)行檔案查找時(shí)因受到無(wú)用信息的干擾而影響信息使用的準(zhǔn)確性，降低檔案信息的使用效率。大數(shù)據(jù)技術(shù)的到來(lái)，使得檔案信息使用和保存的這一困境迎刃而解，采用了大數(shù)據(jù)技術(shù)的人事檔案存儲(chǔ)和管理會(huì)變得更加靈活多變，早在搜集和整理信息的環(huán)節(jié)，大數(shù)據(jù)技術(shù)就能夠準(zhǔn)確地細(xì)致地對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)匯總，更加便于用戶(hù)的調(diào)取和使用，人們可以根據(jù)關(guān)鍵詞索引快速地實(shí)時(shí)地從龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)取所需要的檔案信息，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)記錄的分析處理和對(duì)用戶(hù)潛在信息需求地再保存，大大提高了信息的檢索效率和準(zhǔn)確度。

三、當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理中的困境

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位地人事檔案管理正在不斷優(yōu)化升級(jí)，在檔案信息的數(shù)字化和電子政務(wù)建設(shè)上取得了優(yōu)異的成果，但是隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，僅僅是單純的數(shù)字化信息已然不再能夠滿(mǎn)足人們的日常需求，尤其是對(duì)于事業(yè)單位這種組織來(lái)說(shuō)，人才的考評(píng)和任用格外看重人事檔案的履歷記錄，需要大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)海量信息進(jìn)行精準(zhǔn)檢索和做出科學(xué)的關(guān)聯(lián)性分析[4]。而當(dāng)下，我國(guó)事業(yè)單位的人事檔案管理遠(yuǎn)不能做到這一點(diǎn)，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用也遇到困境。

（一）檔案管理理念落后，缺乏大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用意識(shí)

我國(guó)事業(yè)單位的人事檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)堅(jiān)持的管理理念重在對(duì)于檔案信息的整理與保存，而非發(fā)掘和分析，管理方式也比較落后，通常主要由人工進(jìn)行服務(wù)和操作，提供的服務(wù)內(nèi)容也 僅限于自身的業(yè)務(wù)范圍。比如負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員只能依據(jù)某一條或幾條信息提供檔案信息服務(wù)，而當(dāng)用戶(hù)無(wú)法明確自身的信息需求，或是無(wú)法提供精確的檢索信息時(shí)，就會(huì)陷入一種困境，也就是人們常說(shuō)的“提供的服務(wù)不需要，需要的服務(wù)找不到”。大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)無(wú)疑是為這一困境帶來(lái)一絲曙光，然而，就當(dāng)下而言，部分人事檔案管理人員缺少主動(dòng)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的意識(shí)，難以從用戶(hù)的信息需求出發(fā)，主動(dòng)地、充分地用戶(hù)提供檔案信息的服務(wù)，更遑論挖掘用戶(hù)潛在的信息服務(wù)需求。

（二）投入不足，缺乏資金支持和人才儲(chǔ)備

目前在事業(yè)單位中還存在對(duì)信息化管理認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠等現(xiàn)象，資金投入不足，難以給事業(yè)單位配備完善的信息化管理所必須的硬件設(shè)施和軟件支持。目前我國(guó)許多的事業(yè)單位仍舊采取的是人工操作的管理模式，多數(shù)事業(yè)單位則以人工操作檔案工作為主，以計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)為輔。此外，在事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)中的工作人員年齡普遍偏低，更有部分人員缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，部門(mén)缺少檔案管理和信息技術(shù)兩手齊抓的人才儲(chǔ)備。綜上，由于缺乏資金支持和掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的人才儲(chǔ)備，大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位中的應(yīng)用開(kāi)展并不順利，尤其在人事檔案管理上，在人工操作和半人工操作居于主導(dǎo)地位的情況下，檔案的信息化管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)的融合還需要許多努力。

（三）大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用不規(guī)范，缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

正如前文所說(shuō)，大數(shù)據(jù)技術(shù)是基于云計(jì)算技術(shù)，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)上的海量信息進(jìn)行匯總整理，做出關(guān)聯(lián)性分析。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)其最大價(jià)值的前提條件就是要實(shí)現(xiàn)該行業(yè)的全面信息資源共享。但由于我國(guó)幅員遼闊，不同事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理有著不同的要求，人事信息資源的共建共享難以實(shí)現(xiàn)。此外，由于各地事業(yè)單位的人事檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用缺少規(guī)范，更是進(jìn)一步加大了信息資源共享的難度，人事檔案信息數(shù)據(jù)難以發(fā)揮其真正的價(jià)值。

四、大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用對(duì)策

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及和應(yīng)用越來(lái)越廣泛，與各個(gè)領(lǐng)域的融合中，大數(shù)據(jù)技術(shù)展現(xiàn)出不可比擬的先進(jìn)性和便捷性。這就使得生活在大數(shù)據(jù)時(shí)代的人們對(duì)人事信息管理服務(wù)抱有更多的期待，對(duì)提供更加多元化、更加精確化服務(wù)的需求抱有更大的向往。單位工作者應(yīng)當(dāng)緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代的步子，密切關(guān)注用戶(hù)需求，促進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的普遍應(yīng)用。

（一）樹(shù)立大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識(shí)，將大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用落在實(shí)處

意識(shí)是行為的先導(dǎo)，想要真正把大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，就要自覺(jué)樹(shù)立起大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識(shí)，這一點(diǎn)很重要。在事業(yè)單位中，人事檔案對(duì)人才的考評(píng)和任用尤為重要，是個(gè)人工作履歷和業(yè)績(jī)獎(jiǎng)懲的真實(shí)記錄，大數(shù)據(jù)技術(shù)在其中發(fā)揮的作用不言而喻。只有當(dāng)事業(yè)單位中的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員堅(jiān)定樹(shù)立大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用意識(shí)，在日常工作活動(dòng)中自覺(jué)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行人事信息的搜集、整理和保存，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用才能真的名副其實(shí)。

（二）完善檔案信息管理系統(tǒng)，建立統(tǒng)一的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用規(guī)范

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用離不開(kāi)各事業(yè)單位的共同努力，離不開(kāi)一套標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用規(guī)范。目前各單位檔案信息共享的一個(gè)重要阻礙就在于缺乏統(tǒng)一的應(yīng)用規(guī)范，大大限制了大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值體現(xiàn)。進(jìn)一步完善我國(guó)人事檔案管理系統(tǒng)，就是要打破這一阻礙，查補(bǔ)檔案管理系統(tǒng)中的漏洞，建立一套應(yīng)用規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、信息共享的新型管理系統(tǒng)，為大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用打好基礎(chǔ)。

（三）大力開(kāi)發(fā)大數(shù)據(jù)信息資源，充分實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用過(guò)程中，不僅要注重技術(shù)升級(jí)，還要注重積極開(kāi)發(fā)人事相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，豐富大數(shù)據(jù)的信息資源儲(chǔ)備庫(kù)，為大數(shù)據(jù)技術(shù)的具體實(shí)施提供信息支持。值得注意的是，對(duì)于人事檔案信息數(shù)據(jù)的價(jià)值挖掘應(yīng)當(dāng)包括但不限于滿(mǎn)足用戶(hù)的當(dāng)前需求，還應(yīng)該包括對(duì)用戶(hù)潛在服務(wù)需求的搜集判斷，充分挖掘人事信息數(shù)據(jù)，更好的服務(wù)用戶(hù)。

五、結(jié)論

大數(shù)據(jù)時(shí)代是一個(gè)信息量爆炸的時(shí)代，面對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的沖擊，只有迎難而上，積極開(kāi)拓創(chuàng)新的組織機(jī)構(gòu)才能把握機(jī)遇，緊跟時(shí)代潮流，在時(shí)代的考驗(yàn)中立于不敗之地。我國(guó)的事業(yè)單位發(fā)展穩(wěn)定，每年都有大量人才涌入，單位規(guī)模不斷擴(kuò)大，人事檔案管理面臨巨大壓力，傳統(tǒng)的檔案管理模式已然跟不上用戶(hù)的服務(wù)需求，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案管理進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)勢(shì)在必行。只要認(rèn)真研究應(yīng)用過(guò)程中的難題，改進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)地應(yīng)用策略，就能實(shí)現(xiàn)人事檔案管理地信息化、數(shù)據(jù)化。