計算機系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案信息化管理中的運用

南通市第二人民院信息科 江蘇 南通 226000

引言

醫(yī)院人事檔案的建立是指使用文字、影響等方式將人員信息進行客觀的記錄，其中包括人員調(diào)動、個人信息在內(nèi)的多種信息內(nèi)容。檔案需要通過收錄、編輯、保管等步驟完成對于醫(yī)院人事關(guān)系上的記錄和補充。在信息化發(fā)展的時代背景下，醫(yī)院人事檔案管理也在不斷改革，伴隨著醫(yī)院人事檔案管理信息化的應(yīng)用，加強數(shù)字化管理，彌補傳統(tǒng)人事檔案信息管理的缺點，讓醫(yī)院的人事管理體系能夠更加方便、科學。

1 目前醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的問題

目前有些醫(yī)院還在采取傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，將檔案儲存、檢索之后便儲存起來，但不進行按序分類，也不將信息轉(zhuǎn)錄到數(shù)字信息系統(tǒng)中進行管理。這樣的問題在于不僅工作效率低下，后續(xù)也會引發(fā)復雜的管理問題，因為沒有建立有效的管理流程，檔案的安全性受到了影響。由于人事檔案管理在醫(yī)院內(nèi)不屬于重點的業(yè)務(wù)范疇，所以醫(yī)院在這方面的資金投入較少，導致人事檔案管理設(shè)備較為老舊，無法適應(yīng)信息化管理的改革。這種情況會人事檔案信息化管理工作效率低下，也容易導致檔案管理方面的失誤[1]。

相關(guān)的人事檔案管理人員由于對于工作方面的重視程度不足，導致缺乏專業(yè)技能培訓，信息化管理意識淡薄，對于人事檔案管理的知識儲備不足，無法應(yīng)對人事檔案信息化管理的具體工作內(nèi)容。

2 計算機管理系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用

計算機管理系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中主要應(yīng)用于三類內(nèi)容當中，第一類為醫(yī)院內(nèi)工作人員的基本信息；第二類為人事檔案的材料目錄，主要包括醫(yī)院工作人員個人的履歷與家庭狀況；第三類是在職人員的工資賬單和退休人員的養(yǎng)老金賬單，以及歷年的工資和福利發(fā)放信息[2]。這三類內(nèi)容需要工作人員為其建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計庫，進行統(tǒng)一的規(guī)范化科學管理。

在醫(yī)院人事檔案的管理中使用計算機管理系統(tǒng)能夠幫助工作人員的日常工作，對于檔案的轉(zhuǎn)出和錄入、檔案的日常檢查、查閱、相關(guān)材料管理等提供了幫助。其中對于檔案的信息錄入和轉(zhuǎn)出主要用于醫(yī)院內(nèi)部人員調(diào)動時進行記錄，并將記錄的信心內(nèi)容分類匯總，只需要在系統(tǒng)中輸入查詢的時間段，就可以得知在這一時間階段內(nèi)是否有調(diào)職的醫(yī)院工作人員，提升檔案管理人員的工作效率。

3 計算機系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案信息化管理中的意義

計算機系統(tǒng)在我國醫(yī)院人事檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用，對于工作人員的工作效率有很大的提升，更利于信息的匯總，使后續(xù)對于信息的查詢和更新都更加快捷，減少工作人員不必要的勞動消耗[3]。在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案系統(tǒng)中，如果想要查找某個人的信息會由于查找范圍過于廣泛而引起查找過程的困難，消耗大量的經(jīng)歷。但在計算機系統(tǒng)中進行人事檔案的查找則可以快速檢索，同時計算機系統(tǒng)中的人事檔案信息也更容易管理和數(shù)據(jù)分析。

人事檔案歸類于計算機系統(tǒng)中更煩便于檔案信息的查閱，提升了信息查閱的及時性，延長了檔案信息的儲存年份。傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理使用紙張錄入的模式，由于紙張的保存年限原因，超過一點時間信息會損壞，自己也會隨著時間流逝模糊，使得信息不全。在計算機管理系統(tǒng)進行信息儲存就不會有這種問題出現(xiàn)，可以將數(shù)據(jù)信息完整準確的保留下來。醫(yī)院人事檔案信息化管理能夠?qū)τ卺t(yī)院整體建設(shè)信息化平臺提供幫助，讓檔案管理資源參與到整個醫(yī)院信息化建設(shè)的過程中，有助于信息化管理制度的完善。

4 醫(yī)院人事檔案信息化管理需要注意的問題

由于醫(yī)院的人事檔案管理工作任務(wù)量巨大，且對于醫(yī)院實現(xiàn)整體檔案信息化管理有著重要的意義。所以相關(guān)工作人員在對于管理系統(tǒng)進行操作的過程中，需要對于人事檔案信息化管理系統(tǒng)進行定期的日常維護，管理人員需要對于數(shù)據(jù)信息進行完整的錄入，以保證后期數(shù)據(jù)使用時數(shù)據(jù)的有效性，以及對于信息進行準確的記錄。在對于人事檔案信息化管理的過程中也要注意對于電子檔案儲存的問題，對于需要歸檔的電子數(shù)據(jù)、文件需要用光盤進行儲存。系統(tǒng)中的漏洞要及時進行修補，以確保信息上傳和下載的安全性和訪問權(quán)限。對于數(shù)據(jù)庫和服務(wù)器的主機進行定期的檢查，以保證人事檔案信息相關(guān)數(shù)據(jù)傳輸與保存過程中穩(wěn)定性和安全性[4]。

相關(guān)人力資源管理部門需要對于相關(guān)管理人員組織《檔案法》和認識檔案管理知識的培訓，讓工作人員盡快的掌握規(guī)范合法的人事檔案管理的工作流程和標準，讓相關(guān)工作人員意識到自己工作中的職責和相關(guān)的保密制度。其次對于工作人員進行相關(guān)的計算機知識的培訓和教學，邀請計算機檔案信息化管理的相關(guān)專業(yè)認識對于醫(yī)院的管理人員進行系統(tǒng)的軟件只是培訓。同時定期組織管理人員到專業(yè)的學校學習人事檔案信息化管理的相關(guān)知識，建立考核制度，對于工作人員的工作能力和工作完成情況進行定期的檢查與考核。只有建立在這樣的基礎(chǔ)上，才能培養(yǎng)出適合計算機系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案信息化管理過程中熟悉業(yè)務(wù)且具備計算機能力的復合型人才，才能有利于醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新。

結(jié)語

對于醫(yī)院人事檔案進行信息化管理是順應(yīng)整個時代發(fā)展的必然結(jié)果，能夠減少醫(yī)院的人力和物力消耗，能夠提升醫(yī)院人事檔案管理過程中的效率，提高信息的安全性。在應(yīng)用計算機系統(tǒng)對于醫(yī)院人事檔案信息化管理的過程中需要考慮到信息安全問題，以及一系列相關(guān)的法律規(guī)范問題。