憑證影像化使用狀況初探

北京信息科技大學 北京 100192

引言

近年來，隨著全球信息技術和電子商務、電子政務領域的不斷發(fā)展，發(fā)票、財政票據、銀行回單等在內的會計憑證的電子化進程已逐漸成為發(fā)展趨勢。而我國各級相關機構均在積極推進會計憑證電子化試點應用。2015年，國家稅務總局啟動增值稅電子普通發(fā)票試點，2016年，《會計檔案管理辦法》規(guī)范了電子檔案的法律效力；2017年，財政部啟動財政電子票據試點應用工作；2018年，海關總署推行海關專用電子繳款書試點；2019年，中國鐵路總公司推行高鐵電子客票試點，各航空公司也陸續(xù)推出電子行程單；同年，各高校也陸續(xù)開出了學費電子發(fā)票；今年上半年，國家稅務總局又啟動了增值稅專用發(fā)票電子化試點工作。這些無疑都推動了電子化憑證的發(fā)展。由此可見，會計憑證的電子化將是未來發(fā)展的必然趨勢。

一、疫情下對電子憑證的需求新考驗

2020年2月，教育部發(fā)布組織在線教學與管理工作指導意見，以應對新冠肺炎疫情給高校教育帶來的巨大沖擊。而突如其來的疫情使得高校財務部門不能正常為廣大師生提供服務。在復工復產的迫切形勢下，財務相關活動若要照常展開，電子會計憑證的應用需求就顯的旺盛起來。

二、現行條件下的會計檔案現狀及必要性

目前，大多數高校會計檔案仍處于傳統(tǒng)紙質檔案管理階段，部分高校開始逐漸改革實施或者著手進性會計憑證的影像化管理，由于紙質財務原始憑證附件和種類的不斷增加，傳統(tǒng)的手工整理在后期的保管和查閱中難度越來越大。首先，標準不一的魚鱗式粘貼附件方式在后期需要很多的人力去整理裝訂，打孔整理之后既不美觀也非常影響歸檔，甚至在翻閱過程中遺漏掉落損壞。其次，在紙質單據的歸檔中，查閱憑證變成了一個極其耗費人力物力的過程。頻繁的借閱紙質歸檔文件需要大量的人力去查找，實踐中會經常出現排隊等待查找的審計人員，或出現借閱憑證同屬于一本被其他人先借走的情況。最后，隨著學?？蒲薪涃M的逐年遞增，業(yè)務量將也更具爆發(fā)式的增長，尤其是每學期接近期末、項目預算臨近階段性考核時期翻閱憑證的業(yè)務量更是繁重。這就出現信息不能共享的情況，同時嚴重影響著財務人員的工作效率。

三、解決憑證繁瑣問題引進的新方式

由于會計原始憑證本身的屬性不能直接以信息化的方式直接錄入財務系統(tǒng)中，我校自2018年下半年起普及改換平鋪式粘貼方式，啟用高拍儀和高速掃描儀。自2019年起錄入記賬憑證附帶生成二維碼，配用高速掃描儀，通過掃描設備及賬務系統(tǒng)嵌入軟件轉化為電子化影像，并自動關聯憑證信息和圖像信息整理完畢之后批量放入高速掃描儀進行掃描，掃描文件自動歸檔所在憑證附件，憑證錄入人員可以直接在賬務系統(tǒng)內查看憑證附件信息，無需翻閱紙質原始憑證，這無疑節(jié)省了很多的查找憑證的時間，提高了財務工作的效率。采用記賬后信息采集后置集中掃描模式，不影響例如前置掃描模式下會計人員的工作效率，全部報銷流程完成后集中批量進行原始憑證的影像采集以達到電子化管理的目的。在審計查賬時原始記賬憑證的圖像清晰且可導出附加水印的PDF模式，水印可自主調節(jié)為導出人的工號姓名ID等信息，方便查看的同時保持了會計信息的安全性和保密性。

四、實施憑證電子影像化后的優(yōu)勢

電子檔案模式的出現提高了財務人員的工作效率。電子檔案的處理主要是對財務各類憑證資料以數字文件的方式進性高速掃描，形成可視化的電子數據收集、存儲以及查詢共享，也就是影像化管理會計憑證檔案。會計檔案影像化之后，財務人員不用翻閱憑證，在財務系統(tǒng)就可以點擊查閱憑證的所有附件信息。尤其是項目結題驗收、審計高峰期等，會計檔案查閱需求量很大，老師在辦公室或者家里隨時隨地登陸預約報賬系統(tǒng)查閱報賬憑證信息，使師生足不出戶就能解決審計查賬的問題。

五、現需解決的問題及影響

現階段遇到的問題并且需要提升的是在現有的模塊之下，原有的會計憑證查詢經部門領導和財務主管簽字這一環(huán)節(jié)需要嵌入，原始憑證查詢時我們給出的是紙質憑證查詢審批表，由查詢人找項目負責人、部門負責人和財務主管簽字同意后方可查找，一般留存期限為永久，但是這種方式的弊端在高科技下顯得尤為突?！，F在我們仍然沿襲了這一傳統(tǒng)方式，希望不遠的未來可以開通線上審批憑證查詢模塊，各位主管線上簽章之后即可查詢憑證，這樣也減少了留存紙質檔案的成本?？蓪㈦娮訖n案管理系統(tǒng)對接入財務共享服務平臺，同時可與學校其他部門管理系統(tǒng)相關聯，根據不同的需求設置不同的權限，使得會計信息能夠在不同地域之間共享，實現實時查詢、項目負責人名稱和項目編號查詢，各部門異地協(xié)同辦公等功能。

傳統(tǒng)的會計檔案管理模式已經不再適應高校教育發(fā)展的需要，電子憑證上線的新方式填補了紙質檔案查詢的低下效率，增強了信息留存質量，彌補了原始憑證保管難度大的缺點，憑證電子影像化管理成為高校財務管理改革的第一步。未來若有大數據、云平臺等網絡技術的發(fā)展將促進財務信息共享一體化處理，與大數據、云平臺技術共同發(fā)展，將可以實現從業(yè)務到財務的信息共享一體化，也是實現財務云平臺的重要一步。