采購業(yè)務(wù)管理應(yīng)用計算機(jī)信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)探究

龍巖人民醫(yī)院 福建 龍巖 364000

在現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營過程當(dāng)中，采購業(yè)務(wù)關(guān)系到企業(yè)的核心產(chǎn)品服務(wù)質(zhì)量以及經(jīng)營成本，采購部門的工作水平對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要性不言而喻。在信息化時代背景下，傳統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)管理模式在效率性、可靠性方面的問題越來越突出，而基于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的信息化系統(tǒng)，對提升采購業(yè)務(wù)管理水平，有至關(guān)重要的作用。因此需要基于實際情況和管理需求，對采購業(yè)務(wù)信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計實現(xiàn)途徑進(jìn)行研究。

一、采購業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)應(yīng)當(dāng)堅持的原則

在市場經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展的大環(huán)境下，各個企業(yè)、單位的經(jīng)營規(guī)模逐漸擴(kuò)大，涉及到的原料、產(chǎn)品及辦公用品的采購內(nèi)容越來越復(fù)雜，數(shù)量越來越龐大。尤其是特殊性的采購項目也越來越多，這意味著傳統(tǒng)過度依賴人員參與及管理的采購管理方式的弊端越來越明顯[1]。促進(jìn)采購業(yè)務(wù)管理的信息化是必然趨勢，而信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建，是提高企業(yè)經(jīng)營水平的有效手段。對一個企業(yè)而言，采購管理信息系統(tǒng)將能夠?qū)崿F(xiàn)對采購物品、采購人員及相關(guān)價格成本的信息轉(zhuǎn)化，進(jìn)而實現(xiàn)信息化、精細(xì)化、動態(tài)化管理的重要途徑?？傮w來講，采購業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計和實現(xiàn)都應(yīng)當(dāng)堅持以下幾個原則：

(一)擴(kuò)展性原則

對企業(yè)的經(jīng)營活動而言，在市場競爭越來越激烈的情況下，多數(shù)企業(yè)的采購管理任務(wù)越來越重，尤其是很多采購部門面對的采購內(nèi)容是越來越多的。而為了提高采購管理水平，應(yīng)當(dāng)建立一個長期的信息儲存、應(yīng)用體系，因此系統(tǒng)的擴(kuò)展性尤為重要。也就是說，該信息管理系統(tǒng)一方面應(yīng)當(dāng)在信息儲量方面具有較大的拓展空間，以滿足越來越大的數(shù)據(jù)儲存需求；另一方面，該系統(tǒng)的操作方式、功能配置方面應(yīng)當(dāng)具有較大的拓展空間，以便滿足企業(yè)未來經(jīng)營發(fā)展的需要。值得一提的是，企業(yè)需要建立科學(xué)的供應(yīng)鏈管理意識，將該意識融入計算機(jī)信息化管理之中，提高采購部門乃至整個企業(yè)的管理水平。

(二)實時性原則

企業(yè)的采購活動具有鮮明的快捷、高效性特點，從市場調(diào)研、價格對比，到下單、預(yù)付定金、結(jié)算等環(huán)節(jié)，都要講究實時性。對采購人員而言，需要通過采購業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)，對相關(guān)信息進(jìn)行實時記錄、上傳，并對各種采購請求進(jìn)行審批申請，這對工作系統(tǒng)的實時性要求非常高。對企業(yè)管理者而言，通過計算機(jī)信息管理系統(tǒng)，需要對采購人員的市場調(diào)研報告進(jìn)行分析、指導(dǎo)，及時做出決策[2]。同時，需要對采購人員的采購業(yè)務(wù)執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)管，一方面提高管理效率，另一方面降低內(nèi)部違規(guī)風(fēng)險?？偨Y(jié)來看，企業(yè)采購業(yè)務(wù)的信息化管理系統(tǒng)在操作、管理端都要滿足實時性原則，對系統(tǒng)操作管理模式的設(shè)計策略，以及網(wǎng)絡(luò)通信的實現(xiàn)方式要求較高。

(三)多元交互原則

隨著社會經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，加上市場競爭的加劇，大多數(shù)企業(yè)及單位的采購業(yè)務(wù)都越來越復(fù)雜。這意味著多數(shù)企業(yè)采購業(yè)務(wù)涉及到的內(nèi)外人員、渠道、資源越來越多，參與者數(shù)量的增多以及角色的復(fù)雜性，意味著采購業(yè)務(wù)信息化管理系統(tǒng)需要擁有一套完善、成熟、細(xì)致化的多元交互機(jī)制和權(quán)限管理系統(tǒng)。唯有在系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)過程中堅持多元交互原則，全面支持多角色、多用戶的參與應(yīng)用，才能讓企業(yè)內(nèi)部團(tuán)隊的工作溝通及協(xié)同性更好，同時讓企業(yè)團(tuán)隊與外部合作、監(jiān)管單位的溝通交互更為密切[3]。

二、采購業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)的功能設(shè)計要點

(一)權(quán)限管理

采購業(yè)務(wù)的信息化管理系統(tǒng)和企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展聯(lián)系密切，涉及到企業(yè)成本、現(xiàn)金流、信息流、投資轉(zhuǎn)化等方面，如果無法對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，將會導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營活動無法正常開展，同時對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展不利。而在信息化背景下，采購業(yè)務(wù)的信息化管理首先要重視的就是權(quán)限管理，也就是參與到采購業(yè)務(wù)執(zhí)行與管理中各個角色的權(quán)限劃分與執(zhí)行管理。因此，在采購業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，相關(guān)用戶涉及到管理員、采購員、不同等級及環(huán)節(jié)的審批人員、財務(wù)人員等。權(quán)限管理的基本模式是，操作人員在相應(yīng)權(quán)限機(jī)制下采用相應(yīng)賬號登錄系統(tǒng)，然后由計算機(jī)確定身份有效性，再按照訪問用戶身份劃分操作權(quán)限。登錄之后的操作環(huán)節(jié)中，用戶僅能查詢自己賬號身份權(quán)限內(nèi)的信息，以及執(zhí)行相關(guān)操作，若要訪問其他信息、進(jìn)行其他操作，則需要獲得授權(quán)。授權(quán)的相關(guān)操作邏輯為，用戶向當(dāng)事人或管理員申請，審批通過之后獲得相應(yīng)權(quán)限。

(二)采購UML類圖

采購業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)需要基于采購業(yè)務(wù)的一般工作執(zhí)行模式，設(shè)置一個連貫性的過程。首先，采購人員詢進(jìn)行市場調(diào)研、獲取價格，然后提交采購申請，接受審批；其次，在審批完成之后，由采購人員根據(jù)合同內(nèi)容向財務(wù)人員發(fā)起付款申請；然后，再陸續(xù)完成收貨、結(jié)算、報告等環(huán)節(jié)。在該系統(tǒng)當(dāng)中，價格詢問、采購申請、訂單執(zhí)行等環(huán)節(jié)的功能有差異性，但相對來講，其中涉及到的很多信息、資料是可以重復(fù)使用的。這主要是出于節(jié)約資源、簡化系統(tǒng)及管理模式的考量，對提高信息系統(tǒng)設(shè)計水平，有重要意義[4]。

三、采購業(yè)務(wù)管理應(yīng)用計算機(jī)信息系統(tǒng)的實現(xiàn)路徑

(一)部署系統(tǒng)

在采購業(yè)務(wù)信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行過程當(dāng)中，可以先將可能用到的相關(guān)文件之前加上部署描述文件名稱，再于相應(yīng)模板中進(jìn)行裝配。最后，在J2E程序中執(zhí)行任務(wù)。其中，裝配過程主要囊括了組件和設(shè)置容器配置信息兩個環(huán)節(jié)，對底層服務(wù)的執(zhí)行給予了關(guān)鍵支持。在相關(guān)模塊的應(yīng)用程序中，最終以EAR形式打包成文件，再根據(jù)業(yè)務(wù)流程機(jī)制以及相應(yīng)的需求來進(jìn)行傳輸。

(二)發(fā)布系統(tǒng)

在導(dǎo)出文件之后，就需要在服務(wù)器上對系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)布，具體做法是以管理員身份啟動WAS。然后，選擇“新運(yùn)用”，安裝應(yīng)用程序。在該環(huán)節(jié)當(dāng)中，系統(tǒng)程序會指引用戶進(jìn)行安裝，逐步完成從路徑到映射虛擬主機(jī)等步驟。待系統(tǒng)映射主機(jī)完成并檢查無誤之后，邊可以啟動程序。

(三)資料設(shè)置

需要注意的是，在啟動系統(tǒng)前，要采購部門的相關(guān)工作人員上報、匯總各方面資料，在程序中錄入。在本地系統(tǒng)當(dāng)中，通常會有相應(yīng)的參數(shù)設(shè)定，需要根據(jù)用戶、客戶的相關(guān)特點進(jìn)行設(shè)置，實現(xiàn)系統(tǒng)的用戶化。為了避免因資料設(shè)置不正確、不完善而導(dǎo)致的相關(guān)問題，系統(tǒng)管理維護(hù)人員或采購部門相關(guān)崗位人員應(yīng)當(dāng)對各項資料進(jìn)行檢查核對，確保無誤。

(四)用戶培訓(xùn)

待采購業(yè)務(wù)管理計算機(jī)信息系統(tǒng)設(shè)計實現(xiàn)并可以完成啟動試運(yùn)行之后，應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r間對相關(guān)人員的操作使用進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)。首先，采購部門負(fù)責(zé)人與技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)合作進(jìn)行用戶手冊的編制，然后由相關(guān)人員利用用戶手冊開展培訓(xùn)指導(dǎo)工作[5]。相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格要求所有采購人員、財務(wù)人員、管理人員以及其他與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的人員接受培訓(xùn)，待考核通過之后上線使用。

(五)系統(tǒng)試運(yùn)行及調(diào)試

待系統(tǒng)開發(fā)設(shè)定及用戶培訓(xùn)完成之后，便可以根據(jù)系統(tǒng)及企業(yè)采購業(yè)務(wù)工作特點，對系統(tǒng)進(jìn)行試運(yùn)行工作。企業(yè)采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際采購業(yè)務(wù)，一方面以傳統(tǒng)采購業(yè)務(wù)管理模式開展工作，另一方面通過采購業(yè)務(wù)管理計算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行模擬。然后，對兩種業(yè)務(wù)管理模式的結(jié)果進(jìn)行綜合評估與分析，這不僅能完成信息系統(tǒng)的試運(yùn)行工作，還能讓所有人員了解到該系統(tǒng)的應(yīng)用價值。需要注意的是，試運(yùn)行用到的采購業(yè)務(wù)案例應(yīng)當(dāng)具有足夠的代表性，同時要求相關(guān)試運(yùn)行工作至少開展三個月之上，并且要求所有涉及到采購業(yè)務(wù)及管理工作的相關(guān)人員參與。在完成系統(tǒng)試運(yùn)行的過程當(dāng)中，如果任何異常，應(yīng)當(dāng)對系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試和優(yōu)化，確保其能在技術(shù)及業(yè)務(wù)管理兩個方面展現(xiàn)足夠的穩(wěn)定性。

結(jié)束語

綜上所述，在計算機(jī)及信息技術(shù)發(fā)展迅速的背景下，各行業(yè)企業(yè)及單位傳統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)管理機(jī)制在效率及成本優(yōu)化方面存在的不足越來越明顯。為此，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)積極建立先進(jìn)的技術(shù)化、信息化管理意識，結(jié)合工作實際和相關(guān)需求，設(shè)計一套完善、嚴(yán)謹(jǐn)、實用的采購業(yè)務(wù)計算機(jī)信息管理系統(tǒng)，并按照相關(guān)規(guī)范流程，對其進(jìn)行設(shè)定與調(diào)試，為采購工作機(jī)制的改革優(yōu)化打下堅實的基礎(chǔ)。