公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理問題研究

于海峰 山東省鄄城縣衛(wèi)生健康局

引言：近些年來，隨著我國經(jīng)濟發(fā)展水平的提高，信息技術(shù)行業(yè)也有了較快發(fā)展，以計算機為主要終端的數(shù)字化建設(shè)已深入到各個領(lǐng)域的工作中。公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案記載著相關(guān)工作記錄與重要信息，對規(guī)范整體工作有重要作用，為實現(xiàn)公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的高效管理，相關(guān)部門要注重檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

一、公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理中存在的問題

（一）數(shù)字化硬件設(shè)施不完善

計算機等硬件設(shè)施作為實現(xiàn)公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理數(shù)字化的客觀條件，直接影響到檔案工作能否實現(xiàn)數(shù)字化管理。近些年來，由于相關(guān)部門對公共執(zhí)法監(jiān)督工作的側(cè)重點不同，致使資金分配上出現(xiàn)偏頗，這也就直接導(dǎo)致了計算機和移動硬盤等硬件設(shè)施配置不健全，進而限制了檔案數(shù)字化管理工作的開展。硬件設(shè)施的簡陋直接影響到數(shù)字化管理系統(tǒng)的建立以及后續(xù)技術(shù)升級和系統(tǒng)維護的工作，不能充分發(fā)揮檔案數(shù)字化管理對工作效率的提升作用。

（二）數(shù)字化檔案管理體制不健全

完善的數(shù)字化檔案管理體制是規(guī)范檔案管理工作，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)化管理的重要環(huán)節(jié)。由于數(shù)字化檔案管理體制的缺失，致使相關(guān)人員缺乏工作積極性，進而影響到數(shù)字化檔案管理工作的具體落實。此外，體制的缺失也導(dǎo)致了工作人員缺乏對數(shù)字化管理工作的深層了解，這直接影響了公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理工作的順利展開。由于缺乏對數(shù)字化管理工作的積極性，相關(guān)工作人員也在一定程度上懈怠檔案管理工作，致使檔案數(shù)字化管理工作開展緩慢，工作效率低下。

（三）缺乏專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人才

就目前我國公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法管理部門的檔案管理工作現(xiàn)狀來看，從事檔案管理工作人員的素質(zhì)普遍較低，且缺乏具備專業(yè)能力的數(shù)字化檔案管理人員。數(shù)字化的檔案管理工作往往需要員工具備豐富的檔案管理經(jīng)驗以及計算機操作技術(shù)，由于工作人員專業(yè)技能的缺乏，致使檔案管理工作數(shù)字化得不到有效發(fā)展，嚴重拖慢了整體工作進度，降低了工作效率[1]。

二、優(yōu)化公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理的有效措施

（一）加大資金投入，完善數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

是否具備完善的硬件設(shè)施和軟件條件，是決定能否順利開展公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理工作的重要條件。完善數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，一方面需要相關(guān)部門以及管理人員明確檔案管理工作數(shù)字化的重要性。傳統(tǒng)的檔案主要以紙質(zhì)方式進行保存，這不僅占用了大量的空間，還對貯存環(huán)境提出了較高要求。而檔案的數(shù)字化管理不僅能節(jié)約辦公空間，還能夠進一步提升檔案查找效率，增加公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作的規(guī)范化與系統(tǒng)化。另一方面需要相關(guān)部門以及管理人員優(yōu)化資金分配。相關(guān)部門要在充分意識到檔案管理數(shù)字化重要性的基礎(chǔ)上，優(yōu)化資金方式，并積極向上級部門提高申請資金投入，進而完善計算機等硬件設(shè)施的配置，推進公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理工作效率的提升。

（二）建立健全公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理的體制

只有建立健全公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化的管理體制，才能進一步凸顯數(shù)字化檔案管理優(yōu)勢，提高檔案管理工作效率。做好公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理機制的建設(shè)工作主要有以下兩個方面：第一，構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理標準。管理標準作為各部門工作的重要行為規(guī)范，能夠有效平衡各部門管理方式以及管理手段之間存在的差異，進而使各部門在進行檔案數(shù)字化的過程中，能夠統(tǒng)一文本、圖像、視頻等材料的格式，確保是檔案數(shù)字化工作高效、嚴謹?shù)拈_展。第二，完善檔案數(shù)字化管理工作的考核方式與監(jiān)督機制。完善的考核方式與監(jiān)督機制能夠從側(cè)面促進工作人員效率以及規(guī)范性的提升，由于檔案管理工作的復(fù)雜性和長期性，相關(guān)部門可以改變以往考核方式，通過建立階段性的考核方式來詳細了解工作人員本階段的工作狀況，進而能夠及時改正工作中存在的問題，確保工作的順利開展[2]。

（三）注重數(shù)字化檔案管理人才的培養(yǎng)與引進

現(xiàn)代化、數(shù)字化辦公模式的應(yīng)用，在提高工作效率的同時，也對工作人員提出了較高的專業(yè)能力要求。為提高公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理工作的效率，確保數(shù)字化檔案管理工作的落實，相關(guān)部門要注重專業(yè)人才的培養(yǎng)與引進，組建經(jīng)驗豐富、專業(yè)能力較強的人才隊伍。建設(shè)專業(yè)的數(shù)字化檔案管理隊伍，主要通過人才引進與人才培訓(xùn)兩個方面：第一，人才引進。首先，相關(guān)部門要重視對于數(shù)字化檔案管理工作的宣傳。通過對數(shù)字化檔案管理工作的大力宣傳，使群眾可以深入了解其工作內(nèi)容，促使更多人才加入到公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理工作中來。其次，相關(guān)部門可以通過薪資待遇以及保障制度來吸引人才加入數(shù)字化檔案管理工作。最后，相關(guān)部門可以與高校建立合作關(guān)系。高校作為我國重要的人才培養(yǎng)基地，為我國輸送了大量具有專業(yè)能力的人才。通過與高校建立合作關(guān)系，使畢業(yè)生可以深入了解其工作內(nèi)容，進而從事相關(guān)工作。第二，人才培訓(xùn)。相關(guān)部門要重視數(shù)字化管理人員的專業(yè)能力培訓(xùn)，通過聘請具有豐富經(jīng)驗以及專業(yè)能力的人員進行工作指導(dǎo)，來進一步彌補數(shù)字化檔案管理工作中的不足之處，優(yōu)化整體工作流程。

結(jié)束語：檔案數(shù)字化管理作為當今檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢，在一定程度上促使各單位對于工作方式的改革與創(chuàng)新。公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法部門要完善相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，通過建立健全檔案管理工作體制，引進與培養(yǎng)專業(yè)人才來進一步提升檔案管理工作的數(shù)字化程度。