淺析檔案管理信息化建設(shè)問題與思考

鄭志新

摘 要：對(duì)事業(yè)單位來說，檔案管理信息化建設(shè)在其發(fā)展的過程中必不可少，很多事業(yè)單位在檔案 管理中投入了大量的人力、物力、財(cái)力，但是，事業(yè)單位的檔案數(shù)量很多，而且分門別類。 對(duì)此，迄今為止，很多事業(yè)單位在檔案管理上都有很多的問題，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的發(fā)展 和進(jìn)步。現(xiàn)如今信息時(shí)代輕易解決了這一難題，很大程度上簡化了檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

（一）檔案保管儲(chǔ)存不力。

當(dāng)前，事業(yè)單位大多還是運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，紙質(zhì)檔案 的管理很容易受到環(huán)境的影響，檔案管理保存不注意環(huán)境，最終導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在潮濕的環(huán)境 中發(fā)霉。有的檔案年代久遠(yuǎn)很少翻看，容易被蟲蛀，這樣就會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案被蛀蟲啃食變得 殘缺不全，從而造成檔案內(nèi)容的毀壞，造成單位重要信息的丟失。事業(yè)單位對(duì)檔案管理的需 要量很大，有的工作人員在翻找檔案的時(shí)候不注意對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)，有的紙質(zhì)檔案在保存 的時(shí)候出現(xiàn)老化，用力翻看就會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案紙張破損，造成檔案資料殘缺，從而直接影響 到事業(yè)單位的工作。

（二）檔案查詢工作強(qiáng)度大、費(fèi)時(shí)長。有的事業(yè)單位使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，如果查詢 檔案或者是借閱檔案需要檔案管理人員事先提出查詢檔案調(diào)度的申請(qǐng)，由上級(jí)管理部門批準(zhǔn) 后才能讓檔案管理人員尋找。在等待檔案查詢調(diào)度的申請(qǐng)需要耗費(fèi)很長的時(shí)間，加上檔案管 理人員在成千上萬的檔案中找到需要查詢的檔案，最終導(dǎo)致拿到檔案都是幾天以后的事了， 影響工作時(shí)效。而且紙質(zhì)的檔案借閱時(shí)避免不了會(huì)有不同程度上的損壞，同一份檔案經(jīng)過多 人的借閱可能會(huì)使檔案老化，最終導(dǎo)致出現(xiàn)頁面損壞、字跡不清楚、磨損等現(xiàn)象，所以，紙 質(zhì)的檔案不容易保存。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提升。有的事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模和經(jīng)費(fèi)的不足，對(duì)檔案管理人 員缺少考核和檔案管理培訓(xùn)，檔案管理人員不知道其在平時(shí)的檔案管理工作中的任務(wù)和注意 事項(xiàng)，只是知道最基礎(chǔ)的信息錄入，還不能保證信息的精準(zhǔn)性，沒有工作效率。與此同時(shí)， 有的檔案管理人員在檔案分類的時(shí)候不能很好進(jìn)行細(xì)化，檔案管理工作效率低下，對(duì)計(jì)算機(jī) 的操作不熟練，工作起來任務(wù)完成效果低、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，遇到問題的時(shí)候不能及時(shí)匯報(bào)給上 級(jí)部門，嚴(yán)重影響事業(yè)單位檔案信息化管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）加大資金投入力度。

針對(duì)目前事業(yè)單位內(nèi)開展的信息化建設(shè)總體水平低下的情況， 應(yīng)該從財(cái)力、人力等方面給予支持。在實(shí)施的時(shí)候，各個(gè)事業(yè)單位應(yīng)該認(rèn)知到新時(shí)代背景下 開展檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)是發(fā)展趨勢，這樣利于推動(dòng)自身發(fā)展，是智能化辦公的重要組 成部分。在實(shí)施的時(shí)候，應(yīng)該注明檔案管理信息化建設(shè)專項(xiàng)資金，與此同時(shí)，通過和社會(huì)上 公司之間的合作，把社會(huì)上的技術(shù)人才、資源等引入單位的檔案管理工作當(dāng)中，這樣有利于 促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

（二）實(shí)行新型檔案數(shù)字化管理模式。檔案管理數(shù)字化是新的檔案管理方法，主要是電腦 存儲(chǔ)，把紙質(zhì)檔案利用掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化，再存儲(chǔ)到電腦當(dāng)中，通過掃描 儀、分類、整合、修正的零星數(shù)字化文檔轉(zhuǎn)變?yōu)橥暾晟频臄?shù)字化檔案資料庫，還需要在電 腦上錄入名稱、年月日、卷宗編號(hào)等，方便以后的搜索和查找。這種新型的檔案數(shù)字化管理 方法的推進(jìn)，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理上更好地實(shí)現(xiàn)整合優(yōu)化，建立健全龐大的檔案資料庫，用 便捷的方式大大減少了檔案管理人員找尋檔案的時(shí)間，提升事業(yè)單位的工作實(shí)效。

（三）注重檔案信息資源的開發(fā)利用。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)必不可少的， 如果缺少可以利用的檔案信息資源，檔案管理信息化就沒有辦法建成。首先，以檔案的目錄 為主體進(jìn)行全部檔案的建設(shè)，對(duì)事業(yè)單位中各部門之間分散的信息進(jìn)行整理。檔案資料的整 理應(yīng)該在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案管理體制之下實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的國家檔案資源的有效配 置，方便適應(yīng)檔案資源的社會(huì)共享。其次，利用數(shù)字化對(duì)檔案資料進(jìn)行處理，保證實(shí)體的紙 質(zhì)檔案資料全部轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息資料，對(duì)于相應(yīng)的圖片，需要采用技術(shù)性能，保證圖片的 完整完善性。最后，根據(jù)電腦信息化管理平臺(tái)再對(duì)檔案信息進(jìn)行分門別類，盡量運(yùn)用最簡單 的方式呈現(xiàn)出相關(guān)檔案信息，幫助檔案管理人員提高工作實(shí)效。

（四）健全檔案信息化安全監(jiān)督制度。在建立事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，需要重點(diǎn) 注意檔案信息的安全性能，保證檔案在嚴(yán)格的監(jiān)督監(jiān)管之下進(jìn)行。首先，需要設(shè)立檔案查閱 的訪問制度，把事業(yè)單位工作人員的信息全部錄入到檔案管理信息化系統(tǒng)當(dāng)中，對(duì)不知道身 份的訪問者進(jìn)行攔截并核對(duì)其IP地址和相關(guān)身份信息，保障檔案信息的保密性能。其次，需要 注意事業(yè)單位內(nèi)部人員的訪問，把每一個(gè)訪問者的身份信息、訪問時(shí)間、檔案查閱和操作等 都進(jìn)行記錄，避免有的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員利用職務(wù)隨意更改或者是泄露他人的信息，杜絕 不法行為的發(fā)生。最后，需要做好檔案信息化管理工作的監(jiān)督機(jī)制，讓檔案管理人員在監(jiān)督 中，既起到相關(guān)制約，也能提升檔案管理人員的工作實(shí)效，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的 高效。

（五）培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)。檔案信息化管理完全依靠計(jì)算機(jī)電子設(shè)備提供的服務(wù)，總 的來說還是離不開檔案管理人員的實(shí)際操作，對(duì)此需要提升檔案管理人員的自身綜合素質(zhì)： 首先，事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的入職培訓(xùn)是必要的，考核通過之后才能錄用，保 證業(yè)務(wù)知識(shí)符合檔案管理工作要求。其次，需要對(duì)現(xiàn)在的檔案管理人員定期舉行講座和培 訓(xùn)，讓檔案管理人員進(jìn)行信息化學(xué)習(xí)，運(yùn)用科學(xué)的知識(shí)提升自身的業(yè)務(wù)水平能力，學(xué)會(huì)熟練 運(yùn)用計(jì)算機(jī)，能夠順應(yīng)當(dāng)代信息化發(fā)展的要求。最后，需要培養(yǎng)檔案管理人員的思想政治覺 悟，擁有良好的事業(yè)單位人員應(yīng)該有的政治文化素養(yǎng)，提升日常檔案管理工作中的服務(wù)意 識(shí)，能夠更好地為檔案事業(yè)作出自己的貢獻(xiàn)。

三、結(jié)語

對(duì)事業(yè)單位來說，工作人員的主要工作就是檔案的管理，檔案管理工作涉及的范圍廣，檔 案管理人員還需要保證檔案信息的精準(zhǔn)性，對(duì)所有的檔案資料進(jìn)行分門別類，這給檔案管理 人員帶來了不小的困難。然而，當(dāng)代信息技術(shù)的出現(xiàn)輕輕松松解決了這個(gè)難題。對(duì)此，各單 位領(lǐng)導(dǎo)必須重視對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視度，增加對(duì)信息化建設(shè)的財(cái)力、物力、人力的 投入。