事業(yè)單位檔案管理問題探討

張桂蓮

摘 要：眾所周知，事業(yè)單位檔案管理掌握著事業(yè)單位的命脈，尤其隨著近幾年我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，市場經(jīng)濟體制不斷完善，這也給事業(yè)單位檔案管理工作提出了更高的要求。因此，事業(yè)單位必須要密切關(guān)注市場發(fā)展趨勢，以迎合市場發(fā)展趨勢的角度不斷完善檔案管理工作，通過制定更加標準化和科學化檔案管理體系，有效促進事業(yè)單位發(fā)展進程。當今社會是信息化的社會，對于事業(yè)單位來說，檔案管理是管理事業(yè)單位工作人員的重要舉措之一，對事業(yè)單位檔案管理實行信息化已經(jīng)成為我國事業(yè)單位檔案管理行業(yè)的共識。近年來，我國事業(yè)單位檔案管理信息發(fā)展速度非?？?，理論發(fā)展相對成熟，隨著計算機技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案保存轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案保存。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題

引言 事業(yè)單位屬于一種不盈利的國營單位，主要是為社會提供相關(guān)服務(wù)，具有一定的公共性，檔案管理對于事業(yè)單位來說有著重要影響。檔案管理工作具有一定的綜合性，并不是獨立的，最顯著的特點就是檔案具有一定的實用性。經(jīng)濟社會的發(fā)展和進步，帶動了檔案管理工作覆蓋面的擴展。作為事業(yè)單位管理的重要組成部分，檔案管理的改革也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。本文對當前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進行分析，從而探討出相應(yīng)的解決措施。

一.事業(yè)單位檔案管理存在的幾個問題

1.缺乏專業(yè)的檔案管理人員

要想提高檔案管理效率，檔案管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素質(zhì)是重要的影響因素。但是從目前的情況來看，如今的事業(yè)單位在檔案管理人員方面人才比較匱乏。專業(yè)水平差、職業(yè)素質(zhì)低的人員比比皆是，各方面都無法滿足實際標準。在工作的過程中沒有責任心，態(tài)度較差，積極性也不是很高，人浮于事，導致檔案資料丟失、損壞等問題頻頻出現(xiàn)，不利于檔案管理工作的順利開展。

2.缺乏完善的檔案管理制度

從眼下來看很多事業(yè)單位在檔案管理制度方面都存在問題，異?；靵y。一些單位對對此并不重視并沒建立檔案管理制度，另一些單位是雖然建立的制度但卻只是表現(xiàn)在形式上，并未嚴格執(zhí)行。導致檔案隨意堆積在一起，經(jīng)常出現(xiàn)丟失、殘缺的現(xiàn)象。除此之外對于外界檔案也沒有進行嚴格處理，手續(xù)不全，經(jīng)常出現(xiàn)有借無還問題。還有一些人員為了一己私利對檔案數(shù)據(jù)進行擅自更改，降低了檔案資料的真實性。

3.檔案管理手段落后

眼下計算機技術(shù)雖然得到了廣泛的發(fā)展，但是在從目前的情況來看，遺憾的是很多事業(yè)單位并未將其運用到檔案管理工作中，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式。傳統(tǒng)檔案管理中對于檔案資料的管理主要以紙質(zhì)的方式為主，由于檔案數(shù)據(jù)信息涉及到的內(nèi)容廣泛，信息量較大，自然而然就增加了信息儲存的難度。經(jīng)常出現(xiàn)紙質(zhì)檔案易受潮，發(fā)霉等問題，因此必須要定期進行查看和整理，所以存儲的時間也較短。而且由于內(nèi)容較多，所以檔案準確性好完整性也就難以得到保證，同時也在很大程度上增加了人們查找信息和閱讀信息的難度。

二.事業(yè)單位檔案管理的建議

1.迎合時代;加強檔案管理信息化建設(shè)

隨著科學信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)步入了數(shù)字化時代。這就要求檔案管理工作人員在工作過程中充分利用富含時代特色的先進信息手段，以數(shù)字形式為載體創(chuàng)建事業(yè)單位檔案管理體系，并通過對檔案目錄進行數(shù)字化構(gòu)建，便于檔案檢索及歸檔管理。同時，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還應(yīng)還注意進行科學規(guī)范化的制度管理，通過制度指引落實檔案管理信息化建設(shè)進程。同時，事業(yè)單位在加強檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)做到結(jié)合自身的發(fā)展現(xiàn)狀及發(fā)展特色開展，不能憑空而論。信息化建設(shè)不是一蹴而就的內(nèi)容，需要事業(yè)單位注重實踐，在不斷前行的過程中不斷吸取經(jīng)驗，并不斷完善體系建設(shè)，只有這樣才能實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，落實事業(yè)單位檔案的有效管理。

2.樹立意識;提高檔案管理工作重視程度

要想順利開展事業(yè)單位檔案管理工作，最基礎(chǔ)的部分就是要構(gòu)建意識形態(tài)，切實提高工作人員對檔案管理工作的重視程度。首先對事業(yè)單位的高層領(lǐng)導應(yīng)樹立對檔案管理工作重視的思想意識形態(tài)，引導事業(yè)單位各層職工能夠?qū)τ跈n案管理工作給予足夠的重視。其次，對于事業(yè)單位檔案管理工作人員來說，更應(yīng)該注重意識形態(tài)的建設(shè)，通過定期培訓、建立問責到個人的考核制度等方式，切實提高其對工作性質(zhì)的認同和重視，使事業(yè)單位檔案管理工作能夠更加規(guī)范有序的開展。

3.完善體系;加強檔案管理的分類工作

在開展檔案管理工作時，事業(yè)單位應(yīng)完善要制定一檔案分類管理體系，通過定期培訓檔案管理工作人員科學合理對檔案進行分類及管理，切實做好事業(yè)單位檔案材料的歸檔工作。同時，以完善的檔案管理體系對工作人員進行引導，能夠使事業(yè)單位檔案分類管理工作有據(jù)可依，能夠引導檔案管理工作人員從檔案的內(nèi)容、時間等方面入手，加強檔案管理的分類工作，并實現(xiàn)事業(yè)單位檔案材料及信息的有效運用。完善體系;加強檔案管理的分類工作

4.增加實訓;切實提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

隨著時代的不斷進步，社會對檔案管理人才的需求也趨于多樣化。因此，在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)注意要人才的培養(yǎng)和選拔。通過在招聘過程中引進專業(yè)人才，構(gòu)建一支專業(yè)素養(yǎng)及本領(lǐng)較高的檔案管理工作團隊，同時，事業(yè)單位還應(yīng)對工作人員定期增加實訓，以先進的理念和科學技術(shù)組裝工作人員頭腦，切實提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，從而使得事業(yè)單位檔案管理工作得到不斷改進和完善。

5.事業(yè)單位檔案的安全管理

主要負責人必須給予足夠的重視，通過制訂細則的方式引起職工重視。由于檔案管理中，涉及很多涉密文件要歸檔，因此事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)工作要加強保密工作?，F(xiàn)在黑客的技術(shù)發(fā)展速度很快，很多不法分子為了獲取政府信息，會利用黑客與病毒盜竊機關(guān)事業(yè)單位檔案信息，然后進行不法操作，危害國家的安全。如果事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)工作的安全性不足，一旦遇到錯誤操作、系統(tǒng)故障等，事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)將平臺安全面臨著巨大威脅。

結(jié)束語：綜上所述，檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也是事業(yè)單位不斷前行的核心力量，必須要培養(yǎng)事業(yè)單位全體成員對其足夠重視，并在實際檔案管理工作的開展過程中，能夠謹遵體系要求，切實增強事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化、科學化發(fā)展。同時，事業(yè)單位應(yīng)定期開展實訓，加強檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，切實提升事業(yè)單位檔案管理工作的整體水平，為有效開展檔案管理工作、推進事業(yè)單位發(fā)展進程做出努力。事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革具有時代的意義，檔案管理是對社會發(fā)展的一項重要的工作。但是由于各種問題導致了發(fā)展滯后的現(xiàn)象，從而影響了檔案數(shù)字化的發(fā)展。所以事業(yè)單位必須高度重視檔案管理工作，從業(yè)人員必須在檔案管理的改革檔口中不斷創(chuàng)新工作的方式、方法，才能配合事業(yè)單位實現(xiàn)整體的高效運行，促進其在大刀闊斧的改革進程中獲得新的、更大的發(fā)展機遇。

參考文獻：

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