淺析新環(huán)境下的人力資源和社會保障局檔案管理策略

張亞沖

摘 要：受新環(huán)境的影響，人力資源與社會保障局檔案管理受到社會各界人士的關(guān)注，緊跟時代發(fā)展腳步，深層次調(diào)整和完善傳統(tǒng)檔案管理模式，進一步加強檔案管理效率，充實其功效，便于檔案管理更好的運行，廣泛應(yīng)用信息化技術(shù)并突出其功效性與簡便性，加快檔案管理的發(fā)展進程。

關(guān)鍵詞：人力資源;社會保障局;檔案管理

引言

人力資源與社會保障局檔案管理內(nèi)容主要涉及檔案采集、檔案歸整、存儲管理、檔案鑒別、信息統(tǒng)計和服務(wù)應(yīng)用，為人力資源兼顧使用管理和失去勞動力后期生活保障帶來便利，突出輔助作用。另外，檔案管理水平的好壞與后期工作實施的簡便性與時效性有密切聯(lián)系。

1.人力資源和社會保障局檔案管理意義

根據(jù)相關(guān)法律條例，檔案管理逐漸向法制化管理方向邁進?，F(xiàn)如今國內(nèi)檔案管理發(fā)展迅速，針對不同檔案的采集管理工作也陸續(xù)得到落實，長此以往演變成復雜的管理系統(tǒng)。相較于勞動保障檔案管理而言，其意義主要涉及兩點：一方面站在宏觀角度考慮，檔案管理在治理過程中屬于基礎(chǔ)性內(nèi)容，促進了國家事業(yè)的發(fā)展，并為其提供優(yōu)質(zhì)的人力資源保護。檔案管理同民生發(fā)展密不可分，直接影響社會的和諧發(fā)展。另一方面站在微觀角度考慮，檔案管理詳細記載了群眾的成長經(jīng)歷，重點維護了員工升職、學生創(chuàng)業(yè)的權(quán)利義務(wù)，其意義非常重大[1]。

基于新環(huán)境下，國家經(jīng)濟較往年有了明顯遞增，人事管理制度出現(xiàn)了巨大轉(zhuǎn)變，為了提高檔案管理工作效率對此提出嚴格要求。除此之外，現(xiàn)階段檔案類型繁多，設(shè)備逐漸向現(xiàn)代化靠攏，這些改變促使社會對檔案管理者專業(yè)技術(shù)要求嚴格。受新環(huán)境的影響，檔案管理工作不斷前行，應(yīng)高度重視該問題，并制定有效的方案進行處理。

2.新環(huán)境下人力資源和社會保障局檔案管理問題分析

2.1不注重勞動保障檔案管理工作

以勞動保障檔案管理工作為例，其數(shù)量繁多，操作細節(jié)瑣碎，該有的硬件管理設(shè)備稀缺，更甚者對檔案不進行歸檔亦或是檔案存儲缺乏標準性，倘若情況緊急還會出現(xiàn)檔案遺失事件。所以，不注重勞動保障檔案管理工作時常發(fā)生。

2.2檔案管理較為分散

行政管理部門檔案管理工作不夠集中和統(tǒng)一，各個事業(yè)單位在檔案管理方面均有自己的手段，已經(jīng)設(shè)立相關(guān)的檔案室。另外檔案庫房缺乏集中性，分散于各個位置，并未做導統(tǒng)一管理和分配，以至于檔案管理具備的硬件數(shù)量較多，投資成本高，造成庫房使用緊俏。因為檔案空間需進一步延伸和擴大，相應(yīng)的防潮、防盜、防火、防蟲工作要盡快落實，管理成本高，在這方面的投資力度不夠，嚴重降低檔案安全性。社會保障局檔案因為所涉規(guī)模較大，種類繁多，所以會分配到各個部門進行監(jiān)督和管控，使得檔案交由各階層管理，然而部門間互動交流力度欠缺，使得管理方面出現(xiàn)制約。甚至其它單位存儲的檔案信息一致，增加信息管理難度，使檔案管理不在狀態(tài)。

2.3管理模式相對落后

基于目前檔案管理制度下，應(yīng)用最為頻繁的是傳統(tǒng)管理手段，在按卷管理的基礎(chǔ)上實施，此管理模式會在一定程度上增加檔案管理工作難度，極易發(fā)生差錯問題，操作流程相對復雜，要求大量員工協(xié)助配合，資金投入方面較多，操作運行不夠方便，需要交接的工作內(nèi)容非常多，工作效率嚴重下滑。缺少新型技術(shù)手段、管理設(shè)施和投入模式，并未完全了解新型信息技術(shù)應(yīng)用的價值意義。不但耗費了大量檔案管理資金成本，同時限制了檔案應(yīng)用和管理的便捷性。有關(guān)責任人調(diào)配的員工和硬件設(shè)備較少，增加工作量，使得工作效率難以突出，在管理層面沒有創(chuàng)新型理念的支持[2]。

2.4員工綜合素質(zhì)有待提升

檔案管理人員通常與專業(yè)知識框架員工不是一類，所以在檔案管理過程中相應(yīng)的專業(yè)知識較為匱乏。在日常工作中，通常是老員工帶領(lǐng)新員工，并未設(shè)立全面系統(tǒng)的培訓體系和招聘制度，從而使得員工不能實現(xiàn)檔案管理工作目標，其內(nèi)容缺乏規(guī)范性和有效性，在很大程度上束縛了檔案管理工作的價值功效。站在員工角度考慮，考核評價機制不夠嚴謹，缺少工作監(jiān)察和推動作用。

3.解決人力資源和社會保障局檔案管理問題的方法

3.1加強領(lǐng)導層對檔案管理的關(guān)注度

對于檔案管理工作而言，為了獲得上級部門的認可和關(guān)注，應(yīng)全面引入檔案管理工作相應(yīng)的設(shè)施配套資源，廣泛招聘專業(yè)型人才，關(guān)注員工管理，突出管理制度的標準化，供應(yīng)大量新型檔案管理硬件和軟件的配套設(shè)備，加強檔案管理嚴謹性與創(chuàng)新性，提高其時效性。另一方面，管理者必須高度重視，從而激發(fā)員工的工作熱情，便于檔案管理工作員工的高度配合。

3.2重點完善檔案管理制度

為了保障檔案管理的順利實施，應(yīng)建立完整的系統(tǒng)規(guī)范管理體系，從而使管理制度有秩可循。落實到管理制度方面，必須詳細記錄檔案內(nèi)容、評估和統(tǒng)計步驟，另外還要結(jié)合員工工作效率實施獎懲制度和工作評價規(guī)則及體系，知曉每位員工的工作內(nèi)容，把責任落實到個人身上，加強領(lǐng)導人的管理力度和執(zhí)行力的嚴肅性，提高業(yè)務(wù)工作步驟的管理時效，落實監(jiān)督體系管理工作，提高監(jiān)督水平。在實施管理制度時，需充分顯現(xiàn)制度的威望性。另一方面，結(jié)合真實狀況和時代變化特征盡可能的優(yōu)化制度體系，保證制度管理能夠順應(yīng)時代發(fā)展。針對檔案遺失和不標準歸檔近況需盡快發(fā)現(xiàn)和修整，平時要嚴格審批工作內(nèi)容，提高工作質(zhì)量檢查考評效率，激發(fā)員工工作熱情。定期組織員工培訓管理，構(gòu)建完整的人才培養(yǎng)機制，招聘資歷較深的人才培養(yǎng)專家，激勵員工充實自身專業(yè)知識。

3.3提高檔案管理技術(shù)創(chuàng)新性

全面掌握檔案管理的創(chuàng)新性和獨特性，自主完成相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理配置，通過新型信息技術(shù)來全面加強檔案管理工作的管理效率及質(zhì)量。提高信息化系統(tǒng)建設(shè)速度，高度重視信息化配置的安全性，功效多樣化，操作靈活性。招聘資歷高的系統(tǒng)配置機構(gòu)結(jié)合檔案應(yīng)用和管理的真實狀況，落實檔案管理系統(tǒng)配置工作，同時突出其嚴謹性、實效性?；诖舜鎯堎|(zhì)檔案管理，使檔案管理操作存在于雙重形式狀態(tài)，漸漸朝著檔案信息化管理前行[3]。結(jié)合現(xiàn)階段情況來說，因為技術(shù)和制度受到約束，目前整體推行的數(shù)字化檔案管理依舊顯現(xiàn)節(jié)制性，所以可把檔案管理定性為數(shù)字化管理，通過原有數(shù)字化檔案管理作用進行研發(fā)，全面推動檔案管理超出時空范圍的探索、應(yīng)用、整理和統(tǒng)計，突出該工作的簡便性和有效性。

3.4提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

如今的檔案管理工作針對員工實際工作情況提出嚴格要求，不但員工要具備專業(yè)知識和綜合素質(zhì)，還要掌握和了解所用設(shè)備，加強工作效率和質(zhì)量。人力資源和社會保障局應(yīng)按時組織員工參加培訓學習，充實檔案管理知識內(nèi)容，深入貫徹管理人員的思想理念，增強各類設(shè)施的應(yīng)用水平。另一方面，重點培養(yǎng)員工思想意識，在平時工作中滲透服務(wù)理念，積極踴躍，嚴謹負責，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。

結(jié)語

綜上所述，隨著現(xiàn)代化經(jīng)濟的不斷發(fā)展，基于新環(huán)境下的人力資源和社會保障局檔案管理必須緊跟時代潮流發(fā)展，合理應(yīng)用新型管理手段，便于檔案管理工作的順利進行，全面提升檔案管理員工的高效率管理成果，以此為員工和機構(gòu)人員提供方便的檔案信息搜尋途徑。在此過程中要特別關(guān)注的是技術(shù)創(chuàng)新，落實檔案管理思維模式，創(chuàng)新思路，順應(yīng)時代發(fā)展潮流，一步步完善落后的管理思想和方法。

參考文獻：

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[3]張海寧.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（5）：234-235.