檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與不足

吳慧君

【摘要】現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中，電子信息技術(shù)在企事業(yè)單位數(shù)字檔案管理工作中應(yīng)用十分廣泛，數(shù)字化檔案管理符合時(shí)代發(fā)展需求，且能夠大幅度提高檔案管理效率，減輕人員工作壓力。本文主要對(duì)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)和不足進(jìn)行了分析。

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化管理;優(yōu)勢(shì);不足

隨著現(xiàn)在科技的不斷發(fā)展，全球進(jìn)入信息化時(shí)代，以往的人工管理檔案模式弊端逐漸暴露，信息技術(shù)的快速發(fā)展，推動(dòng)著檔案管理逐漸開(kāi)始朝著網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化方向發(fā)展，很多工作都可以直接在網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)上完成，大幅度提高了工作效率，同時(shí)也減輕了人員的工作量，但數(shù)字化檔案管理有利有弊，這一點(diǎn)需引起檔案管理人員的重視和關(guān)注。

一、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）提高了檔案管理工作效率。通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，可大幅度提升檔案管理工作效率，彌補(bǔ)了以往檔案管理模式的缺陷和弊端，將人員從繁重的工作壓力中解脫出來(lái)。首先，通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)了對(duì)紙質(zhì)檔案管理的全面升級(jí)，同時(shí)也緩解了紙質(zhì)檔案管理機(jī)械操作繁瑣、復(fù)雜的問(wèn)題。其次，在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中，檔案資料數(shù)量越來(lái)越多，尤其在當(dāng)前的信息化社會(huì)背景下，以往的檔案管理模式并不能滿(mǎn)足當(dāng)前實(shí)際發(fā)展需求，而通過(guò)檔案數(shù)字化管理，則可大幅度提高工作效率，更好地滿(mǎn)足現(xiàn)代化發(fā)展需求。最后，通過(guò)檔案數(shù)字化管理，更加容易凸顯檔案等應(yīng)用價(jià)值，例如，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速檢索，節(jié)約了檔案應(yīng)用和管理人員的時(shí)間。

（二）提高了檔案管理質(zhì)量。目前，全社會(huì)都提高了對(duì)檔案資料的重視程度，在此情況下，也對(duì)檔案管理模式提出更高要求。通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，可大幅度提高檔管理工作質(zhì)量。首先，數(shù)字化檔案管理，能夠?yàn)闄n案資料的精準(zhǔn)性提供保障，從而緩解了以往管理模式下出錯(cuò)率高的問(wèn)題，從收集到制作，都要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和格式來(lái)進(jìn)行，因此對(duì)于檔案管理工作質(zhì)量的提升很有幫助。其次，數(shù)字化檔案管理，可大幅度提升檔案的經(jīng)濟(jì)效益，能夠在當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)渠道下，實(shí)現(xiàn)信息的相互傳遞，從而為企事業(yè)工作決策提供參考和依據(jù)。最后，數(shù)字化檔案管理，可將檔案資料通過(guò)圖片、視頻的方式保存下來(lái)，之后借助現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，避免了對(duì)檔案資料的破壞。

二、數(shù)字化檔案管理的不足

（一）數(shù)字化檔案無(wú)法滿(mǎn)足公眾需求。在當(dāng)前的數(shù)字化檔案管理工作中，由于發(fā)展速度較慢，因此很難滿(mǎn)足社會(huì)公眾需求，同時(shí)也對(duì)檔案自身價(jià)值的發(fā)揮產(chǎn)生了制約。首先，我國(guó)很多單位還不具備專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化檔案管理設(shè)備，數(shù)字化處理能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，因此還不能對(duì)全部檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。其次，我國(guó)的數(shù)字化檔案管理目前尚處于初級(jí)起步階段，對(duì)于很多技術(shù)的應(yīng)用還停留在表面，因此還無(wú)法實(shí)現(xiàn)全面推廣。最后，數(shù)字化檔案管理無(wú)法與用戶(hù)需求對(duì)接，因此，檔案資料很難實(shí)現(xiàn)全民共享，在檔案管理過(guò)程中與用戶(hù)之間的交流和溝通較少，因此并不能滿(mǎn)足用戶(hù)的個(gè)性化需求。

（二）數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用難。在當(dāng)前的檔案數(shù)字化管理工作中，由于很多人員工作能力不佳，因此很難適應(yīng)當(dāng)前的改革發(fā)展需求。首先，數(shù)字化檔案管理要求工作人員具備先進(jìn)的檔案操作技術(shù)，能夠?qū)ζ胀ǖ臄?shù)字化檔案進(jìn)行處理，但就目前實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，由于掌握這些技術(shù)的工作人員十分有限，同時(shí)也不具備檔案信息化的操作能力，從而直接對(duì)工作質(zhì)量和效率產(chǎn)生了影響。其次，在數(shù)字化檔案管理工作中，通常需要有專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人才，這樣才能做好檔案等開(kāi)發(fā)工作，但由于檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)缺乏，從而也阻礙了檔案的數(shù)字化發(fā)展。最后，現(xiàn)存的培訓(xùn)機(jī)制并不足以解決工作人員信息能力缺乏的問(wèn)題，且培訓(xùn)工作的針對(duì)性不強(qiáng)，不能夠結(jié)合工作人員的實(shí)際情況展開(kāi)培訓(xùn)，這些都是檔案管理工作在今后發(fā)展需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。

三、我國(guó)檔案數(shù)字化管理今后發(fā)展的有效建議

（一）明確數(shù)字化檔案管理發(fā)展規(guī)劃。為了妥善做好檔案數(shù)字化管理工作，必須要結(jié)合實(shí)際情況制定出完善可行的發(fā)展規(guī)劃，首先就是明確數(shù)字化發(fā)展的核心任務(wù)，之后對(duì)檔案管理體系進(jìn)行建立，以數(shù)據(jù)庫(kù)為核心，通過(guò)這種方式，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的順利開(kāi)展，同時(shí)還要對(duì)數(shù)字化檔案管理的近期和遠(yuǎn)期目標(biāo)進(jìn)行明確，一步一個(gè)腳印地妥善落實(shí)，明確工作重點(diǎn)和難點(diǎn)。其次，要妥善做好保障性工作，首先就是要強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理的硬件配置，結(jié)合當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求，對(duì)各種設(shè)施設(shè)備進(jìn)行配置，同時(shí)做好數(shù)字化檔案管理的軟件升級(jí)和開(kāi)發(fā)工作，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，提高資源使用性。最后，還要形成良好的數(shù)字化管理工作氛圍，加大宣傳力度，使更多的人都能夠重新地認(rèn)識(shí)并關(guān)注數(shù)字化檔案管理，最大限度地提高檔案管理工作質(zhì)量。

（二）創(chuàng)建數(shù)字化檔案信息、安全系統(tǒng)。明確數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的有效安全運(yùn)行時(shí)，必須要確定系統(tǒng)操作時(shí)候的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，確保整個(gè)數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的整體性安全。數(shù)字化檔案信息建設(shè)需要注意的兩點(diǎn)要求，瀏覽記錄方面的信息控制與操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)方面的安全。前文說(shuō)的是數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)安全方面的有效保證與出發(fā)點(diǎn)。比如在實(shí)際操作中對(duì)訪(fǎng)問(wèn)方面的管理，應(yīng)該從系統(tǒng)中對(duì)角色進(jìn)行合理設(shè)置。也就是設(shè)置好管理者和訪(fǎng)問(wèn)者、使用者方面，主要分類(lèi)是：操作者、管理者、訪(fǎng)問(wèn)人員，數(shù)據(jù)信息這塊對(duì)于訪(fǎng)問(wèn)人員來(lái)說(shuō)，在級(jí)別上和操作上予以權(quán)限的設(shè)置，滿(mǎn)足多少級(jí)別的才可以打開(kāi)瀏覽等。為了系統(tǒng)中的有效管理與安全，防火墻的建立可以保護(hù)系統(tǒng)的安全性。當(dāng)然，數(shù)據(jù)存檔劃分等都要做到數(shù)據(jù)更新的時(shí)候能有效保障。

（三）數(shù)字化檔案信息管理同步化。在實(shí)際工作中工作人員要與管理人員、各地級(jí)市機(jī)關(guān)辦等系統(tǒng)做到同步化發(fā)展，數(shù)字化檔案信息管理源于電腦計(jì)算機(jī)操作，沒(méi)有電腦則無(wú)法對(duì)檔案信息數(shù)字化進(jìn)行管理，當(dāng)然信息化管理方法也是無(wú)稽之談。換一種方法來(lái)詮釋?zhuān)敲淳褪请x開(kāi)電腦設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)軟件等，信息化管理同步化的word文檔、excel表格必然無(wú)法滿(mǎn)足、無(wú)法生成，主要是這些信息化系統(tǒng)的傳輸、保存、攜帶、和相關(guān)資料數(shù)據(jù)的有效使用都沒(méi)法滿(mǎn)足目前的高效工作進(jìn)度。當(dāng)然要是上一級(jí)的管理系統(tǒng)進(jìn)度快，或者是發(fā)展快，工作人員及操作者的設(shè)備管理落后，那么在數(shù)據(jù)和電子檔案存檔的過(guò)程中和傳輸、攜帶過(guò)程中很難做到百分百保存和部分損壞與丟失的情況，重要文件的丟失與損壞是無(wú)法計(jì)算費(fèi)用的。機(jī)械可讀設(shè)備、外觀(guān)整潔標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)柜貨架設(shè)備，還有就是設(shè)備的存儲(chǔ)環(huán)境，這才是數(shù)字化檔案電子文件信息管理發(fā)展的重要保障。反之，再優(yōu)秀的管理人員，沒(méi)有了這些前提，也很難做到信息化管理的同步，更沒(méi)有辦法對(duì)后續(xù)工作進(jìn)行展開(kāi)。為此，數(shù)字化檔案信息管理必須要做到同步化，這也是前面反復(fù)提到的如何執(zhí)行和做好數(shù)字檔案工作的首要工作。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文主要對(duì)數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)及弊端進(jìn)行了分析，同時(shí)提出促進(jìn)檔案數(shù)字化發(fā)展的有效建議，總之，數(shù)字化是我國(guó)檔案管理工作未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，因此，相關(guān)檔案管理部門(mén)和人員必須要緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，規(guī)避數(shù)字化檔案管理弊端，并發(fā)揮出其優(yōu)勢(shì)，不斷提高檔案管理水平，推動(dòng)檔案管理工作朝著數(shù)字化方向發(fā)展。

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