地勘檔案收集工作的幾點思考

李欣

【摘要】地勘檔案是地勘工作中形成的具有留存價值的各類文字、圖片、影像等記錄，它對社會的經(jīng)營管理活動具有重要的意義。地勘檔案的收集是影像檔案留存質(zhì)量的基礎(chǔ)性工作，地質(zhì)檔案作為國家的一種無形資產(chǎn)，通過收集工作統(tǒng)一集中到檔案管理部門，能夠為國家的規(guī)劃提供價值。因此，本文從地勘檔案管理的重要性出發(fā)，并有效分析了地勘檔案收集存在的主要問題及改進措施，以供參考。

【關(guān)鍵詞】地勘檔案;收集管理;思考

檔案是人類文明發(fā)展的產(chǎn)物，地質(zhì)檔案是地勘單位工作人員通過幾十年辛苦的勘探工作，投入巨大的人力、物力、財力獲得的重要無形資產(chǎn)，它既是我國地質(zhì)研究寶貴的成果，更是我國國土資源調(diào)查、規(guī)劃、管理和保護的重要參考資源。從長遠來看，地勘檔案資料在國民基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和提高經(jīng)濟效益上發(fā)揮著重要作用。

一、地勘單位地質(zhì)檔案收集工作的重要性

隨著數(shù)據(jù)信息化時代的到來，檔案信息資源受到越來越多的關(guān)注，地質(zhì)檔案不僅記錄著地質(zhì)勘探過程的點滴，更是地勘單位經(jīng)營發(fā)展過程中留下的寶貴記錄，能夠為未來戰(zhàn)略規(guī)劃和項目的發(fā)展提供寶貴的參考。地質(zhì)工作作為一種專業(yè)性強、綜合程度高、危險系數(shù)高的工作，主要研究的是地球地殼演變的規(guī)則以及其變化可能帶來的不同自然現(xiàn)象。地質(zhì)檔案就是這一工作的記錄，檔案是地質(zhì)研究工作歷程的縮影，同時也是地質(zhì)研究工作的原始資料。地質(zhì)檔案的內(nèi)容主要包括地質(zhì)填圖、測量、物化探、坑探、鉆探等科學化工作過程中形成的第一手勘測數(shù)據(jù)、現(xiàn)場工作照、圖文表數(shù)據(jù)等各類原始資料。這是地勘單位的悟性資產(chǎn)，不管地勘單位在發(fā)展過程中發(fā)生怎樣的變化，都不能忽視地勘工作檔案的收集和整理工作，更不能丟棄這一工作。不僅如此，地勘檔案作為一種信息資源，在地勘單位的經(jīng)營活動中能夠增加單位的經(jīng)濟效益和社會效益，加強地質(zhì)檔案的收集質(zhì)量可以為地勘單位節(jié)約資金和人力，避免不必要的重復地勘工作，同時也可以為專業(yè)技術(shù)人員提供項目規(guī)劃的依據(jù)，提高地勘單位在同行業(yè)之間的競爭力，有效提高單位的工作效率和經(jīng)營效率。

二、地勘檔案收集存在的主要問題

（一）地勘單位缺乏檔案收集意識。筆者通過走訪部分地勘單位的檔案部門工作發(fā)現(xiàn)，地勘單位領(lǐng)導干部對于地勘檔案收集工作存在誤解，他們對于地勘資料的收集和整理存在明顯的認識不足。認為檔案工作只是一種簡單的資料整理、抄寫、分類的事務性工作，只要有人在管、有人守就等于完成了工作，對于檔案收集人員的專業(yè)能力也沒有什么要求，認為他們只要能夠保證資料完好、重要資料不泄露、能夠應付上級檢查就行。領(lǐng)導的不重視也影響到員工的工作態(tài)度，部分檔案收集管理人員對于該項工作缺乏思考，每天按部就班沒有意識到檔案管理工作對單位及社會發(fā)展的重要意義，意識的淡薄影響了檔案收集工作的質(zhì)量。

（二）地勘資料收集不完整。地勘工作地點一般都在野外，野外工作環(huán)境受到天氣、地理等因素影響較大，各項目中地勘資料的專管員在資料收集中難免遇到一些問題，而由于檔案收集工作過程中的監(jiān)管不到位，會存在資料收集不完整的問題。例如，資料收集員不能理解勘探項目的目的和意義，無法收集到具有價值的資料，或者由于不可抗力因素而放棄某些圖像資料的收集，甚至有項目組為了節(jié)省資料收集的時間，沿用以往的舊數(shù)據(jù)和資料。在出現(xiàn)更換資料收集員時，資料沒有交接清楚，有些資料收集員甚至不清楚自己手頭資料的構(gòu)成，資料交接手續(xù)不完善影響了地勘資料的整體質(zhì)量。

（三）檔案資料管理不到位。由于地勘單位對于檔案管理工作的忽視，導致在資料收集工作人員的招聘中缺乏招聘要求的指引，大部分資料收集人員都沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓就上崗，對于檔案是什么、有什么用、如何收集都存在誤解。檔案資料的收集和歸檔表面看來沒有很大的技術(shù)含量，實際上資料歸檔具有一套很縝密的邏輯，資料歸檔做得好在之后提取時就更加便捷。而大部分地勘單位由于忽視檔案管理人員素質(zhì)的提升，檔案收集工作缺乏規(guī)則，檔案遺漏、丟失的情況時有發(fā)生，甚至有部分地勘單位的檔案收集員是以兼職身份參與，檔案整理不及時、材料整理不真實、不準確的情況也嚴重影響了檔案的管理水平。

（四）檔案收集缺乏重視和辦法指引。一般情況下，地勘單位檔案管理人員配備較少，這導致在工作過程中無法將所有的資料一一審核過目，這導致檔案資料內(nèi)容單調(diào)，主要體現(xiàn)為：檔案收集員只重視紅頭文件的收集而忽視經(jīng)營性文件的收集;對文秘部門發(fā)的文件的重視程度高于其他部門;對單位設(shè)備、基建方面資料收集的重視程度高于生產(chǎn)技術(shù)檔案、科技檔案、地質(zhì)檔案這一類技術(shù)性檔案;更加重視紙質(zhì)文檔的收集和忽視電子照片、錄音等聲像資料的收集。

三、地勘檔案收集工作的改進措施

（一）提高地勘檔案資料收集工作的認識。地勘檔案資料的收集是檔案管理的首要基礎(chǔ)性工作，齊全的檔案是地勘單位后續(xù)工作開展的基礎(chǔ)，特別是在后續(xù)需要提取資料時具有積極的作用。地勘單位要根據(jù)檔案管理部門的規(guī)定，做好內(nèi)部檔案文件資料的管理，領(lǐng)導要充分認識到檔案資料收集的重要性，注意協(xié)調(diào)好各部門文件材料與檔案收集部門的關(guān)系。對于地質(zhì)科技檔案的收集要特別重視，要把檔案收集的工作落實到基層和野外一線，明確檔案收集的工作不僅僅是檔案部門的工作，應當是地勘單位所有工作人員共同的工作，如為了收集野外一線的地勘資料，一線的工作人員在工作過程中要具備資料收集的意識，將有價值的圖片、數(shù)據(jù)資料帶回檔案管理部門。這樣就可以避免資料收集中不完整的問題，且檔案管理人員可以在單位內(nèi)召開會議來加大員工對于檔案收集工作的認識和支持，明確好收集工作是事關(guān)找礦成果大局的工作。

（二）配合技術(shù)人員，提高地勘檔案收集質(zhì)量。地勘工作中檔案收集的質(zhì)量取決于檔案管理人員與技術(shù)人員的配合程度，如果技術(shù)人員與檔案管理人員能夠溝通清晰，把地勘工作的各個環(huán)節(jié)的資料整理到位，地勘檔案就會具有較高的質(zhì)量，能夠為以后的經(jīng)營發(fā)展提供參考。檔案管理部門應當充分配合技術(shù)人員做好以下幾點：一是做好間接資料的收集。如地勘項目策劃過程中相關(guān)文獻、著作、參考資料、網(wǎng)上調(diào)研資料的收集。二是要做好直接資料的收集。主要包含兩類：一類是地勘項目實地勘察的調(diào)查記錄、圖片、編錄信息等。一類是各類地質(zhì)測試分析報告、巖礦鑒定、遙感資料、計算機處理等數(shù)據(jù)。這些一手的地勘資料都是保證地勘檔案完整、準確、真實的基石，做好資料收集工作能夠有效提升地質(zhì)檔案的質(zhì)量。地質(zhì)檔案的收集和整理不同于其他文書資料的整理，它通常以專題展開，一個專題項目既為一個卷宗，包含了地質(zhì)現(xiàn)場勘查資料、原始數(shù)據(jù)、實物地質(zhì)資料等，每一個項目專題的資料構(gòu)成差不多，可又各有差異。例如，在項目規(guī)模、資金、時間、項目成員的構(gòu)成上就要區(qū)分對待，抓住專題項目過程中直接或間接的資料有利于為日后新項目開展提供參考。

（三）加快地勘檔案資料收集電子化進程。隨著互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案收集和管理工作從紙質(zhì)檔向電子化轉(zhuǎn)變，電子化檔案具有節(jié)約資源、實時更新等優(yōu)點，當然也存在數(shù)據(jù)丟失、網(wǎng)絡(luò)黑客等風險。因此，地勘單位要充分認識到電子檔案管理的優(yōu)勢與弊端，加快本單位內(nèi)檔案信息化收集系統(tǒng)的建立，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加快檔案的上傳和整理速度，建立起檔案數(shù)據(jù)庫，對于期限長不易保存又具有核心價值的紙質(zhì)檔資料要轉(zhuǎn)換為電子資料，通過雙重資料的歸檔來保護檔案資料的安全，以及利用先進技術(shù)，創(chuàng)建電子檔案保密系統(tǒng)，如采用備份技術(shù)、運用“防火墻”技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測系統(tǒng)等提高電子檔案的安全性。此外，也需積極建立起聲像、圖片、榮譽實物檔案，確保檔案的完整性和有效性。另外，對于電子檔案的收集和管理要及時建立管理制度，實施標準化、規(guī)范化管理，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢為檔案管理賦能，利用檔案信息資源的優(yōu)勢來反映單位的發(fā)展面貌。

四、結(jié)語

總而言之，地勘單位領(lǐng)導要充分認識到地勘檔案收集的重要性，并引導自己的員工積極參與檔案的收集，單位的檔案管理人員要積極學習先進的檔案收集管理技術(shù)，與一線技術(shù)人員溝通提高檔案資料的收集資料，利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢為地勘單位檔案資料的收集提供合理的技術(shù)支持，為單位的健康可持續(xù)發(fā)展提供保證。

【參考文獻】

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