淺談延長石油ERP建設(shè)

劉軍

摘要：近年來經(jīng)濟的發(fā)展促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步，企業(yè)物資采購、價格、供應(yīng)商和庫存儲備管理的改革也在不斷深化。物料成本在每項產(chǎn)品的制造成本中都占較大的比重，搞好產(chǎn)品的物料管理直接關(guān)系到產(chǎn)品成本控制的有效性。就企業(yè)生產(chǎn)過程的物料而言，一般分為進(jìn)貨材料、生產(chǎn)過程的半成品、成品和備件等幾種，分別由企業(yè)的原材料庫房、中轉(zhuǎn)庫房、成品庫房和備件庫房實施物料管理。本文就建立物料標(biāo)準(zhǔn)化體系提升物資管理效益展開探討。

關(guān)鍵詞：物料數(shù)據(jù);標(biāo)準(zhǔn)化;管理

1 ERP的啟用

EPR系統(tǒng)是企業(yè)資源計劃的英語簡稱，它的含義是利用信息技術(shù)手段，將更加科學(xué)化管理思想與先進(jìn)企業(yè)技術(shù)相融合的一種現(xiàn)代化企業(yè)管理平臺。而ERP系統(tǒng)的誕生其主要作用就是讓企業(yè)實現(xiàn)流程化管理，讓企業(yè)與企業(yè)各個管理部門層次間能夠?qū)⑿畔?、?shù)據(jù)實現(xiàn)科學(xué)化共享，將整個企業(yè)環(huán)境信息資源實現(xiàn)計算機化的自動控管。

在延長石油集團(tuán)業(yè)務(wù)高速增長和國內(nèi)外市場競爭日益加劇的今天，迫切需要提升企業(yè)的核心競爭力，公司的整體戰(zhàn)略需要管理信息系統(tǒng)與國內(nèi)外先進(jìn)水平接軌，原有的管理信息系統(tǒng)已經(jīng)成為公司發(fā)展的瓶頸，通過實施ERP系統(tǒng)，可以幫助公司在原有經(jīng)營管理的基礎(chǔ)上，深入挖掘企業(yè)內(nèi)部資源和外部資源，為企業(yè)所用。在企業(yè)內(nèi)部，產(chǎn)、供、銷、人、財、物各環(huán)節(jié)通過ERP提供的功能可以實現(xiàn)電腦化、集成化、自動化，為管理人員提供強有力的管理工具;在企業(yè)外部，可以實現(xiàn)企業(yè)與供應(yīng)商和客戶的信息自動交互，從而提高整個采購環(huán)節(jié)和客戶關(guān)系管理的效率，同時，通過ERP系統(tǒng)還可以與第三方的B2B網(wǎng)站全面鏈接，實現(xiàn)網(wǎng)上的電子商務(wù)，從而減少大量中間成本，提高公司的市場競爭能力?；谏鲜鲈?，公司決定應(yīng)用ERP管理，結(jié)合自身特點實現(xiàn)本企業(yè)信息化，實現(xiàn)物流、資金流、信息流的統(tǒng)一，提高企業(yè)在市場中的競爭能力。

延長石油從2016年開始ERP項目的籌備工作，先后考察了國內(nèi)外多家知名ERP廠商。在綜合考慮了軟件廠商的方案、產(chǎn)品、應(yīng)用經(jīng)驗、技術(shù)實力、開發(fā)實力、系統(tǒng)維護(hù)成本等因素后，選定中油瑞飛合作實施公司ERP工程。公司的ERP項目依據(jù)實際情況，從2017年3月10日開始實施。延長石油ERP項目的上線是延長石油信息化建設(shè)的重要里程碑，標(biāo)志著延長石油信息化水平邁上了新的臺階。

2更新觀念，加強內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)

內(nèi)部環(huán)境建設(shè)是ERP系統(tǒng)作用得以有效發(fā)揮的關(guān)鍵。企業(yè)對內(nèi)部控制環(huán)境的不重視，是影響ERP實施效果的主要原因之一。ERP系統(tǒng)的有效實施需要依賴于內(nèi)部環(huán)境的配合，企業(yè)需要根據(jù)自身特征及內(nèi)部控制要求，對內(nèi)控機構(gòu)、人員權(quán)責(zé)進(jìn)行合理分配。保證該系統(tǒng)中的授權(quán)、權(quán)責(zé)分配情況和企業(yè)內(nèi)控機構(gòu)設(shè)置的一致性，構(gòu)建系統(tǒng)完善的制衡機制。當(dāng)然，ERP系統(tǒng)只是管理系統(tǒng)而已，要想將其作用全面發(fā)揮出來，還必須有人員的配合與參與，這就要求企業(yè)內(nèi)部管理人員強化自身的責(zé)任意識，保持積極的工作態(tài)度，為良好內(nèi)部環(huán)境建設(shè)而努力。所以，要想營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境，企業(yè)就需要做好員工的培訓(xùn)工作，提高他們的工作能力和水平，認(rèn)真對待自身工作，并加大文化建設(shè)力度，發(fā)揮團(tuán)隊力量，構(gòu)建一個溫馨和諧、積極的內(nèi)部控制環(huán)境境

3加強ERP系統(tǒng)控制活動

由于ERP本身的設(shè)計是面向流程的，采用按企業(yè)業(yè)務(wù)流程本身來設(shè)計內(nèi)部控制方案會比較切合實際。企業(yè)圍繞業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析訂單、采購、庫存、計劃、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、運輸、分銷、人事管理、財務(wù)等環(huán)節(jié)的作業(yè)過程、管理過程和信息過程的實際情況，制定每一項作業(yè)或任務(wù)組合流程操作流程、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和考核指標(biāo)，制定相應(yīng)控制規(guī)則，形成組織、項目、流程三維組合，落實控制活動管理責(zé)任。遵循“風(fēng)險導(dǎo)向、業(yè)務(wù)驅(qū)動、規(guī)范設(shè)計、強化執(zhí)行”的原則，有計劃、有目標(biāo)的開展流程規(guī)范控制專項工作。尤其是保障流程順利運行的制度，因為ERP一旦上線，公司員工都在一個系統(tǒng)上，并且是呈線性狀態(tài)，那么一個環(huán)節(jié)出問題往往后續(xù)的程序無法執(zhí)行，這勢必影響整個公司的業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)。這就必然要求一旦出現(xiàn)問題，就需要盡快解決，這個時候如果沒有對應(yīng)處理制度，那么業(yè)務(wù)就會停滯，如果有晚上的制度，按照制度進(jìn)行處理就可以了。只有這樣才能將企業(yè)ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制的這種模式實現(xiàn)有機融合。

從內(nèi)部控制的角度來講，必須將ERP系統(tǒng)作為控制對象，從信息技術(shù)的角度，評估風(fēng)險并建立相應(yīng)的信息系統(tǒng)總體控制和應(yīng)用控制，確保ERP系統(tǒng)的運行質(zhì)量和運行效率。作為實施內(nèi)部控制重要手段的ERP系統(tǒng)，必須保證系統(tǒng)的穩(wěn)定與有效運行，加大對系統(tǒng)平臺的維護(hù)與評價，定期輪換人員進(jìn)行系統(tǒng)監(jiān)測與維護(hù)，定期出具系統(tǒng)運行報告，確保系統(tǒng)安全可靠運行。此外，運用數(shù)據(jù)文件的保護(hù)和數(shù)據(jù)加密儲存也可以保護(hù)數(shù)據(jù)的安全;對重要的ERP檔案進(jìn)行雙備份，應(yīng)存放在不同的地點，并做好ERP數(shù)據(jù)的防磁、防火、防潮和防塵等安全保護(hù)措施。

4主要做法

4.1制定物料分類標(biāo)準(zhǔn)

物料分類標(biāo)準(zhǔn)是物料數(shù)據(jù)編制的依據(jù)。物料分類要以物料自然屬性為第一分類原則，并兼顧企業(yè)管理要求與實用性相結(jié)合原則。在確定物料分類標(biāo)準(zhǔn)的過程中，參照國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)物料特性進(jìn)行科學(xué)分類，確定合理的分類層級，并對每個類別所包含的內(nèi)容進(jìn)行明確的定義，最終形成分類標(biāo)準(zhǔn)。分類要適應(yīng)物資集中采購的管理需求，適應(yīng)信息化建設(shè)集成、整合、應(yīng)用一體化的管理要求，做到實用、方便。

4.2建立物料與固化技術(shù)規(guī)范ID，提升準(zhǔn)確對應(yīng)率

建立物料與固化技術(shù)規(guī)范ID數(shù)據(jù)庫中物料編碼與固化ID的對應(yīng)規(guī)則。（1）物料編碼對應(yīng)一個物料與固化技術(shù)規(guī)范ID：系統(tǒng)自動給出建議，實現(xiàn)物料編碼與固化技術(shù)規(guī)范ID的自動匹配功能。（2）物料編碼對應(yīng)多個物料與固化技術(shù)規(guī)范ID：系統(tǒng)提示用戶選擇，用戶根據(jù)實際情況進(jìn)行匹配，避免手工輸入物料與固化技術(shù)規(guī)范ID時出現(xiàn)錯誤。（3）物料與固化技術(shù)規(guī)范ID數(shù)據(jù)庫中不存在對應(yīng)的物料與固化ID：允許手工維護(hù)物料與固化技術(shù)規(guī)范ID，但系統(tǒng)會對輸入的ID進(jìn)行有效性檢查，杜絕以前多個系統(tǒng)來回切換的繁瑣操作，在提高工作效率的同時，提高物料與固化技術(shù)規(guī)范ID與物料的準(zhǔn)確對應(yīng)率。

4.3標(biāo)準(zhǔn)描述規(guī)則設(shè)計

為保證物料數(shù)據(jù)描述規(guī)范統(tǒng)一，有必要在物資分類及特征項體系下制定更加細(xì)化的描述規(guī)則，即標(biāo)準(zhǔn)描述規(guī)則，作為物料數(shù)據(jù)提報和審核工作的基礎(chǔ)指導(dǎo)文件，有效杜絕歸類錯誤、一物多碼等問題，減少人工干預(yù)工作量?！拔锪蠑?shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)描述規(guī)則”按照是否適用于所有小類分為共用規(guī)則和小類專屬規(guī)則。小類專屬規(guī)則應(yīng)以物資小類為單位，針對小類下每個特征項的內(nèi)容要求提供標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范定義，如明確特征項的內(nèi)容構(gòu)成、取值范圍、格式規(guī)范等，指導(dǎo)物料數(shù)據(jù)特征值書寫，進(jìn)而形成標(biāo)準(zhǔn)物料數(shù)據(jù)。對于通用性、標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的物資，推薦采用信息化模板的方式在管理系統(tǒng)中固化標(biāo)準(zhǔn)描述規(guī)則，提高管理效率。

4.4搭建統(tǒng)一的物料數(shù)據(jù)管理平臺

完成平臺需求調(diào)研、功能設(shè)計、開發(fā)、配置、測試、上線。實現(xiàn)主數(shù)據(jù)申請、審批、校驗、分發(fā)，數(shù)據(jù)建模、數(shù)據(jù)清洗、統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)管理流程配置、系統(tǒng)管理等功能。通過搭建物料數(shù)據(jù)管理平臺，將物料分類標(biāo)準(zhǔn)、物料描述模版等物料數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和流程在系統(tǒng)中固化，可有效提高物料數(shù)據(jù)管理質(zhì)量和效率。編制統(tǒng)一的物料數(shù)據(jù)代碼庫按照已制定好的物料分類標(biāo)準(zhǔn)和物料描述規(guī)范，對現(xiàn)有物料數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理和清理，刪減重復(fù)的物料數(shù)據(jù)、補充殘缺的參數(shù)、改正錯誤的信息，最終形成統(tǒng)一的、規(guī)范的物料數(shù)據(jù)代碼庫。通過編制統(tǒng)一規(guī)范的物料數(shù)據(jù)代碼庫，最大程度的減少代碼的重碼、錯碼現(xiàn)象，為企業(yè)各部門、各系統(tǒng)提供高質(zhì)量、高效的信息化標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)支撐，推動企業(yè)信息系統(tǒng)的深度集成、數(shù)據(jù)共享和深化應(yīng)用。

4.5借助PDCA全而質(zhì)量管理模式，提高管理水平

在物料標(biāo)準(zhǔn)化工作過程中遵循PDCA全而質(zhì)量管理模式，在計劃階段發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行物料標(biāo)準(zhǔn)化調(diào)研，開展業(yè)務(wù)診斷，編寫解決方案，羅列業(yè)務(wù)需求清單，制定項口總體計劃;在實施階段建設(shè)系統(tǒng)，制定業(yè)務(wù)規(guī)范，優(yōu)化管理流程，設(shè)計系統(tǒng)功能，針對關(guān)鍵用戶進(jìn)行業(yè)務(wù)規(guī)范以及系統(tǒng)功能培訓(xùn);在監(jiān)測階段對功能監(jiān)測，根據(jù)用戶的反饋完善系統(tǒng)功能，同時監(jiān)測各單位情況，及時進(jìn)行調(diào)整;在處理階段采用考評處理手段，建立考評體系，促進(jìn)各單位業(yè)務(wù)規(guī)范，不斷總結(jié)問題，把遺留問題轉(zhuǎn)到下一個PDCA循環(huán)，如此周而復(fù)始，螺旋上升，不斷提升物料標(biāo)準(zhǔn)化的應(yīng)用水平。

5結(jié)語

綜上所述，物料的標(biāo)準(zhǔn)化管理涉及企業(yè)諸多部門，這就要求企業(yè)協(xié)調(diào)各職能部門，定期組織監(jiān)督抽查，以確保企業(yè)能夠切實實施物料的標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而實現(xiàn)生產(chǎn)成本的控制與管理.隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，基于ERP系統(tǒng)的企業(yè)物料管理將會帶給企業(yè)越來越多競爭優(yōu)勢。但系統(tǒng)和業(yè)務(wù)之間在后續(xù)應(yīng)用中不可避免的會面臨許多新的問題，需要企業(yè)管理者不斷更新管理理念，堅持走信息化管理的道路，實現(xiàn)信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步

參考文獻(xiàn)：

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