關(guān)于計算機(jī)辦公自動化的發(fā)展創(chuàng)新探究

羅曉珊

摘 要：企業(yè)計算機(jī)辦公自動化是貫穿在整個企業(yè)當(dāng)中的一個系統(tǒng)，實施、設(shè)置在企業(yè)中的每個部門當(dāng)中?，F(xiàn)如今這個社會，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為社會上必不可缺的存在，世界上幾乎各行各業(yè)都在利用網(wǎng)絡(luò)來推進(jìn)工作的進(jìn)行，為了加大企業(yè)的工作效率，形成了一種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)——計算機(jī)辦公自動化。計算機(jī)辦公自動化只是行政管理系統(tǒng)的一小部分，但也是非常重要的一個部分，企業(yè)一直都非常重視這項工作，是由于它為企業(yè)帶來了巨大的便利與效益。本文章主要分析研究計算機(jī)辦公自動化以及如何實現(xiàn)計算機(jī)辦公自動化的價值。

關(guān)鍵詞：計算機(jī);辦公自動化;發(fā)展創(chuàng)新

一、計算機(jī)辦公自動化的使用現(xiàn)狀

隨著社會的發(fā)展，辦公領(lǐng)域也引進(jìn)了計算機(jī)技術(shù)，辦公自動化主要針對于企業(yè)當(dāng)中的行政管理、財務(wù)管理等工作所設(shè)計的一種辦公軟件。計算機(jī)辦公自動化的使用就是利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高企業(yè)辦公的工作效率，另一方面也可以有效地降低工作成本。不同的企業(yè)中的辦公自動化系統(tǒng)是有所不同的，對此各企業(yè)在使用計算機(jī)辦公自動化前需要所根本自身的需求進(jìn)行更改，所以計算機(jī)辦公自動化在各個企業(yè)當(dāng)中的的使用情況是有所不同的。

二、研究計算機(jī)辦公自動化的意義

計算機(jī)辦公自動化為企業(yè)等其它不同領(lǐng)域的行政事務(wù)管理工作帶來了便利，也極大的提高了企業(yè)及其他行業(yè)的工作效率，與此同時，也大大地加強(qiáng)了企業(yè)及其他行業(yè)的社會競爭力。在行政事務(wù)的管理方式上來講，現(xiàn)在這個時代的行政管理工作已經(jīng)漸漸地從傳統(tǒng)的純?nèi)斯す芾磙D(zhuǎn)向了數(shù)字化、信息化的管理方式，在這一方面，跟隨了時代的發(fā)展潮流，沒有被時代所丟棄。行政事務(wù)管理主要就是將企業(yè)內(nèi)雜亂無章地各種信息進(jìn)行梳理，對信息進(jìn)行分類及分析等工作，將事務(wù)地流程進(jìn)行清晰地梳理，從而極大地提高開展事務(wù)地效率。行政事務(wù)管理工作現(xiàn)在也成為了決定企業(yè)競爭力的重要因素，所以企業(yè)或其它行業(yè)都非常重視行政事務(wù)的管理工作。事務(wù)管理系統(tǒng)是現(xiàn)在發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)集合而成的，它的存在使企業(yè)整體地走向現(xiàn)代化、走向未來。漸漸使企業(yè)的辦公室內(nèi)再也見不到紙，全部工作都使用網(wǎng)絡(luò)、利用信息化來實現(xiàn)，最終實現(xiàn)辦公的全面自動化。這樣可以大大提高企業(yè)及其它行業(yè)的工作效率，減輕工作人員的工作壓力。

三、辦公自動化的設(shè)計與實現(xiàn)

（一）文檔管理的功能

文檔管理這項功能是辦公自動化的基本功能，這項功能可以對企業(yè)當(dāng)中的文檔進(jìn)行管理，將文檔進(jìn)行梳理并存儲起來，之后再將其放到事先所設(shè)計的程序當(dāng)中，方便工作人員的查找與檢索。辦公自動化的文檔管理工作并不是簡單將文件存儲到計算機(jī)當(dāng)中，而是利用計算機(jī)的自動化對文檔進(jìn)行一系列的處理，為之后員工的工作打好基礎(chǔ)。計算機(jī)辦公自動化的工作只是將文檔存儲到計算機(jī)當(dāng)中，也就失去了它最大的優(yōu)勢，對于企業(yè)來說，也不會發(fā)揮出更大的作用。因此，企業(yè)就要積極地使用文檔管理這項功能，這樣就可以大量地減少工作人員在查詢文檔方面所使用的時間與精力，提高工作人員的工作效率。與此同時，時代在發(fā)展，不可忽視文檔管理系統(tǒng)的創(chuàng)新，要與時俱進(jìn)，不斷完善文檔管理系統(tǒng)的安全性能。

（二）辦公自動化監(jiān)管

對工作人員辦公時的監(jiān)管，是企業(yè)的一大難題。辦公事務(wù)的處理工作是極其復(fù)雜的，工作人員的工作素養(yǎng)不同，有些工作人員也會在工作 期間“開小差”。這種行為的存在，會大大降低企業(yè)的工作效率。我們現(xiàn)可看出，傳統(tǒng)的辦公方式不可以有效地使工作人員認(rèn)真工作。因此，辦公自動化監(jiān)管功能的出現(xiàn)便可有效地解決這項問題，辦公自動監(jiān)管功能可以監(jiān)督工作人員的工作進(jìn)程，有效地制約工作人員的行為。另一方面，企業(yè)也需要設(shè)立一種獎罰制度，對于表現(xiàn)良好的員工進(jìn)行獎勵，對于那些粗制濫造的員工也要進(jìn)行懲罰。辦公自動化監(jiān)管功能的存在也是考慮到工作人員素質(zhì)的不同，如此對員工的工作進(jìn)行監(jiān)督，就可以有效地實施企業(yè)的管理制度，為企業(yè)建立一個良好的秩序。

（三）企業(yè)信息交流與共享

眾所周知，企業(yè)之間會經(jīng)常進(jìn)行信息交流與信息共享，傳統(tǒng)的交流方式太具有局限性，傳統(tǒng)的交流方式不可以使企業(yè)之間及時進(jìn)行交流與信息共享。若想要有效地解決這一問題，就需要建立一個交流平臺，各企業(yè)可以在這個平臺上發(fā)布自己的近況，與此同時，各個企業(yè)當(dāng)中的工作人員也可以在這個平臺上進(jìn)行交流工作經(jīng)驗，并互相學(xué)習(xí)。信息交流平臺建立在局域網(wǎng)當(dāng)中，需要專業(yè)的工作人員長期地對其進(jìn)行管理。通過這個交流平臺，各企業(yè)部門不需走出家門，就可以隨時與其進(jìn)行交流。這個平臺使企業(yè)之間的交流變得及時有效，通過工作人員之間的交流也提高了他們的專業(yè)素養(yǎng)，以及他們的工作效率。

四、計算機(jī)辦公自動化創(chuàng)新探究

辦公自動化當(dāng)中的文件管理功能雖然為企業(yè)帶來了眾多效益，但它卻沒有一套完整的系統(tǒng)，文件管理功能雖有眾多優(yōu)點(diǎn)，但是它并不適用于所有的企業(yè)與公司。因此在軟件開發(fā)時就需要根據(jù)企業(yè)自己的條件設(shè)置。軟件開發(fā)時需主要側(cè)重于便利性這一特點(diǎn)，對于那些不必要的軟件均刪除，可以大大地提高軟件的便利性能。與此同時，企業(yè)還需要不斷地提高文檔的安全性能，現(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)安全問題十分嚴(yán)重，不可忽視，要完善木馬殺毒軟件等。其次也需要建立一個統(tǒng)一的監(jiān)督機(jī)制，在上文所知，監(jiān)督機(jī)制非常重要，首先企業(yè)需要制定一系列的制度與計算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，另一方面企業(yè)需要在企業(yè)事物當(dāng)中不符合規(guī)定信息與內(nèi)容進(jìn)行提示，工作人員也要及時地進(jìn)行監(jiān)督，不可松懈，為企業(yè)樹立良好的風(fēng)氣。

五、結(jié)語

現(xiàn)在這個時代，就是信息化的時代、網(wǎng)絡(luò)化的時代，世界上的各個行業(yè)、各個領(lǐng)域都應(yīng)該要跟隨時代地腳步，向著信息化發(fā)展。就如本文所論述的計算機(jī)辦公自動化，它利用計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)它的功能，它也為企業(yè)或者其他的行業(yè)帶來了巨大的方便，在一定程度上也減少了工作成本。總而言之，計算機(jī)辦公自動化是符合社會發(fā)展趨勢的，我們需要去實現(xiàn)計算機(jī)辦公自動化。

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