秘書人員的素質(zhì)和職業(yè)能力培養(yǎng)

李陽

摘要：當(dāng)今社會對現(xiàn)代各職業(yè)的工作要求越來越高，秘書職業(yè)也不例外。秘書素質(zhì)的優(yōu)化是符合各企事業(yè)發(fā)展進(jìn)步的必然要求，是遵循秘書事業(yè)發(fā)展規(guī)律的結(jié)果。秘書人員必須把握秘書事業(yè)發(fā)展的特征和趨勢，熟識秘書素質(zhì)的基本內(nèi)涵，掌握秘書素質(zhì)優(yōu)化的途徑，在社會和工作部門提供的環(huán)境氛圍下不斷提高自己。

關(guān)鍵詞：秘書人員;素質(zhì);職業(yè)能力培養(yǎng)

前言

辦公室秘書是從事辦公室程序工作、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理相關(guān)事宜的主要人員，其崗位職能體現(xiàn)為輔助管理，主要服務(wù)對象為辦公室領(lǐng)導(dǎo)。因其工作的重要性與嚴(yán)謹(jǐn)性，所以對辦公室秘書的綜合素質(zhì)能力有著更高標(biāo)準(zhǔn)與要求。隨著國有企業(yè)的不斷發(fā)展，辦公室秘書所承擔(dān)的任務(wù)與壓力呈現(xiàn)出與日增長的態(tài)勢，而要想完全勝任辦公室秘書崗位，需要求秘書人員不斷提升綜合素質(zhì)能力，進(jìn)而發(fā)揮出辦公室秘書的最大作用與價(jià)值。

1國有企業(yè)辦公室秘書綜合素質(zhì)要求

1.1職業(yè)素質(zhì)要求

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的愈發(fā)完善，國有企業(yè)面臨改革發(fā)展的局面。在此背景下，要想發(fā)揮出辦公室秘書的最大作用與價(jià)值，成為辦公室領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，需要求秘書人員具備過硬的職業(yè)素質(zhì)，具體包括：（1）優(yōu)良的道德品質(zhì)。作為辦公室領(lǐng)導(dǎo)的重要輔助人員，辦公室秘書所接觸的工作內(nèi)容都十分重要，若稍有差池，極易對國企發(fā)展產(chǎn)生影響。所以，秘書人員需具備以下幾點(diǎn)職業(yè)道德。第一，辦公室秘書需具備扎實(shí)的理論、思想基礎(chǔ)，正確認(rèn)知馬克思列寧主義理論，做到忠于黨，堅(jiān)決服從黨的領(lǐng)導(dǎo)。第二，辦公室秘書因工作性質(zhì)因素，所以在工作期間會接觸到部分國企核心機(jī)密。對此，需要求秘書人員具有良好的職業(yè)操作，做到對國企機(jī)密的完全保守，對外界誘惑能夠不為所動，在工作期間實(shí)事求是，盡心盡力的完成領(lǐng)導(dǎo)交代的每一項(xiàng)任務(wù)。第三，秘書人員需具備愛崗敬業(yè)精神，對待任何一項(xiàng)工作都要盡職盡力，保持著嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)格的態(tài)度，不放過任何小事和細(xì)節(jié)。不能因工作內(nèi)容的繁瑣、瑣碎而產(chǎn)生厭煩、煩躁的情緒。（2）過硬的身體、心理素質(zhì)。因部分工作事關(guān)重大、刻不容緩，所以秘書人員在工作期間會遇到加班、熬夜的情況。這就要求秘書人員具備良好的身體素質(zhì)，能夠勝任辦公室秘書的崗位。其次，辦公室秘書涉及到部門溝通、協(xié)調(diào)的工作，所以需具備良好的心理素質(zhì)，做到在工作過程中保持謙虛謹(jǐn)慎、不卑不亢的態(tài)度，若工作遇到難題，需第一時間謙虛討教。而在面對誤會誤解時，能夠以飽滿的熱情投入到工作，做到對他人的成就與成績不嫉妒。（3）工作能力。辦公室秘書人員要想實(shí)現(xiàn)對崗位的有效勝任，需具備協(xié)調(diào)能力、語言能力、辦事能力、組織能力、交際能力等，在匯報(bào)工作時可以清晰且客觀的反映出工作開展取得的成效以及存在問題，做到言簡意賅、語言清晰、思路明確。

1.2職業(yè)素質(zhì)能力

（1）智能化服務(wù)

辦公室秘書需立足于長遠(yuǎn)角度去看待問題，不斷提升自身思想與認(rèn)知水平，做到以領(lǐng)導(dǎo)的角度去客觀的分析問題，進(jìn)而為辦公室領(lǐng)導(dǎo)提供智能化服務(wù)，最大限度發(fā)揮出辦公室秘書輔助管理的職能作用。

（2）多樣化服務(wù)

在具體工作開展期間，辦公室秘書需在提供日常事務(wù)服務(wù)的基礎(chǔ)上，提供其它服務(wù)事項(xiàng)，如文字溝通等，做到全面性服務(wù)。對此，辦公室秘書需在精通崗位業(yè)務(wù)的前提下，為辦公室領(lǐng)導(dǎo)提供綜合業(yè)務(wù)服務(wù)，依據(jù)對領(lǐng)導(dǎo)需求、個性特點(diǎn)的分析，確保其服務(wù)提供的多樣化。

（3）主動性服務(wù)

通過多年的工作經(jīng)驗(yàn)累積，辦公室秘書能做到對企業(yè)發(fā)展存在風(fēng)險(xiǎn)與問題的及時發(fā)掘，通過對問題風(fēng)險(xiǎn)的深入剖析，幫助領(lǐng)導(dǎo)第一時間解決問題，提升服務(wù)的主動性。以預(yù)見性的眼光來預(yù)測、分析領(lǐng)導(dǎo)要求，進(jìn)而第一時間幫助領(lǐng)導(dǎo)解決困難。

（4）協(xié)同性服務(wù)

辦公室秘書工作具備綜合性、繁瑣性等特點(diǎn)，若僅憑借秘書人員單打獨(dú)斗，無法取得顯著的工作成效。因此，辦公室人員需做到相互配合、相互協(xié)調(diào)，在遇到相關(guān)問題與難題時，做到共同面對、共同解決。

2秘書人員的素質(zhì)和職業(yè)能力培養(yǎng)措施

2.1提高辦公室秘書業(yè)務(wù)能力

身為秘書，為了保證工作的順利進(jìn)行就要有足夠的業(yè)務(wù)能力，辦公室秘書應(yīng)當(dāng)成為領(lǐng)導(dǎo)安排工作的推動者，其要能時刻理解領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，做好信息的收集工作，及時給領(lǐng)導(dǎo)提供信息，從而更好的幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行信息的處理，以推動企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)讓秘書充分了解國家的各種政策和石油行業(yè)經(jīng)濟(jì)狀況以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展方向，從而使其可以把握企業(yè)的狀態(tài)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)使辦公室包括秘書在內(nèi)的所有員工積極參與到工作中去，落實(shí)企業(yè)工作，提高管理水平。企業(yè)要不定期的組織人員展開業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，在培訓(xùn)的過程中注重辦公室秘書的工作業(yè)務(wù)能力，觀察秘書是否可以將理論應(yīng)用于實(shí)際實(shí)踐當(dāng)中，從而提高辦公室秘書的業(yè)務(wù)能力。

2.2培養(yǎng)秘書的個人素養(yǎng)

秘書是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，因此這種工作對個人素養(yǎng)的要求很高。首先，秘書應(yīng)當(dāng)具備豐富的專業(yè)知識，從而可以應(yīng)對各種工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題。其次，秘書還要具備優(yōu)秀的品德，身為領(lǐng)導(dǎo)身邊最近的人，秘書必須要做到對人真誠、守口如瓶、實(shí)事求是、踏實(shí)肯干的品格，從而使領(lǐng)導(dǎo)可以放心的將工作交給他。最后，秘書要有良好的智商與情商，秘書的工作一直是在各種人員之間充當(dāng)“中間人”的作用，因此，這項(xiàng)工作需要秘書具有良好的交際能力，其要懂得如何與人拉近關(guān)系，如何建立豐厚的友誼，從而便于領(lǐng)導(dǎo)開展工作。

結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷提高對辦公室秘書的要求。經(jīng)上文可知，在工作中，辦公室秘書只有充分發(fā)揮自身的職能，才能保證領(lǐng)導(dǎo)的工作順利開展，確保信息的傳達(dá)與落實(shí)，使整個企業(yè)上下級之間緊密聯(lián)系，從而提升企業(yè)的工作效率，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益，為推動企業(yè)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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（作者單位：國網(wǎng)內(nèi)蒙古東部電力有限公司電力科學(xué)研究院）