金 燄
(武漢城市職業(yè)學(xué)院 湖北 武漢:430064)
高職院校的信息化建設(shè)通過(guò)“十三五”期間的大量投入,已取得較為豐碩的成果。經(jīng)過(guò)各高職院校多年的信息化建設(shè),逐步建成的應(yīng)用系統(tǒng)已基本覆蓋學(xué)校的教務(wù)管理、學(xué)生管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、后勤服務(wù)、新生入學(xué)和畢業(yè)生離校等各類日常工作。為了更好地服務(wù)師生,進(jìn)一步提升管理水平與治理能力,也建設(shè)完成了共享數(shù)據(jù)中心、身份認(rèn)證和門戶空間等智慧校園統(tǒng)一平臺(tái)。但隨著高職院校信息化建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,信息孤島問(wèn)題仍然沒(méi)有完全解決。
信息孤島是指學(xué)校各應(yīng)用系統(tǒng)相互之間在功能上不能關(guān)聯(lián)互助,數(shù)據(jù)不能共享互換,業(yè)務(wù)流程和應(yīng)用相互脫節(jié)。由于各方面的原因,學(xué)校內(nèi)部的應(yīng)用系統(tǒng)在使用時(shí),產(chǎn)生了大量異構(gòu)數(shù)據(jù),應(yīng)用系統(tǒng)之間難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,業(yè)務(wù)流程無(wú)法統(tǒng)一協(xié)同。高職院校之間的信息數(shù)據(jù)相互孤立,難以融合,教育資源交換不暢,重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)。
信息孤島問(wèn)題導(dǎo)致整個(gè)教育生態(tài)的信息數(shù)據(jù)質(zhì)量低下,各項(xiàng)教育類的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)完成后“形同虛設(shè)”,出現(xiàn)“系統(tǒng)已建好,數(shù)據(jù)沒(méi)法用”的尷尬局面,難以提升高職院校的服務(wù)治理水平,決策的支持力度更是微乎其微。
為此,2018年4月13日,教育部印發(fā)《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》的通知,明確了教育信息化建設(shè)在現(xiàn)階段的重點(diǎn)任務(wù)與目標(biāo),在“教育治理能力優(yōu)化行動(dòng)”中提到:“完善教育數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,促進(jìn)政務(wù)數(shù)據(jù)分級(jí)分層有效共享,避免數(shù)據(jù)重復(fù)采集,優(yōu)化業(yè)務(wù)管理,提升公共服務(wù),促進(jìn)決策支持”[1]。
學(xué)校的應(yīng)用系統(tǒng)一般都由各自對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)建設(shè),智慧校園對(duì)各應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行集成時(shí),需要統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)并順暢地對(duì)接各應(yīng)用系統(tǒng)的資源和數(shù)據(jù),溝通顯得尤為重要。傳統(tǒng)的信息化管理體制過(guò)分強(qiáng)調(diào)自上而下的等級(jí)關(guān)系,各部門負(fù)責(zé)信息化建設(shè)的工作人員往往只能按學(xué)校的規(guī)章制度,對(duì)自己的部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào),領(lǐng)導(dǎo)之間再根據(jù)信息化建設(shè)的實(shí)際情況進(jìn)行會(huì)議討論并確立大致建設(shè)思路,然而信息化建設(shè)過(guò)程的很多設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)很少在會(huì)議上進(jìn)行研究,這樣的工作關(guān)系勢(shì)必導(dǎo)致各部門工作人員之間不能進(jìn)行有效橫向溝通。如果遇到疑難問(wèn)題造成工作進(jìn)度受阻,解決問(wèn)題的周期更是會(huì)被繁瑣的匯報(bào)機(jī)制無(wú)限拉長(zhǎng)。
信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是信息化建設(shè)中一項(xiàng)復(fù)雜的基礎(chǔ)性系統(tǒng)工程,同時(shí)也是信息化應(yīng)用系統(tǒng)能否廣泛應(yīng)用的關(guān)鍵,是資源整合、信息共享、應(yīng)用集成的重要保障[2]。在整個(gè)信息化的建設(shè)過(guò)程中,信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范具有舉足輕重的地位,但是并未得到有些學(xué)校的足夠重視。有些學(xué)校沒(méi)有對(duì)信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行頂層規(guī)劃設(shè)計(jì),更有甚者僅通過(guò)教育信息化IT公司以項(xiàng)目的形式完成本校信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定工作[3]。操作人員在使用應(yīng)用系統(tǒng)時(shí),沒(méi)有嚴(yán)格按照信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的相關(guān)要求對(duì)錄入和編輯信息數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范操作;數(shù)據(jù)管理人員也未對(duì)這些不規(guī)范的信息數(shù)據(jù)加以監(jiān)督和及時(shí)糾正。學(xué)校應(yīng)用系統(tǒng)按照這樣的方式長(zhǎng)期運(yùn)行,會(huì)產(chǎn)生大量異構(gòu)信息數(shù)據(jù),系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)很難共享,給智慧校園的數(shù)據(jù)集成工作設(shè)置了巨大的障礙。
由于人事管理制度的制約,有些高職院校信息化建設(shè)的技術(shù)隊(duì)伍從能力水平和投入數(shù)量上,還是與信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)要求有一定差距。目前制定的信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一般都是將國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和其他學(xué)校的信息標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行沿用與整合,很少會(huì)從本校的實(shí)際情況出發(fā),對(duì)學(xué)校部門業(yè)務(wù)和管理體制進(jìn)行深入研究,制定出的信息標(biāo)準(zhǔn)也只是流于形式,不能起到規(guī)范作用。
主數(shù)據(jù)是智慧校園各應(yīng)用系統(tǒng)共同擁有的核心數(shù)據(jù),規(guī)范的主數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)集成的基礎(chǔ),應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)主數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范性設(shè)計(jì)是為了保證信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范能夠得到充分運(yùn)用。智慧校園是一個(gè)龐大應(yīng)用系統(tǒng)集群,應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)一般由不同的教育信息化公司各自完成,各公司很少會(huì)按照學(xué)校的信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求,定制化地設(shè)計(jì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的規(guī)范性檢驗(yàn)功能。主數(shù)據(jù)沒(méi)有規(guī)范性檢驗(yàn),輸入時(shí)隨意性增大,很容易產(chǎn)生不規(guī)范數(shù)據(jù),造成數(shù)據(jù)整體質(zhì)量低下。
智慧校園各應(yīng)用系統(tǒng)之間會(huì)頻繁地進(jìn)行跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成,但是各應(yīng)用系統(tǒng)仍然保留著主數(shù)據(jù)管理功能,主數(shù)據(jù)在任何一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)中都可以進(jìn)行編輯與修改,這樣的設(shè)計(jì)方式容易造成主數(shù)據(jù)的重復(fù)采集與多頭管理,使主數(shù)據(jù)缺失唯一性和權(quán)威性,這顯然不符合智慧校園的整體數(shù)據(jù)要求。
為了防止這些信息數(shù)據(jù)的問(wèn)題不再重復(fù)出現(xiàn),避免出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象,結(jié)合信息化的實(shí)際建設(shè)經(jīng)驗(yàn),提出如下相應(yīng)的改進(jìn)措施。
建議高職院校改革信息化的工作管理體制,由學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)牽頭,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)部門主導(dǎo),各部門積極參與,組建信息化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組。信息化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)頒布信息化建設(shè)的相關(guān)工作制度,將信息化建設(shè)工作職責(zé)納入各部門考核指標(biāo),統(tǒng)籌協(xié)調(diào)信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作。信息化建設(shè)工作的管理體制由金字塔型向扁平化轉(zhuǎn)變,各部門增設(shè)信息員專崗,負(fù)責(zé)收集業(yè)務(wù)需求和制定信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。全校建立高效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制,信息化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組可直接通過(guò)信息員向部門傳達(dá)信息化相關(guān)工作要求與任務(wù),加強(qiáng)常態(tài)化的橫向溝通,消除部門之間的溝通壁壘,提升信息化工作整體協(xié)調(diào)水平。
按照“誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則,確定智慧校園各應(yīng)用系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)及其責(zé)任管理部門,推行“主數(shù)據(jù)責(zé)任制”。主數(shù)據(jù)責(zé)任部門需要按照信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的具體要求,校準(zhǔn)并管理各自部門所負(fù)責(zé)的應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)。
例如學(xué)生信息作為主數(shù)據(jù)發(fā)生異動(dòng)時(shí),能否在系統(tǒng)中進(jìn)行修改取決于對(duì)應(yīng)的主管部門,學(xué)籍主管部門負(fù)責(zé)該學(xué)生學(xué)籍信息,學(xué)生所在院系負(fù)責(zé)該學(xué)生除學(xué)籍信息以外的學(xué)生信息,學(xué)工部團(tuán)委負(fù)責(zé)該學(xué)生黨團(tuán)信息?!爸鲾?shù)據(jù)責(zé)任制”還有適用于類似的情況:組織人事部門負(fù)責(zé)管理教職工信息;黨政辦或者后勤部門負(fù)責(zé)管理辦公場(chǎng)所信息;教務(wù)處負(fù)責(zé)管理專業(yè)信息;資產(chǎn)處負(fù)責(zé)管理資產(chǎn)設(shè)備信息;財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)管理財(cái)務(wù)繳費(fèi)信息。學(xué)校推行“主數(shù)據(jù)責(zé)任制”可以讓信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的工作職責(zé)落到每個(gè)部門甚至每個(gè)人,只有做到“人人有職責(zé),數(shù)據(jù)有出處”,各類數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性才能得到保障。
高職院校應(yīng)該加強(qiáng)自身的信息化技術(shù)隊(duì)伍建設(shè),信息化建設(shè)工作不能完全依賴教育信息化公司,智慧校園的核心規(guī)劃設(shè)計(jì)工作應(yīng)由本校技術(shù)人員主導(dǎo),要遵循“學(xué)校為主,公司為輔”的建設(shè)原則,以避免長(zhǎng)此以往學(xué)校的各類信息化工作被公司“牽著鼻子走”。學(xué)校的信息化建設(shè)部門要組織技術(shù)骨干力量,深入到各部門的日常業(yè)務(wù)中,開(kāi)展信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的調(diào)研和制定工作,并督促教育信息化公司按照信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求,巧妙地設(shè)計(jì)各應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理功能。
信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是為學(xué)校信息化建設(shè)制定的統(tǒng)一信息編碼規(guī)格說(shuō)明書(shū),主要包含高職院校管理信息系統(tǒng)的各類信息代碼集規(guī)范,定義了應(yīng)用系統(tǒng)之間需要的交換內(nèi)容和接口方式,設(shè)計(jì)了應(yīng)用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換模型。
早在十年前,國(guó)內(nèi)專家就提到高等學(xué)校管理信息標(biāo)準(zhǔn)代碼標(biāo)準(zhǔn)集下分4個(gè)代碼子集:GB國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)代碼,如中華人民共和國(guó)行政區(qū)劃代碼;JB教育部標(biāo)準(zhǔn)代碼,如高等學(xué)校和科研機(jī)構(gòu)代碼;HB高教行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代碼,如畢業(yè)生去向代碼;XB學(xué)校標(biāo)準(zhǔn)代碼,如課程編號(hào)[4]。目前教育部已正式發(fā)布《教育管理信息標(biāo)準(zhǔn)體系架構(gòu)規(guī)范》等9個(gè)標(biāo)準(zhǔn),其中包括2012年3月15日發(fā)布的《教育管理基礎(chǔ)代碼》《教育管理基礎(chǔ)信息》《教育行政管理信息》《普通中小學(xué)校管理信息》《中職學(xué)校管理信息》《高等學(xué)校管理信息》和《教育統(tǒng)計(jì)信息》7個(gè)教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。在國(guó)家、教育部、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上,各個(gè)高職院校建立適合與滿足本校信息系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)的信息標(biāo)準(zhǔn)代碼體系,即學(xué)校標(biāo)準(zhǔn)代碼體系。
學(xué)校根據(jù)具體的業(yè)務(wù)需求,遵循現(xiàn)有國(guó)家、教育部、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基本框架與內(nèi)容,制定符合學(xué)校實(shí)際業(yè)務(wù)情況的信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。制定學(xué)校的信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范應(yīng)該遵循繼承性、創(chuàng)新性、前瞻性、統(tǒng)一性等建設(shè)原則,不能受原有校內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)的影響和束縛,合理地增加一些目前尚未用到但今后可能需要的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容,以適應(yīng)信息化的可持續(xù)發(fā)展。以專業(yè)代碼為例,國(guó)家教育部于2015年10月26日頒布《普通高等學(xué)校高等職業(yè)教育(???專業(yè)目錄(2015年)》,原有版本的專業(yè)代碼廢止。由于歷史數(shù)據(jù)的仍然存在,學(xué)校的應(yīng)用系統(tǒng)不可能抹掉這些廢止的專業(yè)代碼,所以在制定學(xué)校的標(biāo)準(zhǔn)代碼時(shí),廢止的專業(yè)代碼還是應(yīng)該保留,還需考慮未來(lái)可能出現(xiàn)新的專業(yè)目錄。為了滿足應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)需要,除了教育部頒布的6-7位專業(yè)代碼,學(xué)校的專業(yè)代碼還需要設(shè)計(jì)具有細(xì)分專業(yè)特性的專業(yè)方向代碼與具有時(shí)間特性的年度專業(yè)代碼。教務(wù)類標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)代碼設(shè)計(jì)思路如圖1所示。
圖1 教務(wù)類標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)代碼設(shè)計(jì)思路
信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范具備自身的體系結(jié)構(gòu),它的建立和實(shí)施對(duì)于高職院校的整體信息化建設(shè)具有高度的指導(dǎo)和促進(jìn)作用,應(yīng)不斷地豐富和完善這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范[5]。制定信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范必須深入研究各業(yè)務(wù)部門工作特點(diǎn),根據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求采用循序漸進(jìn)、持續(xù)改進(jìn)的管理模式,建立類似于CMMI(能力成熟度模型)的文件化管理體系,周而復(fù)始地進(jìn)行體系所要求的“計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理”管理活動(dòng),在循環(huán)往復(fù)中螺旋上升。要不斷地豐富和完善信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,以實(shí)現(xiàn)不同版本的更新迭代。
為了使信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不流于形式,根據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求,設(shè)計(jì)智慧校園各應(yīng)用系統(tǒng)主數(shù)據(jù)的管理功能,調(diào)整其他應(yīng)用系統(tǒng)主數(shù)據(jù)的管理權(quán)限,重新定義并規(guī)范各應(yīng)用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)抽取與交換方式。
《職業(yè)院校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)范》的數(shù)據(jù)交換服務(wù)要求應(yīng)用系統(tǒng)軟件應(yīng)具有完善的管理功能,具有數(shù)據(jù)有效性檢驗(yàn)、數(shù)據(jù)權(quán)限管理等管理功能[6]。設(shè)計(jì)基于信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則的主數(shù)據(jù)管控策略,支持標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)換、規(guī)范性校驗(yàn)、完整性校驗(yàn)及唯一性校驗(yàn)的數(shù)據(jù)管理功能,實(shí)現(xiàn)配置靈活、性能強(qiáng)大的主數(shù)據(jù)質(zhì)量校驗(yàn)、剖析與監(jiān)控的機(jī)制[7]。
根據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求,主數(shù)據(jù)管理功能應(yīng)該盡可能地以自動(dòng)生成或集成導(dǎo)入的方式錄入主數(shù)據(jù),避免人為操作導(dǎo)致的低級(jí)錯(cuò)誤,提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,同時(shí)也可以降低操作人員的工作強(qiáng)度。例如,教務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)班級(jí)名稱的生成功能,為防止手動(dòng)輸入引起的班級(jí)編碼和命名不規(guī)范,教務(wù)系統(tǒng)的“班級(jí)新增”功能根據(jù)院系、年級(jí)、專業(yè)方向和學(xué)生人數(shù)以及代碼生成規(guī)則(班級(jí)名稱=院系英文簡(jiǎn)稱||專業(yè)簡(jiǎn)稱||入學(xué)年份后兩位||兩位流水號(hào)),自動(dòng)生成班級(jí)信息。生成的班級(jí)信息由數(shù)據(jù)集成工具推送到其他應(yīng)用系統(tǒng),使班級(jí)信息來(lái)源唯一,避免因再次手動(dòng)錄入而導(dǎo)致班級(jí)編碼和命名的不規(guī)范。
根據(jù)“主數(shù)據(jù)責(zé)任制”的要求,除生成主數(shù)據(jù)的應(yīng)用系統(tǒng)外,其他的應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)主數(shù)據(jù)的字段只具備讀取權(quán)限,從而避免主數(shù)據(jù)字段的重復(fù)采集與多頭管理。其他應(yīng)用系統(tǒng)限制了學(xué)生數(shù)據(jù)字段的編輯管理功能,學(xué)生數(shù)據(jù)如需修改,只能通過(guò)學(xué)籍系統(tǒng)或者學(xué)工系統(tǒng)進(jìn)行修改,再實(shí)時(shí)同步共享到其他應(yīng)用系統(tǒng)。這可以從設(shè)計(jì)的角度出發(fā),規(guī)定主數(shù)據(jù)的源頭應(yīng)用系統(tǒng),解決了數(shù)據(jù)重復(fù)采集與多頭管理的問(wèn)題,還避免了數(shù)據(jù)規(guī)范性檢驗(yàn)缺失帶來(lái)的數(shù)據(jù)問(wèn)題。
智慧校園應(yīng)該支持集成策略的靈活配置,如運(yùn)行周期、間隔時(shí)間、事件觸發(fā)、交換模式等,以便有針對(duì)性地進(jìn)行集成管理[6]。根據(jù)智慧校園的實(shí)際交換需求與學(xué)校硬件服務(wù)器的承載能力,通過(guò)數(shù)據(jù)集成工具定時(shí)交換主數(shù)據(jù)到各應(yīng)用系統(tǒng),以保證整個(gè)智慧校園的數(shù)據(jù)統(tǒng)一性。在保障數(shù)據(jù)與網(wǎng)絡(luò)安全的前提下,對(duì)實(shí)時(shí)性要求較高的數(shù)據(jù)集成工作可以通過(guò)改造系統(tǒng)接口的方式,實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)的消息管理與進(jìn)程通訊。同時(shí)為避免共享主數(shù)據(jù)出現(xiàn)沖突,保證主數(shù)據(jù)的權(quán)威性和唯一性,應(yīng)用系統(tǒng)之間集成交換數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)方向一定應(yīng)該是單向的。
高職院校的信息化雖已進(jìn)入到深度應(yīng)用階段,但在智慧校園的運(yùn)行過(guò)程中仍會(huì)出現(xiàn)一些信息孤島問(wèn)題,需要不斷完善信息化的各類標(biāo)準(zhǔn)與制度建設(shè),著重關(guān)注系統(tǒng)功能的細(xì)節(jié)設(shè)計(jì),盡量站在用戶的角度上去解決用戶的易用性問(wèn)題。與此同時(shí),還可以嘗試通過(guò)校際合作方式共同建設(shè)智慧校園平臺(tái)及各應(yīng)用系統(tǒng),既能節(jié)約開(kāi)發(fā)人力成本,又有利于建立統(tǒng)一的技術(shù)架構(gòu)和信息標(biāo)準(zhǔn),從而更好地解決高職院校之間的數(shù)據(jù)共享問(wèn)題,實(shí)現(xiàn)教育信息數(shù)據(jù)資源的共享共建,促進(jìn)教育大數(shù)據(jù)建設(shè),提升整個(gè)教育生態(tài)的公共服務(wù)與決策支持能力。