計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

包偉平

摘要：企業(yè)經(jīng)營需要對大量的數(shù)據(jù)進行處理，借助計算機信息處理技術(shù)，可以有效的提升企業(yè)對經(jīng)營數(shù)據(jù)的處理能力，為企業(yè)健康發(fā)展提供良好的動力。計算機信息處理技術(shù)還能強化企業(yè)辦公自動化的能力，對企業(yè)提升辦公效率具有重要意義。本文根據(jù)計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中應(yīng)用的優(yōu)勢進行分析，并對該技術(shù)的發(fā)展方向提出相關(guān)意見，希望對計算機信息處理技術(shù)更好的應(yīng)用于辦公自動化中，具有一定積極作用。

關(guān)鍵詞：計算機;信息處理;技術(shù);辦公自動化;應(yīng)用

引言：計算機在企業(yè)辦公中的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)的辦公模式。計算機具有強大的信息處理能力，能夠有效的提高工作效率，并且將辦公流程進行合理的規(guī)劃。在目前的社會中，企業(yè)已不再受空間和時間的限制，將業(yè)務(wù)和服務(wù)拓展到世界各地。在這樣的情況下，企業(yè)要想提高自身辦公效率，必須要將計算機信息處理技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)的各個環(huán)節(jié)中，穩(wěn)定提升企業(yè)的工作效率。

一、計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化應(yīng)用中的優(yōu)勢

（一）優(yōu)化辦公職能

在以往的辦公室環(huán)境中，辦公室功能受到時間和空間的限制，造成辦公室工作效率低下。在應(yīng)用信息處理技術(shù)之后，辦公室業(yè)務(wù)能夠擺脫時間和空間的限制，讓辦公室功能得到優(yōu)化。在建立了網(wǎng)絡(luò)平臺之后，辦公室員工工作效率得到大大提高，借助辦公平臺，員工能夠更快速分享業(yè)務(wù)文件，對于公司的通知，能夠以更快的速度落實，實現(xiàn)企業(yè)運行效率的提升。

（二）提高工作效率

企業(yè)的日常生產(chǎn)、經(jīng)營需要對大量的數(shù)據(jù)進行處理，利用計算機信息處理技術(shù)，可以將企業(yè)的經(jīng)營數(shù)據(jù)進行數(shù)字化整理，實現(xiàn)信息數(shù)字化后，可以提升企業(yè)的信息調(diào)取能力。例如：通過計算機信息處理技術(shù)，將企業(yè)內(nèi)的員工檔案進行數(shù)字化處理，針對員工的日常工作表現(xiàn)進行記錄，當(dāng)企業(yè)需要對員工的崗位進行調(diào)整時，可以從企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)站，調(diào)取所有員工的檔案，根據(jù)檔案記載可以準(zhǔn)確了解所有員工的工作表現(xiàn)，針對工作積極的員工進行崗位提升。利用計算機信息處理技術(shù)可以提升企業(yè)的辦公效率。

（三）規(guī)范工作流程

繁瑣的工作流程會對企業(yè)的經(jīng)營決策，帶來嚴(yán)重的遲滯性，不利于企業(yè)的健康發(fā)展。目前，已經(jīng)有很多企業(yè)利用計算機信息處理技術(shù)來優(yōu)化工作流程，并且取得了顯著的成效。各部門通過計算機系統(tǒng)可以直接與管理層對接，節(jié)省中間環(huán)節(jié)，不但可以簡化工作流程，還有助于工作效率的提升。

二、計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化應(yīng)用的方向

（一）文檔的制作和演示

文檔制作和演示是計算機信息處理技術(shù)的主要發(fā)展方向，通過office辦公軟件對相關(guān)的文字、圖片、音頻、視頻、數(shù)據(jù)等信息進行整理，根據(jù)需要可以制成電子版的文檔和表格。利用計算機整理的文檔和表格具有強的規(guī)范性，利于各部門的查閱和審批，對企業(yè)整體的工作進程具有促進作用。

（二）對文字進行處理

在實際的辦公過程中，需要對相關(guān)的文字進行整理，保證速度是前提，利用計算機進行文字錄入，無論是速度還是重量都遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于人力抄寫。例如：進行公司重要的會議，需要對會議內(nèi)容進行記載，并且會議接受后，需要向所有與會人員發(fā)送會議記錄，采用傳統(tǒng)的人力記錄是無法完成數(shù)量如此大的工作。但是，利用計算機對會議內(nèi)容進行記錄，當(dāng)會議結(jié)束后，只需要按照規(guī)定的數(shù)量將文檔進行打印即可完成這項工作。

（三）對數(shù)據(jù)進行處理

企業(yè)的經(jīng)營會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，包括銷售數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、成本數(shù)據(jù)等等，每種類型的數(shù)據(jù)都有很大的基數(shù)，辦公人員要對這些數(shù)據(jù)進行整理表或者成圖，這樣利于決策層更加直觀的了解最近一段時間內(nèi)企業(yè)的發(fā)展動態(tài)，并制定出企業(yè)下一階段的發(fā)展計劃。利用計算機的信息處理技術(shù)，只需要將這些數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的輸入到系統(tǒng)當(dāng)中，系統(tǒng)會自動生成數(shù)據(jù)報表。

三、計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化應(yīng)用的方法

（一）規(guī)范網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

在辦公室自動化中，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是應(yīng)用信息處理技術(shù)的基礎(chǔ)。企業(yè)要更好應(yīng)用信息處理技術(shù)，促進辦公室自動化，必須要重視網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)。首先，企業(yè)要選擇相關(guān)技術(shù)比較穩(wěn)定的辦公系統(tǒng)，保證系統(tǒng)可以平穩(wěn)運行。其次，要保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，避免企業(yè)信息遭到網(wǎng)絡(luò)攻擊，造成信息丟失的現(xiàn)象。最后，還要對辦公人員進行培訓(xùn)，保障所有辦公人員都能熟練操作相關(guān)的辦公軟件。

（二）構(gòu)建信息平臺

企業(yè)需要建立適合自身發(fā)展的信息平臺，從企業(yè)實際需求出發(fā)，建設(shè)具有企業(yè)特色的信息平臺。在辦公室自動化中，企業(yè)要想應(yīng)用計算機處理技術(shù)，需要具備實用的信息平臺。信息平臺的建立可以促進企業(yè)內(nèi)部消息的流通性，保證企業(yè)內(nèi)各部門能夠把持緊密的練習(xí)。

（三）保障信息安全

保障企業(yè)信息的安全是該技術(shù)應(yīng)用于辦公自動化的基礎(chǔ)，對信息進行保障需要分兩個部門。其中，需要對所有的數(shù)據(jù)進行安全備份，避免企業(yè)數(shù)據(jù)硬盤受損后消息丟失。另外，還要提升安全系統(tǒng)的可靠性，對辦公系統(tǒng)中的漏洞進行及時的修補，避免系統(tǒng)因漏洞造成癱瘓，進而影響辦公進程。

結(jié)語：現(xiàn)階段，企業(yè)之間的競爭越發(fā)激烈，計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，對企業(yè)的發(fā)展具有重要促進作用。建設(shè)良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，有利于計算機信息處理技術(shù)更好的應(yīng)用于辦公自動化當(dāng)中。另外，企業(yè)還要在內(nèi)部建立信息共享平臺，保證所有工作人員都能及時掌握企業(yè)動態(tài)。最后，還要對企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息安全進行有效的保障，避免企業(yè)信息丟失。

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