新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究

賀露露

摘 要：隨著我國科技水平不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)時代已經(jīng)到來?；ヂ?lián)網(wǎng)無論是從信息還是網(wǎng)絡(luò)方面都已經(jīng)滲入到了人們?nèi)粘Ｉ钪?，并且改變了人們的管理理念。人事檔案管理是事業(yè)單位管理中的重要部分，因而人事檔案管理信息化十分重要。本文以人事檔案管理信息化建設(shè)的意義出發(fā)，找出其中存在的問題，并提出相應(yīng)解決措施，希望推動人事管理信息化的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時期;人事檔案;信息化;管理

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平快速發(fā)展，人們的生活發(fā)生巨大改變，社會面貌也發(fā)生相應(yīng)變化。隨著信息時代和互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，不僅為我國各個管理領(lǐng)域帶來了革新和機(jī)遇，同時也帶來相應(yīng)的挑戰(zhàn)?；诖?，新時期人事檔案管理要想可持續(xù)健康發(fā)展，就要做好信息化建設(shè)，推動單位相關(guān)工作長久良性發(fā)展。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

信息化時代到來，足不出戶，人們就可以通過互聯(lián)網(wǎng)了解各種各樣的信息資源。人事檔案管理信息化，顧名思義，是在人事檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對資源進(jìn)行管理、處置，為人事檔案的使用帶來方便和快捷，便于查閱。

1.有助于提高人事檔案管理的工作效率

當(dāng)前社會是一個信息化高速發(fā)展的社會，信息成了這個時代最有價值的東西，將各種信息挖掘出來并轉(zhuǎn)變成資源價值就是目前的時代要求，因此對人事檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)是促進(jìn)其向著現(xiàn)代化發(fā)展的一個重要推動力。人事檔案信息化管理把靜態(tài)存放變?yōu)閯討B(tài)管理，這不只是提高了辦公水平，也將管理理念徹底轉(zhuǎn)變，將紙質(zhì)變?yōu)殡娮樱孢M(jìn)入數(shù)字化操作模式，只有這樣，才能減少人事檔案管理工作的繁瑣流程，利用網(wǎng)絡(luò)來提高工作的效率。

2.有助于共享人事檔案管理的信息資源

信息化時代的背景之下，信息資源已然成為現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)的條件下的一種重要的戰(zhàn)略資源，加強(qiáng)信息化的關(guān)聯(lián)效應(yīng)，利用不同信息交叉管理的應(yīng)用，能夠創(chuàng)造出各種商機(jī)，因此對人事檔案的管理進(jìn)行信息化的建設(shè)也是促進(jìn)社會發(fā)展的一個重要途徑，加密人事信息，推動人才的建設(shè)發(fā)展，不僅可以使各個單位之間實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提供更多便捷，相比傳統(tǒng)人事檔案管理變得更加簡單化，高效化，還能夠最大限度的發(fā)揮出人才的價值，從而更好地服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)。

3.助于查閱人事檔案管理的相關(guān)信息

傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案在查閱時通常要花費(fèi)很多時間，但是信息化條件下的人事檔案管理工作卻不再如此。通過計算機(jī)對各種信息進(jìn)行集成處理，能夠簡化各種復(fù)雜數(shù)據(jù)，而在電子化和數(shù)字化的條件支撐下，對檔案進(jìn)行查閱也更為方便，不用再翻閱紙質(zhì)檔案，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檢索，信息能在最快時間內(nèi)被查閱出來，極大地發(fā)揮出了檔案的使用價值。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的原則

1.靈活性原則

信息建設(shè)環(huán)節(jié)中，靈活性十分重要，不用通過繁雜程序，檔案管理員就可自行操作。人事檔案管理信息具有靈活性，不僅能減少管檔人員的工作負(fù)擔(dān)，還能提高工作效率。

2.安全性原則

信息化建設(shè)中，安全性是最重要的但同時也是最容易被黑客攻擊的，因而在建設(shè)人事檔案信息化時，要注重設(shè)置防火墻等，保證信息的安全性。同時安全系統(tǒng)建設(shè)中，要秉持防止信息泄露的原則，安裝高端防護(hù)系統(tǒng)，嚴(yán)禁信息泄露。

3.可利用化原則

人事檔案管理信息化過程中，要從信息的真正含義出發(fā)，從中尋求優(yōu)質(zhì)信息資源，保證搜集的信息是真實(shí)的、有效的，使信息真正意義上成為有效的信息，保證信息的可利用化原則，提高人事檔案管理信息化的工作效率。

三、人事管理信息化建設(shè)存在的問題

1.人事檔案管理在歷史上就沒有被充分的重視

我國改革開放以來，各項(xiàng)事業(yè)都取得了長足的發(fā)展和進(jìn)步，特別是近些年來，科學(xué)文化事業(yè)和教育事業(yè)都取得了突破性進(jìn)展，在人才方面也實(shí)現(xiàn)了快速的發(fā)展，在人才增長呈現(xiàn)井噴式發(fā)展的背后，我們對于人事檔案的管理卻在很大程度上缺乏重視，在管理措施和管理方法方面還是延續(xù)傳統(tǒng)意義上的老方法，與歷史上對于檔案管理不夠重視的情況相類似，這就在很大程度上導(dǎo)致人事檔案管理不能與時俱進(jìn)，與社會發(fā)展不相適應(yīng)。

2.管理制度不夠健全和完善

由于早前對人事檔案管理的缺失，導(dǎo)致人事檔案管理工作在相對混亂，人事檔案管理制度不夠健全和完善。雖然有專門部門和相關(guān)人員管理，并且也有制度規(guī)定，但是沒有合理、可行的管理措施;同時由于管檔人員信息搜集不準(zhǔn)確、不完整，導(dǎo)致人事檔案并不能十分正確、完整的保存，不僅影響工作質(zhì)量，也導(dǎo)致人事檔案管理缺乏實(shí)效性;我們在人事檔案管理所屬權(quán)的問題上還不夠清晰明確，這也是產(chǎn)生此類問題的主要根源;并且我們在制度和立法方面也比較缺乏，特別加上人事檔案管理制度的程序十分繁瑣僵化，在辦理人事檔案的過程中特別麻煩，這都是人事檔案管理制度方面需要切實(shí)有效關(guān)注的問題。

3.管理制度實(shí)施不到位

隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革的不斷發(fā)展，人事檔案管理要求必須有完整的管理方案和機(jī)制。但是實(shí)際執(zhí)行中不僅沒有達(dá)到理想效果，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對于國家的硬性要求也執(zhí)行不到位。同時人事檔案管理需要與各個部門進(jìn)行溝通，但是由于管理中缺乏優(yōu)秀人才，給人事檔案信息化管理帶來了巨大危機(jī)。

4.基礎(chǔ)設(shè)施不足

人事檔案信息化建設(shè)中不僅要有足夠的信息資源，也要有電腦、復(fù)印機(jī)等硬性設(shè)備。雖然大多單位都有電腦等，但是由于年份久遠(yuǎn)、操作系統(tǒng)老舊，使之性能大大下降。擁有較好的硬件設(shè)施是工作的基本，但是在實(shí)際的人事檔案管理信息化建設(shè)中，缺乏硬性設(shè)備，嚴(yán)重阻礙人事檔案管理信息化的進(jìn)程。

5.人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不完善，不重視信息安全建設(shè)

當(dāng)前，我國干部人事檔案信息化管理尚在起步階段，還沒有形成統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)缺乏整體性和系統(tǒng)性，數(shù)據(jù)信息采集不夠全面，部分信息錄入不準(zhǔn)確，信息更新不及時，導(dǎo)致了干部人事檔案信息相對紊亂。而且只是在人員基本信息、檔案的目錄編輯、檔案傳遞等方面實(shí)現(xiàn)了計算機(jī)管理，信息化程度不高。人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)方式較單一，沒有制定行之有效的應(yīng)對突發(fā)事件的應(yīng)急措施，還不能很好的適應(yīng)當(dāng)下大數(shù)據(jù)時代的科技發(fā)展速度。

6.缺乏專業(yè)優(yōu)秀管檔人才

當(dāng)前事業(yè)單位對于人事檔案管理人才的培育不夠重視，導(dǎo)致很多人事檔案管理人員都是兼職而非專職，平均年齡較大，加之檔案工作內(nèi)容的枯燥乏味，從而導(dǎo)致年輕的專業(yè)人才不愿意長時間從事這個行業(yè)。大部分檔案管理人員只掌握了簡單的計算機(jī)使用知識，對專業(yè)程序的操作十分陌生，計算機(jī)知識的匱乏，導(dǎo)致工作效率不高，工作受到了局限性。伴隨著人事檔案信息化改革的發(fā)展腳步，我們需要高素質(zhì)的綜合性管檔人才來為這個傳統(tǒng)行業(yè)注入新鮮的力量，優(yōu)秀的管理人才不積極能使工作快速進(jìn)行，也能在萬千信息中找出準(zhǔn)確、有價值的信息，不僅推動事業(yè)單位的工作進(jìn)程，將人事檔案管理工作完成得更加優(yōu)秀，也能使人事檔案管理真正發(fā)揮好它的作用。

四、人事檔案管理信息化建設(shè)存在問題的解決措施

1.建立完善的管理制度

傳統(tǒng)人事檔案管理中，由于缺乏合理、有效的管理制度，而導(dǎo)致工作水平得不到長足提高。要進(jìn)一步提高人事檔案管理信息化水平，就應(yīng)從最基本的制度抓起，建立一個良好的管理制度，讓檔案管理人員在制度中不斷提高人事檔案管理水平。

要達(dá)到整個人事檔案管理信息化更加有效，就需管檔人員明確自己的職責(zé)所在，在自己職責(zé)范圍內(nèi)更加出色的完成本職工作。首先是要嚴(yán)格遵守并不斷完善檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，結(jié)合工作實(shí)際，進(jìn)一步健全完善《干部檔案管理制度》、《信息保管保密制度》、《信息安全制度》、《計算機(jī)信息維護(hù)制度》等制度規(guī)定，嚴(yán)格按制度辦事，嚴(yán)格執(zhí)行制度，嚴(yán)禁發(fā)生任何失密和丟失檔案的現(xiàn)象;其次是要完善人事檔案管理信息化檢查制度。嚴(yán)格對照標(biāo)準(zhǔn)，定時開展干部人事檔案管理信息化工作全面檢查，對檢查結(jié)果及時通報、公開;最后是將人事檔案信息化管理納入年度目標(biāo)考核管理。把人事檔案管理信息化工作列入單位工作要點(diǎn)，明確干部檔案信息化工作的任務(wù)、目標(biāo)、措施等，并作為年終考核項(xiàng)目之一，真正使干部檔案管理信息化建設(shè)工作落到實(shí)處。

2.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

進(jìn)一步加大對人事檔案信息化建設(shè)的資金和技術(shù)投入力度，滿足人事檔案管理信息化建設(shè)的硬件需求，通過電腦、掃描儀等硬件輸入，管檔人員可以對人員的相關(guān)信息進(jìn)行整合、分析，利用，從而提高工作效率。當(dāng)前，電腦老舊是人事檔案信息管理不能有效推進(jìn)的重大阻礙;電腦老舊不僅會導(dǎo)致管檔人員工作條件不足，工作效率低下，還會大大打擊其工作激情。

若想推動人事檔案管理信息化，就要從外部條件給管檔人員營造出良好的工作范圍，提高管檔人員工作激情。更新電腦設(shè)備，是建立人事檔案管理信息化的必然要求，先進(jìn)的設(shè)備對建立人事檔案管理信息化起著至關(guān)重要的作用，通過利用設(shè)備，管檔人員可以開發(fā)和利用資源，同時利用電腦也能對檔案進(jìn)行輸出，不僅方便工作，也能減少工作中繁瑣流程。因此，建設(shè)檔案管理信息化就必須為管檔人員提供優(yōu)秀的基礎(chǔ)設(shè)備，同時建立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，保護(hù)人事檔案信息的安全。另外，建立檔案管理信息化的目的就是不斷滿足人們對信息的需求，這就需要利用計算機(jī)技術(shù)把紙質(zhì)檔案掃描后，進(jìn)行再分類，通過不同技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案信息化保存，之后通過計算機(jī)的遠(yuǎn)程輸送，滿足人們需求，不僅是人事檔案管理信息化真正發(fā)揮它的作用，也能提高管檔人員對自身工作的認(rèn)同感。

3.強(qiáng)化檔案管理人才隊伍建設(shè)

當(dāng)前檔案管理人員素質(zhì)較低也是影響人事檔案管理信息化發(fā)展的重要因素之一。推動人事檔案管理信息化的過程中首要做的是加強(qiáng)管檔人員對當(dāng)下主流思想的學(xué)習(xí)，提高管檔人員各方面素質(zhì)水平;再加強(qiáng)相關(guān)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)一批高素質(zhì)、具有優(yōu)秀技能專業(yè)人才，雙管齊下，共同推進(jìn)人事檔案管理信息化進(jìn)程。

在提高檔案信息管理人員素質(zhì)時，可以采用集中學(xué)習(xí)、研討交流、自學(xué)等形式。同時事業(yè)單位還可以不定期組織工作人員收看專題講座，邀請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜易鰧ｎ}輔導(dǎo)管理人員提高自己思想道德素質(zhì)以及專業(yè)技能，進(jìn)行相關(guān)講座時要求工作人員寫出一篇到兩篇高質(zhì)量的學(xué)習(xí)體會文章或報告，自己推動自身發(fā)展。但是，事業(yè)單位要意識到人才才是發(fā)展的第一資源，也是重要的資源，事業(yè)單位能否有效推進(jìn)人事檔案管理信息化主要取決于對人才的利用和人才隊伍的建設(shè).在開展優(yōu)秀管檔人員隊伍建設(shè)時，事業(yè)單位可以引入競爭機(jī)制，通過對比提升人員學(xué)習(xí)的動力，激發(fā)管檔人員對電腦實(shí)際操作能力和對信息檢索能力的提升;除引入競爭機(jī)制外，事業(yè)單位也可實(shí)行“按需培訓(xùn)”的人才培訓(xùn)戰(zhàn)略，在培養(yǎng)力度上，要突出加強(qiáng)新理論、新知識、新技能、新信息、新方法的培訓(xùn);在培養(yǎng)方式上，采取業(yè)余和脫產(chǎn)相結(jié)合、外培和內(nèi)培相結(jié)合，“走出去”和“請進(jìn)來”相結(jié)合、理論和實(shí)踐相結(jié)合的形式，努力造就一批有真才實(shí)學(xué)、動手能力強(qiáng)、有實(shí)際管理能力的專業(yè)人事檔案管理人才。

4.加強(qiáng)人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)

人事檔案是對家庭情況工作業(yè)績和個人經(jīng)歷各方面信息的記載，可以說是一個比較完善的個人信息存儲庫，關(guān)系到每個人的切身利益，人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作顯得尤為重要。要強(qiáng)化人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，首先，要重視網(wǎng)絡(luò)安全檢測工作，將入侵檢測系統(tǒng)配備到共享網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上，及時統(tǒng)計分析進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流;其次，要制定行之有效的應(yīng)對措施，設(shè)立安全的訪問密碼，防止出現(xiàn)信息平臺被惡意破壞和攻擊的情況出現(xiàn)，信息庫的數(shù)據(jù)要及時做好數(shù)據(jù)備份，一旦遭受到惡意攻擊，可以通過已經(jīng)備份的資料進(jìn)行數(shù)據(jù)還原，避免影響單位人事的內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn);最后，配備訪問控制軟件系統(tǒng)或可以通過防火墻技術(shù)加強(qiáng)對系統(tǒng)訪問的控制，通過以上措施的實(shí)施，以加強(qiáng)人事檔案信息庫的管理與維護(hù)。

5.加強(qiáng)部門與各方位之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動管理

由于在組織或機(jī)構(gòu)中，人事檔案管理部門只作為其中的一個部門，有很多的上屬機(jī)構(gòu)或同級機(jī)構(gòu)，所以要想保證干部人事檔案信息化管理的高效運(yùn)行，還應(yīng)當(dāng)與其他部門建立起有效的協(xié)調(diào)機(jī)制，以此來保證信息化管理的高效性。人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)上下級之間的部門協(xié)調(diào)與分工，明確各級之間的界限底線，不得越權(quán)進(jìn)行職權(quán)干擾。同時每個部門之間應(yīng)承擔(dān)起本部門的責(zé)任與義務(wù)，積極地配合人事檔案管理部門的管理工作，使他們進(jìn)行科學(xué)管理的數(shù)據(jù)收集記錄。這種明確的部門管理機(jī)制，可以使人事檔案管理部門健康的發(fā)展，科學(xué)合理地進(jìn)行人事檔案信息的采集、使用與維護(hù)，形成高效且有序的信息化管理機(jī)制。

五、結(jié)束語

總而言之，新時期信息化是人事檔案管理的根本。工作中，相關(guān)事業(yè)單位就要緊跟時代步伐，滿足當(dāng)代社會對人事檔案管理的要求。要認(rèn)識到信息化管理的意義，從而從外部條件為管檔人員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，激發(fā)工作工作激情，進(jìn)一步提高工作效率。同時也要注重提升人事檔案信息管理人員的素質(zhì)，從內(nèi)部因素提高職工對人事檔案管理信息化的認(rèn)同感，從而不斷推動其發(fā)展，滿足當(dāng)下人們對信息的渴望。

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（作者單位：四川省內(nèi)江市戲劇創(chuàng)作研究室）