財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理工作存在的問(wèn)題與對(duì)策分析

康凱

摘 要：近幾年現(xiàn)代化檔案管理在全國(guó)各省市城鎮(zhèn)地區(qū)都在積極的推進(jìn)和發(fā)展，財(cái)政檔案的現(xiàn)代化管理方法和管理軟件也越來(lái)越多，對(duì)于部分地區(qū)仍存在檔案管理人員水平低下和現(xiàn)代化管理經(jīng)驗(yàn)不足的問(wèn)題，本文主要分析灤平縣財(cái)政局檔案管理的難點(diǎn)與改進(jìn)措施，僅供參考。

關(guān)鍵詞：財(cái)政檔案;檔案管理問(wèn)題;應(yīng)對(duì)措施;現(xiàn)代化管理

隨著中國(guó)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的進(jìn)步，財(cái)政檔案管理的對(duì)象也由紙質(zhì)檔案變成數(shù)字化信息檔案。當(dāng)前灤平縣財(cái)政局檔案管理存在的問(wèn)題相對(duì)較多，相應(yīng)的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)不是非常完善，因而對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理的推進(jìn)造成了一定的阻礙。

一、當(dāng)前灤平縣財(cái)政局檔案管理的難點(diǎn)與困境

檔案文件材料的立卷和歸檔是灤平縣財(cái)政局檔案管理的一項(xiàng)重任，也是黨群組織、行政機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門與非業(yè)務(wù)主管部門等對(duì)象形成的賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)資料、基建資料、文書材料[1]，都是非常具有保存價(jià)值的文件材料。由于現(xiàn)代化檔案管理要求跟隨規(guī)范化的道路與時(shí)俱進(jìn)，因此檔案管理的制度和標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)了變化，同時(shí)檔案歸檔的難度也相應(yīng)的增高[2]。根據(jù)灤平縣財(cái)政局檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，當(dāng)前主要問(wèn)題為以下幾點(diǎn)：（1）電子歸檔的難度高。灤平縣財(cái)政局檔案管理在過(guò)去主要是紙質(zhì)文件的歸檔管理，隨著現(xiàn)代化檔案管理的推進(jìn)由紙質(zhì)文件變成電子文件，而電子文件的歸檔要求管理人員具有精細(xì)的耐心和堅(jiān)韌的性格，對(duì)于電子歸檔出錯(cuò)后相比紙質(zhì)文件很難自行察覺(jué)，需要檔案管理人員反復(fù)地核查校對(duì)。雖然電子歸檔的效率高于紙質(zhì)歸檔，但是電子歸檔的心理壓力相對(duì)較大，需要檔案管理人員個(gè)人品質(zhì)有較強(qiáng)的韌性和承受能力。同時(shí)，部分檔案管理人員的檔案意識(shí)相對(duì)薄弱，對(duì)于電子檔案的認(rèn)知相對(duì)隨意，對(duì)于電子文件的區(qū)分有誤導(dǎo)致一些重要文件未被當(dāng)成電子文件歸檔。（2）檔案歸檔的效率低。電子檔案的管理具有“多亂且雜”的特點(diǎn)，對(duì)于又多又亂又雜的電子文件，灤平縣財(cái)政局檔案管理人員很容易將會(huì)計(jì)檔案和審計(jì)檔案之外的其他業(yè)務(wù)檔案的歸檔和收集出現(xiàn)混亂，甚至檔案的收集不健全，不符合現(xiàn)代化檔案管理的基本要求。（3）檔案管理人員能力差。電子檔案的歸檔和編目需要一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件技術(shù)，對(duì)于技術(shù)不成熟和歸檔立卷不規(guī)范的檔案管理人員，需要正確的認(rèn)識(shí)自身的技術(shù)水平，積極地學(xué)習(xí)新技術(shù)和新技能，推動(dòng)現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展，不能只停留于紙質(zhì)檔案管理的時(shí)代。（4）現(xiàn)代化管理操作不合格。據(jù)了解，許多檔案管理人員對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)知存在嚴(yán)重的不足，主要是當(dāng)前灤平縣財(cái)政局現(xiàn)代化檔案管理制度還未完善相關(guān)的操作標(biāo)準(zhǔn)，在不同的電子文件管理缺乏相應(yīng)的操作意見(jiàn)。同時(shí)，相關(guān)單位結(jié)合自身情況自主開發(fā)系統(tǒng)管理軟件，但是出現(xiàn)檔案管理問(wèn)題的時(shí)候，還是局限在現(xiàn)代化管理程序的操作不合格，因而檔案管理的質(zhì)量相對(duì)較低。

二、灤平縣財(cái)政局檔案管理的優(yōu)化與改進(jìn)措施

（一）引起灤平縣財(cái)政局領(lǐng)導(dǎo)的重視

檔案管理工作的開展離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持，得到灤平縣財(cái)政局領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和肯定，對(duì)于檔案管理人員的工作積極性和工作質(zhì)量的提高有一定的幫助。灤平縣財(cái)政局領(lǐng)導(dǎo)需要有一定的檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的質(zhì)量監(jiān)督。同時(shí)，要求檔案工作者及時(shí)準(zhǔn)確的匯報(bào)近期自身檔案工作的有關(guān)情況，將上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門的有關(guān)文件遞交給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)在檔案服務(wù)中真正的了解到灤平縣財(cái)政局檔案工作的重要性。

（二）培養(yǎng)現(xiàn)代化灤平縣檔案管理人才

灤平縣財(cái)政局需要加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理的建設(shè)，在硬件投入和軟件開發(fā)等方面要跟上檔案管理現(xiàn)代化的腳步?，F(xiàn)代化檔案管理主要是在計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上整合和使用檔案文件資料，檔案工作者的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平和檔案管理能力能夠直接影響到現(xiàn)代化檔案管理的質(zhì)量。灤平縣財(cái)政局需要培訓(xùn)檔案工作者的計(jì)算機(jī)使用能力，加強(qiáng)對(duì)于電子檔案管理的思想教育，同時(shí)在工作條件和待遇方面給予一定的照顧，使得檔案工作者的工作水平、檔案管理理論水平、檔案管理積極性都有極大的提高。

（三）優(yōu)化灤平縣財(cái)政局檔案管理制度

辦公自動(dòng)化是目前全民辦公的潮流，也是檔案管理工作得益于計(jì)算機(jī)技術(shù)最顯在的表現(xiàn)，對(duì)于檔案管理效率和信息安全性的提高非常有保障[3]。灤平縣財(cái)政局檔案管理部門應(yīng)結(jié)合檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，建立一套相對(duì)嚴(yán)謹(jǐn)和完善的檔案管理體系，積極的在檔案整理、收集、保管、歸檔、使用等方面制定相關(guān)的操作規(guī)范，避免電子文件的信息遺失或者發(fā)生更改。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)于原始文件的管理和保存，為檔案文件的真實(shí)性提供保障，加速推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

（四）確立灤平縣財(cái)政局檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

自動(dòng)化系統(tǒng)主要作用是收集和整合檔案信息，同時(shí)增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但是管理軟件系統(tǒng)相對(duì)較多，對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的統(tǒng)一存在極大的影響。要求檔案管理部門建設(shè)相對(duì)統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)?shù)母潞托拚唧w的管理內(nèi)容提高檔案管理的規(guī)范性，給予有關(guān)部門在檔案管理方面一個(gè)有效的管理參照。

三、結(jié)束語(yǔ)

根據(jù)當(dāng)下灤平縣財(cái)政局檔案管理現(xiàn)狀的有關(guān)分析，應(yīng)深刻認(rèn)知到現(xiàn)代化檔案管理需要確立完善的現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，也需要優(yōu)化現(xiàn)代化檔案管理制度，同時(shí)引起灤平縣財(cái)政局領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。財(cái)政局檔案管理需要鼓勵(lì)檔案工作者繼續(xù)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理理念、管理技能和管理經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)的檔案管理人才，提高灤平縣財(cái)政局檔案管理水平，加速推進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理。

參考文獻(xiàn)：

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